Деловые коммуникации. Деловые коммун. Реферат. Языковые формулы официальных документов
 Скачать 88 Kb.
|
|
Реферат дисциплина «Деловые коммуникации» Тема: «Языковые формулы официальных документов» СОДЕРЖАНИЕ Введение 3 1. Языковые особенности официально-делового стиля 4 2. Языковые формулы официальных документов 9 Заключение 15 Список литературы 16 Введение Языковые формулы – это устойчивые (шаблонные, стандартные) языковые обороты, используемые в неизменном виде. Наличие их в деловой речи – следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. Задача составителя текста упрощается благодаря возможности выбора готовой формулы «сообщаем, что…», «считаем целесообразным…», «просим Вас рассмотреть вопрос о…», в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, свою точку зрения. Помимо выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например, в гарантийном письме: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…», в письме-претензии: «…в противном случае дело будет передано в арбитражный суд». Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращая время на подготовку текста и его восприятие. Целью реферата является изучение языковых формул официальных документов. Для написания данной работы были использованы труды следующих авторов: Введенской Л.А., Кузина Ф.А., Зверевой Е.Н. 1. Языковые особенности официально-делового стиля Официально-деловой стиль считается одной из самых древних функциональных разновидностей литературной речи. Он сыграл важную роль в становлении русского национального языка. Официально-деловой стиль связан с административно-правовой сферой деятельности и официально-деловыми отношениями. Этот стиль относится к социально значимым функциональным разновидностям литературного языка. Он удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государством и организациями, членами общества в официальной сфере общения. Общими стилевыми чертами официально-деловой речи являются: 1) точность изложения, не допускающая возможности инотолкования; 2) сжатость изложения; 3) стереотипность, стандартность изложения; 4) долженствующе-предписывающий характер изложения. Кроме того, специалисты отмечают такие черты официально-делового стиля, как официальность, строгость выражения мысли, а также объективность и логичность, которые свойственны научной речи. Названные черты официально-делового стиля отражаются не только в системе языковых средств, но и в неязыковых способах оформления конкретных текстов: в композиции, рубрикации, выделении абзацев, т.е. в стандартизованном оформлении многих деловых документов1. Языковые особенности официально-делового стиля Систему официально-делового стиля составляют языковые средства трех типов: 1) имеющие соответствующую функционально-стилевую окраску (лексика и фразеология), например: истец, ответчик, протокол, должностная инструкция, поставка, предоплата, удостоверение личности и др.; 2) нейтральные, межстилевые, а также общекнижные языковые; 3) языковые средства, нейтральные по своей стилистической окраске, но по степени употребительности в официально-деловом стиле ставшие его “приметой”, например: ставить вопрос, выразить свое несогласие. Большинство глаголов, употребляемых в официально-деловой речи, – это глаголы предписания или долженствования: запретить, разрешить, обязать, указать, назначить и т.п. С предписывающей функцией официально-деловых текстов связано частое употребление глаголов в форме инфинитива. Глагольная форма обозначает не постоянное или обычное действие, а действие, которое законом предписывается произвести в определенных условиях, например: Гражданам Российской Федерации гарантируется право на свободу волеизъявления. В официально-деловом стиле при назывании лица чаще всего употребляются имена существительные, обозначающие лицо по признаку действия или отношения, что призвано точно обозначить “роли” участников ситуации: истец, ответчик, заявитель, квартиросъемщик, наниматель, исполнитель, опекун, усыновитель, свидетель и т.д. Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в форме мужского рода и в том случае, когда они относятся к лицам женского пола: работник юстиции Петрова, адвокат Степанова. Для деловой речи характерно использование отглагольных существительных и причастий: прибытие транспорта, предъявление претензий, обслуживание населения, пополнение бюджета; данный, указанный, назначенный1. В официально-деловом стиле наблюдается тенденция к сокращению числа значений слов, однозначности используемых слов и словосочетаний, стремление к терминологизации речи. В текстах данного стиля даются точные определения либо пояснения используемых терминов (терминологических сочетаний) в том случае, если они не являются общеупотребительными, например: Недопоставка вызвана форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло подъездные пути). Многие слова официально-делового стиля имеют антонимические пары, например: действие – бездействие, оправдательный – обвинительный, правовой – противоправный. Синонимы употребляются редко и, как правило, принадлежат одному стилю: снабжение = поставка = обеспечение; платежеспособность = кредитоспособность; износ = амортизация; ассигнование = субсидирование и др. Типичными для делового языка являются сложные слова, образованные от двух и более слов: квартиросъемщик, работодатель, материально-технический, ремонтно-эксплуатационный, нижеуказанный, вышеназванный и т.