Управление проектами с помощью MS Project. Управление проектами с помощью Microsoft Project
 Скачать 0.59 Mb.
|
|
Министерство образования и науки Чеченской Республики Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Гудермесский железнодорожный техникум» 09.02.05 Прикладная информатика (по отраслям) КУРСОВОЙ ПРОЕКТ НА ТЕМУ: Управление проектами с помощью Microsoft Project По дисциплине «ПМ.04 Обеспечение проектной деятельности»  Выполнил(а): студент(ка) гр. 4«Ж» Сулейманов Магомед Абузайдович Руководитель: преподаватель спец. дисциплин Бакараев М. М. Допущен к защите: «___»______________ 20___ г. Подпись __________ Защищен с оценкой __________ «___»____________ 20___ г. Подпись ________ г. Гудермес 2018 г. Содержание Введение 3 1. Выбор программного средства для управления проектом 4 1.1 Классификация программного обеспечения для управления проектами 5 1.2 Функциональные особенности программного обеспечения для управления проектами 6 1.3 Описание MS Project 7 2. Разработка проекта «перевозка строительных материалов 8 2.1 Ввод базовых параметров 8 2.2 Предварительное определение задач проекта 8 2.3 Планирование ресурсов 9 2.4 Итоговое определение задач проекта 14 2.5 Назначение ресурсов задачам 15 2.6 Отчеты по проекту 17 Заключение 19 Список литературы 20 Введение В последние годы интенсивное развитие информационных технологий в совокупности с социально-экономическими тенденциями в мировой экономике привело к формированию новых требований к планированию и управлению проектами в различных областях деятельности человека. В настоящее время одним из обязательных условий эффективной реализации проектов становится применение передовых средств и инструментов управления проектами, основанных на использовании новых информационных и коммуникационных технологий. Развитие специального программного обеспечения для планирования и управления проектами обусловлено, в первую очередь, необходимостью максимальной интеграции ИТ-сферы и наиболее эффективных методов, средств и инструментов теории управления проектами. Выполнение практически любого современного проекта, независимо от продолжительности, технологии производства, количества и состава участников, бюджета, намеченных целей и задач, невозможно представить без использования систем управления проектами. В результате внедрения системы управления проектами организация получит возможность: - обеспечить соответствие проектов стратегии развития предприятия; - обеспечить выполнение проектов в рамках установленных сроков и бюджета; - управлять стоимостью проекта и возможностями снижения затрат на проект; - эффективно распределить обязанности между участниками проекта; - сделать проекты контролируемыми для руководителей, ответственных за их результаты. В данном курсовом проекте будет выполнено планирование и управление с помощью программы MS PROJECT. 1. Выбор программного средства для управления проектом Выполнять проекты в том или ином виде приходится любому предприятию, не говоря уже об отраслях, сильно ориентированных на проекты (строительной, нефтехимической, сферы услуг и пр.) Поэтому средства управления проектами теоретически должны занимать немаловажное место в корпоративных информационных системах. Формализованные методы управления проектами позволяют планировать инвестиционную деятельность, учитывать проектные риски, оптимизировать использование имеющихся ресурсов и избегать конфликтных ситуаций, анализировать фактические показатели и своевременно корректировать ход работ, а также накапливать и анализировать опыт реализации проектов. Важно не только правильно выбрать подходящий пакет или комплект пакетов, но и тщательно продумать - и осуществить - его внедрение. Как известно, основная задача руководителя проекта - обеспечить выполнение работ в установленные сроки, в рамках выделенных средств и с соответствующим качеством. Для успешной реализации проекта недостаточно составить технико-экономическое обоснование - нужно еще составить подробный план, учитывающий требования по использованию ресурсов, оперативно контролировать исполнение работ, отслеживать сроки и соблюдать ограничения по объему финансирования, своевременно внося коррективы в допустимых размерах. Это и является сутью процесса управления. 