Практические занятия 3 Word (1). Создание деловых документов в ms worde, редактирование
 Скачать 0.7 Mb.
|
|
Практическое занятие 3.1 Тема: Создание деловых документов в MS Worde, редактирование документов Цель занятия. Выработка практических навыков по формированию и редактирования документов для создания деловых документов в MS Worde Оборудование: компьютер Проверка теоретических знаний студента: 1.Перечислите основные назначения программы Microsoft Office Word? 2.Назовите основные элементы интерфейса программы. 4.Ответьте, почему некоторые слова Word подчеркивает либо красной, либо зеленой волнистой линией? 5.Перечислите основные панели текстового редактора. 1. Назовите последовательность выполнения работ при: - обтекание текста вокруг графического объекта; - автоматического добавления или изменения автофигуры; -изменение размеров и обрезка графического объекта; -добавлении границы или линии к графическому объекту; -выбор заливки для графического объекта; -изменение цвета заливки графического объекта. Инструктаж по порядку выполнения заданий по практическому занятию: Для выполнения заданий следует установить параметры страницы (размер бумаги — А4; ориентация — книжная; поля: левое — 3 см, правое — 1,5 см, верхнее —3 см, нижнее — 1,5 см), используя вкладку Разметка страниц/ Параметры страницы (вкладки Поля и Размер бумаги). Межстрочный интервал — полуторный, выравнивание — по центру, используя вкладку Главная /Абзац (вкладка Отступы и интервалы) Порядок выполнения заданий практического занятия: Созданную работу следует сохранить в своей папке на рабочем столе. Задание 1. Оформить приглашение по образцу. 4. Наберите текст, приведенный ниже (текст можно изменить и дополнить). В процессе набора текста меняйте начертание, размер шрифта (для заголовка — 14 пт.; для основного текста — 12 пт., типы выравнивания абзаца — по центру, по ширине, по правому краю). Образец задания ПРИГЛАШЕНИЕ Уважаемый господин Иванов Алексей Сергеевич Приглашаем Вас на научную конференцию «Информатизация современного общества». Конференция состоится 20 ноября 20…. г. в 12.00 в конференц-зале Технологического колледжа. Ученый секретарь С.Д.Петрова 5.Заключите текст приглашения в рамку и произведите цветовую заливку. Для этого: -выделите весь текст приглашения -выберите вкладку Разметка страниц/ Фон страницы/Границы страницы; -на вкладке Поля установите параметры границ: тип — рамка; ширина линии — 3 пт.; применить — к абзацу; цвет линии — по вашему усмотрению; -на вкладке Источник бумаги выберите цвет заливки; -укажите условие применения заливки — применить к абзацу; -нажмите кнопку ОК. 6.Вставьте рисунок в текст приглашения (Вставка/Иллюстрации/Клип); задайте положение текста относительно рисунка — «Вокруг рамки» (правая клавиша мыши /Формат рисунка / Вокруг рамки /Вокруг рамки). Задание 2. Оформить докладную записку по образцу. Верхнюю часть докладной записки оформляйте в виде таблицы (2 столбца и 1 строка; тип линий — нет границ). Этот прием оформления позволит выполнить разное выравнивание в ячейках таблицы: в левой ячейке — по левому краю, в правой — по центру. Образец задания Сектор аналитики и экспертизы Директору Центра Н.С. Петрову Докладная записка Сектор не может завершить в установленные сроки экспертизу проекта маркетингового исследования фирмы «Астра-Н» в связи с отсутствием полных сведений о финансовом состоянии фирмы. Прошу дать указания сектору технической документации предоставить полные сведения по данной фирме. Приложение: протокол о некомплектности технической документации фирмы «Астра-Н». Руководитель сектора аналитики и экспертизы (подпись) В. П. Спелов 03.11.20.. Задание 3. Оформить рекламное письмо по образцу. Верхнюю часть рекламного письма оформляйте в виде таблицы (3 столбца и 2 строки; тип линий — нет границ, кроме разделительной линии между строками). Произведите выравнивание в ячейках таблицы: первая строка — по центру, вторая строка — по левому краю. Образец задания МЕЖДУНАРОДНЫЙ ИНСТИТУТ «РАБОТА И УПРАВЛЕНИЕ» INTERNATIONAL INSTITUTE «WORK & MANAGEME NT» Россия, 127564, Москва, Ленинский пр.,457, офис 567 Тел./факс: (895) 273-8585 Office 567,Leninsky pr.,Moscow, 127564, Russia Phone/fax (895) 273-8585 РУКОВОДИТЕЛЯМ ФИРМ, ПРЕДПРИЯТИЙ, БАНКОВ И СТРАХОВЫХ КОМПАНИЙ Международный институт «Работа и управление» предлагает вашему вниманию и вниманию ваших сотрудников программу «Имидж фирмы и управляющий персонал». Цель программы. Формирование положительного имиджа фирмы: приобретение сотрудниками фирмы коммуникативных и этикетных навыков. Продолжительность курса — 20 ч. Предлагаемая тематика: 1. Психология делового общения. 