п. Употребление таких слов объясняется стремлением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования. Этой же цели служат устойчивые сочетания типа: пункт назначения, налоговая декларация, акционерное общество, жилищный кооператив и др. Однотипность подобных словосочетаний и их частая повторяемость приводят к клишированности используемых языковых средств, что придает текстам официально-делового стиля стандартизованный характер. Официально-деловая речь отражает не индивидуальный, а социальный опыт. Вследствие этого лексика данного стиля отличается обобщенностью значений, т.е. на первый план выдвинуто типичное в ущерб индивидуальному, своеобразному, конкретному. Для официального документа важна юридическая сущность, поэтому предпочтение отдается родовым понятиям, например: прибыть (а не приехать, прилететь, прийти), транспортное средство (а не автобус, самолет, поезд), населенный пункт (а не город, деревня, поселок) и т.д. Синтаксические конструкции официально-делового стиля содержат словосочетания, включающие сложные отымённые предлоги: в части, по линии, на предмет, во избежание, а также сочетания с предлогом по и предложным падежом, выражающие временное значение: по возвращении, по достижении. Деловой речи свойственны безличность изложения, отсутствие оценочности, беспристрастная констатация, изложение фактов в логической последовательности. Поэтому 1-е лицо допустимо только в ограниченном числе ситуаций, когда устанавливаются правовые отношения между частными лицами и организацией или государством, например, при оформлении различного рода доверенностей, заключении трудового соглашения и т.п. Таким образом, текстам официально-делового стиля свойственны специфические языковые особенности. Для лексики этого стиля типичны: – использование специальной терминологии (юридической, административной, дипломатической и др.): санкция, постановление, персона нон грата и др.; – использование канцеляризмов: заслушать доклад, зачитать протокол, огласить решение, исходящий номер и др.; – наличие штампов: довести до сведения, в текущем году, в целях исправления, иметь место и др.; – употребление сложносокращенных слов, аббревиатур: спецназ, ООН, СНГ и др. На морфологическом уровне специфику текстов официально-делового стиля определяют: – преобладание отглагольных существительных: оформление, заключение, регулирование, решение и др.; – активное использование инфинитивов, форм настоящего времени в значении предписания: обязать, установить; обеспечивается, гарантируется и др.; – частое употребление отыменных предлогов, сложных союзов, устойчивых сочетаний, связывающих части сложного предложения: в силу, в целях, за счет; вследствие того что, ввиду того что; по той причине, что..., с тем условием, что... Синтаксис характеризуется: использованием номинативных предложений, осложненных обособленными оборотами и рядами однородных членов; употреблением условных конструкций, особенно в различного рода инструкциях; преобладанием прямого порядка слов в предложении. Официально-деловой стиль, наряду с научным и публицистическим, относится к группе книжных стилей речи, поэтому основная форма использования этого стиля письменная, хотя некоторые жанры официально-делового стиля существуют и в устной форме. Официально-деловой стиль употребляется в текстах разнообразных жанров, которые объединяются в подсистемы. Вопрос о дифференциации официально-делового стиля окончательно не решен. В научной литературе обычно выделяются следующие подстили: законодательный, юрисдикционный, административный (собственно административный и административно-коммерческий), дипломатический. Законодательный подстиль связан с деятельностью высших органов государственной власти. Основные жанры этого подстиля – конституция, законы, указы, постановления, нормативные акты. Юрисдикционный подстиль регулирует речевую деятельность в практике правоохранительных органов. Основные жанры этого подстиля: письменные – обвинительное заключение, приговор, судебное решение, постановление об аресте, разрешение на обыск, процессуальные акты, протоколы; кассационная жалоба, кассационный протест; устные – опросы, допросы, показания, судебные речи, консультации на приемах граждан. Административный подстиль регламентирует различные виды делового общения в системе управления: указания исполнительных органов, делопроизводство отдельных учреждений и организаций, деловую переписку, взаимоотношения граждан и т.п. Административные тексты: письменные – устав, учредительный договор, приказ, распоряжение, решение, должностная инструкция, заявление; устные – выступления и доклады на собраниях, совещаниях, заседаниях, телефонные разговоры. Административно-коммерческие тексты: письменные – контракт, договор, коммерческие письма, платежное поручение, чек, аккредитивы, кредитная карточка, акт, ордер, отчет, квитанция, накладная, сертификат соответствия; устные – коммерческие переговоры, торги, речи на приемах и презентациях, выступление-презентация. Дипломатический подстиль обслуживает государственные международные отношения. Основные жанры этого подстиля: декларация, коммюнике, меморандум, нота, заявление, международный договор, конвенция и др. В некоторых текстах этого подстиля допускается использование эмоционально-экспрессивной лексики и образной фразеологии1. 