Планирование. планирование. Высвободить энергиюине запоминать
 Скачать 34.89 Kb.
|
|
-ВЫСВОБОДИТЬ ЭНЕРГИЮ И Н Е ЗАПОМИНАТЬ Мы тратим очень много времени на запоминание, в то время как удержать уже 5 дел в голове очень сложно, помимо них бывают десятки маленьких или бытовых малозначительных и держать в голове все становится энергозатратно и практически нереально. Если мы держим дела в голове мы накапливаем стресс. -НЕ ЗАБЫВАТЬ ДЕЛА Помимо того, что «то, что у нас не записано, это не сделано», оно еще может быть забыто. Мы можем забыть про встречу, опоздать и тем самым еще и еще раз подвергать себя стрессу, накапливать его. Если только можете представить насколько легче было бы жить без половины неприятных ситуаций, которые возникают из-за не стыковки планов. Планируя дела, вы можете их переносить, если не успеваете или меняются обстоятельства, но это будет мягко и без стресса. -ЛЕГЧЕ ОПТИМИЗИРОВАТЬ И НЕ ДЕЛАТЬ НЕ НУЖНОЕ В тайм-менеджменте есть такое правило «чем больше вы делаете дел в день, тем их становится больше». Это всегда так, если не планировать правильно, не следить за тем, что часть задач, которые вы написали в ежедневник не обязательны к выполнению и ничего страшного не случится если их не делать совсем. Это поможет сделать расстановка приоритетов возле каждой задачи. Обычно, я нумерую задачи в порядке приоритетов или строю день по часам, заранее планируя, что с утра (к примеру) я делаю самые сложные дела и к вечеру я доделываю малозначимые задачи. - ЛЕ Г Ч Е Д Е Л Е Г ИР О В А Т Ь Д Е Л А Д Р У Г ИМ ИЛ И Н А Ч А Т Ь Э Т О Д Е Л А Т Ь Когда видишь список задач на листке бумаги – легче понимать что из этого ты можешь поручить другим. Часто я вижу, что перегружаю себя домашними делами и делю их с мужем и сыном. Аналогично я делаю на работе, если я вижу, что ту или иную задачу мой сотрудник сделает не хуже меня - я ее делегирую. Также, я предпочитаю обучать сотрудников и ребенка не сложным, но часто повторяющимся делам в своем списке и делегировать их тем самым окончательно. Обязательно выбирай листы и бумагу такую, чтобы визуально было легко ориентироваться. - Л Е Г Ч Е Р А С П Р Е Д Е Л Я Т Ь П О В Р Е МЕ Н И . П Р Е Д О Т В Р А Щ А Е Т О П О З Д А Н ИЯ , З А Б Ы В А Н ИЯ И , К А К С Л Е Д С Т В ИЕ , С Т Р Е С С . В Ы Г О Р А З Д О С П О К О ЙН Е Е . Всегда после списка задач я проставляю примерное время на выполнение задачи, тем самым проверяя, действительно ли все задачи и планы реально уместить в сегодняшний день? Если по времени выходит больше, я расставляю приоритеты, объединяю задачи по группам, делегирую что можно, вычеркиваю что могу и после этого снова проверяю – реально ли сегодня справить по времени со всем оставшимся списком. Если снова я вижу, что я не успею – я переношу последние из списка приоритетов на следующие дни. И корректирую расписание на неделю. Также я поступаю со встречами, которые появляются внезапно или отменяются. Таким образом я РЕАЛЬНО оцениваю свои силы и смотрю на картину дня. - П О МО Г А Е Т А Н А Л ИЗ ИР О В А Т Ь П У Т Ь С В О Е Г О Д В ИЖ Е Н ИЯ Часто я возвращаюсь (отлистываю) назад и смотрю: - насколько я была продуктивна или ленилась, - какие задачи я потеряла со временем, - какие задачи были лишними и я так их и не сделала, - я могу анализировать какие задачи в дальнейшем делать не нужно или наоборот, - что мне нужно добавить для большей эффективности. Это очень хорошая аналитика именно вашей жизни. - П О МО Г А Е Т Н Е Т Е Р Я Т Ь ИД Е И Я часто отдельно сверху оставляю место на листке и когда приходят интересные идеи в голову пишу их в поле сверху в тот день, который проживаю. Со временем, я или воплощаю эту идею или забываю о ней, но всегда интересно вернуться к ней снова. - ПОМОГАЕТ ДЕРЖАТЬ ФОКУС НА СТРАТЕГИЧЕСКИ ВАЖНЫХ ДЕЛАХ И НЕ «ЗАРЫТЬСЯ» В МЕЛОЧАХ, КАК СЛЕДСТВИЕ БЫТЬ БОЛЕЕ РЕЗУЛЬТАТИВНЫМ Мы видим куда мы движемся. Можем проследить качество наших дел. Так ли важно сегодня помыть пол, если не сделано стратегическое