Задание по дисциплине Исследование систем управления На примере конкретной организации или предприятия, где студент работает или проходит производственную практику, выполнить исследование системы управления
 Скачать 343 Kb.
|
мбината2 Методы проведения исследования Системный анализ – исследование предприятия как системы, включающей в себя все составные элементы или характеристики организации как системы, т.е. характеристики «входа», «процесса» и «выхода». Процессный подход известен применительно к управлению в целом. Он рассматривает управленческую деятельность как непрерывное выполнение комплекса определенных взаимосвязанных между собой видов деятельности и общих функций управления (прогнозирование и планирование, организация и т.д.). Причем выполнение каждой работы общих функций управления здесь также рассматриваются в виде процесса, т.е. как совокупность взаимосвязанных непрерывно выполняемых действий, преобразующих некоторые входы ресурсов, информации и т.п. в соответствующие выходы, результаты (рис.3).
  Процесс (совокупность деятельности, которая, употребляя ресурсы, превращает «входы» в «выходы»)     Входы Выходы (результаты) (информация и пр.) преобразования входов    Ресурсы (средства, с помощью которых реализуется исследовательский процесс, в том числе обеспечение персонала, техническими средствами, энергией, помещениями, транспортом и т.п.) Рис. 3. Основные составляющие процесса исследования Сюда также включаются методы управления, технология управления, организационная структура (рис. 1), кадры управления, технические средства управления, информация. Рассматриваются связи объекта между элементами, а также внешние связи объекта, позволяющие рассматривать его как подсистему для более высокого уровня. Системная характеристика предприятия на основе системного подхода: Сущностный аспект Сущностью данного предприятия является то, что оно есть типичный представитель совокупности производителей хлебобулочной продукции города Алейска. Элементный аспект. Комбинат имеет половину нового оборудования, которому только два года. Комбинат продает 70% продукции за пределами города. Имеет по городу Алейску 3 торговые точки (магазины «Лакомка»), через которые продается 30% всей хлебобулочной продукции данного комбината, 60% тортовой продукции, 45% кондитерской продукции. На заводе работают 93 человека, из них 80 рабочих. Все обязанности по обеспечению существования комбината возлагаются на директора комбината, который решает главную задачу: обеспечение охраны капитала и его приумножение. Директор осуществляет практическое выполнение решений в области инвестирования средств, развития производства, капитального строительства, материально-технического обеспечения, сбыта и реализации продукции и другие вопросы хозяйственной и социальной жизни работающих. Функциональный уровень К внешним функциям, которые можно определить как услуги, предоставляемые комбинатом, можно отнести: - предоставление услуг по закупке сырья у сельхозпроизводителей; - предоставление услуг по переработке сырья; - продажа готовой продукции через свои торговые точки; - предоставление готовой продукции клиентам, сотрудничающим компаниям; - определения положения, степени известности, конкурентоспособности и других сторон экономического положения комбината (маркетинг). К внутренним функциям можно отнести: - расширение рынка сбыта, ассортимента, улучшение качества предоставляемых продуктов питания и выбор наиболее качественного сырья; - заключение разнообразных договоров: с поставщиками, с клиентами, с сотрудничающими компаниями; - разработка плана на перспективное развитие; - разработка сбалансированной занятости на производстве; - автоматизация производства, с целью снижения себестоимости выпускаемой продукции; - перепрофилирование работников; - получение сведений о финансовом состоянии комбината посредством анализа финансовых отчетов и т.д. Структурный уровень Элементами структуры являются отдельные работники и службы аппарата управления, отношения между ними поддерживаются благодаря связям, которые могут носить как линейный, так и функциональный характер. Структура, обеспечивающая реализацию функций системы. Функциональные связи имеют место по линии движения информации и управленческих решений, а именно: 1. Заключает договора с фирмами по вопросам поставки товара, делового сотрудничества. Обеспечивает налаживание отношений с конкурирующими объектами. Принимает решения по поводу выпуска новой продукции. Принимает окончательное решение по поводу продаж. 2. С подчинёнными ему отделами, обеспечивает управление производством, выпуска продукции по установленной технологии. 3. С подчинёнными ему отделами (отдел снабжения, отдел сбыта) руководит внешнеэкономической деятельностью комбината. 4. Устанавливает нормы расходуемого сырья, энергоресурсов, разрабатывает ГОСТы и ТУ на производимую продукцию. Контролирует внедрение новых видов продукции на предприятии. 5. Ведет методическое руководство по производству хлебобулочной продукции. 