Практические занятия 3 Word (1). Создание деловых документов в ms worde, редактирование
 Скачать 0.7 Mb.
|
|
Тема: «Создание деловых документов сложной структуры» Таблица 1.-ОПЛАТА ПОСТАВОК № дого- вора Дата заключения договора Название фирмы Срок оплаты по договору Номер ТТН Дата отгрузки Сумма отгрузки (в руб.) Дата оплаты Сумма оплаты (в руб.) Дней задержки Разница (в руб.) 1 14.01.20.. ОАО «Альфа» 10 1 15.01.20… 15000,00 15.01.20.. 15000,00 2 14.01.20.. ООО «Икс» 10 2 15.01.20… 3000,00 26.01.20… 1000,00 3 15.01.20.. ООО «Игрек» 10 3 16.01.20… 4000,00 4 15.01.20.. ОАО «Альфа» 4 4 16.01.20… 1000,00 16.01.20… 100,00 5 15.01.20.. ООО «Омега» 4 5 17.01.20.. 5000,00 6 16.01.20.. ООО «Омега» 4 6 18.01.20.. 9000,00 Таблица 2.-КЛИЕНТЫ Название фирмы Юридический адрес ФИО ген. директора ОАО «Альфа» Волгоград, ул. Мира, д. 4 Иванов Иван Иванович ООО «Икс» Волгоград, ул. Лесная, д. 28 Петров Петр Петрович ООО «Игрек» Волжский , ул. Вернадского, д. 15 Смирнова Светлана Игоревна ООО «Омега» Волгоград , ул. Симонова, д. 14 Петренко Ирина Дмитриевна Таблица 3.-Договор Номер договора Дата заключения договора Название фирмы 1 14.01.20.. ОАО «Альфа» 2 14.01.20.. ООО «Икс» 3 15.01.20.. ООО «Игрек» 4 15.01.20… ОАО «Альфа» 5 15.01.20… ООО «Омега» 6 16.01.20… ООО «Омега» Таблица 4.-ОПЛАТА ПОСТАВОК Номер дого- вора Дата заключе- ния догов ора Название фирмы Срок оплаты по дого- вору Номер ТТН Дата отгрузки Сумма отгрузки (в руб.) Дата оплаты Сумма оплаты (в руб.) Разница (в руб.) Дней задержки 1 14.01.20.. ОАО «Альфа» 10 1 15.01.20.. 15000 15.01.20.. 15000 2 14.01.20.. ООО «Икс» 10 2 15.01.20 … 3000 26.01.20… 1000 3 15.01.20… ООО «Игрек» 10 3 16.01.20 … 4000 4 15.01.20… ОАО «Альфа» 4 4 16.01.20 … 1000 16.01.20… 100 5 15.01.20…. ООО «Омега» 4 5 17.01.20 … 5000 27.01.20… 4300 6 16.01.20… ООО «Омега» 4 6 18.01.20.. 9000 ОБРАЗЕЦ ПРЕТЕНЗИИ ООО «ФЛАГМАН» 400066 г.Волгоград Ул.Восстания,д.19, Тел.(8442) 98-15-63 Факс 98-15-60 Генеральному директору ОАО «Альфа» Претензия По ТТН № 3 от 14.01.20.. была произведена поставка на общую сумму 4000,00 руб. Согласно договору № 1 от 14.01.20.. Ваша фирма обязана погасить задолженность в течение дней 10.Поскольку деньги на наш счет не поступили,выставляем претензию и насчитываем пени в размере 0,3% за каждый день просрочки Если в течение 5 банковских дней задолженность не будет погашена (включая пени), то мы будем вынуждены обратиться в арбитражный суд. Ген.директор ООО «ФЛАГМАН» Соколов С.А. Практическое занятие 3.4 Тема: Создание деловых документов сложной структуры Цель занятия. Изучение информационной технологии создания документов MS Word сложной структуры. Проверка теоретических знаний студента: 1.Что понимают под шаблоном документа, объясните принцип создания шаблона. 2.Какие виды полей формы существуют? Поля, каких типов используются в шаблонах? Как создать поле формы список? 3. Как при помощи текстового редактора Word можно автоматически создать серию конвертов к письмам? 4. Как при помощи текстового редактора Word можно автоматически создать серию визитных карточек? 5. Что такое слияние документов и для чего оно применяется? 6. Какие документы необходимы для того, чтобы начать процесс слияния? 7. Какие документы можно получить в результате слияния? 8. Каким образом при помощи Поля Word вставляется условие в текст письма? Инструктаж по порядку выполнения заданий по практическому занятию: Если необходимо разослать большое количество писем, которые отличаются только несколькими словами, то можно использовать для автоматизации процесс Слияние – специальное диалоговое окно, с помощью которого можно напечатать персональные письма, используя шаблон письма и список имен, фамилий и адресов получателей. Для того, чтобы создать тираж персональных писем с помощью слияния, необходимо выполнить следующую последовательность действий: − выбрать команду меню Рассылки. /Начать слияние; − создать основной текст; − создать данные для подстановки или откройте готовый файл в формате базы данных с данными для подстановки; − вставить в основной текст поля, которые будут заменяться в процессе слияния на нужные слова, например на имена и фамилии; − проверить, правильно ли работает подстановка, т.