Юрисдикционные документы и делопроизводст. Юрисдикционные документы и делопроизводство Содержание

• Название: Юрисдикционные документы и делопроизводство Содержание
• Дата: 11.10.2022
• Размер: 283.56 Kb.
• Имя файла: Юрисдикционные документы и делопроизводст.docx
• Тип: Документы; #727868
• страница: 32 из 46

1.1. Общие вопросы делопроизводства

1.1.1. История развития делопроизводства

Уже в Х в. в Древнерусском государстве существовала культура написания документов. Об этом свидетельствуют договоры с Византией 911 и 945 гг., в которых содержится упоминание о практике составления документов (завещаний и подорожных грамот).

К ХІ-ХV вв. сформировались достаточно крупные собрания письменных материалов, еще не разделенных на документарные архивы и книжные библиотеки. С развитием государства наряду с объемными официальными правовыми актами, такими как «Русская правда», создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (уставные, вкладные, купчие грамоты; заемные кабалы; отпускные грамоты и т.д.).

С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах ими были центральные храмы и монастыри, поскольку церковь обладала широкой юридической компетенцией. Монастыри являлись достаточно крупными экономическими предприятиями, которые документировали свою судебную и хозяйственную деятельность.

Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся из церковных псаломщиков и дьяков. Поэтому за всеми лицам, ведущими делопроизводство с ХIV в. закрепилось название «дьяк».

Именно в этот период вырабатываются устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, то есть устойчивые формы наиболее распространенных документов, устанавливаются приемы засвидетельствования документов, стадии их составления (чернопись, редакция, беловик) и такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках). Появляются способы защиты информации от несанкционированного доступа. Зафиксированы и первые случаи подделки документов.

Практически до конца ХIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым способом выделанная кожа), называемый в документах «хартией» или «телятиной». С увеличением объемов делопроизводства менялась графика письменности. Так, уставную манеру письма, характерную для книжного дела, стал заменять полуустав, позволивший ускорить процесс написания за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания стала использоваться точка в конце предложения.

Это период формирования традиций русской системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, в том числе защиты от несанкционированного доступа и подделки, возникновения круга профессиональных специалистов по работе с информацией.

Следующий период характеризуется тем, что в период формирования централизованного государства складывается система государственного делопроизводства. Возникают постоянные присутственные места – избы или приказы. Происхождение приказов связано с практикой личных поручений великого князя ближайшему окружению – князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением – Боярской Думой. Соответственно этот период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом. Он охватывает время с ХV по ХVII вв. Еще не проявился принцип отраслевого управления и только часть приказов являлась органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями.

В ХV в. пергамент вытеснила более дешевая бумага, которую привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII появилась своя, отечественная. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ. Это сочетание делало текст особенно стойким к выцветанию. Инструментами служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. С появлением скорописи (округлых начертаний букв и использование графических сокращений слов) усложнилось чтение таких текстов. Для этого требовалось специальное умение и навыки.

В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая форма документа – столбец (свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги). Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная сторона использовалась лишь для проставления помет, резолюций, адреса. Документы хранились свернутыми в рулон или свиток в ларях или сундуках. Для особо важных документов могли изготавливать специальные футляры. Такая форма документа была неудобной, так как много времени уходило на свертывание и развертывание при поиске необходимых сведений. Сама склейка (мост) была недостаточно прочной, что приводило к износу документа. Наряду со столбцовой формой зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, при необходимости переплетались в книги. Но основной формой документа оставался столбец, представлявший по сути «дело», последовательно отражающее все «производство» по тому или иному вопросу.

Все документы того периода можно подразделить на несколько основных видов:

n   грамоты – царские указы, посылаемые из приказов на места;

n   отписки – документы, поступавшие в приказы от местных властей;

n   доклады – документы, посылаемые приказами царю;

n   наказы – послания царя воеводам и другим местным начальникам;

n   памяти – общение приказов между собой;

n   челобитные – обращения граждан к органам власти.

Важнейшим признаком официального документа является формуляр – совокупность устойчивых информационных элементов документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. Формуляр – результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. В заключительной части указывалась дата составления и место написания документа.

После длительных поисков появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, определяющие точно состав, организацию и компетенцию. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, издает указ об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). Создается специальный орган – канцелярия. Из-за боязни перенесения старых порядков делопроизводства правительство стало приглашать иностранных специалистов. Сложилась отраслевая система управления. Основным документом этого периода является «Генеральный регламент или устав, по которому государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служители, не только во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина подданейшие поступать имеют», утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Этим законом окончательно закрепляются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением – канцелярией.

Особенно детально разработаны в генеральном регламенте вопросы регистрации и учета документов. Серьезным нововведением было установление необходимости подписи руководителя.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного производства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов.

Прежние учреждения – думы и приказы заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Появились и новые названия документов: векселя, облигации и др. Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; челобитные – прошениями и т.д.

