ДОКЛАД. Делопроизводство-и-РС-2курс-ПД. Законспектировать лекцию
 Скачать 19.42 Kb.
|
|
Делопроизводство и режим секретности, 2 курс ПД ЗАКОНСПЕКТИРОВАТЬ ЛЕКЦИЮ Тема 2. Документирование управленческой деятельности в правоохранительных органах. Основные правила и порядок подготовки и оформления документов. Использование сведений, содержащихся в документах. План лекции 1. Понятие, значение и виды документов в правоохранительных органах (ОВД) 2. Реквизиты документов и требования к их оформлению Лекционный материал Вопрос 1. Понятие, значение и виды документов в правоохранительных органах (ОВД) Документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем документированной информации может быть любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Официальный документ - это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Из определения можно сделать вывод, что основным назначением документа являются фиксация и сохранение необходимой информации. Например, документы, составляемые в органах внутренних дел, содержат информацию об оперативной обстановке, о результатах деятельности отдельных служб и подразделений, о лицах, совершивших правонарушения, о скрывшихся от суда и следствия и т.п. Кроме того, значение документов заключается в том, что они: 1) являются формой реализации всех функций управления. Например, планирование внешне выражено в составленном плане работы органа; контроль заканчивается обычно составлением акта или справки о проверке, отчета о выполненной работе и т. п.; 2) служат одним из средств связи органов внутренних дел между собой, с другими органами, организациями и гражданами. Например, посредством служебных писем сотрудники органов внутренних дел запрашивают из других органов и организаций необходимую информацию, направляют им представления об устранении причин и условий совершения правонарушений, сообщают гражданам о решениях, принятых по их заявлениям, и т.д.; 3) юридическое значение документов состоит в том, что они представляют собой средство официального удостоверения и юридического доказательства действий, событий, состояний, имеющих значение для деятельности органов внутренних дел. Например, составленный сотрудником полиции протокол об административном правонарушении фиксирует имеющую доказательственное значение информацию об обстоятельствах проступка, о личности правонарушителя; справка о результатах проверки работы органа внутренних дел, подразделения или его отдельного сотрудника служит официальным удостоверением состояния этой работы и т. п. Виды документов, составляемых в органах внутренних дел классифицируются по следующим критериям: 1) по месту возникновения и направлению движения документов они подразделяются на: - исходящие - отправляемые органом внутренних дел в адрес других органов, организаций или граждан; - входящие - поступающие в орган внутренних дел из других органов (организаций, учреждений) или от граждан; - внутренние - созданные в органе внутренних дел и не подлежащие отправке; 2)по количеству отражаемых в документах вопросовразличают документы: - простые - составленные по одному вопросу; - сложные - содержащие информацию по двум или большему числу вопросов; 3)по участию заинтересованных лиц в составлении и подписании документов: - односторонние - составляются от имени одной стороны - органа или должностного лица (например, рапорт, справка, постановление о возбуждении уголовного дела и т.д.); - двусторонние (многосторонние) - документы, в составлении и подписании которых участвуют представители двух или нескольких заинтересованных сторон (например, акт о приеме одним сотрудником органа внутренних дел от другого каких-либо ценностей; акт обследования объектов разрешительной системы и т. д.); 4) по степени секретности содержащейся в документах информации делятся на: - содержащие сведения, составляющие государственную тайну (особой важности, совершенно секретные, секретные); - содержащие служебные сведения, которые не составляют государственной тайны, однако их разглашение может нанести ущерб интересам МВД России («для служебного пользования»); -несекретные (открытые) документы; 5) в зависимости оm их подлинностидокументы подразделяются на: - подлинник - первый или единичный экземпляр официального документа; - дубликат - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу (обычно создается при утрате подлинника, например, свидетельства о рождении или диплома); - копию - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Помимо названных, существуют и другие критерии классификации документов: - по срокам хранения; -по технике нанесения информации (письменные, кинодокументы, фотодокументы, фонодокументы); - по способу передачи информации (письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма) и пр. Однако в системе управления правоохранительных органов наибольшее значение имеет классификация документов в зависимости от направления деятельности органа внутренних дел, в соответствии с которой можно выделить: 1) уголовно-процессуальные, оперативно-розыскные и административно-процессуальные документы. В них отражаются внешняя деятельность, социальное предназначение, специальные функции управления в органах внутренних дел: раскрытие и расследование преступлений, охрана общественного порядка и обеспечение общественной безопасности и др.; 2) организационно-распорядительные документы, которые создаются в процессе внутриорганизационной деятельности органов внутренних дел. Их задача - организовать деятельность органа внутренних дел и поддерживать ее на должном уровне. Именно данную группу документов принято называть управленческими. К ним относятся: - приказ - правовой акт, устанавливающий управленческие решения, как правило, нормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел; - положение, устав - нормативные правовые акты, устанавливающие основные системно связанные между собой правила деятельности органа внутренних дел и его структурных и подчиненных подразделений; - инструкция, наставление - правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых органами внутренних дел в соответствии с их компетенцией; - правила - нормативный правовой акт, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению; - распоряжение - документ ненормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел; - протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов; - акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события; - докладная записка - документ, адресованный руководителю органа внутренних дел или вышестоящему органу внутренних дел, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями; - справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий; - доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений; - план - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей. Несмотря на различия в назначении и содержании организационно-распорядительных документов, создаваемых в органах внутренних дел, их составление и оформление подчиняются некоторым общим требованиям (правилам), которые касаются содержания различных частей текста документов, качества и формата бумаги, расположения реквизитов и пр. Инструкция по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации устанавливает, что при оформлении документов необходимо соблюдать: -правила, обеспечивающие их юридическую силу; -оперативное и качественное их исполнение и поиск; - возможность обработки с помощью средств вычислительной техники. При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями: 1)юридические требования к документу,которые заключаются в том, что документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России. Соблюдение этого требования обеспечивает юридическую силу документа, т. е. свойство официального документа. Таким образом, юридическую силу имеет документ, исходящий от полномочного должностного лица (органа) и строго соответствующий его компетенции; 2) требования информационной культуры: - документ должен быть написан официально-деловым стилем (прямой порядок слов в предложениях; подлежащее стоит ближе к началу предложения, сказуемое - возможно ближе к подлежащему; длинные сложные предложения заменяются несколькими простыми и т. д.); -изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование; -применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении; -документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания; - документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных нормативных правовых актах; 3) требования технической эстетики: - в документе не должно быть помарок и исправлений; - документирование информации в органах внутренних дел осуществляется, как правило, с использованием технических средств. При изготовлении документов с использованием печатающих устройств вычислительной техники рекомендуется печатать в текстовом редакторе Microsoft Word, шрифтом Times New Roman размером № 13-15 через 1-1,5 интервала. 4) Соответствие документа требованиям государственных стандартов и инструкций по делопроизводству. Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами (ГОСТ-Р.6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») и требованиями «Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел», утвержденной Приказом МВД России от 20 июня 2012 г. № 615, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения. Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа. Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов. Государственным стандартом и дублирующими его инструкциями по делопроизводству определено место размещения каждого реквизита на документе. |