Подготовка электронных документов к передаче в архив (1). Закон от 22 октября 2004 года 125фз Об архивном деле в Российской Федерации

• Название: Закон от 22 октября 2004 года 125фз Об архивном деле в Российской Федерации
• Дата: 31.08.2022
• Размер: 0.6 Mb.
• Имя файла: Подготовка электронных документов к передаче в архив (1).pptx
• Тип: Закон; #657565

Подготовка электронных дел для передачи в архив

государственного органа.

Порядок

формирования и оформления электронных дел

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Федеральный закон от 06 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Закон Свердловской области от 25 марта 2005 года № 5-ОЗ «Об архивном деле в Свердловской области»

приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»;
приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»;
приказ Федерального архивного агентства от 15.06.2020 № 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов архивах государственных органов»;


распоряжение Правительства Свердловской области от 02.02.2015 № 81-РП «Об утверждении Типового перечня документов, создание, хранение и использование которых в Аппарате Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области, Правительстве Свердловской области и исполнительных органах государственной власти Свердловской области может осуществляться исключительно в форме электронного документа»;


ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу» «Управление документами. Общие требования» утвержден и с 01.03.2014 приказом Росстандарта от 12.03.2007 № 28-ст, введен в действие с 01.07.2007;
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - утвержден и введен в действие с 01.03.2014 приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»


Методические рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных документов в государственных и муниципальных архивах. ВНИИДАД, Москва. 2013;
Методические рекомендации «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивах. ВНИИДАД, Москва. 2013;

Комплектование архива государственного органа

Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив государственного органа не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив государственного органа, органа местного самоуправления не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении срока их хранения в установленном порядке

АРХИВ ГОСУДАРСТВЕННОГО ОРГАНА

Подготовка электронных дел к передаче в архив государственного органа

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.
Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.
В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе.
В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

Оформление архивных дел, документов

подшивку или переплет документов дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела;

составление внутренней описи документов дела

конвертацию электронных документов в формат PDF/А;

формирование электронных документов в контейнеры;

формирование контейнеров в дела (единицы хранения

Оформление дел на бумажной основе предусматривает

Оформление электронных дел предусматривает

Архивный шифр электронных документов

Архивный шифр электронных документов,

хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя.

Архивный шифр электронных документов, хранимых в информационной системе архива, является обязательным элементом описания контейнера электронного документа.
Передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются

в 2-х идентичных экземплярах.

Передача электронных документов в архив

Подготовка электронных документов к передаче в архив государственного органа осуществляется в соответствии с пунктом 4.34 Правил 2015 г. структурным подразделением государственного органа - пользователем соответствующей информационной системы совместно со Службой делопроизводства и подразделением (работником), обеспечивающим функционирование информационной системы.

Описи электронных дел, документов

Подготовка электронных дел для передачи в архив государственного органа предусматривает оформление электронных дел, составление описи электронных дел, документов заголовок электронного дела переносится на обложку дела (электронного дела) из номенклатуры дел государственного органа. Заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле.
Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.


В опись электронных дел, документов включается приложение к описи - реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.
Описи дел структурного подразделения изготавливаются в 2-х экземплярах на бумажном носителе, подписываются руководителем подразделения и руководителем Службы делопроизводства.
Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.


преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;
формирование в информационной системе описей электронных дел, документов структурных подразделений;
формирование в информационной системе государственного органа контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;
формирование в информационной системе государственного органа дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;


миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив государственного органа не по информационно-коммуникационным каналам;
проверка воспроизводимости электронных документов;
проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).

Передача электронных документов в архив государственного органа

Прием электронных документов в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов.
Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы.
При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица.


После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.
Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.


На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается:
наименование организации (полное, сокращенное);
номер фонда;
номер описи электронных дел, документов;
номер дела по описи;
отметка о статусе экземпляра электронных документов: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);
крайние даты документов электронного дела;
при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

Система хранения электронных документов архива государственного органа (СХЭД)

Функциональные требования

к управлению документами в СХЭД архива

государственного органа:

СХЭД должна обеспечивать прием, учет, хранение и использование электронных архивных документов (без предварительного документирования на бумажном носителе), электронных копий документов, подлежащих хранению в архиве государственного органа.
СХЭД должна обеспечивать включение регистрационно-учетных сведений и других метаданных электронных документов, переданных в архив государственного органа на физически обособленных носителях.