В коллежском производстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа.

Новая система управления – министерская, основанная на принципах единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы. Сам термин делопроизводство появился в ХVIII в. и обозначал в это время деятельность, которой занималась не только канцелярия, а весь аппарат учреждения в целом. Делом тогда называлась не папка с документами, а решаемый вопрос, процесс рассмотрения которого письменно фиксировался на всех стадиях. Таким образом, делопроизводством в тот период считались «правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг». Нормативно это положение закреплено в изданном 28 января 1811 г. «Общем учреждении министерств», законодательном акте, определившем всю систему министерского устройства, включая делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами. В рамках этих правил четко различались два аспекта делопроизводственной деятельности:

1.Формы документов, по которым совершается делопроизводство – «письмоводство».

2.Движение документов и дел, то есть процесс принятия управленческих решений – «порядок течения дел».

Самостоятельную стадию составляла «отправка дел», включавшая регистрацию отправляемых документов в журналах и непосредственно отправку (запечатывание в пакет, написание адреса, и пр.).

Все поступающие в учреждение дела делились на три категории: текущие, чрезвычайные и срочные. Помимо нормативных источников, регулирующих процесс документооборота, выходит «Руководство к наглядному изучению административного течения бумаг в России» (1856 г., автор – М.Н. Катков). В этом руководстве названы 54 делопроизводственных операции при рассмотрении дела в Губернском правлении, 34 – в департаменте министерства, 36 – в Комитете министров.

Появились новые стадии делопроизводства – «ревизия дел», представляющая собой проверку ведения дел начальниками и директорами департаментов, а также «отчеты». Законом устанавливалось три вида отчетов: отчеты в суммах (финансовые), отчеты в делах (о деятельности), отчеты в «видах и предположениях» (план работы на следующий год).

Серьезные изменения в системе управления привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения – автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок текста к документу, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка. Появляется и ссылка на поступивший документ, которая не имеет еще единого вида. Устойчивый вид приобретает и реквизит «Адресат», появившийся еще в коллежском делопроизводстве, - это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

В ХIХ и начале ХХ вв. происходит активное формирование нормативно-правовой базы, регламентирующей в числе прочих и вопросы делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. С 1832 г. начинают издаваться Своды законов. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.

Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники – сборники образцов документов.

В это же время все большее внимание уделяется системе регистрации, необходимости ее упрощения за счет централизации. Но эта тенденция противоречит идее, заложенной в «Общем учреждении министерств», которое предусматривает множество пунктов регистрации документов в учреждении.

Первый опыт упрощения делопроизводства возник в военном ведомстве, где в 1911 г. было принято «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве». Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению», «спешно» и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов. Однако этот опыт не был перенят другими ведомствами из-за Первой мировой войны и последующих революций.

Октябрьская революция 1917 г., направленная на коренной слом старого государственного аппарата, на приобщение к его деятельности широких трудящихся масс, по форме кардинально изменил государственный аппарат. Для законодательного закрепления деятельности новых властных структур 30 октября 1917 г. Совет народных комиссаров издает декрет «О порядке утверждения и опубликования законов». Для оформления административных документов принято постановление СНК от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений». Много внимания уделялось в этот период упрощению и рационализации делопроизводства. 8 декабря 1918 г. Совет рабочей и крестьянской обороны издал постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». При внешнем отрицании всего старого опыт предыдущих лет все же учитывался. Например, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу взят аналогичный документ военного ведомства 1911 г. При всех сложностях 20-х годов, этот период можно считать очень плодотворным по результатам в области:

·        организации исследований в области управления, научной организации труда (НОТ) и делопроизводства;

·        вышедших наиболее важных нормативно-методических документов в сфере документационного обеспечения (ДОУ);

·        практики работы ведомств, учреждений, организаций по документированию управленческой деятельности «общего делопроизводства» и специальных систем документации.

Создается целый ряд научно-исследовательских организаций, которые занимаются вопросами делопроизводства. На основе результатов их исследований принимается большое количество нормативных актов по работе с документами.

В 30-е годы формируется и укрепляется жесткая централизованная административно-командная система управления, исключающая альтернативный подход к организации государственного делопроизводства. Как следствие этого процесса можно рассматривать разрушение системы научно-исследовательских учреждений.

Последовавшая за этим Великая отечественная война отодвинула значительно развитие делопроизводства. Интерес к этой проблеме вновь возник лишь в 60-х годах. Но это оживление вряд ли может сравниться по продуктивности с периодом 20-х годов. Особенно явно стало отставание нашей страны в 80-90-е гг., когда достижения в области техники и информатики привели в странах Запада к внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разработке концепции «безбумажного офиса».

К заметным достижениям в истории делопроизводства послевоенного периода в нашей стране можно отнести издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.). Внедрение указанных материалов в практику значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций. Получившие в последнее время широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык и – полностью игнорируют отечественные нормативы и стандарты создания и оформления документов.