1.1 Классификация программного обеспечения для управления проектами Первые системы управления проектами (УП) позволяли представить проект в виде сети, рассчитать ранние и поздние даты начала и окончания работ проекта и отобразить работы на временной оси в виде диаграммы Гантта. Позже, в системы были добавлены возможности ресурсного и стоимостного планирования, средства контроля за ходом выполнения работ. Использование систем долгое время ограничивалось традиционными областями - крупными строительными, инженерными или оборонными проектами и требовало профессиональных знаний. Однако, за последнее десятилетие ситуация в области использования ПО резко изменилась. Благодаря повышению мощности и снижению стоимости персональных компьютеров, а также, при участии таких корпораций, как Microsoft и Symantec, программное обеспечение и методики управления, доступные раньше только состоятельным организациям, пришли на рабочие столы и вошли в повседневную практику менеджеров и сотрудников средних и малых компаний. В настоящее время на рынке представлено значительное количество универсальных программных пакетов для персональных компьютеров, автоматизирующих функции планирования и контроля календарного графика выполнения работ. Среди наиболее популярных можно привести следующие: Primavera Project Planner (P3) (Primavera); Microsoft Project (Microsoft); Time Line (Time Line Solutions); Open Plan (Welcome Software); Artemis Views (Artemis Management Systems); CA-Super Project (Computer Associates International Inc.); Project Scheduler (Scitor Corp.); Turbo Project (IMSI); Project Workbench (Applied Business Technology); Spider Project (Технологии управления Спайдер); Многие специалисты по разработке и внедрению систем управления проектами разделят ПО на профессиональные и настольные (непрофессиональные). Профессиональные системы предоставляют более гибкие средства реализации функций планирования и контроля, но требуют больших затрат времени на подготовку и анализ данных и, соответственно, высокой квалификации пользователей. Второй тип пакетов адресован пользователям-непрофессионалам, для которых управление проектами не является основным видом деятельности. От пользователей, использующих пакеты планирования лишь время от времени при необходимости спланировать небольшой комплекс работ или ввести фактические данные по проекту трудно ожидать серьезных затрат времени и усилий на то, чтобы освоить и держать в памяти какие-либо специфические функции планирования или оптимизации расписаний. Для них более важным является простота использования и скорость получения результата. 1.2 Функциональные особенности программного обеспечения для управления проектами Как правило, современные системы УП, распространяемые на рынке, обеспечивают основной набор функциональных возможностей, которые включают в себя: 1. Средства описания комплекса задач проекта, связей между задачами и временных характеристик задач. 2. Средства поддержки информации о ресурсах и затратах по проекту и назначения ресурсов и затрат отдельным работам и задачам проекта. 3. Средства контроля за ходом выполнения проекта. 4. Удобные графические средства представления структуры проекта: - Диаграмма Гантта; - PERT диаграмма (сетевой график); - Средства создания отчетов; 1.3 Описание MS Project Одним из наиболее распространенных программных продуктов, предназначенных для управления проектами, является Microsoft Project. На сегодняшний день - MS Project представляет собой оптимальный набор программных инструментов для управления проектами со стандартным офисным интерфейсом, что является немаловажным фактором для большинства пользователей, работающих с пакетом MS Office. Основные особенности пакета: иерархические коды структур для задач и ресурсов; расходуемые материалы как вид ресурсов; индивидуальные календари для задач; графические индикаторы для наглядного представления задач; поля с формулами вычислений, определяемыми пользователями; две шкалы времени (основная и вспомогательная); указание приблизительного периода выполнения задачи (с последующим уточнением); создание шаблонов проекта; Microsoft Project (стандартный выпуск) позволяет руководителям проектов динамично управлять календарными планами и ресурсами, получать сведения о состоянии проекта и анализировать его данные. Интуитивные инструменты Microsoft Project обеспечивают руководителей и участников рабочих групп необходимыми данными, помогающими соблюсти сроки проекта и его бюджет. 2. Разработка проекта «перевозка строительных материалов» Нам необходимо предоставить потенциальному заказчику деловое предложение, в котором нужно обосновать себестоимость перевозки груза, дать описание всех этапов работы, указать сроки выполнения каждого из этапов и проекта в целом. 