дело? Действительно ли важнее сейчас закончить отчет, или сделать e-mail рассылку для клиентов в момент "час-пик" ? Становится легче достигать долгосрочных целей и быстрее исполнять мечты. - Е С Л И « П Р ИВ Ы К Н У Т Ь » К С П ИС К У Д Е Л , С Л О В Н О П Р О Ж ИТ Ь З А Р А Н Е Е - Т Е М С А МЫ М МЫ П О В Ы С ИМ МО Т ИВ А Ц ИЮ И Д Е Л А С Т А Н Е Т В Ы П О Л Н Я Т Ь Л Е Г Ч Е Часто мы прокрастинируем или откладываем дела на «потом» потому что, они кажутся нам сложными или непонятными. Всем известно, что привычные дела кажутся нам легче и делаем мы из с большим энтузиазмом. Планирование в этом случае ( если мы планируем вечером текущего дня следующий) помогает нам словно прожить каждую задачу и запустить ее решение на подсознание. Переспав с этими задачами, утром следующего дня, нам намного легче к ним приступить, потому что они уже кажутся нам привычными и знакомыми. Есть очень сложные задачи, решать которые нам приходится практически не имея опыта в чем-либо. Этапов может быть несколько, как вам будет удобно. Смысл в том, чтобы не делать большую сложную задачу за один прием, а разделить на маленькие этапы и немного «повариться» в этой задаче. Здесь сработает и то, что вы несколько дней проживете с этой задачей – это сделает вас «старыми друзьями» и она уже не будет казаться такой сложной, вызывать стресс или тревогу, а останутся только приятные воспоминания плодотворного труд - К О Н Т Р О Л ИР У Е Т Д Е Л А И П О З В О Л Я Е Т Б Ы Т Ь Б О Л Е Е Р Е З У Л Ь Т А Т ИВ Н Ы М Мы видим свои дела в списке и понимаем значимость каждого дела. Вряд ли мы внесем в список дел «посмотреть бессмысленные ролики на ютубе» или «болтать с подругой полдня». - КОНТРОЛИРУЕТ «ПОХИТИТЕЛЕЙ ВРЕМЕНИ» И УЧИТ ГОВОРИТЬ «НЕТ» Зная и четко понимая свои задачи на день, зная сроки и загруженность дня – вы аргументированно можете сказать «нет» похитителям времени или пустой болтовне. - ПОМОГАЕТ НЕ ТОЛЬКО ЗАГРУЗИТЬ СВОЙ ДЕНЬ, НО И РАЗГРУЗИТЬ ЕГО Актуально в случае, если вы страдаете трудоголизмом. Планирование помогает остановиться во время, которое вы обозначили концом рабочего дня и не забыть о том, что сегодня вы хотели сделать что-то еще и для себя. - Я УПРАВЛЯЮ СВОЕЙ ЖИЗНЬЮ Я самостоятельно планирую свою жизнь и достигаю целей – я иду туда, куда действительно хочу, а не куда увлекает меня телевизор или интернет. Позже вам понравится сознательно контролировать все – что вы смотрите, кого читаете, и понимать приведет ли вас это к желаемой цели. Когда планирование сделано четко, человек автоматически начинает осознавать ценность и нужность или непригодность тех или иных инфопродуктов. - ДАЕТ СВОБОДУ И УБИРАЕТ ЧУВСТВО ВИНЫ Я знаю, что сегодня я сделала всю работу, провела время с ребенком, мужем, сделала все необходимые дела по дому и я точно ЗАСЛУЖИВАЮ время лично для себя. Помогает следить за тем, даете ли вы себе отдыхать и соблюдаете ли баланс работа/отдых. - ПОМОГАЕТ НЕ ТРАТИТЬ ЛИШНЕГО Как говорится «все маркетологи мира бессильны против мужчины со списком продуктов». Я, к слову, не досконально, но системно планирую покупку продуктов и меню на месяц. Конечно, мы можем менять свои предпочтения в еде в течение недели, но в основном, у нес всегда есть продукты, которых мы придерживаемся в течении недели Очень часто к планированию мы приходим из двух точек настоящего: из проблем, когда слишком много накопилось дел и стресса и из мотивации когда хотим упорядочить и улучшить свое качество жизни, чтобы достигать еще большего. Обычно, планирование связывают с высокомотивированными и успешными людьми и не понятно, что происходит сначала – мы становимся успешнее и начинаем планировать или планируем и поэтому становимся успешнее. Планирование – это образ жизни, который неизбежно идет в комплексе с успехом (слово «успех» происходит от слова «успеть»). Поэтому, считается, что неспособность себя организовать — есть следствие низкой мотивации или плохого самочувствия. Иными словами, когда нет желания