курсовая делопроизводство1. Управление аптечными организациями в рыночных условиях значительно сложнее, чем в централизованной командноадминистративной системе
 Скачать 0.97 Mb.
|
|
2 ДОКУМЕНТООБОРОТ ФАРМАЦЕВТИЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЙ 2.1 Виды документооборота в фармацевтических организациях Движение всех видов документов внутри организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки называется документооборотом[14]. Все входящие, исходящие и внутренние документы в организации находятся на учете. Их общее количество за определенный период времени составляет объем документооборота. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое влияние на управленческий процесс в целом[15]. Рациональные схемы документооборота разрабатываются с учетом специфики организации и различных категорий документов. Так, в учреждениях фармацевтического профиля выделены следующие виды документооборота: - фармацевтический, - научный и - управленческий. Суть фармацевтического документооборота состоит в организации учета и направленного движения информационных документов по различным аспектам лекарственных средств. То есть одновременно с поступлением в аптечную сеть новых лекарственных препаратов распространяются документы информационного характера, отображающие их свойства и правила приема. К таким документам относятся инструкция на лекарственный препарат (аннотация), обзоры, сертификаты качества и др.[15]. Научный документооборот предусматривает движение в организации научно-технической документации. Наиболее распространенными в фармацевтической науке и практике документами этой группы являются книги, монографии, учебники, учебные программы, учебные пособия, словари, журналы, нормативно-технические документы, прейскуранты, авторские свидетельства, патенты, диссертации, авторефераты и др. [15]. Управленческий документооборот включает поток разнообразной по характеру информации, обеспечивающей выполнение фармацевтическими и аптечными предприятиями организационной, плановой, управленческой функций. В целях рационализации работы с управленческими документами их разделяют на две группы: 1) плановая документация (учетная и отчетная); 2) организационно-распорядительная документация[15]. Прохождение документов в организации должно быть оперативным и целенаправленно регулируемым. Реализация этих принципов достигается соблюдением определенных этапов документооборота как входящей, так и исходящей корреспонденции, представленных в таблице 2[19]. Таблица 2 – Этапы документооборота в аптечной организации
Регистрация документов — это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Проводится она для учета, контроля и поиска документа. Каждый документ регистрируется только один раз: входящие — в день поступления; исходящие и внутренние — в день подписания [18]. Некоторые документы, поступающие и создаваемые в фармацевтических организациях, не регистрируются. К ним относятся документы материального и статистического учета и отчетности, первичные документы бухгалтерского учета и отчетности, прейскуранты, проспекты, нормы расхода товарно-материальных ценностей, малозначительная переписка по кадровым, административно-хозяйственным и другим вопросам. Не подлежит регистрации большая часть переписки, не требующая исполнения. Руководителями фармацевтических организаций или их структурных подразделений утверждается примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства:
Для регистрации всех категорий входящих и исходящих (внутренних) документов применяют единую регистрационную карточку. Ее заполняют машинописным или рукописным способом. В учреждениях с небольшим документооборотом все документы регистрируются в специальном журнале. На документе при его поступлении ставят регистрационный штамп (на нижнем поле первого листа с правой стороны). Штамп включает название организации, в которую поступил документ; дату поступления; регистрационный индекс. Контроль за исполнением документови принятых решений является необходимым элементом организации управленческого труда и важной составной частью делопроизводственного процесса. Главная задача контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения документов, а также получении информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей [11, 16]. В контрольной функции различают три группы операций: 1) контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов; 2) контроль за исполнением документов с точки зрения соответствия формы исполнения их содержанию; 3) контроль за своевременностью исполнения. Контролю подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, в которых указаны сроки исполнения. Сроки исполнения бывают:
