реф менедж. Введение Всем известная истина Время деньги, похоже, начинает изменять свое значение. По словам одного из лучших аналитиков и практиков брэндинга Марка Гобе, время становится дороже денег
 Скачать 211.34 Kb.
|
|
РЕФЕРАТ Основные принципы тайм-менеджмента Введение Всем известная истина – «Время – деньги», похоже, начинает изменять свое значение. По словам одного из лучших аналитиков и практиков брэндинга Марка Гобе, «время становится дороже денег». И с ним трудно не согласится. Многие известные специалисты, в частности, московские, подтверждают эту истину, говоря при этом, что время – это такой специфический ресурс, который в организации стоит на одном месте с основными фондами, рабочей силой, сырьем, но оно имеет особое специфическое свойство: оно необратимо. То есть если оборудование можно купить, сырье и материалы тоже не являются редким товаром, который необходимо долго разыскивать, то потерянное время невозможно вернуть, невозможно вернуть упущенные в это время возможности, невозможно дорешать дела, если условия, в которых они решаются, поменялись. При этом специфичность времени заключается еще и в том, что каждый человек наделен им в равной мере, а именно, 1440 минут или 86400 секунд в день – не больше и не меньше. Рабочее время большинства современных руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувство того, что нехватка времени как нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто-напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию, еще более усугубляющему положение. Такая ситуация в современном обществе носит массовый характер и не только среди руководителей. Наверняка каждый человек может вспомнить немало случаев, когда в один день он должен был решить массу проблем, побывать во множестве мест, при этом он никак не мог решить, в какой очередности лучше всего все это сделать и осознание того, что невозможно сразу и быстро решить проблему распределения времени, что из-за этого можно не успеть или пропустить что-то важное, очень сильно угнетает, заставляет нервничать, портит настроение, что в конечном итоге отрицательно сказывается на самочувствии, работоспособности и уменьшает вероятность того, что все задуманное на день будет реализовано В такой ситуации единственным решением может стать только применение специальных приемов и методов, имеющих общее название тайм-менеджмент. Само слово «тайм-менеджмент» переводится с английского языка как «управление временем», однако следует заметить, что временем управлять невозможно. Действительно, каждый человек имеет строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость его течения. «Управление временем» – это просто громкое название того, что по сути своей является управление самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ, действий. Это управление по наиболее рациональному использованию времени. Данная проблема имеет большое практическое значение, как для руководителей, так и для любого человека. 1. Тайм-менеджмент как система управления временем Планирование рабочего времени так важно для успешной и эффективной деятельности любого человека. Многочисленными исследованиями не раз доказано, что проблема неэффективности рабочего процесса в большинстве случаев связана с неумением или нежеланием планировать свой рабочий день. Именно поэтому тайм-менеджменту сегодня посвящено множество книг, курсов, семинаров, публикаций, и все они ставят перед собой главную цель: научить человека грамотно управлять своим временем. Итак, что такое тайм-менеджмент и для чего необходимо планирование рабочего времени? Тайм-менеджмент (с англ. time managment) – это управление временем. Как известно, время – это исчерпаемый человеческий ресурс, которого у человека всегда ограниченное количество. Течение времени никак нельзя остановить или восполнить, поэтому остается только использовать данное нам время максимально эффективно. Тайм-менеджмент – это и есть планирование и максимально эффективное использование имеющегося времени. [1] Сама наука управления временем тайм-менеджмент возникла относительно недавно: в конце прошлого столетия. На сегодняшний день планирование рабочего времени стало уже устоявшейся практикой в большинстве учреждений развитых стран, а также все больше начинает внедряться и в принципы работы отечественных предприятий. Бытует ошибочное мнение, что планирование времени необходимо только руководителям или же только людям, которые не способны справляться с поставленными задачами. На самом деле тайм-менеджмент не помешает буквально каждому человеку: и руководителю, и его сотруднику, и работающему на себя, и ведущему свой бизнес, и инвестору, и, наконец, даже не работающему вообще. Нас же в первую очередь будет интересовать именно планирование рабочего времени руководителя, специалиста, бизнесмена, инвестора, то есть, тех людей, перед которыми ежедневно стоят определенные задачи, требующие грамотного и эффективного выполнения в поставленный срок, от точной и своевременной реализации которых зависит личный доход, активный или пассивный заработок. Практически любые действия будут более точными, более правильными, более эффективными и более успешными, если они будут тщательно спланированы. Управление временем позволяет планировать свое рабочее и личное время, тем самым, существенно повышая успешность и эффективность выполнения всех стоящих перед вами задач. Наверняка многие замечали если не за собой, то за другими постоянную «перегруженность» работой, вечное «неуспевание», вечную спешку и т.