начать планировать свой день, нужно обратить внимание ПОЧЕМУ? Если речь идет о низкой мотивации — здесь придется значительно поработать. Меняй мотивацию, разбирайся в себе и, возможно, этому будет посвящен еще один мой гайд. Не имея должной мотивации, сложно сдвинуться с места, и кстати, это совсем и не требуется. Отсутствие желания достигать не своей цели — лучшее, что заложено природой, потому что нет ничего ужасней, чем достигать цели, которая в результате не сделает вас счастливым. Природа продумала все и здесь все идеально. Отодвиньте цель, если от нее не горят глаза и не хочется вставать в 5 утра, чтобы поскорее приблизиться к цели. Слушай себя — и твоя жизнь станет успешной. Если речь идет о состоянии здоровья — быстрой утомляемости или общей вялости — здесь может быть два фактора: усталость и неправильное питание. Прежде чем организовывать свою жизнь — организуй свое правильное питание и свой досуг. Высыпайся, качественно питайся и наполняйся тем, что тебе нравится. И здесь вы спросите — разве не об этом этот гайд? Организовать свою жизнь? В том и дело, что здесь очень прочная взаимосвязь — налаживать образ жизни без планирования невозможно, улучшить общее состояние без качественного образа жизни нельзя. Нужно двигаться параллельно по всем сферам жизни и подтягивать понемногу каждую. Здесь я расскажу про организационные моменты, а с качеством своей жизни — вам придется разобраться самостоятельно также, как и организовать применения всего, что здесь написано. Только вы сами отвечаете за свою жизнь и за ее наполнение – какая она будет? Вялая, не организованная, полная стресса, спешки и сюрпризов или осознанной, наполненной, четкой и успешной? Вы можете выучить гайд наизусть и так ничего не применить или постараться изменить привычный подход и применить хотя бы несколько основных параметров и заметно изменить свое качество жизни. Каждый индивидуален, поэтому набор пунктов, над которыми нужно работать – также индивидуален. Мы работаем каждый со своей текущей ситуацией и со своим характером, не оглядывайтесь на других. Вместо этого проникнитесь собой. 1. Самый основной пункт – это когда мы пишем дела, не зная ДЛЯ ЧЕГО мы это делаем. Пустое записывание задач, которые не несут результата. Если мы живем не в ритме, не несем ответственности и нам незачем упорядочивать свою жизнь - нет мотивации и результата. Нежелание нести ответственность за свою жизнь. Нет большой интересной цели, ради которой мы решаем вести активную жизнь и достигать результата. Иными словами – мы плывем по течению. Не обязательно заполнять свой день как можно большим количеством задач и дел. Важно понимать ЧЕМ мы наполняем день, с какой целью, какое дело какой результат даст. Важно не забывать любить себя в каждом дне и работать с тем, что дает нам дискомфорт (забывчивость или наоборот трудоголизм). Планирование – это инструмент работы с собой, приобретения дисциплины и осознанности каждый день. 2. Мы пишем все подряд, не расставляем приоритеты, не соблюдаем адекватность по количеству дел и времени, затрачиваемому на них, тем самым загоняем себя и ставим просто нереальные цели. Пример, в ближайшие 2 недели мне нужно: закончить гайд, подключить новый сайт, пройти обучение. Делать параллельно все три дела - растянется надолго. Поэтому, я сначала закончу гайд - т.к. это в ближайшее время принесет мне дополнительный доход. Второе - доделаю сайт, т.к. сейчас у меня есть работающий сайт и срочно менять существующий мне не имеет смысла. И в конце, я пройду обучение, т.к. от этих знаний не зависит мой доход или другие аспекты жизни. Порой, мы пишем слишком длинные списки, которые убивают нашу мотивацию еще на моменте ее зачатия «это нереально сделать» 3. Не планируем или забываем планировать отдых. Т.