2. Языковые формулы официальных документов Особенность языка и стиля официальных бумаг – использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. За многолетнюю практику деловой переписки сложились языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания, формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т.д. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру, упрощает процедуру создания официальной бумаги. Начало документа, как правило, представляет собой изложение побудительных мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чем говорится в основной части текста. Приведенные ниже примеры представляют собой наиболее распространенное начало стандартного делового письма. Языковые формулы, выражающие мотив создания документа В подтверждение нашей договоренности... В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем)... В соответствии с письмом заказчика... В порядке оказания помощи прошу Вас... В ответ на Ваш запрос сообщаем... Ссылаясь на Ваш запрос от... Согласно постановлению Правительства... На основании нашего телефонного разговора... Языковые формулы, выражающие причину создания документа Ввиду задержки получения груза... По причине задержки оплаты... В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями... В связи с нарушением срока поставки... Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на... Учитывая увеличение спроса на продукцию... Ввиду особых обстоятельств... В связи с завершением работ по... В связи с проведением совместных работ... Языковые формулы, выражающие цель создания документа В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес... В целях увеличения товарооборота... В целях упорядочения работы структурных подразделений института... В целях расширения спектра образовательной деятельности университета... Во исполнение постановления ученого совета университета... Во избежание конфликтных ситуаций... Для согласования спорных вопросов...Для согласования вопросов участия... С целью ознакомления с... просим выслать... Главная информация документа излагается с помощью глагольных конструкций, ключевое слово которых – глагол-действие – позволяет автору достигнуть своей цели. При этом ключевые слова не только выражают смысловые аспекты сообщаемого, но и определяют тональность сообщения. Выделяют следующие типы речевых действий письменного делового общения: сообщение: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем; предложение: предлагаем; просьба, требование, распоряжение: прошу, просим, настаиваем, приказываю, постановляю; подтверждение, заявление: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем; обещание: заверяем, обязуемся, гарантируем; напоминание, предупреждение: напоминаем; отказ: вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу, не располагаем возможностью удовлетворить Вашу просьбу; выражение отношения (формулы этикета): с сожалением сообщаем, приносим извинения, выражаем признательность, благодарим, желаем успехов, выражаем соболезнование. Как уже отмечалось, функцию ключевых слов, выражающих то или иное речевое действие, выполняют глаголы. Они могут употребляться в форме третьего лица единственного числа, если называют действия, совершаемые от имени всей организации (Комиссия по правам человека при Президенте Российской Федерации предлагает...; ООО “Новый век” гарантирует...) и третьего лица множественного числа (Администрация и профсоюзный комитет университета представляют...). Если автор документа – физическое лицо, то действия передаются от первого лица единственного числа (прошу сообщить...; предлагаю провести...; довожу до Вашего сведения...) и от первого лица множественного числа (приглашаем Вас...; рады сообщить Вам...). Чаще других в текстах документов встречается глагол просить. Он включается в тексты разных типов документов (заявление, служебная записка, жалоба, письмо-просьба, письмо-предложение, письмо-приглашение, письмо-требование, запрос, напоминание и т.д.) (Колтунова М.В. Деловое письмо: что нужно знать составителю. С. 30-31): Прошу выделить мне путевку... Прошу разрешить перенос сроков проведения учебно-производственной практики... Прошу пресечь неправомочные действия коменданта общежития... Просим выслать каталоги Ваших новых изделий... Просим немедленно погасить задолженность за 200... г. Такую употребительность и многофункциональность глагола просить специалисты объясняют этикетными требованиями к языку деловых бумаг и психологическими законами делового общения – всегда легче выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа или указания. Языковые формулы, выражающие просьбу, требование, распоряжение Прошу рассмотреть возможность... Прошу изыскать для нужд организации... Обращаемся к Вам с просьбой... Прошу Вас направить в мой адрес... Убедительно прошу решить вопрос о... Настаиваем на соблюдении всех условий настоящего договора... Приказываю создать комиссию в составе... Языковые формулы, выражающие напоминание, предупреждение Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает... Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны... Организация уведомляет Вас о том, что... Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что... Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о... Взятые организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу с... Языковые формулы, выражающие предложение По Вашей просьбе предоставляем Вам информацию... В ответ на Ваш запрос на... мы предлагаем Вам... Благодарим Вас за просьбу дать предложение... Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем поставить Вам... Языковые формулы, выражающие отказ от предложения К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку... Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как... Организация не имеет возможности выполнить данную задачу из-за отсутствия... Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам:... Несмотря на предпринятые нами усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с... Языковые формулы, выражающие распоряжение, приказ Назначить на должность начальника отдела легкой промышленности... Обязать руководителей всех подразделений института... Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на... Назначить расследование по факту... Изыскать дополнительные возможности для... Утвердить Временное положение об Институте современных технологий управления... Языковые формулы, выражающие сообщение, уведомление Сообщаем, что... Извещаем Вас о том, что... Ставим Вас в известность, что... Считаем необходимым поставить Вас в известность о... Докладываю о... Довожу до Вашего сведения, что... Организация извещает о... Нам приятно сообщить (Вам), что... Языковые формулы, выражающие обещание, гарантии Гарантируем, что... Безопасность гарантируется. Конфиденциальность информации обеспечена. Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки. Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии)... Помимо языковых формул и синтаксических конструкций, отражающих те или иные ситуации делового общения, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся в официально-деловом стиле: наименее сложный; наиболее важный; наилучший результат; оказать помощь; произвести проверку; руководство считает возможным; организация не возражает; обеспечить выполнение; создать необходимые условия; оптимальное решение; вероятные сроки; подтвердить получение; сообщить данные; подготовить к отправке; в дополнение к вышеуказанному и т.д1. Заключение Официально-деловой стиль считается одной из самых древних функциональных разновидностей литературной речи. Он сыграл важную роль в становлении русского национального языка. Систему официально-делового стиля составляют языковые средства трех типов: 1) имеющие соответствующую функционально-стилевую окраску (лексика и фразеология), например: истец, ответчик, протокол, должностная инструкция, поставка, предоплата, удостоверение личности и др.; 2) нейтральные, межстилевые, а также общекнижные языковые; 3) языковые средства, нейтральные по своей стилистической окраске, но по степени употребительности в официально-деловом стиле ставшие его “приметой”, например: ставить вопрос, выразить свое несогласие. Особенность языка и стиля официальных бумаг – использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. За многолетнюю практику деловой переписки сложились языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания, формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т.д. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру, упрощает процедуру создания официальной бумаги. Список литературы Введенская Л.А., Черкасова М.Н. Русский язык и культура речи. - М.: Наука, 2017. - 384с. Введенская Л.А. Культура речи государственного служащего. – Р-н-Д.: Феникс, 2016. – 251 с. Голованова Д., Михайлова Е. Русский язык и культура речи. Краткий курс. – М.: Олма Пресс, 2016. - 144 с. Зверева Е.Н. Основы культуры речи: Теоретический курс. – М.: Центр ЕАОИ, 2017. – 219 с. Коршунова Л.Н. Документирование управленческой деятельности. – Р-н-Д: Феникс, 2017. – 315 с. Красивова А.Н. Деловой русский язык. – М.: Профф Пресс, 2016. - С.56-58. Кузин Ф. А. Культура делового общения: практическое пособие для бизнесменов. – М.: Юнити Дана, 2017. – 315 с. Организация работы с документами: Учебник для вузов. – М., Высшая школа, 2015. – 230 с. Рахманин Л. В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. – М., «Высшая школа», 2016. – 351 с. Розенталь Д. Э., Голуб И. Б. Секреты стилистики. Правила хорошей речи. – М., Рольф, 2015. – 312 с. Русский язык и культура речи / Под ред. В. Д. Черняк. – СПб, Изд-во РГПУ им. А. И. Герцена, 2016. – 280 с. 1 Кузин Ф. А. Культура делового общения: практическое пособие для бизнесменов. – М.: Юнити Дана, 2017. – 315 с. 1 Зверева Е.Н. Основы культуры речи: Теоретический курс. – М.: Центр ЕАОИ, 2017. – 219 с. 1 Введенская Л.А. Культура речи государственного служащего. – Р-н-Д.: Феникс, 2016. – 251 с. 1 Введенская Л.А. Культура речи государственного служащего. – Р-н-Д.: Феникс, 2016. – 251 с. |