п. У таких «ничего не успевающих» людей постоянно нет времени даже на обед, они перекусывают на ходу, и традиционно остаются на работе после окончания рабочего времени еще как минимум на час-два, чтобы доделать все, что не успели на протяжении рабочего дня, либо же, если есть такая возможность, берут работу на дом. Как следствие, такие люди становятся нервными, постоянно впадают в панику, испытывают дискомфорт, часто возвращаются домой с работы «как выжатый лимон» с единственной мыслью выспаться. Они ненавидят свою работу и ходят туда только ради денег. Периодически у этих людей может наблюдаться апатия ко всему и депрессия, иногда они могут привести даже к серьезным психическим расстройствам. Если спросить такого человека, что мешает ему возвращаться с работы вовремя, наверняка он начнет обвинять в этом начальника-тирана, который вешает на него все, что только можно. Часто это даже, действительно, правда. Но мало кто признается (в первую очередь – себе) в том, что не умеет грамотно и эффективно управлять своим временем, не использует тайм-менеджмент в своей повседневной практике. А ведь это тоже является очень важной причиной возникновения подобных ситуаций. Планирование рабочего времени является, на мой взгляд, оптимальным способом выхода из состояния «ничего не успеваю» и повышения эффективности своего рабочего процесса. Чтобы убедиться в этом, просто посмотрите по сторонам: наверняка в вашем окружении (коллективе) есть человек, который за то же время успевает сделать больше дел, чем вы, при этом успевает вовремя обедать, отдыхать, уходить с работы, никогда не носится, как сумасшедший, но работает гораздо эффективнее. Такой человек ведет более грамотное управление временем, даже если он не задумывается об этом, и это происходит автоматически. В данном случае он должен являться для вас хорошим примером для подражания. Тайм-менеджмент позволяет существенно увеличить личную производительность труда, грамотно разделить все задачи на первоочередные и менее важные, высвободить больше времени за счет исключения абсолютно ненужных дел. Когда человек ведет четкое планирование рабочего времени, у него исчезает вся ненужная спешка, суета, появляется свободное время для личных нужд. Исследования показывают, что люди, хорошо освоившие тайм-менеджмент, способны высвободить целую треть времени, в то время как раньше им его просто не хватало! Что необходимо делать, чтобы освоить тайм-менеджмент, с чего начать управление временем? Необходимо отметить, что научиться планированию рабочего времени через силу очень сложно. Например, очень часто начальники стараются насильно заставить своих подчиненных планировать свой рабочий день, принуждают их заполнять всевозможные органайзеры, вести учет своего рабочего времени, что вызывает у сотрудников только еще больший негатив, а к этим задачам они пытаются подойти формально, воспринимая их, как очередную лишнюю нагрузку. Поэтому, чтобы освоить тайм-менеджмент, необходимо, прежде всего, это захотеть. Управление временем включает в себя 4 основных задачи: Планирование рабочего дня. Оптимизация рабочего времени. Учет рабочего времени. Самомотивация. К элементам тайм-менеджмента относятся: Анализ – это такой процесс, который позволяет выявить нерациональное использование рабочего времени, его причины, а также вычленить из всех причин основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени. Постановка целей – необходимый этап в тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие методы управления временем следует применять, а какие применять не следует. Планирование – это такой процесс, в ходе которого осуществляется составление перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени. Планирование рабочего времени имеет некоторые свои специфические особенности. Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины были выявлены и необходимо ликвидировать их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом случае. Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру и применять его следует, не исключая никаких его элементов. Применение тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески подходить к его использованию. Таким образом, чтобы научиться планированию рабочего времени, необходимо постепенно освоить все эти важнейшие составляющие тайм-менеджмента. Управлению временем, как и управлению личными финансами, нельзя научиться мгновенно. Грамотное планирование рабочего времени требует определенной пошаговой подготовки, не только теоретического, но и практического характера. 