е. замена полей на реальное содержание; − осуществить слияние и создать тираж персональных писем. Создать папку с номером практической работы, в ней создать все необходимые документы. Задание 1. .Создать таблицу Оплата поставок: 1. Создайте новый документ в Worde. 2. Таблицу Оплата поставок невозможно разместить на странице книжной ориентации. Выполнить команду Вставка \ Страницы \ Разрыв страницы. -Перейдите на следующую страницу. Выполните команду Параметры страницы. Установите альбомную ориентацию. В окне Применить выберите к текущему разделу. -Установите поля: верхнее — 3,83 см, нижнее — 7,75 см, правое —3,53 см, левое — 4 см. -Убедитесь, что следующая страница (страница 2) имеет книжную ориентацию. 3. На странице 1 сформировать таблицу согласно образцу (см. табл. 1). 4. Созданный документ сохранить под именем Данные о договорах. Предварительное создание источника данных в среде MS Excel Данные о работе с клиентами организованы как электронная таблица (книга) под управлением MS Excel. Соответствующая книга включает три листа: Клиенты — справочник клиентов; Договор — информация о заключенных договорах; Отгрузка — информация об отгрузке в соответствии с договорами и об оплате поставленной продукции. Задание 2. Формирование таблицы Клиенты 1. Откройте программу MS Excel, создайте новую рабочую книгу. Листу 1 дать имя Клиенты. 2. Сформируйте таблицу в соответствии с образцом (см.табл.2). Расположение таблицы: блок ячеек A1:C5. Форматирование и обрамление таблицы выполните произвольно. 3.Создать именованный блок, содержащий наименования фирм-клиентов: - Выделите диапазон ячеек, содержащий наименования фирм (диапазон А1:A5). - Выполните команду Формула/ Определенные имена/ Присвоить имя. -В строке Имя диалогового окна Присвоение имени должно отобразиться имя блока Наименование_фирмы. Задание 3. Формирование таблицы Договор На листе Договор сформируйте пока шапку таблицу в соответствии с образцом (см.табл.3). Для ввода значений в поле Название фирмы предусмотрите проверку данных — выбор наименований фирм из списка таблицы Клиенты. 1. Активизируйте поле Название фирмы для первой записи. Выполните команду Данные\Проверка данных. На вкладке Параметры, в окошке Тип данных, выберите список. 2. Установить курсор в строке Источник и вызовите список именованных блоков, нажав клавишу 3. Скопируйте формат ячейки на остальные ячейки столбца. 4.Заполните столбцы Номер договора и Дата заключения договора согласно табл. 3 5.Создать именованный блок, содержащий номер договора ( повторить пт.3 Задание 2) Задание 4.Формирование таблицы Оплата поставок На листе Отгрузка сформировать таблицу Оплата поставок (см.табл.4). Рекомендации для создания таблицы: -при заполнении поля № договора предусмотрите выбор номеров договоров из списка; -для выбранного договора автоматизируйте вывод даты заключения договора, наименования фирмы. 1. Сформируйте шапку таблицы (А1:К1). 2. В соответствии с алгоритмом предыдущего пункта заполните колонку № договора. 3. Используя функцию ВПР по № договораопределите дату заключения договора: -активизируйте поле Дата заключения договора для первой записи; -в списке функций выберите функцию ВПР (Формулы –Вставить функцию- Ссылки и Массивы- ВПР). ВПРищет значение в крайнем левом столбце таблицы и возвращает значение в той же строке из указанного столбца таблицы; -установите аргументы функции: Искомое значение - № договора первой записи; Таблица — на листе договор выделите всю таблицу Договор; Номер столбца — 2 (порядковый номер столбца таблицы Договор, содержащий дату заключения договора); -Скопируйте формулу в остальные ячейки столбца. 4. Используя функцию ВПР по № договора определите Название фирмы. 5. Значения колонки Разница в руб. рассчитайте по формуле: Сумма отгрузки – Сумма оплаты (=G2-I2). 6. Значения колонки Дней задержки можно определить следующим образом: -если Дата оплаты пустая, то нет оплаты, в противном случае Дата оплаты – Дата отгрузки – Срок оплаты; -для расчета можно применить функции ЕСЛИ, ЕПУСТО Например, для первой записи =ЕСЛИ(ЕПУСТО(H2);"нет оплаты";H2-F2-D2). Примечание. Функция ЕПУСТО возвращает ИСТИНА, если значение пустое, в противном случае возвращает ЛОЖЬ. 7. Заполните таблицу данными. 