6. Занимается сбытом продукции на внутреннем рынке. Структура, обеспечивающая реализацию организационного процесса системы. Директор – издает приказы по комбинату. Предупреждает подчиненные ему отделы о своих планах, советуется с ними. Руководит в соответствии с действующим законодательством производственно – хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений. Организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, цехов и производственных единиц, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы предприятия, рост объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции, ее соответствие мировым стандартам в целях завоевания отечественного и зарубежного рынка и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах отечественной продукции. Главный бухгалтер – осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов. Осуществляет взаимодействие с банками по вопросам размещения свободных финансовых средств на банковских депозитных вкладах и приобретение государственных ценных бумаг, контроль за проведением учетных операций с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами. Участвует в разработке и внедрении рациональной плановой и учетной документации, прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники. Главный механик – обеспечивает бесперебойную и технически правильную эксплуатацию и надежную работу оборудования, повышение ее сменности, содержание в работоспособном состоянии на требуемом уровне точности. Организует разработку планов осмотров, испытаний и профилактических ремонтов оборудования в соответствии с положениями Единой системы планово предупредительного ремонта, утверждает эти планы и контролирует их выполнение, обеспечивает техническую подготовку производства. Главный энергетик – организует технический правильную эксплуатацию и своевременный ремонт энергетического и природоохранного оборудования и энергосистем, бесперебойное обеспечение производства электроэнергией, паром, газом, водой и другими видами энергии, контроль за рациональным расходованием энергетических ресурсов на предприятии, последовательное соблюдение режима экономии. Начальник отдела сбыта – осуществляет рациональную организацию сбыта продукции предприятия, ее поставку потребителям в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами. Организует подготовку и заключение договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок. Принимает меры по выполнению плана реализации продукции, своевременному получению нарядов, спецификаций и других документов на поставку. Начальникпроизводственного отдела – осуществляет руководство разработкой производственных программ и календарных графиков выпуска продукции по предприятию и его подразделениям, их корректировкой в течении планируемого периода, разработкой и внедрением нормативов для оперативного производственного планирования. Организует оперативный контроль за ходом производства, за обеспечением производства технической документацией, оборудованием, инструментом, материалами, комплектующими изделиями, транспортом, погрузочно-разгрузочными средствами и т.п., а также за осуществлением подготовки производства новых изделий. Обеспечивает ежедневный оперативный учет хода производства, выполнения суточных заданий выпуска готовой продукции по количеству и номенклатуре изделий, контроль за состоянием и компетентностью незавершенного производства. Отдел кадров – осуществляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия. Работает по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия. Юрист – разрабатывает или принимает участие в разработке документов правового характера. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению договорной, финансовой и трудовой дисциплины, обеспечению сохранности имущества предприятия. Контролирует своевременность представления структурными подразделениями справок, расчетов, объяснений и других материалов для подготовки ответов на претензии. Агент по сбыту (торговый) – осуществляет ведение переговоров о заключении сделок купли–продажи, заключает сделки от своего имени или другого, представляемого им лица на основе договора, регулирующего отношения между ними. Совершает сделки купли–продажи в качестве торгового агента с простыми правами. Оформляет договоры продажи, контролирует их выполнение. Контролирует оплату покупателями счетов изготовителей продукции. Мастер цеха – организует на закрепленном участке работу по контролю и повышению качества продукции и услуг, комплектности выпускаемых изделий и учету брака. Контролирует правильность установления сортности продукции, ее соответствие утвержденным образцам, стандартам, техническим условиям. Рабочие – подчиняются мастерам цехов, осуществляют выпечку продукции. Коммуникативный – определение взаимосвязи с внешней средой. На данном комбинате взаимосвязь с внешней средой осуществляется посредством: Рекламы в СМИ – газеты, телевидение, радио, наружная реклама (щиты, плакаты, расклеенные по городу листовки) и т.