2. Причины дефицита времени Можно выделить большое количество различных факторов, приводящих к потерям времени. Часть из этих факторов являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель имеет возможность повлиять или хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих факторов. Рассмотрим эти группы факторов. К первой группе отнесем те факторы, которые являются следствием неграмотных действий руководителя. К ним относятся бесплановость работы, плохо налаженный в организации обмен информацией, отсутствие четкого распределения работ по степени их важности, выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными, слабая мотивация труда. Руководитель может выявить эти факторы и попытаться их устранить каким-либо образом. Рассмотрим эти факторы: Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации. Бесплановость работы ведет к постоянным перерывам для различного рода «уточнений», разъяснений, необходимых для дальнейшей работы различных отделов, подразделений и отдельных работников. При этом отвлекаются не только те, кто обращается за информацией, но и те, к кому обращаются за информацией. Плохо налаженный в организации обмен информацией. Передавая информацию, любой человек всегда уверен, что ее получатель полностью осознает и понимает ее смысл, однако это не всегда так. Каждый имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную информацию. Далеко не все современные руководители решили эту задачу для себя и своих сотрудников и ввели на своих фирмах унифицированную систему приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения. Также примером отсутствия стандартов передачи информации может служить отсутствие единого стандарта объяснения клиенту по телефону местоположения организации – «каждый объясняет, как может». Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. Это зачастую приводит к тому, что руководитель сначала делает дела, которые на самом деле не имеют большого значения. При этом на них расходуется значительное время, необходимое для решения действительно важных проблем. Выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными. Чаще всего руководитель выполняет подобные задачи в случае, если он не доверяет подчиненным, считая, что они смогут выполнить данную задачу так же качественно, как и он, сам, то есть речь идет об отсутствии уверенности в должной квалификации сотрудников организации. В качестве примера можно привести прием клиентов именно менеджером, а не наделение какого-либо сотрудника полномочиями работы с клиентами, личный разбор почты, а не поручение секретарю сортировки входящей корреспонденции. Слабая мотивация труда. Слабая мотивация труда приводит к низкой производительности труда, в большей степени это касается не руководителя организации, а его подчиненных, однако на предприятии эта проблемы может иметь место и низкая производительность труда будет вести к дефициту времени. Ко второй группе отнесем факторы, которые, которые не зависят от руководителя. Это работа с корреспонденцией, большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени, а также «воры времени». Руководитель не может избавиться от этих факторов и может лишь попытаться максимально уменьшить их влияние на потери времени. Рассмотрим эти факторы: Работа с корреспонденцией. Исследования свидетельствуют, что 20 – 30% своего времени руководитель тратит на разбор корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых лишь 30 по настоящему нужны. Подсчитано, что в деловой переписке объем ненужных сведений доходит до 15–20%, а по всем каналам из внутренних источников сведений поступает на 30%, а из внешних – на 40%. Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. Примерами могут служить такие дела, как оформление помещений, в которых проводится ремонт, выбор мебели, необходимость лично проверять различные параметры деятельности организации, зачастую это связано с некомпетентностью подчиненных или нежелание их брать на себя ответственность, когда они сами обращаются к руководителю с «просьбами помочь». «Воры времени». «Воры времени» – это непредвиденные дела, большинство из которых требуют срочного решения и не могут быть перепоручены подчиненным. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел. Существует много различных видов «воров времени»: – телефонные звонки; – заглядывающие к нам люди; – проблемы с компьютерным оборудованием; – изменение очередности работ, навязываемое коллегами; – недостаток организационного планирования; – неумение слушать других людей; – неудовлетворительная организационная структура; – исправление ошибок, которых можно было бы избежать; – нерешительность в деловых вопросах; – плохо организованные и скоординированные собрания; – отвлекающие факторы на рабочем месте; – чрезмерная офисная бюрократия; – бесполезные дискуссии о своей работе и работе других. К третьей группе отнесем факторы, которые непосредственно зависят от личности руководителя. Это постоянная спешка, постоянные доработки дома, суетливость. Чтобы снизить влияние этих факторов на рабочее время руководитель должен постараться измениться, иначе, эти факторы не позволят рационально использовать ему свое рабочее время. На мой взгляд, это самая серьезная группа факторов, так как чтобы эффективно управлять своим мнением, необходимо сначала измениться самому, а потом уже пытаться изменить окружающую действительность, а изменить самого себя – это очень тяжело, особенно человеку, который уже видит себя независимым, грамотным и зрелым во всех отношениях. Рассмотрим эти факторы: Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи. Постоянные доработки дома. Постоянные доработки дома порождают замкнутый круг, когда человек не успевает в рабочее время выполнить свои дела и решить все проблемы, в итоге он вынужден решать их дома за счет своего свободного времени, отдыха и личной жизни. Человек не имеет возможность полноценно жить, отдыхать и в результате у него снижается работоспособность, что приводит к недоработкам и снова к необходимости дорабатывать дома. Этот замкнутый круг является следствием неправильно организованного рабочего времени, и разрушить его бывает очень даже тяжело. Суетливость. Суетливость является результатом плохой организации рабочего дня, она также зависит от импульсивности и особенностей человека. Суетливому человеку тяжело выбрать, а какое дело взяться, он часто «мечется» между двумя делами. 