В работе руководителя, связанной с организацией совещаний, можно выделить три этапа
 Скачать 41 Kb.
|
|
Кузьмина А Тх-16-05 Задание 1. В работе руководителя, связанной с организацией совещаний, можно выделить три этапа: 1) подготовка совещания; 2) проведение совещания; 3) подведение итогов совещания. 1 этап: Подготовка совещания Подготовка совещания включает: - планирование совещания; - подготовка доклада и проекта решения; - подготовка документов и помещения. Планирование совещания Запланированные совещания проводят обычно по графику, который составляется на месяц (квартал). График согласовывают с общим распорядком дня предприятия. Он состоит из следующих пунктов: 1. Кто проводит совещание (директор, заместитель директора, главный бухгалтер и др.). 2. Время проведения (день недели и часы дня), например: второй и четвертый вторник в 16 час. 30 мин. 3. Место проведения. 4. Состав присутствующих. Цель совещания необходимо формулировать четко и однозначно. Правильная формулировка целей и задач совещания будет способствовать ее организованному проведению, предоставит возможности сосредоточить внимание коллектива на важнейших моментах, отделить второстепенные вопросы, правильно определить состав участников, повысить эффективность и целенаправленность решений, организовать контроль за их выполнением. Подготовка документов и помещения Подготовка документов для участников совещания имеет цель: - сократить время на изложение доклада; - убедиться в том, что все знакомы с положениями и фактами, которые будут обсуждаться на совещании; - сконцентрировать внимание участников на тех вопросах, которые докладчик считает основными. Документы, которые перед началом совещания раздают участникам, содержат основные положения, выводы, предложения, а также описания, выдержки из директивных и нормативных документов, статистический материал, схемы и т.п. Помещение подбирают с учетом численности участников, чтобы каждый мог хорошо видеть и слушать докладчика. Помещения, где проводят совещание, как правило, это кабинет руководителя или зал (комната) для совещаний. 2-й этап: Проведение совещания Проведение совещания включает: - открытие совещания; Открывая совещание, руководитель, как правило, оглашает короткую вступительную речь. Он сообщает состав присутствующих, в случае необходимости поименно называет всех или некоторых участников. - объявления доклада; Затем объявляют повестку дня совещания и извещают регламент. Доклад должен быть кратким и четким, при этом следует сделать необходимые акценты. Этому будут способствовать содержательная точность, логика изложения, грамотная речь, необходима эмоциональность. - ответы на вопросы; После окончания доклада (сообщения, информации) докладчик отвечает на вопросы, которые ему задают в устной или письменной форме. Цель ответов на вопросы - разъяснить изложенное в докладе, углубить и дополнить материал согласно просьбе участников, убедить их в достоверности информации. - обсуждение доклада. В процессе обсуждения доклада излагаются мнения участников совещания, раскрываются сильные и слабые стороны идей, заложенных в докладе, формулируются различные взгляды, рождаются новые идеи, подходы и методы. 3-й этап: Подведение итогов совещания Подведение итогов совещания включает: - принятие решения; - подписание протокола; - контроль за выполнением принятых решений. Задание 2 . Заранее составьте план беседы, обработайте наиболее важные формулировки. Применяйте знания психологии: периодически воздействуйте на собеседника, чередуйте благоприятные и неблагоприятные факты, моменты. Все завершайте и заканчивайте беседу на положительной ноте . Помните о мотивах собеседника: ожидания, преимущества, позиция, самоутверждение, справедливость, самолюбие. Не задавайте вопросов, на которые собеседник может ответить "Нет", облегчайте его ответы вопросами, на которые легко дать ответ "Да". Повторяйте мысли, основные тезисы своего собеседника, но не повторяйтесь сами. Не отклоняйтесь от темы деловой беседы. Избегайте превосходной формы в своих выражениях. Внимательно слушайте собеседника. Никогда не пренебрегайте значением предубеждений собеседника, они могут сыграть значительную роль в принятии решения. Никаких недоразумений и двояких толкований! Все фразы должны быть точны и однозначны. Деловую беседу отличает ясность, наглядность, систематичность, простота и понятность. В случае неясности сразу нужно уточнить у собеседника, что он подразумевает. Уважайте своего партнера: ведение деловой беседы – это техника общения, поэтому нужно быть внимательным и предупредительным к собеседнику, ценить его аргументы, даже если они слабы. Проявляйте вежливость, дружеский настрой, дипломатию и тактичность. Это не снизит определенность вашей позиции, просьбы, намерения, но будет препятствовать возникновению у собеседника какого-либо сопротивления. Вежливость должна быть в меру, а дипломатичность означает осторожность и сообразительность. Сохраняйте непреклонность в своей позиции, но будьте хладнокровны, даже в случае накала в процессе беседы. Облегчайте собеседнику восприятие ваших тезисов и предложений. Учитывайте его внутреннее сомнение. Собеседнику следует дать время, чтобы он сам убедился в правильности ваших предложений и положений. Используйте разные тактические приемы при ведении деловой беседы. При проведении деловой беседы следует ориентироваться либо на достижение своей цели, либо на поиск приемлемого компромисса. Задание 3 Этап первый – подготовка переговоров Определения средств ведения переговоров Налаживания контакта между участниками Сбора и анализа требуемых для переговоров данных Составления плана переговоров Создания атмосферы взаимного доверия Этап второй – ведение переговоров Начала процесса переговоров Определения спорных вопросов и формулирования повестки дня Определения основополагающих интересов участников Разработки вариантов предложений, на которых может быть основана договорённость Начало процесса переговоров Представленный этап ведения переговоров предполагает: Представление (знакомство) участников переговоров друг с другом Обмен участников суждениями, демонстрирование готовности к восприятию мнений противоположной стороны, разделение идей, открытое предложение возникающих соображений, демонстрирование желания и готовности к поиску соглашения в мирной обстановке Определение и выстраивание генеральной линии поведения Определение взаимных ожиданий от переговорного процесса Формирование позиций участников Этап третий – достижение согласия Этап достижения согласия представляет собой результат всего, о чём было сказано выше. На этом этапе участники процесса переговоров приходят к конкретному соглашению, удовлетворяющему их интересы. Данный этап также состоит из нескольких промежуточных, а точнее из: Определения вариантов соглашения Финального обсуждения вариантов решения проблемы Достижения формального согласия |