2.1 Ввод базовых параметров Предполагаемая дата начала проекта - четверг 05.12.2018 Определение рабочего времени проекта. Microsoft Project содержит три шаблона недельного календаря: стандартный, 24 часа, ночная смена. В данной работе будем использовать – стандартный 9:00-18:00 (перерыв 13:00-14:00) 2.2 Предварительное определение задач проекта На данном этапе мы можем предварительно определить задачи проекта. Нам известно, что нужно перевезти четыре вида груза: кирпич – 900 т за 4 дн., железобетонные плиты – 800 т за 3 дн., бетон – 500 т за 3 дн., песок – 3000 т за 10 дн. Причем перевозка должна выполняться именно в такой последовательности. Также необходимо учесть, что какая-то часть времени уйдет на начальное и конечное согласование работы. Таким образом, структура проекта будет состоять из трех суммарных задач: 1. Подписание документов и подготовка к работе 2. Перевозка строительных материалов 3. Завершение работы Предварительный перечень задач проекта и диаграмма Ганта, отображающая связи между задачами, представлены на рис.1. Анализируя диаграмму Ганта, можно определить дату завершения проекта – пятница 06.01.12.  Рисунок 1 Предварительный перечень задач проекта 2.3 Планирование ресурсов Перед нами стоит сложная задача: необходимо перевести груз в установленный срок, с минимальными затратами, так как заказчик будет рассматривать несколько деловых предложений и наверняка выберет именно то, которое будет иметь наименьшую стоимость. В нашем распоряжении имеется ограниченное количество ресурсов. Для перевозки каждого вида груза мы можем использовать соответствующий подвижной состав. Все автомобили отличаются друг от друга эксплуатационными показателями, на которые влияет техническое состояние. Рассматриваются следующие эксплуатационные показатели: грузоподъемность, максимальная скорость, расход топлива. Так же необходимо учитывать, что за каждым автомобилем закреплен водитель с соответствующим его квалификации классом. Для каждого класса определена часовая ставка заработной платы: 1 класс – 200р; 2 класс – 150р; 3 класс – 120р; В свою очередь не все доступные для решения данной задачи автомобили являются собственностью нашего АТП, большая часть из них принадлежит частным предпринимателям, которые периодически привлекаются в качестве субподряда. Таким образом, мы должны позаботиться, чтобы все автомобили, принадлежащие АТП, использовались на 100%. Исходя из всего вышеизложенного, можно сделать вывод, что мы имеем дело с задачей линейного программирования. Нам нужно назначить подвижной состав на перевозку каждого вида груза так, чтобы затраты были минимальны. Чтобы решить задачу линейного программирования, необходимо сформулировать для нее модель линейного программирования. Модель состоит из целевой функции и ограничений. Целевая функция выражает проблему, которую нужно решить, в нашем случае нам нужно назначить подвижной состав на перевозку каждого вида груза так, чтобы затраты были минимальны. Ограничения накладываются условиями задачи. И целевая функция, и ограничения формируются с использованием переменных. Для решения этой задачи воспользуемся приложением Microsoft Excel, для этого необходимо подключить надстройку Поиск решения командой Сервис \ Надстройки. Для решения задачи нужно подготовить исходную таблицу на рабочем листе Microsoft Excel (Рис. 3). Теперь необходимо задать целевую ячейку, изменяемые ячейки (в которых будет результат) и ограничения (рис. 2). Целевая ячейка – итоговая стоимость (должна быть равна минимальному значению) Изменяемые ячейки – решение (число ездок) Ограничения: - решение (число ездок) должно быть больше либо равно нулю, но меньше либо равно максимально возможному числу ездок; - общий объем перевозок должен быть равен требуемому объему; - число ездок транспортных средств, принадлежащих АТП должно быть максимальным. После подготовки рабочего листа и задания всех ограничений, можно определить число ездок, при минимальных суммарных затратах, для каждого из имеющихся транспортных средств при перевозке кирпича, ж\б плит, бетона и песка Если число ездок получается дробным, то это говорит о неполной загрузке транспортного средства при выполнении последней ездки, при этом необходимо произвести округление результата в большую сторону, и итоговые затраты принять с учетом этого округления.  