3. Методы и принципы тайм-менеджмента менеджмент управление планирование Основные методы (правила, инструменты, приемы, технологии, принципы) тайм-менеджмента, на которые следует ориентироваться, начиная постигать эту интересную и нужную науку. Принципы тайм-менеджмента Принцип 1. Планирование времени. Планирование рабочего времени – это, пожалуй, самое главное правило тайм-менеджмента. А в идеале планировать необходимо не только рабочее, но и личное время, причем последнее – иногда даже предпочтительнее. Любой успешный человек управляет своим временем, иначе он просто бы не смог добиться успеха. Планирование является неотъемлемой составляющей успеха и финансовой независимости. Планирование рабочего времени можно осуществлять двумя способами: – На бумаге (в блокноте, органайзере); – В электронном виде (в компьютерном или мобильном органайзере). Вариант «в уме» не подойдет, особенно на начальной стадии освоения приемов тайм-менеджмента, поскольку, если человек не записывает свои задачи, он подсознательно уже не отвечает перед собой за их выполнение. Управление временем следует осуществлять в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективе (то есть, ставить себе цели на день, на неделю, на месяц, на год). Начинать планирование рабочего времени лучше всего с краткосрочных периодов: с вечера составлять себе план действий на следующий день, затем с утра действовать согласно намеченному плану, вечером анализировать его выполнение и планировать следующий день. Исследования показывают, что планирование рабочего времени уже с первых дней повышает эффективность и производительность труда на 25%! Принцип 2. Борьба с пожирателями времени. Этой второй важнейший инструмент тайм-менеджмента, и внедрять его в повседневную жизнь необходимо на самых первых этапах использования принципов управления временем. У каждого человека имеются свои пожиратели времени – те факторы, которые не приносят никакой пользы, но при этом отнимают существенное количество часов, дней и даже лет его жизни. Сейчас чаще всего это социальные сети, Интернет, компьютерные игры, телевизор, для кого-то – болтовня по телефону, кофепитие, курение и т.д. Применяя правила тайм-менеджмента, следует стремиться сразу же исключать из своего рабочего процесса всех пожирателей времени. Одно интересное исследование показывает, что на выработку полезной привычки у человека уходит 66 дней, таким образом, вам придется помучиться чуть более двух месяцев, а затем вы автоматически потеряете интерес к пожирателям времени. Чтобы выявить все негативные факторы, крадущие у вас бесценное время, записывайте их по мере обнаружения на отдельном листе. Уверяю, что список получится немаленький! Принцип 3. Расстановка приоритетов. Еще один важнейший принцип тайм-менеджмента – умение правильно расставлять приоритеты. Лучше всего разделять все задачи, стоящие перед вами, по двум принципам: срочность и важность. Затем, планируя свой рабочий день, в первую очередь вписывать в план важные и срочные дела, затем срочные и не очень важные, затем важные и не очень срочные и так далее, по мере убывания срочности и важности. Нечто подобное я уже предлагал, говоря об оптимизации личных расходов, можете использовать ту же таблицу, только назовите ее «планирование рабочего времени». Как видите, управление временем во многом схоже с управлением личными финансами, в чем нет ничего удивительного, ведь, как известно, время – деньги. На мой взгляд, нельзя переходить к менее важным и менее срочным делам, пока вы не закончили более важные и более срочные. Очень многие приемы тайм-менеджмента основаны на принципе грамотной расстановки приоритетов. Принцип 4. Правило Парето 20/80. Существует так называемый Закон Парето, который говорит о том, что 20% процентов действий приносят 80% результата, и, наоборот, 80% затраченных усилий приносят лишь 20% результата. В полной мере его можно применить и к управлению временем. Сущность этого метода тайм-менеджмента заключается в том, что необходимо уметь отфильтровывать ненужные и малоэффективные задачи и действия, которых, согласно правилу Парето, аж 80%, и концентрировать свое внимание и усилие на тех 20%, которые способны обеспечить максимально эффективный результат. Не стоит забивать свой мозг ненужной информацией, а свой ежедневник – бесполезными задачами. Учитесь выделять самое важное, и успех будет вам обеспечен. Принцип 5. От сложного к простому. Обычно, вероятно, вы слышите обратный принцип, но один из методов