е. не соблюдаем жизненный баланс: работа-отдых. Отдых – это одна из важных составляющих баланса в нашей жизни. Не будет отдыха – не будет результата. Мы должны наполняться энергией. Раньше, я и сама часто пренебрегала этой составляющей баланса, но сейчас я понимаю, что чем меньше мы отдыхаем, тем больше требуется времени на работу, и сложнее она дается. В свежем, отдохнувшем состоянии те же самые задачи решаются легче, быстрее и качественнее. 4. Бывают срывы в планировании или дни не по плану. И очень важно не винить себя в этом, а методично продолжать планировать следующий день. Планирование должно служить нам, а не мы должны жить ради выполнения плана. В первую очередь не забывайте, мы люди, а планирование лишь инструмент для достижения целей, подобно ножу, которым мы нарезаем салат на ужин. Ниже я напишу принципы правильного планирования, и, следовательно, нарушение этих принципов будет влиять на качество и результат планирования. Первое время старайтесь придерживаться приведенной системой ниже, со временем, у вас вырисуется именно удобная для вас система. Мы все разные и всегда нужно адаптировать любую систему под себя. Я призываю, убирая тот или иной принцип, заглянуть немного вперед и посмотреть, как именно это повлияет на ваш процесс планирования в будущем. ВНИМАНИЕ! Для лучшей эффективности – внедряйте не сразу все принципы планирования в свою жизнь, а по 3-4 за раз в течение 2-3 месяцев и добавляйте новые по мере освоения. Вы можете адаптировать под себя и добавлять то, что удобно именно вам. Это очень интересно! Работайте с гайдом на регулярной основе в течение года и корректируйте свою жизнь. В данном гайде в избытке базовой информации для внедрения планирования – остальное за действиями! 1. Самое важное – планируйте не слепо список дел, а всю свою жизнь. Внедрите стратегическое планирование. Что это значит – начинаем планировать со своей большой мечты или цели жизни ( купить дом, переехать в другу страну, начать свой бизнес, купить машину) , ставьте РЕАЛЬНЫЙ срок для исполнения этой цели и все последующее планирование стоим исходя из задач, которые необходимо решить для исполнения свой цели. Жизненная цель – планы на 3 года – план на 1 год – план на 6 мес – план на 3 мес – план на 1 мес – план на неделю – план на день. Планы на свою жизнь — это ваша мечта, цель всей жизни и все ваши желания, идеология, картинка идеальной жизни (как из кино), что-то, к чему вы идете и что реально зависит от вас. Думаю, гораздо интересней проживать свою жизнь с четкой картинкой идеального дня и идеальной жизни, представляя ясно сколько времени вы тратите на работу, какого рода эта работа, есть ли у вас семья и дети, включая в план время, которое вы проводите вместе и все материальные ценности и желания. Здесь не о том, как заработать нужное количество денег, скорее о том, к какому образу жизни в целом мы стремимся. 2. Одно стратегическое дело в день. Далее,после того, как мы расписали действия, начиная с масштабного к ежедневному, проследите за тем, чтобы КАЖДЫЙ ДЕНЬ у вас было хотя бы 1 дело, которое приблизит вас к своей цели. Итак – 1 СТРАТЕГИЧЕСКОЕ ДЕЛО В ДЕНЬ! – это очень важно! Потому что в суете дел мы постоянно теряем или убираем задачи, которые ведут нас непосредственно к нашей цели. Когда мы обычно говорим о том, что 20% наших действий приносят 80% результата – это как раз о том, что мы должны не забывать включать действия, которые ведут к достижению нашей цели. Какие эти 20% действий - таков и результат. Пусть это так легко выглядит, на самом деле, все эти стратегически важные действия выглядят как «необязательные» и те, которые легко можно перенести на завтра. Они выглядят так, что если не сделать их сегодня, то ничего страшного не случится. Умейте их распознать и проявите должную дисциплину, чтобы двигаться к цели. Расставляйте приоритеты – мы живем с ЦЕЛЬЮ, а все повседневные обыденные дела должны обслуживать эту цель или поддерживать нас на пути к ней. Не наоборот. ** Постоянно смотрите свои масштабные подцели и задавайте себе вопрос: «что из этого я могу начать делать прямо сейчас»? Очень часто мы прямо сейчас можем улучшить наши качество и уровень жизни