занятие 4. занятие 4.3. Задание Опишите правила подбора слов для официальноделового стиля. Ответ
 Скачать 30.61 Kb.
|
|
Самостоятельная работа по теме 4.3. Задание 1. Опишите правила подбора слов для официально-делового стиля. ОТВЕТ: Написание текстов делового стиля правильного формата дается далеко не каждому. Главная ловушка, в которую попадают ежедневно тысячи авторов, заключается в совершенно неверной трактовке деловых текстов и неправильном понимании принципов их работы. Если верить официальным источникам, то: Текст официально-делового стиля это основное средство коммуникации в деловой, правовой и прочих средах, предусматривающих обмен обезличенной официальной информацией. Достаточно простое определение, верно?! И все же по какой-то неведомой причине тысячи юристов, экономистов, менеджеров и даже дипломатов ежедневно пытаются добавить в такие тексты один и тот же ошибочный признак. Знаете, какой? Ошибка современной деловой переписки заключается в том, что люди ее намеренно усложняют. Почему-то принято считать, что чем сложней послание, хитрее терминология и длинней предложения, тем ядреней выйдет материал. Дескать, кашу маслом не испортишь. В этом материале постараемся рассказать о том, каким должен быть по-настоящему хороший текст делового стиля, какой должна быть его структура, на что следует обратить внимание и каких ошибок не стоит допускать. Обещаем, что после этой заметки вы сможете чуть иначе взглянуть на правила написания деловых текстов. Требования к деловому тексту и его структуре Вообще в официально-деловом стиле пишутся многие документы, начиная от конституции и государственных актов, заканчивая объяснительными и увольнительными. Нас, в первую очередь, интересуют тексты для бизнеса и деловая переписка, а потому именно на нее будет сделан основной упор. Тексты делового текста имеет свои отличительные особенности, которыми не обладают другие стили. Вот главные признаки: Лаконичность. Создание делового текста требует жалости к читателю. Если бюрократы могут позволить себе создавать «шедевры» на много листов, то в деловой среде такое не приветствуется. Поскольку бизнесмены – народ занятой, то и тексты стоит делать такими, чтобы человек мог ознакомиться с ними без корвалола. Только факты, только цифры, только важные детали. Поймите верно: краткость вовсе не означает умолчание каких-то важных деталей. Все пояснения должны быть даны, а важные моменты – упомянуты. Лаконичность в данном случае – это отказ от словоблудия ради словоблудия. Четкая структура. Нужно заранее продумать структуру делового письма. Нет ничего хуже, чем текст, в котором смысл постоянно перескакивает с места на место. Рекомендуем выбрать отправную точку, с которой вы и станете развертывать повествование. Если упоминаете какой-то факт, старайтесь сразу вписать все, что хотите сообщить по этому факту. И не забывайте про абзацы: нет ничего хуже, чем читать неструктурированную «простыню» текста. Идеально, если в каждом абзаце будет одна законченная мысль. Это существенно упростит чтение. Отсутствие эмоций. При написании текста делового стиля рекомендуем вспоминать английских лордов, которых не смутишь даже близких взрывом бомбы. Никаких эмоций, только факты с беспристрастным лицом. Впрочем, здесь тоже есть исключения: если вы ведете переписку с приятным вам человеком, но формат делового общения не допускает особых вольностей, можно лишь намекнуть на явную симпатию. Например, поставить восклицательные знаки в двух предложениях подряд или ввести какое-то слово из литературного стиля. Вроде бы и мелочь, но человек, искушенный в деловой переписке, все отлично поймет. Простота изложения. Если вы уважаете человека, который будет читать ваш текст, сделайте материал простым. Не упрощенным, а именно простым. Несмотря на то, что правила написания текстов делового стиля позволяет использовать канцеляризмы и специальные термины, не стоит усугублять материал сложными конструкциями. Увы, но зачастую предложения бывают так запутаны и длинны, что в конце уже забываешь начало. Видите, что предложение выходит слишком сложным? Разбейте его на два или три предложения поменьше. С вас не убудет, а человеку – удобно. Использование предлогов и сложных союзов. Пожалуй, деловые тексты – единственный формат, где разрешено массовое использование предлогов (на основании, в соответствии и так далее) и союзов (в силу того что, в связи с тем что и так далее). Конечно, через слово ставить их не нужно, но для придания тексту видимости делового послания – очень и очень неплохой прием. Итак, давайте еще раз повторим основные правила создания делового текста: Это должен быть четко структурированный материал небольшого размера. В таком тексте нет места эмоциям и потере логических нитей. Вы должны