тайм-менеджмента звучит именно так. Он означает, что при планировании рабочего времени наиболее сложные задачи необходимо ставить на начало дня, а затем двигаться к концу дня по мере убывания сложности. Дело в том, что первоначально у человека больше сил, и он быстрее и легче справится со сложными задачами, в то время как если, наоборот, оставить их «на закуску», то, скорее всего, они вообще не будут выполнены и перенесутся на следующий день, что недопустимо. Принцип 6. Не делать много дел одновременно. Наверняка все вы знаете старинную русскую поговорку «За двумя зайцами погонишься – ни одного не поймаешь». В полной мере ее можно отнести и к управлению временем. Данный принцип тайм-менеджмента говорит о том, что нельзя начинать новое дело (а тем более – несколько), не закончив старое. Конечно, это не относится к тем ситуациям, когда выполнение одного задания требует длительных простоев в работе (например, ожидания ответа от партнеров и т.д.). Если вы будете одновременно хвататься за несколько дел – это существенно снизит качество их выполнения, и увеличит общее время вашей работы в сравнении с выполнением всех заданий по очередности. Принцип 7. Начните планировать рабочий день с обеда и отдыха. Это правило тайм-менеджмента – и есть тот самый случай, когда необходимо в первую очередь позаботиться о личном времени, а потом уже о работе. Почему это важно? Потому что без полноценного отдыха, обеда по расписанию, перерывов в работе, эффективность труда очень существенно упадет. Этого нельзя допускать, поэтому планирование рабочего времени следует начинать с перерыва на обед и небольших перерывов в работе для отдыха (например, 5 минут каждый час или 10 минут раз в два часа). Понятно, что перегибать палку со свободным временем не стоит. Важно отметить, что выделенное время для отдыха категорически нельзя тратить на пожирателей времени (социальные сети и т.д.). В это время вы должны просто отдыхать, то есть, ничего не делать, или принимать пищу, если это обеденное время. В противном случае вы не сможете полноценно отдохнуть, что негативно отразится на результатах вашей дальнейшей работы. Принцип 8. Соблюдайте чистоту на рабочем месте. На первый взгляд этот принцип сложно отнести к управлению временем, однако он тоже является одним из методов тайм-менеджмента. Дело в том, что беспорядок и некомфортная рабочая обстановка существенно снижают эффективность рабочего процесса, поскольку попросту отвлекают внимание и отнимают больше времени, для того чтобы найти нужную записку на столе или нужный файл на компьютере. Вы никогда не увидите успешного человека, работающего посреди кучи хлама. У преуспевающего бизнесмена или просто эффективного сотрудника всегда чистый стол, а файлы в компьютере упорядочены по папкам. Принцип 9. Сложную задачу разбивайте на простые. Наиболее эффективный инструмент тайм-менеджмента для решения задач, которые кажутся непреодолимыми – разбитие их на несколько более простых и реально выполнимых. Любая сложная и самая невыполнимая задача решается путем деления ее на мелкие подзадачи, каждую из которых по-отдельности выполнить намного проще. Принцип 10. Мотивируйте себя. Это важнейшее правило тайм-менеджмента, которым я хочу завершить сегодняшнюю публикацию. Внутренняя мотивация (или самомотивация) – это тот важнейший фактор, который позволит вам работать и использовать свое время более эффективно и с большей отдачей. Если у вас нет мотивации, все остальные методы тайм-менеджмента будут работать гораздо менее эффективно, чем при ее наличии. Заключение Планируя и выполняя любую работу, думайте в первую очередь о результатах, которые она вам принесет. Пусть это будет ваш заработок, а еще лучше – те финансовые цели, на достижение которых вы планируете его израсходовать. Я уверена, что каждый сможет почувствовать на себе, что внутренняя мотивация позволяет вести гораздо более эффективное управление временем. Тайм-менеджмент – это совокупность знаний, имеющих огромное как экономическое значение, так и значение личное. Экономическое значение заключается в том, что за счет рационального использования времени возможно значительное повышение производительности труда как отдельного человека, так и всего коллектива в целом. Личное же значение заключается в том, что он позволяет человеку обрести значительное количество свободного времени, которое будет позволять ощущать себя свободным, уделять больше внимания своему отдыху, здоровью и личной жизни. В заключение хочу добавить, что в управлении временем важен, прежде всего, практический опыт. Все перечисленные инструменты, технологии, приемы, правила, принципы, методы тайм-менеджмента дадут свой эффект только тогда, когда вы начнете применять их в своей повседневной практике, поэтому не стоит откладывать это дело в долгий ящик. Список использованных источников 1. http://fingeniy.com/tajm-menedzhment-upravlenie-vremenem/ 2. http://fingeniy.com/metody-i-principy-tajm-menedzhmenta/ 3. Архангельский Г. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы, учебное пособие / Г. Архангельский. – М.: АиСТ-М, 2003. – 231 с. 4. Гамидуллаев Б.Н. Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием [Текст]: учебное пособие / Б.Н. Гамидуллаев. – Пенза, 1997 – 301 с. |