на 20% и сделать что-то, что приблизит нас к цели. Прямо сейчас! Посмотри какие именно шаги ты можешь предпринять именно сейчас для того, чтобы приблизиться к идеальному варианту себя? ***Поэтому - расставляйте и корректируйте приоритеты. Не забывайте спрашивать себя – для чего я это делаю? Продвинет это меня к моей цели? Это доставит мне удовольствие? Что прямо сейчас важнее сделать? Что даст это прямо сейчас? ЗАКРЕПИМ эти 4 пункта : Все задачи должны: иметь срок (дату, к которой должны быть завершены и время, которое вы планируете на это затратить) ; быть разбиты на маленькие подцели вплоть до понятных конкретных действий и действий, которые вы будете предпринимать, если что-то пойдет не по плану иметь приоритет по исполнению — пронумерованы по важности 3. Планирование месяца. Итак, после того, как мы выписали наши глобальные масштабные цели, мы разбиваем их на месяца и переходим к детальному планированию предстоящего месяца. Мы уже знаем, что нам предстоит сделать в этом месяце для достижения цели - это наши стратегические дела, иными словами, дела, которые изо дня в день помогают двигаться в нужном направлении). Каждый день в месяце у нас должно быть хотя бы 1 стратегическое дело! Его легче всего перенести на потом, потому что обычно думаем, что ничего не случится, если мы его перенесем ( т.к. оно долгосрочное) тем самым отодвигая исполнение своей цели на долгие времена. Не попадайтесь в эту ловушку! Далее мы выписываем на предстоящий месяц дела обязательные – это наши встречи, поездки, все то, что мы назначили и что отменить или пропустить нельзя. начиная от масштабной к повседневным. Мы имеем весь список с делами на неделю и на 1 предстоящий день. среди которых есть стратегические цели, важные задачи, обязательные задачи и рутинные дела. После того, как обязательные дела выписаны мы наполняем месяц текущими делами – это не сильно важные дела, но нам они нужны, для поддержания текущего состояния или жизнедеятельности. У каждого они свои. Они не сильно влияют на стратегические дела, но несут небольшой вклад. Обычно на них мы и концентрируем все свое внимание, когда 60% таких дел лучше убирать или делегировать. И последние дела – это рутиные – вынести мусор, сходить за продуктами, приборка, отвести детей в сад или кружок, помыть посуду, приготовить ужин и тд. Их желательно делегировать в 80% случаев (делить с членами семьи, ставить на поток, объединять в группы, нанимать персонал). Эти дела занимают львиную долю времени каждого человека и обычно не несут никакой пользы. После того, как все эти дела выписаны на месяц, распределяем их на недели. Я обычно делю месяц на 4 окошка (по неделям, а не по числам,т.к. я планирую недели и дни а не числа месяца) и начинаю разносить все известные заранее дела по неделям. Я разношу стратегические и обязательные. См. пример ниже. 4. Планирование недели. После того, как я распределила все дела, которые знаю (я планирую так все поездки, встречи, цели по работе) на неделю, я выписываю каждую неделю на отдельный листок и делю ее на 6 окошек (пн, вт, ср, чт, пт, сб, а вс – я обычно не планирую, я отдыхаю и план отдыха я держу в голове, хотя нередко, когда планируется активный выходной, я планирую и его тоже) и оставляю место для дел, которые будут возникать по мере ее проживания. Обычно должно быть примерно 60 % свободного времени. Я делаю такие таблицы в ежедневнике со спиралью и т.о. всегда могу переместить страницу с нужной мне неделей в нужное место, чтобы иметь фокус на делах и графике. 