2. Деловой этикет. 3. Культура внешнего вида персонала фирмы. В реализации проекта участвуют опытные психологи, культурологи, медики, визажисты, модельеры. По окончании обучения слушателям выдается удостоверение Международного института «Работа и управление» по программе повышения квалификации. Надеемся на плодотворное сотрудничество, понимая исключительную важность и актуальность предлагаемой нами тематики. Ректор (подпись) Е. В. Добрынина Практическое занятие 3.2 Тема: Оформление текстовых документов, содержащих таблицы Создание комплексных документов в текстовом редакторе Цель занятия. Приобретение практических навыковсоздания и форматирования документов, содержащих таблицы. Проверка теоретических знаний студента: 1.Назовите способы создания таблиц в Word. 2. Дайте определение, что называется форматированием таблиц 3. Объясните принцип добавления колонки к таблице, изменения высоты и ширины ячейки; 4. Охарактеризуйте принцип действия добавления таблицы в рамку, ввод формул в таблицу; 5.Как обозначаются ячейки таблицы в формулах? 6.Охарактеризуйте принцип вставки диаграммы 7.Как можно преобразовать таблицу в текст? 8.В каких случаях нужно объединять ячейки таблицы? Инструктаж по порядку выполнения заданий по практическому занятию: Текстовый процессор Microsoft Word предоставляет пользователям усовершенствованные средства обработки таблиц. Таблица служит для размещения данных в строках и столбцах. Прямоугольная область на пересечении строки и столбца называется ячейкой. Ввод текста в ячейки не отличается от ввода текста в другие части документа за исключением того, что при нажатии клавиши Tab или при помощи курсора можно переместиться к следующей ячейке. Для таблиц реализован такой же интерфейс как для текстов, формул и т.п. Ширину столбцов можно изменять с помощью мыши или специальных клавиш после создания таблицы, а высота строки приводится в соответствие с введенными данными; верстка строк выполняется автоматически. Порядок выполнения заданий практического занятия: Задание 1. Создать таблицу рассчитать сумму столбца. 1. Запустите текстовый редактор Microsoft Word. 2.Создайте таблицу (число столбцов — 8; число строк — 7) пользуясь закладкой Вставка / Таблицы / Таблица. Ф.И.О. Адрес Телефон Должность Оклад Семейное положение образован ие Кудрявцев И.П. Ул.Мира 89-15 4500 Иванцов С.А. 8600 Иванчук П.С. 5000 Климанова С.И. 6300 Сергеева М.И. 9600 ИТОГО 34000 Рис.1. Форма таблицы для заполнения 3. Оформите таблицу по образцу (рис. 1) и введите данные. 4.Рассчитайте сумму столбца «Оклад», используя команду Макет/Данные/Формула (предварительно установить курсор в ячейку «Оклад—Итого») Задание 2. Создать таблицу по образцу, используя объединение ячеек. 1. Наберите таблицу изменения роста поставок компьютерного оборудования за 20хх... 20хх гг. по приведенному образцу, используя объединение ячеек (Макет/ Объединить/Объединить ячейки). % поставо к годы Текущий базисный предыдущий 27% 18% 22% Задание 3. Оформить таблицу анализа объема выпуска продукции по изделиям в соответствии с образцом. Произвести расчеты в таблице. Для изменения направления текста выделите группу ячеек и воспользуйтесь командой Макет/Выравнивание/ Направление текста. Задание 4. Создать текстовый документ, содержащий рисунок в виде схемы и маркированный список. 1.Разверните окно редактора на весь экран. Установите Вид — Режимы просмотра документа -Разметка страницы; масштаб — 85 %. 2.Задайте все поля страницы по 2,5 см. (Разметка страниц/Параметры страниц /Поля) 3.