Исчисление срока исполнения входящих документов начинается с момента их поступления, а исходящих и внутренних — с момента подписания. Контроль за исполнением документов рекомендуется вести на карточках в соответствии с количеством исполнителей или сроками исполнения. На карточке отмечается дата, к которой документ должен быть исполнен. Документ считается исполненным лишь в том случае, если решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Лицо, осуществляющее контроль, периодически просматривает карточки, находящиеся в соответствующей рубрике картотеки [15, 16]. После исполнения документы снимаются с контроля должностным лицом, поставившим его на контроль, и группируются в номенклатурные дела[3]. Если появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой, для них необходимо завести самостоятельные дела, а их название внести в номенклатуру дополнительно. При формировании дел руководствуются следующими правилами:
Кисп  Кисп=  (1)Ди- количество документов, использованных в течении анализируемого периода, Добщ-общее количество документов, подлежащих исполнению за тот же период, Дни-количество документов, не использованных за анализируемый период[15]. Основная документация наиболее полно отражает деятельность учреждения по выполнению возложенных на него задач и включает организационные, распорядительные и справочно-информационные документы. Вся документация, относящаяся к этим группам, подлежит постоянному хранению. Оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности, для них устанавливаются временные сроки хранения. Сюда относятся документы по учету и отчетности. Продолжительность хранения документов определена в специальных перечнях [9]: 1) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016.)[11]; 2) Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. 28.04.2011 г.)[12]. Сроки хранения документов исчисляют с 1 января года, следующего за годом окончания дела. По истечении установленного срока хранения дела и регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы организации передают в ведомственный архив на постоянное или временное хранение [11,12]. В делопроизводстве учреждений фармацевтического профиля в силу возрастающей социальной значимости важное место занимает работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан. Этот вид делопроизводства состоит из следующих этапов:
Регистрация жалоб и заявлений проводится в Книге отзывов и предложений, которую ведут все предприятия розничной торговли независимо от формы собственности. Работник торгового предприятия, действия которого вызвали нарекания, должен не позже следующего дня поставить в известность об этом руководителя предприятия или его заместителя и дать письменное объяснение по поводу его возникновения. Руководитель торгового предприятия или его заместитель обязан в недельный срок рассмотреть запись, внесенную в Книгу отзывов и предложений, разобраться по сути вопроса и принять необходимые меры по устранению недостатков и нарушений в работе предприятия или по реализации высказанных предложений[26]. Руководитель предприятия или его заместитель по результатам рассмотрения заявления должен дать в Книге отзывов и предложений на обратной стороне заявления покупателя (посетителя) информацию о мерах, которые предприняты, и в недельный срок направить письменный ответ заявителю по указанному им адресу. Копии писем, которыми дан ответ покупателю (посетителю), сохраняются у руководителя предприятия или его заместителя в течение года. Если для осуществления мер по устранению недостатков или выполнения предложений необходимо больше семи дней, то руководитель предприятия или его заместитель устанавливает другой срок исполнения, но не больше 15 дней, о чем отмечается в Книге отзывов и предложений [24]. Книга отзывов и предложений является документом строгой отчетности. Срок хранения Книги, которая полностью заполнена, - один год. Книга отзывов и предложений, которая не полностью заполнена в течение календарного года, является действительной в следующем году, о чем делается соответствующая запись в Книге[23]. Ежеквартально проводится анализ всех обращений и сроков их рассмотрения, что позволяет руководителю хозяйствующего субъекта получить ясное представление о причинах возникновения жалоб и принять меры для их устранения и предупреждения. Учитывая глобальную информатизацию, в настоящее время происходит информатизация делопроизводства, в том числе это коснулось аптек и фармацевтических компаний. Широкое распространение в фармации получили автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС) о лекарственных средствах. С целью повышения оперативности, полноты и точности информационного обслуживания медицинских и фармацевтических работников, оказывающих специализированную помощь, были созданы АИПС о лекарственных средствах, применяемых в различных отраслях медицины [28]. В аптечных предприятиях и получивших распространение аптечных сетях особое значение имеет автоматизированная система учета товародвижения. В такой системе автоматизирован процесс розничных продаж и других видов отпуска товаров. В системе комплексной автоматизации аптек выделяют модули учета льготных рецептов, модули размещения информации в различные справочные системы, модули аналитической обработки информации, могут быть включены модули бухгалтерского учета и взаиморасчетов