д.; Распространение информации о фирме через клиентов, довольных качеством оказанных услуг. Интегративный – выявление механизмов обеспечения целостности. В рассматриваемом комбинате можно выделить следующие основные черты: направленность на достижение общей цели (как объединяющий фактор); утвержденная иерархия управления; взаимная ответственность работников фирмы за действия, производимые друг другом (действия, напрямую связанные с функционированием фирмы); заинтересованность в повышении качества товаров и услуг; расширение рынка сбыта; повышение известности фирмы в данной отрасли. Все вышеперечисленные есть пример механизма обеспечения целостности данной системы. Первостепенной задачей системного анализа является определение глобальной цели развития организации и целей функционирования. Имея конкретные, четко сформулированные цели, можно выявить и проанализировать факторы, способствующие либо препятствующие скорейшему достижению этих целей. Рассмотрим это на конкретных примерах (рис.4). При использовании системного подхода к исследованию систем управления предприятия с учетом его внутренней и внешней среды может широко применяться популярный и в определенной мере универсальный метод SWOT-анализа: S – strength – сила, W – weakness – слабость, O – opportunity – возможность, T – thtreat – угроза (или метод ССВУ-анализа). Это оперативно диагностический метод анализа стратегического положения предприятия на основе оценки его сильных и слабых сторон, возможностей и угроз ему. Основное направление SWOT-анализа: а) принятие усилий для превращения слабостей в силу и угроз в возможности; б) развитие сильных сторон предприятия в соответствии с ее ограниченными возможностями. Добиться к концу 2009 года стабильного положения на рынке, за счет повышения качества выпускаемой продукции, дизайна упаковочной тары, улучшения продаж.     Увеличение объема продаж Увеличение доли на рынке до 30% Улучшения качества расширения ассортимента Развитие маркетинга Повышение квалификации персонала Участие в рекламных акциях, ярмарках продовольственных товаров Активная реклама Выход на новые рынки Системное изучение спроса Расширение круга покупателей Стимулирование сбыта, оптовой продажи             Рис. 4. «Дерево» целей предприятия В общем виде сущность этого метода можно отобразить матрицей:  Рис. 5 Матрица SWOT организации в целом К сильным сторонам хлебокомбината относятся внутренние факторы, такие, как высокое качество товара, уровень подготовки работников. Эти факторы считаются сильными сторонами, поскольку дают определенные преимущества в конкурентной борьбе. К слабым сторонам также относят внутренние факторы, такие, как более высокие цены на продукцию, чем у конкурентов, малые размеры организации. Возможности (благоприятные) исходят из внешней среды, такие, как изменение вкусов потребителей, новые рынки для экспорта, благоприятные курсы валют, снятие государственных ограничений и т.п. Эти факторы могут способствовать улучшению деятельности предприятия. К угрозам также относятся внешние факторы, такие, как выпуск нового товара конкурентом, появление нового соперника, предлагающего низкие цены, или неопределенность в политике правительства. Эти факторы негативно сказываются на деятельности предприятия. 3. Анализ ресурсов объекта исследования К ресурсам системы управления относятся: материальные, трудовые, финансовые ресурсы, оборудование, информация Основные средства
Финансовое состояние и устойчивость предприятия Кредиторская и дебиторская задолженность:
Кредиторская задолженность по состоянию на 1.03.2009 г. со сроком образования свыше 12 месяцев составляет 641,28 тыс. рублей, или 39,63% от общей суммы кредиторской задолженности. Дебиторская задолженность по состоянию на 1.03.2009 г. со сроком образования свыше 12 месяцев составляет 46,35 тыс. рублей, или 4,29% от общей суммы дебиторской задолженности. Данные бухгалтерского учета:
Основные финансовые показатели:
В целом, финансовое состояние предприятия может быть охарактеризовано как удовлетворительное. Рост объемов производства основной продукции и стабильное положение на местном рынке хлебопродуктов находит свое отражение в постоянном росте объемов выручки, которая за год выросла с 12,6 млн. руб. до 17,9 млн. руб. При этом предприятию необходимо оптимизировать управление производственной деятельностью и себестоимостью продукции. Долговой нагрузки и находящегося в залоге имущества предприятие не имеет. Структура активов характеризуется как консервативная, то есть значительным превышением величины внеоборотных активов над оборотными. При этом основными составляющими внеоборотных активов являются основные средства (89,41% всех активов). Структура оборотных активов характеризуется значительным удельным весом статей Краткосрочная дебиторская задолженность (43,67% всех активов) и Запасы (54,76% всех активов). Заемный капитал характеризуется большим удельным весом статьи Кредиторская задолженность, составляющей 29,33% общего объема пассивов (67,69% объема заемного капитала). Баланс предприятия ликвиден, однако, показатели ликвидности отклонены от нормы. На протяжении исследуемого периода наблюдается тенденция их уменьшения, что свидетельствует об уменьшении уровня платежеспособности предприятия. Деловая активность предприятия характеризуется ростом скорости оборачиваемости капитала. Показатели рентабельности в исследуемом периоде уменьшились (убыток по итогам 2007 года связан с компенсационными выплатами при смене высшего менеджмента предприятия), однако далее наметился устойчивый рост донной группы показателей, что свидетельствует о проведении работы в части оптимизации затрат и структуры капитала предприятия. Информационное обеспечение: В своей работе персонал использует: - отраслевые справочно-информационные издания, каталоги; - прайс-листы фирм поставщиков и конкурентов; - периодические издания; - ЭВМ; - документы электронных изданий и Интернет ресурсы; - отчеты, выборки собственного программного учета. Основное оборудование
