Юрисдикционные документы и делопроизводст. Юрисдикционные документы и делопроизводство Содержание
 Скачать 283.56 Kb.
|
1.2. Систематизация и обеспечение сохранности документной информации1.2.1. Организация работы с документамиКлассификация документов. Документы используются в самых различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний. Они являются и способом доказательства, так как имеют юридическое значение, и историческими источниками, т.к. в документах используются доказательства исполнения решений, средством общения между учреждениями, гражданами и т.д., являясь носителем информации, средством ее фиксации и передачи. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Основанием для создания документов является необходимость удостоверить наличие и создание управленческих действий, передать информацию, хранить и использоваться в течение определенного времени. Комплекс документов, создаваемых в учреждении, определяется: 1. Кругом вопросов, решаемых учреждением в процессе деятельности. 2. Объемом и характером компетенции учреждения. 3. Порядком разрешения вопросов (единоначалие, коллегиальность). 4. Объемом и характером взаимосвязей с другими организациями. Чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию. Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют несколько систем документирования: административная, статистическая, коммерческая и т.д. Административная система документации, делится по видам документов на: 1. Организационно-распорядительную (ОРД): положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы. 2. Справочно-информационную: письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки, справки, акты. 3. По личному составу: приказы по л/с, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, договоры и т.д. В делопроизводстве проведена унификация документов, т.е. приведение определенных видов документов к единому образцу по форме, оформлению на пишущей машине, формату бумаги и т.д. Унификация документов - установление единого комплекса их видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов. Унификация видов и разновидностей документов проведена на основе классификации участков и вопросов деятельности учреждения и созданного классификатора управленческой документации. Цель классификации: 1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации. 2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога). Значение классификации. Первичная классификация документов в делопроизводстве обеспечивает быстрый поиск нужных документов повышает оперативность работы с ними. Достичь этого можно при четкой классификации документов в текущем делопроизводстве. Классификация необходима также для проведения работ по унификации документов. Поскольку первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (ДЕЛО - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом), то она является основой правильного формирования дел. Общая схема классификации документов
Для классификации документов одного учреждения составляют классификационные схемы - классификаторы. Они бывают двух типов: структурного и производственно-отраслевого. Классификаторы составляются на основе положений об учреждении, его структурных подразделений и должностных инструкций. При составлении классификатора могут быть использованы номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения. В классификаторе структурного типа документация делится применительно к структурным подразделениям, по частям. Рубриками являются названия структурных подразделений, статьями - названия видов документов. Основным признаком классификации является содержание документа. Пользуясь классификатором, можно установить, какие документы создаются в учреждении для осуществления функций учреждений. Для этого более удобным является классификатор производственно-отраслевого типа (если нет четкого деления на структурные подразделения). Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их унификация, стандартизация. Направлением унификации является создание трафаретных текстов. Их рекомендуется создавать для групп документов, оформляющих идентичные действия. При этом часть реквизитов печатается типографским способом (постоянные реквизиты), а для переменных оставляются свободные строки. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляются в учреждении в виде сборника. Содержание документов определяется составом и значением, показателей и реквизитов, которые, в него входят. Они могут, быть разными, но это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Кроме того, большое количество показателей и реквизитов даже различных документов бывает одинаковыми. Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документов. Широкое распространение получили анкеты - «опросный лист для получения сведений». Наиболее известны кадровые анкеты. Путем анкетирования удобно собирать любые сведения. В УСОРД дана первая попытка в анкетной форме представить модели приказов по приему, переводу, увольнению, докладных записок. Организация работы с документами - важная часть в системе управления. Делопроизводство координирует все этапы работы с документами. Делопроизводство делится на основные части: n документирование - составление проекта документов, согласование проекта со специалистами, проверки правильности оформления документов, подписание (утверждение) документа руководителями; n организация работы с документами - рассмотрение документов руководителем (резолюция), регистрация, контроль исполнения, исполнение документов, формирование дел, текущее хранение и использование документов, передача на архивное хранение, уничтожение документов. Поля бланков, мм: 20 - левое; 10 - правое; 20 - верхнее; 10- нижнее. Реквизиты на бланках можно располагать: · центрованным способом - начало и конец строки одинаково удалены от границ полей; · флаговым способом - каждая строка начинается наодинаковом удалении от левой границы поля. Все документы могут быть расположены на бланках, кроме письма. Такие внутренние документы, как заявление, объяснительная записка и т.п. могут быть написаны от руки. Документы, содержащие более двух страниц, нумеруются. Номер проставляют посередине верхнего поля листа. Документы можно печатать и на оборотной стороне листа. Гербовые бланки в организациях должны учитываться при поступлении, выдаче и уничтожении. За этим следят лица, персонально ответственные за работу с гербовыми бланками. Их назначает руководитель организации распорядительным документом. Нарушения в изготовлении, использовании, хранении и учете гербовых бланков подлежат служебному расследованию; результаты которого комиссия оформляет с помощью акта и сообщает о них руководителю организации. С помощью средств оперативной полиграфии можно тиражировать документы на гербовых бланках подлежащих рассылке, однако каждую копию следует заверять печатью организации. |