с поставщиками [28]. Информационно-технологическое обеспечение процесса товародвижения в аптеке позволяет значительно сократить время на обработку учетно-отчетной документации, более точно обосновать заявку на товары аптечного ассортимента и оптимизировать товарные запасы, контролировать своевременную реализацию лекарственных средств с ограниченным сроком годности, исследовать рынок поставщиков медицинской продукции с целью их выбора для заключения договоров, вести расчеты с поставщиками товара, осуществлять контроль и анализ эффективности работы структурных подразделений и сотрудников аптеки, информировать население о наличии лекарственных средств в аптеке[28, 29, 30]. Для аптек и фармацевтических копаний в последние годы разработаны различные специальные программные продукты, в частности: - В 2016 году в ЗАО «Р-Фарм» была внедрена система Directum. Основное внимание уделено стандартизации и автоматизации процессов работы с входящими и исходящими письмами, организационно-распорядительными, договорными и первичными учетными бухгалтерскими документами. При разработке данного программного продукта перед специалистами компании Акелон стояли задачи: обеспечить единое структурированное информационное пространство; повысить внутреннюю безопасность работы с конфиденциальными документами; разработать механизмы взаимодействия между сотрудниками компании в процессе работы над документацией с четкой регламентацией сроков исполнения поставленных задач; автоматизировать работу с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документаций и доверенностями; упростить, ускорить и регламентировать бизнес-процессы по созданию и согласованию договорных документов; реализовать интеграцию системы DIRECTUM и учетной системы Microsoft Dynamics AX в рамках работы с договорными документами и ведения реестра контрагентов[28]. - Основной причиной внедрения системы электронного документооборота в 2015 году на предприятии ГУП Свердловской области «Фармация», объединяющих 97 аптек и аптечных пунктов явилось желание увеличить оперативность принятия решений. Большинство решений оформлялось в бумажном виде и передавалось из одного подразделения в другое. При этом инициатор практически не имел информации о том, где на данный момент находится документ. Понятно, что само решение (или согласование) может занимать несколько минут, но документ мог находиться в подразделении, ожидая удобного случая быть переданным на следующий этап согласования, в течение длительного времени (до нескольких дней и недель). В каждом отделе существовал «ответственный», который и «бегал» по предприятию с целью продвинуть дальше документ. Для повышения оперативности в согласовании документа требовалось непосредственное участие инициатора в процессе передачи документа между подразделениями. Очевидно, что это сильно отвлекало специалистов от решения более важных задач. Среди других причин можно также особо выделить необходимость сократить расходы на бумагу, которые составляют существенную статью бюджета [28]. - В середине марта 2014 года в ГК «ФАРМАССОЦИАЦИЯ» началось внедрение системы ТЕЗИС. Основные бизнес-процессы компании, включая согласование документов между сотрудниками удаленных офисов и контроль исполнительской дисциплины на разных уровнях управления, были запущены и автоматизированы уже через 2 недели. Основными целями автоматизации документооборота в компании стали: повышение эффективности работы сотрудников в удаленных офисах, ускорение процесса согласования документов, а также оптимизация работы с большим объемом информации. Альтернативные варианты лидирующих на российском рынке СЭД рассматривались по основным критериям: удобство пользовательского интерфейса, отсутствие функциональной перегруженности системы, возможность индивидуальной настройки решения, в соответствии с потребностями компании, а также возможность архивирования согласованных документов[28]. Экономический эффект от внедрения автоматизированных рабочих мест возникает за счет снижения трудоемкости обработки и анализа информации. Перспективным направлением совершенствования управленческих процессов является повсеместное создание компьютерных сетей, внедрение новых технологий, экспертных систем (систем знаний), автоматизированных обучающих систем, использование сети Internet. 