5. Планирование дня. После планирования недели, я распределяю и разношу все стратегические, обязательные, текущие и рутиные (известные мне заранее) дела на каждый день недели отдельно. Для этого в моем ежедневнике выделены 6 следующих страниц, каждая из которой соответствует одному дню недели. Также, я слежу за тем, чтобы в каждый день у меня оставалось примерно 50% свободного времени на задачи, которые будут появляться позже. У каждого может быть свое расписание и все, наверное, знают из фильмов примеры персонажей, когда их расписание расписано на месяц, а то и 2 вперед. Это как раз используется такая система планирования. Лично я слежу за тем, чтобы у меня не было сумасшедшего плотного графика, всегда была свобода для передвижений и поэтому правило «50% свободного рабочего времени» стараюсь поддерживать. Планируя предстоящий день накануне вечером, я уже вижу в нем дела, запланированные ранее, и добавляю те, что появились недавно. Каждый мой день распределен на секции, для которых отведено определенное время: Обычно, каждую секцию в дне я отчеркиваю чертой, можно записывать их разными цветами или выделять любым удобным способом. Секции моего дня: В секции «Личное» я включаю «Здоровье» у меня всегда стоит 1 стакан воды, зарядка и медитация – с этого начинается мое каждое утро. Я всегда планирую на это 1-1,5 часа с утра. Потому что я так представляю себе идеальное начало дня. Также в секции «Личное» я обычно пишу дела, которые вписываю в промежуток 1 час в день – я читаю или изучаю что-то новое или делаю что- то что люблю, например, уход за собой. В секции «Стратегическая задача» вношу то дело, которое продвигает меня к моей цели изо дня в день. "Обязательные задачи" - то что, мне нужно сделать по работе и отменить нельзя. "Рутиные дела" - текущие задачи по работе и не только, здесь вы внимательно смотрите и анализируете каждую задачу с целью сэкономить время. В секции «Семья» дела, которые делаю с сыном или мужем. После этого я проверяю все задачи на «пригодность», точно ли мне нужно делать эту задачу. Обычно я спрашиваю себя «что будет, если я это не сделаю»?? После того, как я убедилась, что все лишние задачи я вычеркнула я 6. Распределяю задачи по времени. Когда начать делать и сколько я затрачу времени на это дело и, обязательно прибавляю 1 час свободного времени на незапланированные дела или отвлечения. Я часто работаю с людьми и у меня есть свободное время, чтобы я могла ответить на все возникающие вопросы моих сотрудников. Чаще всего, я планирую время для обращений сотрудников и записываю их на прием на определенное время. Если есть небольшие и не срочные дела, звонки или что- то текущее я стараюсь решить эти вопросы в дороге или между делами. Если мои дела уложились в нужное количество времени — я расставляю приоритеты по выполнению или просто ставлю знак восклицания напротив наиболее важных на сегодня. Если я вижу, что количество задач не умещается по запланированному времени в выделенное для него время в окно «работа» (например), я смотрю на расставленные приоритеты и переношу те задачи, что в списке значились последними на следующие дни или делегирую их сотрудникам/ родным, если это возможно сделать. После этого я снова проверяю укладываюсь ли я по времени с оставшимися задачами и двигаюсь дальше. 7. Представить свой день. Посмотрите на свой день, который вы спланировали. Теперь мысленно проживите его. Мозг завтра будет «уже знаком» с поставленными задачами и приступит к их выполнению легче. Также, если есть задачи, которые нам не очень нравятся, у нас есть ночь, на то, чтобы пройти стадию отрицания и принять эти задачи. Представьте, что день прошел легко. Представьте, как вы делаете каждое дело. Проживите его максимально подробно и с ощущением комфорта. Так мы настраиваемся на свой день и строим его. Настройтесь на каждое дело. Представьте, как будете выполнять. Теперь закрывайте ежедневник и займитесь чем-то приятным перед отходом ко сну. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ПЛАНИРОВАНИЯ Планируя день, мы записываем все все задачи на день. Прописываем время на выполнение каждой задачи — примерно, желательно прибавляя к каждому делу 10 минут на всякий случай. Обязательно вносим минимум 1 свободный час в план дня на случай непредвиденных дел и отвлечений. Считаем время, сколько уйдет на выполнение задач и если вы не укладываетесь в нужный временной промежуток — подумайте, какие задачи вы можете еще передать супругу/ помощникам и т.