Перед началом набора текста установите размер шрифта —12 пт.; вид — Номенклатурн ый номер Единица измерения И ю ль 20 ….. г. А вгус т 20 ….г. Сен тя бр ь 20 ….г. 124578 шт. 45782 57896 41963 457892 шт. 78952 95824 85236 598624 шт. 12457 46721 63852 829262 шт. 36985 75 841 74125 164676 шт. 85924 72921 26292 Итого: шт. курсив и гарнитуру шрифта — Times New Roman . 4.Вкладка Разметка страницы / Абзац задайте следующие параметры: межстрочный интервал — множитель 1,2; выравнивание — по ширине. 5.Вкладка Разметка страницы /Параметры страницы/Расстановка переносов установите автоматическую расстановку переносов. 6.Наберите образец текста. Образец содержит один абзац текста, рисунок в виде схемы и маркированный список. Для создания схемы воспользуйтесь вкладкой Вставка/Иллюстрации/ Фигуры. Для создания списка используйте вкладку Главная/Абзац/ Маркеры. Образец задания Информационное письмо Методология планирования материальных ресурсов производства (MRP) обеспечивает ситуацию, когда каждый элемент производства, каждая комплектующая деталь находится в нужное время в нужном количестве (рис. 1). На основании входных данных MRP-система выполняет следующие операции: Рис. 1. Структурная схема MRP ➢ определяется количество конечных данных изделий для каждого периода времени планирования; ➢ к составу конечных изделий добавляются запасные части; ➢ определяется общая потребность в материальных ресурсах в соответствии с ведомостью материалов и составом изделия; ➢ общая потребность материалов корректируется с учетом состояния запасов для каждого периода времени планирования; ➢ осуществляется формирование заказов на пополнение запасов с учетом необходимого времени опережения. ➢ 7. Проверьте введенный текст с точки зрения грамматики, вкладкой Рецензирование/Правописание. Исправьте все найденные ошибки. Задание 5. Приемы работы с многостраничным текстовым документом. 1. Скопируйте «Информационное письмо» созданное в Задании 4, четыре раза. Выполните принудительное разделение на страницы после каждого Состав изделия и описание материалов Производственный график работ Состояние запасов План заказов и коррективы к нему. Отчет: о планировании; процессе; выполнении. Данные по операциям. информационного письма клавишами [Ctrl]-[Enter]. В результате этих действий каждое информационное письмо будет располагаться на новой странице. Задайте нумерацию страниц (вверху страниц, справа) командой Вставка/Колонтитулы/Номер страницы 2. Отформатируйте первый абзац текста каждого информационного письма командами Главная/Абзац следующим образом: • 1-е письмо: шрифт Times New Roman, 12пт, красной строкой (отступом); выравнивание — по ширине; • 2-е письмо: шрифт Arial, 14, с висячей строкой (выступом); выравнивание — по левой границе; абзацные отступы — по 2 см слева и справа; • 3-е письмо: шрифт Times New Roman, 10, первая строка абзаца без отступа и выступа; выравнивание — по ширине; • 4-е письмо: фрагмент отформатировать, как во втором письме, пользуясь режимом Формат по образцу, который вызывается Главная /Буфер обмена / Формат по образцу; • 5-е письмо: первый абзац отформатировать, как в третьем письме, пользуясь режимом Формат по образцу. 3. Задайте стиль заголовков на каждой странице, используя шаблоны стилей. Для этого выделите заголовок и командой Главная /Стили задайте стиль «Заголовок 2» 4. Создайте оглавление документа. Установите курсор в самое начало документа, выполните команду Ссылки/Оглавление/ОК, при этом будет создано оглавление документа. 5. После первого письма поместите закладку (Вставка/Связи/Закладка) с именем «Письмо1».При установке закладки проследите за положением курсора на странице, так как позже будет произведен возврат в место закладки из другой части документа. После набора имени закладки зафиксируйте ее кнопкой Добавить. Внимание! Имя закладки не должно содержать пробелы. 6. Установите курсор в конце третьего письма. Далее поставьте обычную сноску внизу документа с текстом «Третье письмо». (Ссылки/ Вставить сноску) 7. Перейдите к первому абзацу с помощью закладки Вставка/Связи/Закладка / Письмо 1. 