2.2 Основные правила организации документооборота ГУП КК «Кубаньфарация» Одним из основных ресурсов деятельности современных аптечных организаций является информация. Информационный массив, создающийся в процессе работы, состоит, прежде всего, из документов. Персональную ответственность за составление, сохранность и правильное оформление документов в аптечной организации несет ее руководитель. Совершенствование работы с документами является важнейшим направлением повышения производительности труда как руководителя, так и каждого сотрудника аптечной организации [13]. Для подготовки документов используют их различные унифицированные формы, которые разрабатывает, утверждает и вводит в действие Госстандарт России. В настоящее время действует Общероссийский классификатор управленческой документации № 299 (ред.10.07.2018), последние изменения начали действовать с 1 октября 2018 года [7]. Изучение характеристик комплекса документации аптечных организаций было проведено на базе сетевых аптек, входящих в структуру Государственного унитарного предприятия Краснодарского края «Кубаньфармация (далее по тексту ГУП КК «Кубаньфармация»). ГУП КК «Кубаньфармация» включает в себя розничную сеть аптек и аптечный склад. Аптеки выполняют фармацевтическую деятельность на основании выданных в установленном порядке лицензий, и осуществляют как безрецептурный, так и рецептурный отпуск лекарственных препаратов[30]. ГУП КК «Кубаньфармация» имеет лицензии на осуществление фармацевтической деятельности, лицензии на осуществление деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ[30]. ГУП Краснодарского края «Кубаньфармация» является логистическим звеном по обеспечению населения Краснодарского края лекарственными препаратами в рамках основных направлений деятельности: 1.Осуществление получения, хранения и отпуска медицинской продукции в медицинские и аптечные организации в целях обеспечения: - государственного заказа по краевым, целевым и федеральным программам; - муниципального заказа; - территориальной льготы, родовых сертификатов [30]. 2. Лекарственное обеспечение льготных категорий граждан, имеющих право на получение государственной социальной помощи (ОНЛП) федерального и территориального уровня ответственности [30]; 3.Обеспечение лекарственными препаратами, предназначенными для лечения больных по программе "Семь высокозатратных нозологий" (ВЗН)[30]; 4. Розничная торговля медикаментами и товарами медицинского назначения [30] Компания соединяет в себе прочные традиции, мощный экономический потенциал, активную динамику и высокий профессионализм персонала. Розничная сеть ГУП КК «Кубаньфармация» - «Аптеки Кубани» в настоящее время насчитывает 89 аптек и аптечных пунктов в 30 муниципальных образованиях Краснодарского края. Аптеки, являющиеся структурными подразделениями ГУП КК «Кубаньфармация», относятся к IV категории по объему документооборота (до 10000 документов в год) [30]. Существующая организация работы с документами может быть охарактеризована следующим образом: - административное делопроизводство ведется централизованно заведующим аптекой; - кадровое делопроизводство ведется отделом кадров ГУП КК «Кубаньфармация», но отдельные документы в виде копий хранятся в аптеках; - специальное делопроизводство (на рабочих местах) ведет каждый сотрудник в соответствии со своими должностными обязанностями [13,30]. Поскольку аптеки являются сетевыми, структура документооборота имеет свои особенности. Так, руководитель аптеки не издает организационные и распорядительные документы, а пользуется документами, издаваемыми на уровне управления ГУП КК «Кубаньфармация». Также руководитель аптеки не ведет кадровое делопроизводство и не хранит трудовые книжки. В аптеке создаются отдельные виды справочно-информационных документов (акты приема-передачи рецептов на хранение в офис, служебные записки, отчеты и др.) и ведется делопроизводство на рабочих местах [13, 16]. В обязанности руководителя аптеки входит организация текущего хранения организационных и распорядительных документов, поступающих из центрального офиса до момента их отмены или замены новыми, и организация их исполнения. Из документации по кадрам в аптечных организациях хранятся копии дипломов специалистов, копии сертификатов специалистов и копия приказа о назначении руководителя аптеки [18]. Из группы организационных документов в аптеке хранятся копия Устава ГУП КК «Кубаньфармация», копии документов по лицензированию, трудовые договоры, договоры о материальной ответственности и др. Из группы распорядительных документов в аптеке хранятся приказы, указания и распоряжения руководства ГУП КК «Кубаньфармация», Федеральные законы, приказы Минздравсоцразвития России и Краснодарского края. Также в аптеке хранится ряд справочно-информационных документов, в том числе информационные письма о фальсифицированных и забракованных лекарственных препаратах, акты проверок, документы по инвентаризации, отчетность аптеки по розничной торговле и по обеспечению необходимыми лекарственными препаратами. Кроме перечисленных, в аптеке ведется ряд накопительных документов в форме журналов и книг. В ходе изучения затрат рабочего времени руководителя и фармацевтов на работу с документами, имеются следующие данные: заведующим аптеки в течение рабочего времени на работу с документами на бумажных носителях тратится - 32,3% и с документами в электронной форме - 18,3%. В целом, работа с документами составляет 50,6% рабочего времени заведующего аптекой. У фармацевтов работа с документами занимает от 10 до 16 % оперативного времени [15]. Состав документации, используемой в практике работы аптек ГУП КК «Кубаньфармация», достаточно разнообразный, относящийся ко многим классификационным группам. Наиболее