Юрисдикционные документы и делопроизводст. Юрисдикционные документы и делопроизводство Содержание
 Скачать 283.56 Kb.
|
1.3.5. Оформление дат и чиселДаты и календарные сроки в тексте проектов решений рекомендуют писать в строке таким образом: 15 мая 1993 г., в мае 1993 г., но: за 8 месяцев 1996 года, в 1993 году, план на 1993 год, с 1988 по 1995 год, в 1991-1993 годах; в первом полугодии 1991 г., но: в I квартале 1993 г. В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати, Рождество Христово; но: День Победы. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта. Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: «представители Российской Федерации на семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН». Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: рабочие III разряда, II очередь строительства, специалист I категории. Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн. рублей. Денежные выражения в рублях следует писать так: 108 руб. Названия единиц измерения в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн. тонн, в приложениях - сокращенно: 5 тыс. м, 120 кв. м; 60 куб. м, 20 млн. т. Существительное после дробного числа согласуется с дробной eгo частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс. метров. При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Но: 100 голов скота. Сложные существительные и прилагателъные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150-летие, З-месячный, 25-процентиый, З-дневный, 1-, 2- и З-секционный. Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым. Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательным значением величин. Знак минус следует заменить словом «минус». Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр. 1.4. Архивное хранение документов, составление номенклатуры дел1.4.1. Архивное хранение документов и делХранение документов. По окончании календарного года исполненные документы в делах должны быть подготовлены к передаче на хранение либо уничтожены. Отбор документов на хранение или уничтожение проводит постоянно действующая экспертная комиссия предприятия в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения. Типовым положением об экспертной комиссии и номенклатурой дел предприятия. Экспертиза ценности документов должна проводиться ежегодно. По результатам экспертизы составляют описи дел постоянного, временного (до l0 лет) хранения и документов по личному составу, а также акты об уничтожении дел. Результаты экспертизы согласовывают с ведомственным архивом. Оперативное хранение документов. До передачи в архив дела хранят по месту их формирования. За сохранность документов и дел несут ответственность руководители подразделений и отвечающие за делопроизводство сотрудники. Дела хранят в специальных запирающихся шкафах. Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел, которую помешают на внутренней стороне шкафа. Каждое дело на корешке имеет индекс по номенклатуре дел. Дела могут быть выданы сотрудникам для работы по распоряжению руководства. На дело, выданное для внутреннего пользования, заводят карту, которая является заменителем дела. Сторонним организациям дела выдаются по акту. Изъятие документов из дел проводится с разрешения руководителя. Вместо документа в деле оставляют заверенную копию документа и акт с указанием причин выдачи подлинника. По окончании календарного года дела должны быть подготовлены к передаче на хранение в ведомственный архив. Передача документов на архивное хранение. По результатам определения экспертной ценности документов, которые ежегодно должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия предприятия, разграничивают дела для постоянного, временного (до 10 лет) хранения, документы по личному составу и выделяют дела к уничтожению. Последнее имеет место также по окончании срока хранения документов. Описи дел хранения и акты об уничтожении документов согласовывают с ведомственным архивом. Предархивная подготовка дел состоит из оформления и описания дел. Оформление дел проводит сотрудник, отвечающий на предприятии за работу с документами. В зависимости от срока хранения производят полное оформление дел для постоянного хранения и частичное оформление - для временного (до 10 лет) хранения. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, которое включает: · перегруппировку документов в прямой хронологической последовательности с января по декабрь; · нумерацию листов в правом верхнем углу арабскими цифрами графитовым карандашом; · составление внутренней описи документов для наиболее ценных дел (приказы по основной деятельности предприятия, личные дела, дела на авторские свидетельства, дела, оформленные по принципу разновидностей документов); · в конце дела подшить заверительный лист; составление заверительной подписи дела; · подшивка дела в твердую темную обложку из картона с четырьмя проколами без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дел; · проверка правильности и уточнение реквизитов на обложке дела. Дела временного срока (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: · документы можно хранить в скоросшивателе; · листы дела не нумеруют; · заверительные подписи не составляют; · пересистематизацию документов в прямом хронологическом порядке не проводят. Внутри архивного фонда составляют опись дел. Она позволяет систематизировать дела по заголовкам и облегчать оперативный поиск документов. Опись дел является научно-справочным и учетным документом. Ее составляют в 3-х экземплярах. Первый передают с делами в ведомственный архив. Второй – прилагают к протоколу заседания экспертной комиссии, а третий остается на предприятии. По согласованию с ведомственным архивом вместе с делами передают регистрационные карточки на документы. На небольших предприятиях может отсутствовать ведомственный архив. В этом случае по делопроизводству и передачу дел в государственный архив проводит обычно секретарь-референт. Между коммерческими структурами и государственными архивами взаимодействие осуществляется на договорной основе. |