д. Какие дела можно не делать или сделать «по пути» куда-то или за одним с чем-то, что можем перенести. Убираем лишние дела (Я их замазываю штрихом) и вписываем новые и так делаем до тех пор, пока не останутся только самые важные дела, которые вы РЕАЛЬНО успеете сделать за день. В план дня я вписываю все дела вместе — и рабочие и личные, от встреч по бизнесу до записать ребенка к зубному. Все задачи должны быть в одном месте, чтобы смотреть в одно место и держать фокус. Если делать это в разных ежедневниках – вы запутаетесь в какое время какой ежедневник смотреть, плюс это неудобно и громоздко. Слишком усложняет жизнь. Планирование же должно облегчать нашу жизнь. В план дня я вписываю все задачи, которые планирую получить сотрудникам (если хочу их озвучить или обязательно нужно проконтролировать их выполнение) или сразу в список задач на Google диске (можно использовать программу Trello, если озвучивать задачи не обязательно. В плане дня у меня есть разделы, и я отделяю их чертой: личные дела (утренняя медитация, чтение, йога), рабочие дела (список дел на работе), дела моего сына (секции, что купить, куда сходить, устроить встречу с его друзьями и т.д.). Подробнее о секциях дня смотрите выше). Секции у вас могут быть свои. ВНИМАНИЕ — важно планировать не только дела, но включать в план дня свой отдых — у меня это 1 час в день, и он только мой — поэтому это работает! Важно фиксировать все дела в одном ежедневнике в одном месте, чтобы не путаться и не заводить 10 блокнотов, плюс так удобнее стыковать время — вся картина в одном месте) Я вычеркиваю дела в плане на день/неделю/месяц если они выполнены и это отдельное удовольствие! Выполняя план дня — я работаю по таймеру и стараюсь отдыхать между задачами, переключаться. Также стараюсь замечать действительно ли столько времени у меня ушло на выполнение задачи как я спланировала. Учитывайте также свою особенность — как вам легче работать. Например, мне удается быстрее сделать дела, если не нужно переключаться между задачами, т.е. я стараюсь поставить все однотипные дела подряд. Но, возможно, кому-то требуется и легче будет переключаться. Это тоже один из способов как делать работу легче и быстрее. Я пишу всегда красиво и аккуратно — так возникает особое ощущение педантичности и порядка, так мне легче и понятней видеть картину дня, и я с уважением отношусь к своему планированию, там у меня все аккуратно и четко. Я пишу рукой — так я легче сосредотачиваюсь, но, если вам удобнее по-другому – делайте как вам удобно. Я использую ежедневник размером А5 (не слишком много но и не мало места для задач), где 1 страница — это 1 день. Я не продолжаю список, если не успела что-то сделать, я переписываю дела на новые дни (иногда распределяю и переношу даже на другие недели и когда сделаю это дело, я возвращаюсь в начало списка или недели и вычеркиваю дело. Так я вижу сколько раз я откладывала или переносила дело. Иногда это дает интересные выводы относительно себя. Я использую ежедневник на кольцах, которые раскрываются, так я могу докладывать в него сменные блоки, выделять недели цветами бумаги или еще я делаю несколько цветных страниц для записей идей. Проживая несколько месяцев, я их анализирую и заменяю прожитые листы на новые. Плюс еще и в том, что некоторые листы с ценной инфо я могу оставить в ежедневнике и присоединить их к новым. У меня всегда заложены 15 минут на приборку какого-либо своего пространства. Если я начинаю чувствовать напряжение и раздражение по поводу того, что я живу по графику — я понимаю — мне нужно выспаться. Я планирую даже количество сна в сутки, во сколько я встаю, сколько я готовлю завтрак, ужин, дорога до дома, прием ванной (это часть моего личного времени), время за ужином, во сколько вся семья садится ужинать — это все может варьироваться по времени в зависимости от планов на день. У меня распланировано что я буду готовить на ужин каждый день и