8. Пользуясь закладкой Главная/ Шрифт/Регистр, переформатируйте текст первого абзаца каждого письма следующим образом: письмо 1 — «Все прописные»; письмо 2 — «Все строчные»; письмо 3 — «Начинать с прописных»; письмо 4 — «Изменить регистр»; письмо 5 — «Как в предложениях». Задание 6. Оформить документ по образцу Элементарные операции информационного процесса включают: -сбор, преобразование информации, ввод в компьютер; -передачу информации; -хранение и обработку информации; -предоставление информации пользователю. Все персональные компьютеры (ПК) можно разделить на несколько категорий: • мобильные компьютеры — карманные (ручные) и блокнотные, или планшетные ПК (ноутбук), а также надеваемые компьютеры и телефоны- компьютеры; • базовые настольные ПК — универсальные компьютеры и ПК для «цифрового дома»; • специализированные ПК — сетевые компьютеры, рабочие станции и серверы высокого уровня; • суперкомпьютерные системы. Пути развития традиционной индустрии информационных технологий намечают корпорации Microsoft и Intel. Практическое занятие 3.3 Тема: Создание деловых документов сложной структуры Цель занятия. Приобретение практического навыка по созданию документов MS Word сложной структуры, формирования оглавления. Оборудование: компьютер Проверка теоретических знаний студента: 1. Что такое стиль? 2. Какие действия необходимо выполнить для создания нового стиля? 3. Какие действия необходимо выполнить для изменения стиля? 4. Что понимается под структурой документа? 5. Какие режимы отображения документа на экране Вы знаете? 6. Как отображается документ в режиме Структуры? 7. Что такое главный документ и что такое вложенные документы? 8.Как создается автоматическое оглавление документа? 9. Какими способами можно обновить оглавление? Инструктаж по порядку выполнения заданий по практическому занятию: Для рационализации документирования применяются бланки официальных документов - стандартные листы бумаги с воспроизведенной на них постоянной информацией и местом, отведенным для изменяемой информации. Стандартный бланк можно рассматривать как шаблон для создания однотипных документов. Microsoft Word содержит большой набор разнообразных шаблонов. Следует учитывать, что расположение реквизитов в этих шаблонах дано без учета российских правил оформления документов. Порядок выполнения заданий практического занятия: Задание. 1. Создайте новый документ Word и введите текст: Методические указания по выполнению практических работ по курсу «Информационные технологии в профессиональной деятельности». Часть I. Операционная система Word Практическое занятие 1. Практическое занятие 2. Практическое занятие 3. 2. Присвойте тексту стиль Заголовок 1. Сохраните документ в своей папке под именем Главный.doc. 3. Установите в документе режим Структура. Активизируйте панель инструментов Структура. Ознакомьтесь с назначением кнопок панели инструментов Структура. 4. Кнопкой «Понизить уровень» измените стиль трех последних строк на стиль Заголовок 2 - понизьте уровень заголовков. 5. Выделите текст «Практическое занятие 1» и создайте первый вложенный документ с помощью кнопки панели Структура. Откройте файл предыдущей практической работы, скопируйте текст «Компьютер это удобно для работы» и вставьте его в раздел первого вложенного документа. 6. Выделите текст второй строки «Практическое занятие 2» и вставьте второй вложенный документ из предыдущей практической работы файл «Информационное письмо». Повторите вставку вложенного документа для третьей строки из предыдущей практической работы файла «Акт о списании имущества». 7. Щелчком по значку каждого вложенного документа выделите документ и сверните его. Создайте оглавление документа. Сохраните и закройте главный документ. 8. Откройте вновь главный документ. Перейдите в просмотр вложенных документов щелчком по ссылке на документ. Разверните и сверните вложенные документы кнопкой «Главный документ \ Вложенные документы». Просмотрите объединенный документ в режимах «Разметка страницы» и «Обычный». Создание шаблона бланка фирмы Задание 2. Создать шаблон бланка фирмы (см. приложение 1) с заданными параметрами страницы. 1. Создайте новый шаблон на основе шаблона Обычный (кнопка Office/Создать/ Мои Шаблоны/Новый Документ –переключатель Шаблон ). Внимание. В левом верхнем углу открывшегося окна должно быть указано Шаблон_1. 2. Бланк создается на листе формата А4. Проверьте с помощью команды Разметка страниц \Параметры страницы, вкладка Размер бумаги, что в данный момент используется размер бумаги А4, в списке Применить – Ко всему документу. 3. Окно шаблона не закрывайте. Верхнюю часть бланка (приложение 1) целесообразно сформировать в области верхнего колонтитула. Задание 3. Сформировать колонтитул шаблона 1. Установите курсор в верхнем колонтитуле ( Вставка \Колонтитулы). 2. В верхнем колонтитуле укажите следующие параметры абзаца для размещения реквизитов фирмы (Главная \Абзац или маркеры на горизонтальной линейке и кнопка соответствующего выравнивания на панели инструментов Форматирование): • выравнивание по левому краю; • для первой строки абзаца отсутствие отступа или выступа (НЕТ); • отступ слева – 11 см. 3. Введите текст реквизитов фирмы: ООО «ФЛАГМАН» 400066, г. Волгоград, ул. Восстания, д. 19, тел. (8442) 98-15-63, факс 98-15- 60. 4. Статус фирмы и название сделайте размером 14 пунктов, полужирным курсивом с подчеркиванием. 5. Вставьте логотип фирмы (рисунок) в верхний колонтитул (в качестве логотипа используйте подходящий рисунок): • найдите файл рисунка и нажмите кнопку Вставить; • для выделенного рисунка выберите команду Вставка \Клип; • на вкладке Размер установите флажок Сохранить пропорции, укажите высоту рисунка - 2 см, ширина изменится соответственно при наличии указанного ранее флажка; • на вкладке Положение укажите способ обтекания текста вокруг рисунка – Вокруг рамки, выравнивание рисунка по горизонтали – По левому краю; • перетащите рисунок в левую часть верхнего колонтитула. 6. Закончите работу с верхним колонтитулом – нажмите кнопку Закрыть на панели инструментов Колонтитулы. После оформления бланка фирмы необходимо его сохранить как шаблон. Сохранить шаблон бланка фирмы. Выберите команду Сохранить как. В окне Сохранение документа укажите в списке Тип файла – Шаблон документа, в списке Имя файла – Бланк, перейдите с помощью списка Папка в личную папку, в которой сохраните шаблон. Задание 4 Создать шаблон Бланк претензии с заданным текстом . Бланк претензии (приложение 2) формируется как шаблон (на основе шаблона Бланк). Внимание: В бланке претензии указаны места, в которые будет вставляться конкретная информация о фирмах-клиентах, договорах, поставках и их оплатах из источника данных. На этапе создания шаблона бланка претензии данная информация не вводится и эти места не оформляются подчеркиванием! 1. На основе шаблона Бланк создается новый шаблон — Бланк претензии. 2. В правом верхнем углу претензии печатается должность получателя претензии: • перейдите в первый абзац и установите позицию табуляции – 11 см с выравниванием по левому краю. В окне Табуляция (Главная/Абзац/\Табуляция) в поле Позиции табуляции введите 11 см, выберите выравнивание По левому краю, нажмите кнопку Установить. На горизонтальной линейке на соответствующей позиции должен появиться маркер ∟; • для перехода на следующую позицию используйте клавишу • перейдите в следующий абзац. При этом текущий абзац должен получить такие же параметры форматирования, как предыдущий, и в том числе позиции табуляции. 3. Для следующего (третьего) абзаца установите параметры (выравнивание - По центру, для первой строки абзаца отступ на 1 см, интервал перед и после абзаца - 60 пт) и введите текст – Претензия. 4. Для последующих трех абзацев измените параметры (выравнивание - По ширине, интервал перед и после абзаца - 0 пт) и введите соответствующий текст, пропуская места с подчеркиванием. 5. Сохраните шаблон в своей папке под новым именем Бланк претензии: • выберите команду Сохранить как; • в окне Сохранение документа укажите в списке Тип файла –Шаблон документа, в списке Имя файла – Бланк претензии, перейдите с помощью списка Папка в свою папку, где и сохраните новый шаблон. Практическое занятие 3.4 |