стремиться к простоте изложения, отказываясь от сложных предложений. Ваша цель – донести до человека деловую информацию, но сделать это максимально просто. Признаки делового текста Три примера мини-текстов в деловом стиле Пример первый. Деловое письмо клиенту: Уважаемый Сергей Сергеевич! В ответ на Ваш запрос об установке новой двери сообщаем, что 25 декабря к Вам выедет представитель нашей компании. Обычно срок установки двери составляет не более одного часа. Надеемся, что Вы будете удовлетворены качеством нашей работы. Пример второй. Небольшой деловой текст для сотрудников компании: С 5 декабря 2015 года компания N начинает участие в ежегодном социальном марафоне «Накорми котика». В связи с этим руководство компании рекомендует всем сотрудникам ежедневно приносить на рабочее место по 2 литра молока жирностью не менее 2.5 %. При обнаружении кота или кошки любого возраста следует незамедлительно поить животное молоком. Сотрудники, напоившие максимальное число животных, будут премированы в конце текущего квартала. Третий пример. Письмо руководителю: Я, Иванов Иван Иванович, с 5 декабря до 12 февраля этого года в рамках социального марафона «Накорми котика» напоил молоком 12 котов и 10 кошек. Премиальные, полученные за победу в корпоративном соревновании, я потратил на личные цели. Поскольку животные привыкли получать от меня молоко, а денег на их последующее кормление я не имею, прошу выделить сумму в 100 000 рублей на покупку молока за счет компании. Правила написания деловых писем Если вы еще не знали, деловой стиль разделен на два разных вида: Официально-деловой стиль. Обиходно-деловой стиль. Первый – это ноль эмоций, пиджак на все пуговицы и безликость автора. Второй – более демократичен и эмоционален (если так можно вообще сказать про деловые тексты). Кстати, именно в обиходном стиле и пишется большинство деловых писем. Причем, что интересно, часто развитие деловой переписки происходит следующим образом: Этап первый. Официально-деловой стиль; Этап второй. Обиходно-деловой стиль; Этап третий. Вкрапления элементов неформального общения; Этап четвертый. Неформальное общение «без галстуков». Понятно, что если вы в первом же письме напишите незнакомому пока вам человеку что-то вроде «Привет, Коля! Что у тебя там по ценам на комбайны?», то это не будет оценено должным образом. Если же проходить все этапы деловой переписки «по правилам», то со временем формат общения может существенно измениться. Это обычная тенденция. Мы с вами уже разбирали правила написания деловых текстов, а потому повторяться не будем: письма пишутся так же, как и тексты. Впрочем, существуют еще и некоторые негласные правила переписки, о которых мы пока не говорили. Поскольку знают их не все, о них стоит рассказать отдельно: Деловое письмо должно содержать тему. Дурной тон – оставлять поле «Тема» пустым. Не стоит менять тему делового письма или удалять историю переписки без серьезной причины. Да, возможно вы помните все детали общения, но человек по другую сторону почтового ящика может их не помнить. Нейтральная эмоциональность. Даже если вы на самом деле готовы кинуться на получателя с кувалдой, в деловом письме это никак не должно отслеживаться. Корпоративная культура учит «ставить на место» собеседника более хитрыми приемами: «забыванием» упоминания имени, отказом от восклицательных знаков в начале письма, игнорированием каких-то вопросов и так далее. Отсутствие смайликов. Никаких смайликов до тех пор, пока формат общения не дошел хотя бы до третьего этапа (элементы неформального общения). Обязательная вычитка и проверка текста на ошибки. Послать письмо с ошибками – верх невежества. Объяснение отказа. Достаточно, что банки не объясняют причину отказа при выдаче кредитов. Будьте более дружелюбны: даже если вынуждены отказывать, обязательно смягчите тон письма и объясните причину. Смотрите сами: Первый пример делового письма Здравствуйте! Мы не планируем покупать щебень в этом году. Всего доброго. Второй пример делового письма Здравствуйте, Иван! К огромному сожалению, наша компания не планирует закупать дополнительные партии щебня в этом году. Это связано с тем, что мы уже полностью согласовали весь список будущих расходов, и на закупку щебня у компании не осталось средств. Искренне надеемся, что в следующем году мы заранее согласуем с Вами вопрос закупки щебня, чтобы заранее заложить в бюджет нужные средства. Думаю, вы и сами видите, что первый вариант писал бездушный робот, а второй – человек, который искренне сожалеет. Два письма делового стиля, на одну тему, но они такие разные! Не нужно начинать издалека. Если у вас есть что сказать, скажите сразу. Когда человек начинает заходить издалека, это больше нервирует. Это наиболее важные правила написания писем