8. Сохраните книгу Excel под именем Оплата поставок. 9. Внести все данные в таблицу Данные о договорах . Задание 5. Формирование основного документа, источник данных — текстовый документ. Сформировать основной документ, источник данных — таблица Word. 1. Создайте новый документ в своей папке. Откройте базу основного документа - шаблон Бланк претензии . 2. Выведите панель инструментов Слияние (Рассылка /Начать слияние). 3. Для определения основного документа и выбора его типа – письма воспользуйтесь кнопкой Начать слияние/Письма. Примечание. Вариант Как обычный документ Word позволяет преобразовать основной документ в обычный документ путем удаления связанного источника данных из основного документа. 4. Для подключения к источнику данных примените кнопку Использовать существующий список Открыть источник данных. В окне Выбор источника данных укажите свою папку и файл Данные о договорах. 5. Для вставки в основной документ полей слияния установите курсор в основном документе в то место, где должно быть поле (пустые подчеркнутые места), и воспользуйтесь кнопкой Вставить поле слияния (или кнопкой Вставить поля слияния , переключатель Поля базы данных), выберите из списка нужное поле: • название фирмы; • номер ТТН; • дата отгрузки; • сумма отгрузки в рублях; • номер договора; • дата заключения договора; • срок оплаты по договору. Примечание. Знаки поля слияния (« ») невозможно ввести или вставить с помощью команды Вставка \ Символ. Они создаются с помощью команд, создающих поле, или специальной комбинации клавиш Независимо от режима отображения результат слияния остается неизменным. Перейти в режим отображения значений полей во всем документе можно, используя команду Просмотр результатов . 6. Сохраните шаблон в своей папке под новым именем Бланк претензии 1 (команда Сохранить как, тип файла Шаблон документа). Задание 6. Формирование основного документа. Источник данных — электронная таблица Сформировать основной документ, источник данных — книга MS Excel. 1. Откройте базу основного документа - шаблон Бланк претензии . 2. Для определения основного документа и выбора его типа – письма, воспользуйтесь кнопкой Начать слияние / Письма. 4. Для подключения к источнику данных нажмите кнопку Открыть. В окне Выбор источника данных укажите Источник данных свою папку и файл Оплата поставок ( документ exl). 5. В окне Выделить таблицу выберите лист Отгрузка. 6. Далее выполните задание, как в предыдущем упражнении. 7. Сохраните шаблон в своей папке под новым именем Бланк претензии 2. Условия в основном документе Поле IF – это поле Word, которое выводит указанные сведения при выполнении определенного условия. Для вставки в основной документ этого поля необходимо при наличии курсора в месте вставки поля использовать кнопку Добавить поле Word, в списке выбрать вариант IF…THEN…ELSE. В появившемся окне Вставка поля IF нужно указать: условие, применяемое к данным выбранного поля источника данных. Текстовые значения вводятся с учетом регистра букв; текст в поле Вставить следующий текст, который будет напечатан в этом месте при выполнении условия; текст в поле В противном случае вставить следующий текст, который будет напечатан в этом месте при невыполнении условия. При некоторых условиях текст в одном из полей Вставить следующий текст или В противном случае вставить следующий текст может отсутствовать. Задание 7. Вставка поля условий в Бланк претензии 1. В шаблоне Бланк претензии 1 при сроке оплаты по договору больше или равно 5 дней в претензию будет вставлен текст: «Поскольку деньги на наш счет не поступили, выставляем претензию и насчитываем пени в размере 0,3 % за каждый день просрочки», в противном случае – текст: «Поскольку деньги на наш счет не поступили, выставляем претензию и насчитываем пени в размере 0,5 % за каждый день просрочки». Для этого: 1) Открыть шаблон Бланк претензия 1, установите курсор в место вставки поля (после предложения «Ваша фирма…….в течение дней..»); 2) Выбрать команду Рассылка/Составление документа и вставка полей/ Правила/ Конверты. 3) возможный вариант заполнения окна Вставка поля IF приведен на рис. 1; Рис.1 Вставка полей условий с диалоговом окне Вставка поля IF 4) Сохраните изменения в этом же шаблоне Бланк претензии 1. Задание 8. Вставка поля условий в документ Бланк претензии 2. 