Организационное обеспечение: Каждый работник имеет доступ к телефонной сети предприятия, факсу, персональным компьютерам локальной сети, установленных на рабочих местах отделов. При работе вне предприятия сотрудники используют личный транспорт по договору с администрацией, а также транспорт предприятия в соответствии с утвержденным порядком. Анализ влияния факторов внешней среды на процесс принятия решений в системе управления на примере конкуренции Основными конкурентами для Хлебокомбината на сегодняшний день являются: - ИПБОЮЛ «Стаброва В.В.»; - Алейсагропромснаб; - поставщики из г. Барнаула. Местные предприятия, вырабатывающие хлебобулочную продукцию, составляют конкуренцию не по качеству и ассортименту, а по цене продукции, так как имеют свои посевные площади и торговые точки, что позволяет производить и продавать продукцию дешевле. Факторы силы предприятия в конкурентной борьбе: На предприятии удобный для населения режим работы: продукция развозится по торговым точкам с 7 часов 30 минут до 19 часов на своем транспорте. Предприятие находится в центре города. Основными составляющими факторами по повышению конкурентоспособности являются: - расширение ассортимента продукции; - постоянное повышение качества; - внимательное отношение к клиентам; - открытие новых торговых точек; - внедрение новых технологий; - повышение квалификации обслуживающего персонала. В настоящий момент предприятие обладает всей инфраструктурой, необходимой для профильной производственной деятельности, а также штатом высокопрофессиональных технических специалистов, отвечающих всем необходимым требованиям. При условии достаточности оборотных средств, минимальном косметическом ремонте на существующем оборудовании и при существующем штате специалистов, производственная мощность предприятия составляет 20075 тыс. тонн всех видов изделий. При реконструкции котельной предприятия расчетная доходность от продажи тепловой энергии сторонним потребителям составляет 1,02 млн. рублей в год. При минимальной норме рентабельности равной 10%, при условии полной загрузки производственных мощностей хлебокомбината, доход от основной и вспомогательной деятельности составляет 31,41 млн. рублей в год. В планах завода – расширяться и увеличивать темпы производства, для этого планируется ряд мероприятий: 1) Установка линии по выпуску пряника с начинкой. 2) Замена роторов на сахарное печенье. 3) Добавить в хлебном цехе булочную печь. 4) В тортовом цехе для улучшения качества приобрести раскаточную машину. 5) Увеличить ассортимент продукции. 6) Освоить выпуск диетических и витаминизированных хлебобулочных изделий. 7) Открытие представительств по краю – Бийск, Родино, Рубцовск, Барнаул. Для улучшения состояния данной фирмы я бы рекомендовала: - расширить рынок сбыта; - провести маркетинговые мероприятия, рекламу; - попросить поддержки у правительства (снизить налоги, предоставив налоговые каникулы, снизить таможенные тарифы и т.д.); - усилить финансовый контроль путем разработки оперативных бюджетов; - начать активное проникновение на экспортные рынки; - улучшить качество выпускаемой продукции и др. 5 Роль информационных технологий в системе управления Управленческая деятельность выступает в современных условиях как один из важнейших факторов функционирования и развития промышленных фирм. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, усложнением хозяйственных связей, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и иных параметров продукции. Большую роль играют также изменения в организационных формах и характере деятельности фирм, повышение значения транснациональных корпораций в международных хозяйственных связях. Благодаря высокопроизводительным и экономичным микропроцессорам информационно-вычислительные ресурсы приближаются к рабочим местам менеджеров, бухгалтеров, плановиков, администраторов, инженеров и других категорий работников. Совершенствуются персональные системы обработки данных, автоматизированные рабочие места на базе персональных компьютеров (ПК), которые по стоимости приближаются к терминалам, а по возможностям - к ЭВМ третьего поколения. На этой основе создаются локальные вычислительные сети (ЛВС) различного назначения. Наличие на предприятии ЛВС создает для пользователей принципиально новые возможности интегрального характера, благодаря прикладным системам ПК и другому оборудованию сети. Организуется автоматизированный документооборот (электронная почта), создаются различные массивы управленческой, коммерческой и другой информации общего назначения и персонально используются вычислительные ресурсы всей сети, а не только отдельного ПК. Особое место на предприятии занимают компьютеры и другое электронное оборудование (факс, принтеры, сканеры), связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации управленческого труда. Их использование становится основным видом их применения, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает предприятию прямой экономический эффект. Информация, и, особенно, ее автоматизированная обработка, является важным фактором повышения эффективности производства. |