Зачем нужны навыки делопроизводства учителю ЭССЕ. Зачем нужны навыки делопроизводства учителю
 Скачать 38.22 Kb.
|
|
«Зачем нужны навыки делопроизводства учителю?» Эссе. В современной действительности работа учителя представляет собой не только сам процесс преподавания, воспитания и передачу знаний ученикам. Работа педагога сопряжена с необходимостью ежедневного взаимодействия с большим объемом информации, а достижение максимального результата в своей работе требует от учителя умения и навыка фиксации этой деятельности в документах. Делопроизводство обеспечивает прямую и обратную информацию между звеньями системы образования, а также регламентирует весь процесс. К наиболее важным документам, с которыми в своей деятельности может столкнуться учитель, могут относиться: устав образовательной организации, трудовой договор, должностная инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, приказы, инструкции, протоколы, планы, отчеты, классные журналы, личные дела обучающихся, план-конспект урока, и другие. Взаимодействие с ними происходит ежедневно. Часто, именно правильное их формирование, своевременный анализ помогают усовершенствовать процесс и внести необходимые корректировки. Именно поэтому, современному педагогу крайне важно овладеть навыками работы делопроизводства для продуктивной работы и достижения поставленных задач. Задание 1. Автоматизация документооборота является современным способом обработки, хранения, передачи и использования любой информации, с которой может работать человек. Возможности человеческого мозга, несомненно, являются достаточно широкими, имеют всеобъемлющий характер и человек, в процессе своей деятельности может обрабатывать огромный массив информации. Тем не менее, именно автоматизация документооборота в профессиональной деятельности позволяет ускорить этот процесс, а также минимизировать ошибки и потери, возникающие в процессе работ в связи с человеческим фактором. В связи с этим стоит отметить, что автоматизация документооборота позволяет избежать потери документа или информации, а также сократить время на его поиски. Кроме того, в виду существования сложных схем в процессе согласования документов, может происходить задержка в исполнении документов, что исключается в процессе автоматизации. Еще одним несомненным плюсом автоматизации документооборота является решение проблемы контроля всего процесса исполнения документа, тк автоматизация позволяет следить за процессом в реальном времени. Цели автоматизации документооборота заключаются в следующем: во-первых, повышение качества работы и ее оперативности, что в свою очередь может стать причиной улучшения показателей организации; во-вторых, объединение всего цикла делопроизводства организации в едины механизм, что является особенно актуальным в современное время, в виду внедрения дистанционной формы работы; в-третьих, обеспечение разграниченного доступа к информационным ресурсам; в-четвертых, снижение трудовых затрат и ресурсов при работе с документооборотом. Задание 2. Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, при трудоустройстве совершеннолетнего гражданина работодатель потребует от него следующие документы: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или гражданин поступает на работу на условиях совместительства); документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний; справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям; медицинское заключение. Основанием для возникновения трудовых отношений между работодателем и работником является трудовой договор, по которому работник обязуется лично выполнять определенную договором трудовую функцию и подчиняться действующим в организации правилам внутреннего трудового распорядка, а работодатель при этом обязуется предоставить работнику обусловленную договором работу, кроме того своевременно и в полном объеме оплачивать труд работника, а также обеспечивать условия труда в соответствии с действующим законодательством, индивидуальным и коллективным договорами. Трудовые договоры подразделяются на несколько видов: по условиям труда (сменный, вахтовый метод, работа в ночное время, нормальный режим и т.д.); по характеру трудовых отношений, в зависимости от объема выполняемых работ (совместительство, основное место работы, сезонная работа и т.д.); по правовому статусу сотрудника (несовершеннолетние лица, иностранцы, граждане Российской Федерации, люди без гражданства); по продолжительности рабочего времени (полня занятость, частичная, ненормированный рабочий день); по причине начала трудовых отношений (направление на работу, избрание на должность, зачисление в штат на конкурсной основе и т.д.). Трудовой договор между работодателем и работником заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается участвующими сторонами. Один экземпляр договора передается работнику, другой находится на постоянном хранении у работодателя. На основании подписанного трудового договора работодатель обязан издать приказ или распоряжение о приме на работу сотрудника. Расторгнуть трудовой договор стороны могут в любое время в случае, если между ними не возникло никаких противоречий. Работник имеет право расторгнуть его по своей инициативе, уведомив работодателя в письменной форме, не позднее, чем за две недели до даты прекращения рудовых отношений (за истончением особых случаев). Трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работодателя, если: происходит ликвидация организации; сокращается трудовой штат; работник не соответствует занимаемой должности, что подтвердилось в процессе его аттестации; грубого нарушения работником своих обязанностей. Расторжение трудового договора также оформляется приказом или распоряжением работодателя, с которым сотрудник должен ознакомиться, что фиксируется его подписью. Для решения важных вопросов не только в рамках конкретной организации, но и всех трудовых коллективов, трудящиеся граждане могут объединяться в профессиональные союзы. Профсоюзы ставят своей целью соблюдение работодателями и их представителями трудового законодательства, выполнением ими условий коллективных договоров, соглашений внутри организаций. Задачами их деятельности может выступать: содействие повышению уровня жизни работников; защита социально-трудовых прав и профессиональных интересов работников; представительство интересов сотрудников в соответствующих органах управления организации; участие в разработке локальных правовых актов организации, затрагивающих права сотрудников. Задание 3. Любой человек, претендующий на государственную должность, должен обладать навыками редактора, поскольку они помогают ориентироваться в той области знаний, с которой связана профессиональная деятельность и содержание редактируемых материалов, позволяют пользоваться справочной литературой общего характера и специальной, из определенных областей. Навыки редактора позволяют сотруднику самостоятельно писать, редактировать, оформлять документы, подбирать изображения и анализировать созданный текст. Методика редактирования служебного документа включает в себя несколько этапов: ознакомительный – чтение подготовленного документа, с целью составления общего впечатления о тексте документа; изучающее чтение, которое позволяет внести замечания, исправления; поисковое и аналитическое чтение, позволяющее проверить необходимость исправления отмеченных моментов; согласование исправлений редактора с автором текста, формирование итогового варианта; шлифовочное чтение – вычитка и утверждение конечного варианта текста. Пониманию смысла и логики текста часто мешают логические ошибки, к которым принято относить: А) ошибки мышления, содержания, проявляющиеся на смысловом уровне; Б) ошибки речи, выражения, проявляющиеся на языковом уровне текста. Примерами ошибок, встречающихся в документах, могут служить, например, «подмена понятия», когда начиная говорить о каком-либо понятии, автор переходит к обсуждению синонимов или созвучных терминов. Например, неверное использование словосочетания «гражданский брак», которое согласно законодательству Российской Федерации означает зарегистрированный брак между мужчиной и женщиной, однако часто этим термином называют фактическое сожительство мужчины и женщины. Кроме того, типичной ошибкой будет являться использование однокоренных слов в тексте документа, которые фактически можно заменить совами-синонимами. Например: «отчислить из числа обучающихся следующего обучающегося…». При написании делового письма у автора текста могут возникнуть ряд сложностей, к которым можно отнести: невозможность использования ярко выраженных эмоций в тексте; недопустимость наличия в деловой речи грубости, иронии, оскорблений, насмешки и т.д.; необходимость обращения к адресату в соответствии с его положением, заслугами и сферой деятельности; необратимость употребления формул выражения надежды, сожаления, благодарности, похвалы и пр.; умение в корректной форме выразить отказ, несогласие. Смысл стандартизации делопроизводства заключается в повторяемости рабочих ситуаций и в повторяемости в принятии решений по ним, что позволяет сделать этот процесс более унифицированным. Электронное делопроизводство имеет ряд преимуществ перед традиционным, такие как: - обработка большего объема документов; - упрощенное хранение длительный период времени с сокращением места хранения, сведение к минимуму процесса старения документов и их физического уничтожения; - сокращение время на поиск необходимой информации; - возможность доступа к информации одновременно большего количества людей. Перевод документов и информации, содержащихся в них из печатного варианта в цифровой возможен в процессе оцифрования документа, которое используется в целях сохранения информации на современных электронных носителях. Поскольку требования к хранению документов имеют ряд условий, оцифровка документов приобретает все большую популярность. К требованиям режима хранения относится: соблюдение светового режима (преимущественно темнота, рассеянный свет); соблюдение температурно-влажностного режима; создание особого охранного режима (в зависимости от важности документов). К документам, которые регламентируют трудоустройство, учета и работу с кадрами, относятся: трудовой договор (контракт); личная карточка работника; личные дела персонала организации; трудовая книжка сотрудника. Такие документы. Как «приказ» и «распоряжение» относится к распорядительному документу, смысл которых нацелены на улучшение деятельности организации. При этом, «приказ» - это правовой акт, который создается единолично главой организации для решения основных задач деятельности, его содержание распространяется на всех сотрудников. «Распоряжение» - правовой акт, который создается главой организации или руководителями структурных подразделений относительно решения оперативных вопросов организации. Распоряжение может касаться отдельных сотрудников организации. При составлении документов крайне важно соблюдать правильность оформления реквизитов организации. В состав реквизитов документов могут входить: 1. Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской федерации. 2. Эмблема организации ,товарный знак (знак обслуживания). 3. Код организации. 4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица 5. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) 6. Код формы документов, наименование документа. Гриф утверждения документа. Резолюция. 7. Наименование организации, справочные данные об организации. 8. Наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа. Место составления или издания документа. 9.Ссылка на регистрационный номер и дату документа. 10. Адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле. Название организации в реквизитах документа оформляется в соответствии с официальным названием организации, приписанных в уставных документах, в том числе допустимо применение сокращений, если такое заявлено в тексте. В целом, все документы, вне зависимости от своего формата и вида, выполняют ряд функций: информационная, социальная, функция фиксации, коммуникативная, кумулятивная и культурная. Задание 4. Должностная инструкция, как документ, регламентирующий полномочия и обязанности работника, обязательно должна включать в себя: общие положения, функции, должностные обязанности, область необходимых знаний работника, права и ответственность работников. Так, область подчинения работника прописывается в общих положениях документа. Должностная инструкция помощника директора школы І. Общие положения 1. Помощник директора школы назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации. 2. Помощник директора школы подчиняется непосредственно руководителю организации. 3. В период отсутствия помощника директора школы его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по школе. 4. На должность помощника директора школы назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года. 5. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности: - законодательством РФ; - Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами школы; - приказами и распоряжениями руководства школы; - данной должностной инструкцией. 6. Помощник директора школы должен знать: - установленный порядок обращения с документами в системе образования; - правила делового общения и этикета; - порядок ведения отчетной документации; - правила пользования офисной техникой, средствами связи; - основы работы в текстовом редакторе, электронных таблицах; - основы делопроизводства. ІІ. Должностные обязанности помощника директора школы На помощника директора школы возложены следующие функциональные обязанности: 1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий. 2. Личное сопровождение директора школы на встречах, приемах, в поездках. 3. Техническое обеспечение работы директора школы: заказ транспорта; организация переговоров, встреч. 4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров. 5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения. 6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов. 7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя. 8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема. 9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю. 10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства. 11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня. 12. Выполнение служебных поручений руководителя. ІІІ. Права Помощник директора школы имеет право: 1. Получать информацию в объеме, необходимом для выполнения поставленных задач. 2. Направлять руководству предложения по улучшению своей работы и рационализации деятельности компании. 3. Направлять запросы в подразделения организации (по поручению руководителя или по личной инициативе) на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей. 4. Требовать от руководства учреждения создания условий, необходимых для выполнения его служебных обязанностей. 5. Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции. 6. Иметь доступ к конфиденциальной информации, при возникновении служебной необходимости. ІV. Ответственность Помощник директора школы несет ответственность за: 1. Предоставление сотрудникам организации недостоверной информации. 2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей. 3. Нанесение материального ущерба организации, ее контрагентам, сотрудникам. 4. Нарушение сроков выполнения поставленных задач. 5. Нарушение положений руководящих документов организации, решений, постановлений. 6. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации. 7. Действия, выходящие за пределы его компетенции. 8. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты. 9. Нарушение норм делового этикета, грубое обращение с деловыми партнерами, посетителями, сотрудниками организации. Список используемой литературы Болотова Е.Л. Консультации / Е.Л. Болотова // Народное образование. – 2014. - № 3. – С. 152-157. Делопроизводство, стандарты и нормативные документы : методические указания к практическим занятиям и самостоятельной работе студента / Южно-Российский государственный политехнический университет (НПИ) имени М. И. Платова. – Новочеркасск : ЮРГПУ (НПИ), 2016. – 55 с. Кокина И.А. Этикетные особенности делового письма / И.А. Кокина // Молодой исследователь Дона. - № 1 (16). – 2019. – С. 117-120. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 16.12.2019). Щетинина А.В. Редактирование официально-делового текста : учебное пособие / А. В. Щетинина. – Екатеринбург : Изд-во Рос. гос. проф.-пед. ун-та, 2015. - 113 с. |