1.Открыть шаблон Бланк претензии 2. 2.В основном документе вставьте следующее: если значение Дней задержки больше 0, то «На текущий момент оплата не была осуществлена.», в противном случае «На текущий момент оплата не была осуществлена» (см.рис.2) Рис.2 Вставка полей условий с диалоговом окне Вставка поля IF 3) Сохраните изменения в этом же шаблоне Бланк претензии 2 . Задание 9. Рассылке подлежат письма, для которых или не было полной оплаты или оплата задержана (значение Дней задержки больше 0, значение Разница в руб. больше 0). Определить список получателей и просмотреть предварительные результаты слияния. 1.Выбрать команду Начать слияние/Изменить список получателей/Фильтр. Заполнить окно Фильтр и сортировка как показано на рисунке 3. Рис.3. Заполнение диалогового окна Фильтр и сортировка Практическое занятие 3.5 Тема: Использование стилей и шаблонов в деловой документации Цель занятия. Изучение информационной технологии создания документов MS Word с использованием Шаблонов, создание Шаблонов и Форм. Проверка теоретических знаний студента: 1.Охарактеризуйте, какие поля используются для создания форм документов 2. Какие параметры имеют текстовые поля формы, поля со списками, флажки? 3.Какие типы текстовых полей бывают? 4.Как создать документ на основе шаблона? 5.Как выполняется внесение изменений в шаблон? 6.Как защитить шаблон от изменений? Инструктаж по порядку выполнения заданий по практическому занятию: Формы — это Word-документы, состоящие, с одной стороны, из фиксированных неизменных элементов (текста, графики и т.п.), а с другой — из заполняемых пользователем полей форм. При заполнении поля формы можно вводить информацию с клавиатуры или выбирать из списка доступных значений. В большинстве случаев основу формы составляет обычная таблица, отформатированная в соответствии с потребностями пользователя. Формы рекомендуется создавать в виде шаблонов документов, чтобы используемые макросы или элементы Автотекста сохранялись вместе с формой и были доступны при заполнении. Вставка полей формы в таблицу превращает ее в форму. Защитив документ-форму, разработчик исключает опасность случайных (или преднамеренных) изменений самой формы пользователем. Незащищенную форму можно заполнять, вводя значения в поля. Для создания форм в Word предусмотрена специальная панель Порядок выполнения заданий практического занятия: Задание 1 Создание пользовательской электронной формы 1.1 Вызовите вкладку Разработчик : нажмите кнопку Office- Параметры WORD, в диалоговом окне выберите группу Основные, установите флажок Показывать вкладку «Разработчик» На Ленте- OК. 1.2. Создайте новый шаблон на основе шаблона Обычный: нажмите кнопку Office- Создать- выберите группу Мои Шаблоны- Новый Документ или Обычный; в области Создать установите переключатель Шаблон- ОК. 1.3. Создайте структуру формы, не меняющуюся при заполнении формы, используя макет формы Заявление. Введите постоянный текст: Директору Службы сопровождения клиентов по СПб ОАО «XXX» от Адрес проживания: № договора ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу с до приостановить действие Абонентского Договора на услугу передачи данных: • на все модемы (указать кол-во) • на определенный модем (указать S/N модема) • внешний IP (указать сетевое устройство) по причине (указывается причина). Задолженности по абонентной плате не имею 1.4. Сохраните структуру формы как шаблон в своей папке под именем Заявление: Office- Сохранить как или дополнительно команду Шаблон WORD из списка Сохранить копию документа; Примечание. В дальнейшем для сохранения шаблона под тем же именем в той же папке пользуйтесь командой Сохранить. В диалоговом окне Сохранение Документа укажите свою папку и имя файла шаблона Заявление, тип файла – Шаблон WORD. Оставьте шаблон формы открытым и продолжите работу. Примечание. Если по каким-то причинам шаблон был закрыт, а теперь необходимо его редактировать, то воспользуйтесь командой Открыть. В диалоговом окне Открытие документа в списке Тип Файлов выберите Шаблоны WORD и укажите нужный шаблон в соответствующей папке. |