Рисунок 2 Окно поиск решения  Рисунок 3 Рабочий лист для решения задачи Таблица №1 Перевозка кирпича. Исходные данные  Таблица №2 Перевозка кирпича. Оптимальное решение  Таблица №3 Перевозка Ж\Б плит. Исходные данные  Таблица №4 Перевозка Ж\Б плит. Оптимальное решение  Таблица №5 Перевозка бетона. Исходные данные  Таблица №6 Перевозка бетона. Оптимальное решение  Таблица №7 Перевозка песка. Исходные данные  Таблица №8 Перевозка песка. Оптимальное решение  Таблица №9 Стоимость перевозки  2.4 Итоговое определение задач проекта Возвращаемся к Microsoft Project. Итоговое определение задач проекта выполняется в соответствии с оптимальным планированием ресурсов (рис. 4). Теперь каждая из ранее обозначенных суммарных задач перевозки грузов, получит подзадачи. Каждая подзадача - это число дней работы определенного транспортного средства.  Рисунок 4 Итоговое определение задач проекта 2.5 Назначение ресурсов задачам На данном этапе необходимо всем вышеопределенным задачам назначить ресурсы. Это необходимо для того чтобы, рассчитать итоговую стоимость проекта и контролировать расходы в процессе его реализации. Все имеющиеся ресурсы представлены на рисунке 5. Задачи с назначенными ресурсами представлены на рисунке 6.  Рисунок 5 Имеющиеся ресурсы Примечание: директор, бухгалтер, ведущий инженер получают фиксированную заработную плату, учитывать которую в затратах на проект нет надобности.  Рисунок 6 Задачи проекта с назначенными ресурсам Для того чтобы проверить правильность назначения ресурсов, необходимо в строке меню щелкнуть Проект \ Сведения о проекте \ Статистика. В открывшемся окне (рис. 7) сравните значение в столбце затраты со значением, полученным в пункте 2.3, таблица 9.  Рисунок 7 Статистика проекта 2.6 Отчеты по проекту  Рисунок 7 Сводка по проекту  Рисунок 8 Движение денежных средств  Рисунок 9 Использование материальных ресурсов Заключение Microsoft Project (или MSP) — программа управления проектами, разработанная и продаваемая корпорацией Microsoft. Microsoft Project создан, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов работ. Microsoft Project создаёт расписания критического пути. Расписания могут быть составлены с учётом используемых ресурсов. Цепочка визуализируется в диаграмме Ганта. Под маркой Microsoft Project доступны сразу несколько продуктов и решений: Microsoft Project Standard — однопользовательская версия для небольших проектов Microsoft Project Professional — корпоративная версия продукта поддерживающая совместное управление проектами и ресурсами, а также управление портфелями проектов с помощью Microsoft Project Server. Microsoft Project Web Access — Web-интерфейс для отчетности о выполнении задач, а также просмотра портфелей проектов Microsoft Project Portfolio Server — продукт для отбора проектов для запуска на основе сбалансированных показателей В результате проделанной работы мы минимизировали затраты на перевозку четырех видов грузов с учетом всех ограничений. Общая стоимость проекта составила 210 751,30р. Список литературы Управление проектами с помощью Microsoft Project 2013 / Ахметов К.С. – М.: НТ Пресс, 2012. – 144 с. Максимова О.В. Информационные технологии для экономистов / Учебное пособие для студ. образов. учр. сред. проф. обр. Ростов н/Д, Феникс, 2014 - 411 с. Пайрон Т. Использование Microsoft Project 2012 / Специальное издание Пер.с англ. И.В.Константинов и др.;Под ред.И.Б.Тараброва М.;СПб.; К.,Вильямс,2013 - 1180 с. Богданов В.В. Управление проектами в Microsoft Project 2013 (+CD) / Учебный курс СПб.,Питер,2016 - 603 с. Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов / Под ред. проф. Г.А. Титоренко. - 2-е изд., доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2013 - 439с. Советов Б.Я. Базы данных: теория и практика / Учебник для студентов вузов, обуч. по направл. "Информатика и выч. техника" и "Информ. системы" М.,Высшая школа,2015 - 463 с. Кравченко Т.К. Инфокоммуникационные технологии управления предприятием / Учебное пособие для студентов вузов, М., ГУ ВШЭ,2014, 272 с. Божко В.П. Информационные технологии в статистике: Учебник. - М.: Финстатинформ, 2014. Методические указания к курсовой работе по дисциплине «Информационные технологии управления» для студентов специальности 080507 «Менеджмент организации». – Ростов н/Д: Рост. гос. строит. ун-т, 2015. – 28с. Интернет-источники: http://pgsha.ru:8008/books/study. https://products.office.com/ru-ru/project/project-management-manufacturing. http://leoconsulting.com.ua/resources/documents/ManagingProjectWithMicrosoftProject2010.pdf. https://www.specialist.ru/course/upr-g. https://habrahabr.ru/post/151593/. https://technet.microsoft.com/ru-ru/library/hh768873(v=office.14).aspx. |