заложено время на готовку соответствующих блюд (без фанатизма — все примерно). Таким образом, мой день — это творчество, порхание между делами и вызов самой себе. Не переживайте об ограничении своей свободы, потому что скоро многие повседневные дела перерастут в привычный график и будут выполняться на автомате, требуя тем самым гораздо меньше времени, чем когда вы это все только налаживаете. Я всегда планирую грядущий день накануне вечера, грядущую неделю с пт-вс накануне. У меня всегда есть приоритеты и время. Я не планирую 200 дел длительностью 2 часа каждое на 1 день и не страдаю от того, что я не выполнила план. Если у меня появились незапланированные дела я вписываю их в список дел и пишу затраченное время на них. Я накапливаю много маленьких дел: позвонить куда-то, напомнить что- то, согласовать, записаться, спросить кого-то. И раз в неделю, я выделяю 15 минут на решение всех этих вопросов, если не могу их никому делегировать. Бывает, звонить не хочется, лень. В такие моменты я отодвигаю эмоции и пользуюсь правилом «30 секунд» — столько в среднем хватает времени, чтобы согласовать любой вопрос по телефону. В РЕЗУЛЬТАТЕ ПЛАНИРОВАНИЯ НА ДНИ/ НЕДЕЛИ / МЕСЯЦ Вы начинаете четко прослеживать куда вы тратите время и движетесь ли к своим целям или же вы движетесь в никуда или не двигаетесь вовсе. Работая со своим ежедневником досконально — грамотное и четкое планирование сэкономит вам 20% времени. Ваш день наполняется, становится результативным и предсказуемым. Вы убираете лишний стресс. Для оптимизации своего времени, например, я сделала анализ в процентах по пунктам на что я трачу свое время. Это хорошо видно из разделения на личное/рабочее/семейное в ежедневнике и теперь могу скорректировать одно в пользу другого. Также можете делать и вы, в случае, если нужно выделить время на что-то новое вы смотрите где у вас много затрачивается времени и что можно убрать. Постоянно следите за приоритетами, например, я постоянно слежу за тем, чтобы время на работу не занимало личное и семейное время, т.е. я использую планирование как инструмент контролировать свой трудоголизм. В чем еще плюс анализа потраченного времени - я могу вернуться на месяц назад и увидеть рационально ли я тратила время, что я могу делегировать и перераспределить, что можно не делать и т.д. периодически полезно Почему я планирую всю жизнь, начиная от мечты всей своей жизни и заканчивая одним днем? Потому, что каждый наш день или приближает нас к цели всей своей жизни или отодвигает все дальше. Дни могут быть осознанными или пролетать как в тумане. Из того, насколько качественно прошел день, будет состоять насколько качественно прошла наша жизнь. Можно плыть по течению и становиться с годами недовольным брюзгой, который говорит что «жизнь уже не та» или «во всем виновато правительство, не та страна или нехватка времени». Но как же быть с теми, у кого те же 24 часа в сутки и одни успевают намного и намного больше чем другие. У планирования жизни могут быть следующие цели: - разгрузить себя от лишней работы, - разгрузить себя от ненужных дел и ли найти их, - стать более собранным и организованным, перестать опаздывать, к примеру, - упорядочить свою жизнь (в жизни как и в квартире, должен быть порядок, так легче думать , и вообще жить), - научиться расставлять приоритеты, -гармонизировать все сферы своей жизни – не забывать про отдых или время с семьей. Когда вы будете исправно планировать, вы сможете увидеть перекос в своей жизни и вовремя его исправить. Также, важно не только на работе, но и в личной жизни, научиться делегировать или делиться обязанностями с близкими и родными. Распределять простые задачи на своих детей, тем самым наделяя из базовой ответственностью или делить несложные дела по дому с мужем. Каждый индивидуален, поэтому набор пунктов, над которыми нужно работать – также индивидуален. Мы работаем каждый со своей текущей ситуацией. Не оглядывайтесь на других. Вместо этого проникнитесь собой. |