Главная страница
Навигация по странице:

  • Основные задачи, которые ставятся при этом

  • В заверительной записи должны отмечаться следующие особенности нумерации дела

  • Внутренняя опись

  • На обложке дел постоянного и долговременного хранения в соответствии с государственным стандартом должно быть указано

  • Юрисдикционные документы и делопроизводст. Юрисдикционные документы и делопроизводство Содержание


    Скачать 283.56 Kb.
    НазваниеЮрисдикционные документы и делопроизводство Содержание
    Дата11.10.2022
    Размер283.56 Kb.
    Формат файлаdocx
    Имя файлаЮрисдикционные документы и делопроизводст.docx
    ТипДокументы
    #727868
    страница28 из 46
    1   ...   24   25   26   27   28   29   30   31   ...   46

    1.4.4. Оформление дел длительных сроков хранения



    Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долговременного, свыше 10 лет, хранения подлежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованием Государственной архивной службы.

    Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения могут оформляться только частично по сравнению с предыдущей группой. Так, они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не составлять.

    Дела постоянного или долговременного хранения, а также конфиденциальные и по личному составу должны быть полностью оформлены с выполнением всех названных работ.

    Основные задачи, которые ставятся при этом:

    ·        максимально возможное обеспечение прочности к гибкости переплета, позволяющего при необходимости скопировать документы не вынимая их из подшивки или изъять один или несколько листов из подшитого дела на время, например для реставрации, а может быть и безвозвратно, в случае его переформирования, без нанесения повреждений другим листам дела;

    ·        обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;

    ·        создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании.

    В соответствии с этими требованиями документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую, установленную государственным стандартом обложку. Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускается применение переплетных работ.

    Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами или в специальных картонных футлярах.

    Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны - бумажных стандартного формата А5-АЗ и крупноформатных, пленочных, магнитных и других носителях, для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов.

    При обработке документов постоянного и длительного хранения все металлические скрепления во избежание появления ржавчины обязательно удаляются. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты. В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записки, а в начале дела перед собственно документами – листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима. Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы по основной деятельности...». А также для специфичной документации – личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д.

    В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу простым карандашом. Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист.

    При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется конверт, а зам последовательно каждое вложение в конверт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.

    Заверительная запись составляется на любую единицу архивного хранения. В книгах, журналах заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках – на чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.
    В заверительной записи должны отмечаться следующие особенности нумерации дела:

    1.     литерные (7a, 7б) и пропущенные номера листов;

    2.     номера листов с найденными документами;

    3.     номера листов с конвертами и вложений в них;

    4.     номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

    Все последующие изменения в составе и состоянии дела, например: повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов, отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника. В заверительной записи отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования. При полном переформировании дела оно перенумеровывается. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стираются, а заверительная запись пересоставляется.

    Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данном описываемом деле, их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номер листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то вверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела – изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию – эти изменения отражаются в последней резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи.

    На обложке дел постоянного и долговременного хранения в соответствии с государственным стандартом должно быть указано:

    1)     наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело;

    2)     наименование структурного подразделения или направления деятельности в зависимости от структуры описи дел;

    3)     делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;

    4)     номер дела по годовому разделу описи дел;

    5)     заголовок дела;

    6)     дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела;

    7)     количество листов в деле;

    8)     срок хранения дела или запись «Хранить постоянно»;

    9)     архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей – чернилами.

    При сдаче в перспективе документов на хранение в государственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов госархива и организации фондообразователя.
    1   ...   24   25   26   27   28   29   30   31   ...   46


    написать администратору сайта