многочисленные функции в сфере делопроизводства имеются у заведующего аптекой. Причем это работа не только по созданию документов, но и по их получению, отправке, оперативному хранению. Большую роль в сокращении затрат рабочего времени руководителя может сыграть четко отлаженная система регистрации документов, а также правильная систематизация документов в дела на основе индивидуальной номенклатуры дел конкретной аптеки [31]. Номенклатура дел представляет собой систематизированный список (перечень) наименований дел с указанием сроков их хранения. Номенклатуры дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые. Основываясь на общепринятых в делопроизводстве методиках, индивидуальная номенклатура дел для аптек, являющихся структурными подразделениями ГУП КК «Кубаньфармация» включает более 30 наименований с указанием сроков их хранения. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ГУП КК «Кубаньфармация» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов [13, 31]. Основными правилами организации документооборота в ГУП КК «Кубаньфармация» являются: - оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени; - максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов); - порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными[13,30]. Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе на ГУП КК «Кубаньфармация» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей. Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ГУП КК «Кубаньфармация», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству и табелем унифицированных форм документов[30]. Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). В ГУП КК «Кубаньфармация» существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот[31]. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе[15]. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации)[15, 18]. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы ГУП КК «Кубаньфармация», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. [15]/ Входящие документы. Документы, поступившие, в аптеку ГУП КК «Кубаньфармация» начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В аптеке ГУП КК «Кубаньфармация» обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается [13]. Регистрируемые документы делятся на два потока: 1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса; 2.Документы в адрес структурных подразделений. Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию. Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ГУП КК «Кубаньфармация» и в структурные подразделения организации[13]. Руководству ГУП КК «Кубаньфармация» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции[30]. Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления на ГУП КК «Кубаньфармация». Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям ГУП КК «Кубаньфармация» и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях[30,31]. Исходящие документы. Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации[15]. Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился. К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ. Руководитель аптечной организации вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку. После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию[22]. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. На ГУП КК «Кубаньфармация» имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления[30]. Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело. Внутренние документы. Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах ГУП КК «Кубаньфармация». Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов[31]. Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов. Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени [19]. В учетом информатизации происходящих в нашей стране в аптеках используется электронный документооборот, в частности используется программа 1С:Аптека [28,30]. Программный продукт 1С:Аптека используется для комплексной автоматизации торговой деятельности аптек, аптечных киосков и аптечных розничных сетей, ориентированных на продажу лекарственных средств, БАДов, средств гигиены, медицинских аппаратов и т.д. Aвтоматизирует учет всех операций, производящихся в аптеке: от заказа товаров поставщику до оформления чеков и доставки покупателю. Программы для электронного документооборота в аптеках регулярно обновляются. В новую редакцию программы 1С:Аптека включены возможности для контроля кассовых операций: видеонаблюдение с использованием USB-камер, журнал действий первостольника, механизмы информирования о значимых событиях через e-mail, sms или оповещения в программе. Также реализована регистрация заказов покупателей и продажа по ним, индикация оплаты заказа, сервис доставки товаров, который позволяет создать заявку на доставку, оформить документы и сформировать отчет исполнения, поиск лекарственных препаратов по международному непатентованному наименованию на латинском языке - в механизме подбора и на рабочем столе первостольника[28]. |