в деловом стиле, которые вам обязательно пригодятся. Главное – помнить, что далеко не всегда от вас ждут какого-то явного официоза. Если вы видите, что человек не прочь перейти на более неформальный уровень общения, смело переходите. Ничего плохого в этом нет. Вот и все друзья. Все, что мы хотели рассказать о создании текстов в деловом стиле, мы рассказали. Если у вас есть вопросы, замечания или дополнения, не поленитесь написать комментарий. Уверены, это пойдет только на пользу материалу. Задание 2. Составьте письма-отказы («Письмо-отказ от сотрудничества», «Письмо-отказ от предложения о работе», «Письмо-отказ от участия в мероприятии», «Письмо-отказ соискателю на какую-либо должность»). Составьте текст распоряжения. Составьте текст приказа по личному составу. ОТВЕТ: «Письмо-отказ от сотрудничества» КОМУ: ООО «Восток» Директору Гончарову О.Д. 123654, г. Екатеринбург, Ул. Восточная, д.57, оф. 7. тел.: (911) 976-43-51 ОТ КОГО: ООО «Стандарт» г. Асбест, ул. Высокая, д 45, оф.4 Исх. 17 21 января 2021 г. Уважаемый Олег Дмитриевич! По результатам рассмотрения полученного от Вас предложения о сотрудничестве (письмо от 13.01.2021 г.) вынуждены сообщить Вам о своем отказе. Цены, заявленные на продукцию ООО «Восток» в приложенном прайсе, по нашему мнению, не конкурентны. С уважением, Начальник отдела снабжения ООО «Стандарт» Клепиков Клепиков А.М. «Письмо-отказ от предложения о работе» КОМУ: ООО «Союз» Директору по персоналу Старшову А.Ю. 123654, г. Екатеринбург, Ул. Береговая, д.46, оф. 12 тел.: (911) 123-43-51 ОТ КОГО: Горбункова А.И. Уважаемый Артем Юрьевич! Я рассмотрел полученное от Вас предложение о работе (письмо от 17.01.2021 г.) и вынужден сообщить Вам о своем отказе в связи с тем, что меня, к сожалению, не удовлетворил уровень заработной платы на предлагаемой вами вакансии дворника. С уважением, Горбунков Горбунков А.И. 21.01.2021 г. «Письмо-отказ от участия в мероприятии» КОМУ: ООО «Колос» Директору Новиковой А.И. 123654, г. Екатеринбург Ул. Осенняя, д.57, оф. 9. тел.: (911) 976-32-51 ОТ КОГО: ООО «Здравница» г. Заречный, ул. Красная, д.86, оф.2 Исх. 19 21 января 2021 г. Уважаемая Анна Ивановна! По результатам рассмотрения полученного от Вас предложения об участии в семинаре о методах внедрения сельскохозяйственных технологий (письмо от 13.01.2021 г.) вынуждены сообщить Вам о своем отказе. Причина: уход работника, занимающегося данными вопросами, в отпуск. С уважением, Директор ООО «Здравница» Усков Усков Т.О. «Текст распоряжение» Учебный центр «Прогресс» РАСПОРЯЖЕНИЕ 14.01.2021 № 2 О возложении обязанностей по охране труда и технике безопасности В целях обеспечения соблюдения норм и правил по охране труда и технике безопасности ОБЯЗЫВАЮ: 1. Возложить обязанности по охране труда и технике безопасности на главного инженера Федорова А. П. 2. Провести тестирование работников сотрудников на знание правил по охране труда и технике безопасности до конца текущего месяца. 3. Контроль за исполнением распоряжения оставляю за собой Генеральный директор Майшева Майшева П.Р. «Текст приказа по личному составу». Задание 3. Работа с текстами по определению стиля и типа речи. Ниже перечислены некоторые жанры каждого из функциональных стилей. Продолжите эти списки. Научный – научная статья, доклад, учебное пособие, статья, реферат, дипломная работа Официально-деловой – справка, заявление, объяснительная записка, указ, благодарность, отчет, докладная записка Публицистический – очерк, интервью, информационная заметка, аналитический обзор Художественный – стихотворение, роман, басня, повесть, рассказ, поэма Разговорный – «просто болтовня», «выяснение отношений», «осуждение планов», беседа Задание 4. Прочитайте приведенные ниже отрывки. Определите, к каким стилям речи они относятся. План характеристики функционального стиля: 1) Название стиля. 2) Сфера функционирования. 3) Жанры. 4) Лексические особенности. 5) Морфологические и синтаксические особенности. 6) Наличие эмоционально-экспрессивной окраски. ОТВЕТ: II) 1) Название стиля: научный 2) Сфера функционирования: используется в научной литературе 3) Жанры: научная статья 4) Лексические особенности. 5) Морфологические и синтаксические особенности. 6) Наличие эмоционально-экспрессивной окраски. II) 1) Название стиля: публицистический 2) Сфера функционирования: используется в публицистической литературе 3) Жанры: очерк в газете или журнале 4) Лексические особенности. 5) Морфологические и синтаксические особенности. 6) Наличие эмоционально-экспрессивной окраски. III) 1) Название стиля: художественный 2) Сфера функционирования: используется в художественной литературе 3) Жанры:ода 4) Лексические особенности. 5) Морфологические и синтаксические особенности. 6) Наличие эмоционально-экспрессивной окраски. |