получение электронных дел, документов из СЭД и других информационных систем государственного органа, в которых создаются и хранятся электронные документы;
получение из СЭД описей дел;
фиксацию факта поступления в СХЭД электронных дел, описей дел;
проверку соответствия состава электронных дел, документов описям дел;
проверку электронных дел, документов и описей дел, документов на наличие вредоносного программного кода;
проверку электронных подписей электронных дел, документов, переданных на хранение в СХЭД;


проверку комплектности состава контейнеров электронных документов; проверку наличия в метаданных документа сведений о проверке подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) передаваемого электронного документа на момент его подписания и/или получения;
проверку воспроизводимости электронных документов, электронных копий документов, описей дел;
формирование уведомления отправителю электронных дел, документов и описей дел, документов о подтверждении приема документов в СХЭД или об отказе в приеме в случае отрицательного результата проверки на соответствие требованиям, установленным настоящим пунктом;
заверение принятых на хранение электронных дел, документов электронной подписью уполномоченного лица.


СХЭД должна обеспечивать учет поступления электронных дел, документов на архивное хранение.
Учет поступивших на хранение в СХЭД электронных дел, документов должен осуществляться в соответствии с принятой схемой систематизации электронных дел, документов в СХЭД.
Схема систематизации электронных дел, документов в СХЭД включает следующие уровни: фонд, опись, раздел описи, электронное дело, внутренняя опись, электронный документ.
СХЭД должна обеспечивать учет документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения на основе номенклатуры дел (без включения их в описи дел).
СХЭД должна обеспечивать формирование проектов годовых разделов описей электронных дел, документов для последующего их согласования и утверждения.
Включение в СХЭД электронных дел должно осуществляться при создании архивной учетной формы (АУФ).


Электронному делу при включении в СХЭД присваивается идентификационный учетный номер, который состоит из номера электронного дела по годовому разделу описи электронных дел, номера описи, номера фонда.
Электронному документу при включении в СХЭД присваивается идентификационный учетный номер, который состоит из порядкового номера внутренней описи, номера электронного дела, номера описи, номера фонда.
Архивный шифр электронных дел, документов, хранимых в СХЭД, является обязательным элементом описания контейнера электронного дела, документа.
В СХЭД должны включаться метаданные электронных документов, передаваемых из СЭД.


СХЭД должна обеспечивать:
хранение электронных документов и электронных копий документов вместе с их метаданными (до уничтожения или передачи на последующее хранение в государственный архив);
периодическое резервное копирование электронных документов;
уведомление ответственного должностного лица о необходимости проведения в соответствии с установленными сроками (периодичностью) проверки наличия и состояния электронных дел, документов;
автоматическую проверку наличия электронных документов;
просмотр состава электронных документов в электронном деле, состава дел, относящихся к конкретной описи электронных дел, реестра описей дел в рамках фонда;
проверку соответствия учетных данных в АУФ различных уровней;
создание (копирование) и включение в СХЭД экземпляров электронных дел, документов из их резервных экземпляров взамен поврежденных;
применение программы проверки технического состояния электронных документов и сохранения результатов проверки в течение установленного времени;
формирование актов по результатам проверки наличия и технического состояния электронных дел, внесение изменений в АУФ по результатам проверки.


СХЭД должна обеспечить создание фонда пользования электронных дел, документов;
СХЭД должна обеспечивать создание с возможностью вывода на печать и/или записи его на другой электронный носитель:
а) архивной копии электронного документа или его части;
б) проекта архивной справки (архивной выписки).
СХЭД должна обеспечивать подписание архивной копии электронного архивного документа, архивной справки (архивной выписки) электронной подписью уполномоченного должностного лица, ответственного за создание документа.
СХЭД должна обеспечивать направление архивной копии, архивной справки (архивной выписки), подписанной электронной подписью, по защищенной информационно-коммуникационной сети в СЭД государственного органа для регистрации и отправки заявителю.


СХЭД должна поддерживать процессы экспертизы ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения:
формирование уведомлений ответственного должностного лица об истечении сроков хранения электронных дел, документов;
отбор дел, документов с истекающим (истекшим) сроком хранения;
формирование и хранение актов о выделении к уничтожению дел, документов, не подлежащих хранению (с выводом их на печать);
просмотр электронных документов в электронном деле, дел, включенных в опись электронных дел, реестра описей дел в рамках фонда;
удаление включенных в СХЭД электронных дел, документов, в том числе их резервных экземпляров, в соответствии с актом о выделении к уничтожению;
внесение данных об уничтожении электронных документов в АУФ;
корректировка сроков хранения электронных дел, документов по результатам экспертизы ценности в случае изменения срока хранения;
изменение состава электронных документов электронного дела;
отбор электронных дел, документов постоянного срока хранения, подлежащих передаче в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган.


В СХЭД должна реализовываться передача электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, по защищенным каналам связи в соответствии с организационно-техническими требованиями к указанному информационному взаимодействию, предусмотренными главой VI Правил 2015;
СХЭД должна обеспечивать формирование акта приема-передачи электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, в электронном виде с возможностью вывода на печать.
СХЭД должна хранить информацию о передаче электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган.