МДК 01.02. Закупочная логистика это процесс обеспечения предприятий материальными ресурсами, размещения ресурсов на
 Скачать 67.91 Kb.
|
|
Логистика - это творческая организация всех процессов, обеспечивающих перемещение людей, информации и материалов оптимальными способами. "Разумная организация" - так переводится термин "логистика" с латыни. Сегодня логистика - крупный бизнес, охватывающий тысячи предприятий различного профиля, и передовая корпоративная стратегия, позволяющая организациям успешно конкурировать на рынке. Потоки информации, используемой в деятельности различных организаций, с каждым днем увеличиваются в масштабах и усложняются. Грамотная организация работы с документами позволит компаниям и организациям избежать много численных ошибок и проблем. Движение документов с момента составления на данном предприятии или получения от других предприятий до сдачи в архив после их обработки и систематизации принято называть документооборотом. Расписание сроков составления, представления и обработки первичных документов, регистрации и группировки учетных данных, прохождения других стадий учетного процесса принято называть графиком в учете. График обычно включает перечень и сроки учетных работ, выполняемых оперативными, инженерно-техническими и бухгалтерскими работами, с приложением форм документов и инструкций по их составлению. По каждому документу в графике указывают исполнителя (составителя), адресат (службу, куда поступает документ), сроки представления и обработки. Графики обычно имеют формы таблиц, диаграмм и др. Закупочная логистика — это процесс обеспечения предприятий материальными ресурсами, размещения ресурсов на складах предприятия, их хранения и выдачи в производство. Она определяет, что, сколько, у кого и на каких условиях закупить и как реализовать принцип системности, т. е. синхронизировать закупки с производством и сбытом, а также деятельность предприятия с поставщиками. Цель закупочной логистики — обеспечение предприятия материальными ресурсами с максимальной экономической эффективностью. Существуют разные виды закупок, но принцип оформления документов при закупках одинаков. Длядокументационного обеспечения логистической деятельности оформляются различные виды документации. На сегодняшний день документы оформляются на различных носителях. В настоящее время разработаны различные электронные базы данных, позволяющих вести электронный документооборот. 1С:Бухгалтерия сегодня является безусловным лидером среди программ по популярности на территории стран СНГ. Она применяется для автоматизации бухгалтерского и налогового учета на промышленных предприятиях, в торговых организациях, бюджетных учреждениях. Набор реквизитов и бланков в данных базах примерно одинаков. Рассмотрим основные этапы деятельности компании, которая специализируется на логистических услугах на примерах заполнения основных документов. !!!В настоящем курсе лекций рассматриваются документы, оформляемые при перевозке автомобильным транспортом, т.к. данный вид перевозок самый распространенный. Основным документом при приобретении товаров является договор купли-продажи. (Приложение 1). Договор купли-продажи является наиболее распространенной сделкой, направленной на передачу имущества, которое находится в собственности - другому собственнику. По договору купли-продажи продавец обязуeтся передать в собственность покупателя имущество, а покупатель, в свою очередь, обязуется принять и уплатить за него определенную денежную сумму. В п.1 ст.454 Гражданского кодекса говорится, что «по договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену)». Договор купли-продажи направлен на переход (перенесение) права собственности на вещь (или вещного права – права хозяйственного ведения, оперативного управления) от продавца к покупателю. Договор содержит следующие обязательные разделы: 1. Преамбула, т.е. обозначение сторон, вступающих в договорные отношения. В данном разделе указывают наименования организаций, фамилии должностных (частных) лиц, подписывающих договор; документы, на основании которых они действуют (устав, положение, лицензия), и условные обозначения, которые будут применяться в тексте документа. Условное обозначение сторон, вступивших в договорные отношения, необходимы для того, чтобы в дальнейшем в тексте не повторять их названия полностью (продавец и покупатель, заказчик и исполнитель и т.д.). 2. Предмет договора. В данном пункте указывается, что именно является общей целью договора (творческое сотрудничество, поставка товара, подготовка кадров, экскурсионное обслуживание и т.д.). 3. Обязательства сторон. Эта часть договора должна быть особенно продумана, так как последствия упущенного или непонятого могут быть весьма существенными. В этом разделе четко формулируется, какие обязательства берут на себя договаривающиеся стороны. 4. Финансовые взаимоотношения. Раздел подразумевает запись условий оплаты выполненных работ, оказанных услуг и т.д. Нередко финансовые взаимоотношения расшифровываются в смете, которая приводится в приложении и является неотъемлемой частью договора. 5. Ответственность сторон. Формулируется, какие санкции будут применены к стороне, нарушившей взятые на себя обязательства. Если характер договора не требует детализации, то запись в этом разделе делается в обобщенной форме, например, «при невыполнении условий договора стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством». 6. Форс-мажор. Включение в договор данного раздела означает, что при действии обстоятельств непреодолимой силы (пожар, наводнение, изменение законодательства, война) выполнение договора может быть прекращено либо приостановлено и стороны ответственности за это не несут. 7. Прочие условия договора. В этой части договора указываются: срок действия договора; количество экземпляров; порядок продления или досрочного расторжения договора; порядок внесения изменений и иные условия. Могут быть оформлены отдельные разделы «Срок действия договора», «Конфиденциальность», «Рассмотрение споров» и т.д. 8. Юридические адреса и подписи сторон. В этом разделе указываются почтовые адреса сторон, банковские реквизиты, ставятся подписи и печати. Договор имеет следующие обязательные реквизиты: - наименования организаций (в преамбуле); - наименование вида документа; - дата документа (дата подписания договора сторонами); - номер документа; - место составления; - заголовок к тексту (купли-продажи, аренды промышленного оборудования, дарения); - текст; - подписи должностных или частных лиц; - печати организаций-сторон договора; - справочные данные об организациях (в разделе «Юридические адреса и подписи сторон»). Документом, на основании которого осуществляется поставки является договор поставки (Приложение 2). Договор поставки товара — это соглашение между двумя сторонами, одна из которых обязуется на определенных условиях передать другой стороне определенные материальные ценности. Документом полностью определяются все параметры поставки, он должен учитывать требования и поставщика, и покупателя. В зависимости от характеристик продукции и сферы деятельности, в которой работает организация, каждая компания самостоятельно разрабатывает типовой договор поставки товара, который будет учитывать все особенности функционирования фирмы. При этом, составляя соглашение, нужно опираться на несколько основных пунктов, которые присутствуют практически в каждом подобном документе. Вступительная часть договора представляет собой небольшой абзац текста, в котором прописываются стороны соглашения. Одна из них является поставщиком, другая — покупателем. При этом указываются не только наименования организаций в соответствии с их уставными документами, но и должностные лица, которые действуют от имени данных компаний. Также делается пометка о документе, на основании которого то или иное должностное лицо получает право совершать сделку. Обычно это Устав общества или доверенность руководителя какому-либо сотруднику. Далее договор поставки товара уже не содержит наименования организаций, вместо них указывают: «Сторона 1», «Сторона 2» или «Поставщик», «Покупатель». Предметом договора является тип товара, который поставщик должен передать покупателю, его количественные и качественные характеристики. Если поставка крупная, с большим перечнем разного вида продукции, то ее ассортимент можно вынести в отдельное приложение к этому договору, на которое и делают ссылку при указании поставляемого товара. В данном пункте также отражается обязанность покупателя принять и оплатить обозначенную продукцию. В разделе «Условия поставки» необходимо прописать несколько условий: - момент, когда у поставщика возникает обязанность поставить покупателю товар. В некоторых случаях продукция поставляется после полной или частичной предоплаты со стороны принимающей стороны, в других — на основании только лишь заявки. В последнем варианте в данном пункте нужно подробно описать форму заявки и способ ее передачи поставщику (факсом, электронной почтой, посредством личной встречи или телефонного разговора); - срок, в течение которого осуществляется поставка; - если передача продукции осуществляется партиями, то это также нужно отразить в договоре; - способ доставки. Договор поставки продукции должен содержать отметку о том, каким образом товар будет доставлен со склада или производственных помещений поставщика к покупателю. Перемещение продукции может осуществляться силами, как покупателя, так и поставщика. Если доставка производится поставщиком, но за счет принимающей стороны, то нужно сделать в тексте указание на то, каким образом она будет оплачена. В пункте «Цена товара и порядок расчетов» прописывают стоимость продукции и то, каким образом будет осуществляться оплата поставляемых товаров. Договор поставки товара отражает обычно следующие способы: - полная предоплата. Перед поставкой товар полностью оплачивается покупателем на основании выставленного поставщиком счета или цены в соответствующем пункте заключенного договора. - частичная предоплата. При данном варианте расчетов покупатель вносит на расчетный счет или в кассу поставщика определенный процент от общей стоимости товара. Оставшаяся часть денежных средств оплачивается после поставки продукции. - оплата товаров в течение определенного срока после их поставки. При таком способе оплаты важно указать точное количество рабочих или календарных дней, в течение которых должны быть переведены денежные средства. Указывается также, какой будет использоваться расчет — наличный или безналичный, оговаривается, какие налоги включаются в стоимость товара. Если в стоимость продукции входит НДС, то указывается его процентная ставка и сумма. В случае включения в цену товара расходов на доставку и упаковку необходимо сделать отметку и об этом. Пункт «Прием товара» отражает процесс приемки товаров покупателем. Указывается срок, в течение которого покупатель должен проверить соответствие количественных и качественных характеристик предоставленного ему товара условиям договора. В данном пункте делают также пометку о документах, подтверждающих получение товара, а также форме, в которой должна быть подана претензия в случае получения товара, не соответствующего условиям договора. Договор поставки товара завершается обычно указанием полных сведений о поставщике и покупателе. Это заключительная часть соглашения, в которой указываются реквизиты сторон в соответствии с их регистрационными документами. Важно, чтобы они были верными. Это необходимо не только для подтверждения юридической силы договора при возможных судебных спорах, но и для оформления на основании соглашения различных документов, например товарной накладной и счета-фактуры. Указываются также должностные лица, упоминающиеся во вступительной части. Они должны расписаться в договоре и заверить его печатью организации. После подписания договора поставки обеими сторонами он вступает в силу. Приложением к договору поставку является спецификация - двусторонний документ, содержащий перечень поставляемых товаров, в котором указаны их наименование, количество, ассортимент, иные качественные характеристики товара, а в определенных случаях - и цены. Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению. Унифицированной формы спецификации нет, она может быть составлена в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных. В преамбулуспецификации следует внести: номер и дату заключения договора, к которому она является приложением; номер спецификации, как приложения; обозначить название документа. Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения: наименование товаров или материалов; единица их измерения; количество; цена за штуку; общая стоимость. При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными. Затем под таблицей необходимо вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств). Таким образом, важно запомнить, что этап закупки товаров должен быть оформлен соответствующим образом. Грамотное оформление и составление контрактов, заявок и заказов позволит на следующем этапе избежать неточностей и ошибок. При оформлении документов на доставку товара оформляется заявка на поставку товара – документ, который обычно требуется в тех случаях, когда компания-заказчик бронирует партию товара на складе у предприятия-поставщика для дальнейшего своевременного получения. Приложение 3. Составление заявки может быть как единовременным, так и регулярным. Заявка не является самостоятельным документом, а служит приложением к договору купли-продажи, поставки и т.п. Чаще всего условия и сроки подачи заявки регламентируются в основном договоре. Заявку можно формировать на любые открытые поставщиком к бронированию виды товаров по желанию заказчика: стройматериалы, канцелярские принадлежности, хозяйственные товары, мебель, технику, оборудование и т.д. Процедура получения товара с участием предварительной заявки достаточна проста: Для начала представителю заказчика следует связаться с работником компании, осуществляющей поставку, чтобы обговорить детали процесса. В частности надо уточнить наличие товара на складе и если он отсутствует, то срок его прибытия, а также объемы, тип, маркировку, качество и прочие нюансы. Затем следует выяснить, каким именно способом лучше всего передать готовую заявку: по электронным средствам связи или по факсу, после чего можно приступать к оформлению документа. После составления и передачи заявки сотрудник компании-поставщика ее обработает и, в случае вопросов, свяжется с заказчиком для пояснения неточных моментов. Если все нормально и никаких тем для обсуждений у поставщика нет, то заявку нужно будет только подтвердить, после чего она отправится на склад, где на ее основании необходимый товар будет забронирован (если подтверждения не будет, продукцию с брони снимут). При полном соблюдении всех этапов процедуры резервирования, заказчик может быть уверен в том, что он получит необходимые товарно-материальные ценности со склада поставщика в нужном объеме и качестве в строго установленное время. Заявка является документом, фиксирующим желание заказчика получить конкретный товар в определенный период. Непосредственно формированием заявки может заниматься любой работник предприятия-заказчика, в полномочия которого по должностной инструкции входит данная функция: бухгалтер, экспедитор, логист и т.д. На предприятиях малого сектора экономики составлением заявки занимаются сами директоры. На сегодня не существует унифицированного бланка заявки на поставку товара, так что предприятия и организации имеют возможность писать ее в произвольном виде, исходя из собственного видения данного документа и потребностей компании, или заполнять шаблон документа, разработанный и утвержденный внутри фирмы. При формировании заявки следует следить за тем, чтобы по структуре она соответствовала основным правилам делопроизводства, а по тексту – нормам русского языка. Несмотря на отсутствие единого образца, есть ряд сведений, которые в заявке нужно указывать обязательно. В преамбуле указываются: название той фирмы, которой она адресована, название компании–заказчика, дата, номер и место составления документа, данные о конкретном ответственном за составление заявки лице: его должность, фамилия-имя-отчество и номер телефона. Основной раздел содержит следующие сведения: наименование заказываемых товарно-материальных ценностей, их количество, размер, вес, тару, прочие специфические характеристики (чем подробнее и тщательнее эти сведения будут прописаны, тем лучше). При большом объеме товара эту часть бланка рекомендуется оформлять в виде таблицы. Также в заявку при необходимости можно внести условия поставки, в частности, требования к упаковке, транспортировке, конкретную дату или период и т.п. !!!! Заверять бланк печатью организации особой необходимости сейчас нет: с 2016 года юридические лица освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия (только если такая норма не прописана в локальных актах организации). Заявка составляется обычно в двух экземплярах, один из которых отправляется поставщику, второй остается у заказчика. Отправленная копия должна быть зарегистрирована в журнале учета исходящей документации. Одним из основных товаросопроводительных документов является счет-фактура. Данный документ является для покупателя товара приходным товарным документом и одновременно выступает основанием для оплаты поступившего товара. Рассмотрим правила оформления счет-фактуры. Приложение 4. Счет-фактура – документ, служащий для принятия предъявленных сумм НДС к вычету или возмещению. Обязательные реквизиты документа приводятся в п. 5 и 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ: порядковый номер и дата составления счета-фактуры; наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика (налогового агента) и покупателя; наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя; номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг); наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания); количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг), исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания); наименование валюты; идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии); цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога; стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав без налога; сумма акциза по подакцизным товарам; налоговая ставка; сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок; стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога; страна происхождения товара; номер таможенной декларации; код вида товара в соответствии с единой Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза. Сведения, предусмотренные настоящим подпунктом, указываются в отношении товаров, вывезенных за пределы территории Российской Федерации на территорию государства - члена Евразийского экономического союза. Организация имеет право ввести в форме счета-фактуры дополнительные реквизиты. При этом доработанная форма должна быть утверждена в приложении к приказу по учетной политике. При этом не должны меняться последовательность расположения и число показателей обязательных реквизитов. Счета-фактуры не должны иметь подчистки и помарки. Исправления можно вносить только корректурным методом. Корректурный метод заключается в следующем: зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправления должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления. В данном случае есть противоречие: печать на самом счете-фактуре не является обязательным реквизитом, а заверение исправлений в нем печатью – обязательно. Для оплаты поступивших товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счету-фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара одновременно с накладной либо в случае предоплаты. Еще одним документом, аналогичным счет-фактуре является инвойс, который оформляется при оформлении международных сделок. Приложение 5. Инвойс - английский термин, аналогичный русскому "счет-фактура ", - платежный документ, отвечающий общим требованиям, предъявляемым к финансовым, платежно-расчетным документам, то есть имеющий идентификационные признаки (номер, дата, реквизиты продавца, отправителя, покупателя, получателя), а также содержащий сведения о марке, модели, модификации и идентификационном номере (VIN, если он имеется у данного вида товаров), цене и базисе (условиях) поставки. Инвойс должен быть выставлен на оригинальном бланке организации-производителя, подписан соответствующими лицами и заверен печатями (штампами). Инвойс оформляется посредством заполнения стандартной формы и выдается продавцом покупателю для расчетов по отдельным операциям; он содержит имя/название и адрес покупателя; наименование товара и его цену; пункт, в который товар был доставлен или отгружен; дату совершения операции (сделки); условия продажи. Инвойс оформляется после отгрузки товара, до отгрузки товара оформляется проформа-инвойс. Проформа-инвойс (proformainvoice) является предварительным счётом, выставленным за оплату товара поставщиком (экспортёром, продавцом, отправителем). После того, как суммы оплаты полностью согласованы и утверждены, можно выставить счёт-инвойс. Если по условиям, предусмотренным в контракте, покупателю нужно выплатить аванс, то продавец также выписывает проформу-инвойс. Проформа-инвойс описывает ситуацию, когда товар отправлен получателю на: консигнацию, международные выставки, экспертизы, аукционы, как давальческое сырье на переработку. Проформа-инвойс и сам инвойс, практически идентичные друг другу документы. Разница между ними только в том, что в проформе-инвойсе данные о товарной поставке являются промежуточными, то есть изменения могут коснуться, как суммы, так и некоторых артикулов или моделей каких-либо конкретных товаров. Данные, которые вписываются в проформу-инвойс: реквизиты продавца и покупателя; детали в описании товаров (модели/артикулы); количество товара и стоимость его единицы; сумма НДС, если он начислен; происхождение товара; общая цена поставки. Типы инвойсов: таможенный коммерческий Правила заполнения инвойса Для того чтобы избежать некоторых проблем с таможенным оформлением, необходимо соблюдать несколько простых правил при заполнении инвойсов: В инвойсе необходимо заполнять отдельную строку, для каждого товара. Для каждого товара должна быть определена цена. Недопустимо указание общих формулировок типа «Аксессуары для автомобиля» или «Рекламная продукция». Нужно четко указывать название и описание каждого аксессуара или рекламного продукта, указывать его количество и цену; Если груз перемещается в соответствии с контрактом, в инвойсе необходимо указывать номер этого контракта. Так же в инвойсе необходимо указывать условия поставки, в соответствии с которыми перемещается груз (условия обозначенные в контракте); Если груз перемещается не в соответствии с контрактом и безвозмездно, в инвойсе необходимо указывать причину перемещения товара. Например, «Товар не для коммерческих целей. Оплаты не требуется» или «Замена бракованного модуля. Стоимость указана только для целей таможенного оформления»; Если товар перемещается в соответствии с условиями, подразумевающими оплату транспортировки и страхования отправителем, то стоимость транспортировки и стоимость страхования (размер страхового взноса) необходимо указывать в инвойсе отдельными строками.
Если перемещаются товары, ставка пошлины на которые зависит от веса-нетто, в инвойсе обязательно должна присутствовать информация об этом весе. Данные, указанные в инвойсе необходимо удостоверять подписью лица, составившего данный инвойс, и печатью организации. Упаковочный лист (Packing list) – товаросопроводительный документ, в котором содержится полный перечень товара по каждому товарному месту в отдельности (коробка, ящик, паллета и т.д.). Приложение 6. Отгрузка товара продавца покупателю обычно всегда сопровождается выпиской упаковочных листов. Упаковочный лист выступает в роли сопроводительного документа к инвойсу. Специализированной формы данного документа нет, и поэтому каждое предприятие разрабатывает форму документа самостоятельно. Упаковочный лист используется в качестве дополнения к инвойсу в том случае, когда отправляется большое количество наименований товаров или когда количество, вес или содержимое каждого индивидуального места различны. Упаковочный лист и инвойс имеют практически одинаковое содержание, отличие состоит в том, что в упаковочном листе не указывается стоимость товара. Упаковочный лист должен содержать: номер и дату документа (упаковочного листа); наименование и адреса продавца, грузоотправителя, покупателя и грузополучателя; номер и дату контракта, заказа; перечень всех транспортируемых товаров с точным описанием наименования товара; количество товара (число штук в упаковке); номер упаковки (номер места); вид упаковки; габаритные размеры мест; вес товара брутто и нетто в конкретной упаковке; общий объем и вес груза. Упаковочный лист необходим транспортным и логистическим компаниям, т.к. перевозимый груз проходит через их склады, задействованных в доставке груза. Если товар экспортируется за границу, то упаковочный лист оформляется обязательно и предоставляется в таможенные органы. Упаковочный лист располагается на поверхности упаковки таким образом, чтобы со всей необходимой информацией можно было быстро ознакомиться. В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной или счету могут быть приложены документы, подтверждающие массу товаров (карты, упаковочные ярлыки и т.п.) или их качество (сертификаты, спецификации, качественные удостоверения, справки о результатах лабораторных анализов и т.п.). Для получения товара покупатель оформляет доверенность. Приложение 7. Если организация получает ТМЦ по месту нахождения поставщика или денежные средства из кассы контрагента, то на имя сотрудника, который будет их получать, выписывается соответствующая доверенность. Выдача документа лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность на получение ТМЦ имеет типовые унифицированные бланки: формы № М-2 и № М-2а. Применение этих доверенностей практически одинаковое, разница состоит лишь в том, что ф. М-2 учитывается по корешку доверенности, а ф. М-2а учитывается в книге доверенностей. Форма № М-2 имеет корешок, который заполняется бухгалтером, подшивается и хранится в хронологическом порядке. Другая форма доверенности корешков не имеет, поэтому ее регистрируют в специальном журнале. Приложение 8. Доверенность на получение товара и прочих ценностей выписывается бухгалтером в одном экземпляре. !!! Одним из основных и обязательных реквизитов документа является дата его составления. Если она не указана - доверенность считается недействительной. Также необходимо указать номер документа и срок его действия. По законодательству РФ доверенность может выдаваться на срок до трех лет. На практике же организация-получатель определяет срок действия исходя из своих возможностей по оплате получаемого товара и его дальнейшего вывоза в соответствии со счетом, нарядом или иным документом, на основании которого производится сделка. Исходя из этого, срок действия документа обычно не превышает 15 дней, но если получение товара происходит регулярно у одного и того же поставщика, то доверенность обычно выписывают на один календарный месяц. Далее в форме прописываются ИНН, полное наименование и почтовый адрес потребителя товара, а затем плательщика. Если это одно и то же лицо, то в строке "Плательщик" пишут "Он же". Ниже указываются реквизиты расчетного счета, наименование и адрес банка плательщика, паспортные данные сотрудника, поскольку для получения товара он должен будет предъявить паспорт. Также прописывается полное наименование поставщика и наименование документа, на основании которого поставщиком выдаются ТМЦ. Такой документ может отсутствовать, например, в случае небольшой номенклатуры, невысокой стоимости получаемых материальных ценностей. После получения товара в бухгалтерию представляются документы, подтверждающие получение товаров, и книге учета доверенностей проставляются номера и даты сопроводительных документов. Нередко в ходе исполнения контракта экспортер допускает просрочки в поставках товаров и выполнении работ. Рекламация – это претензия, предъявляемая покупателем продавцу в связи с несоответствием количества и качества поставляемого товара условиям контракта. Рекламация предъявляется в письменной форме. В рекламации должен быть указан номер и дата контракта, наименование и количество рекламируемого оборудования, описание дефектов и причин их возникновения и конкретные претензии Заказчика. Рекламации должны направляться заказным письмом вместе со всеми документами, подтверждающими и обосновывающими рекламацию, подготовленными при участии представителя Поставщика. Датой предъявления претензии будет считаться дата почтового штемпеля страны отправления на конверте. В контрактах обычно устанавливаются разные сроки для предъявления рекламаций по количеству и качеству (более продолжительные, так как скрытые дефекты обнаружить труднее). Сроки предъявления рекламаций по количеству могут быть – 30-60 дней после поставки, по качеству в течение гарантийного срока и определенного периода (например, 30 дней) после его истечения. Если рекламация не предъявлена в установленные сроки, это лишает покупателя права обращаться в судебные органы. Предъявление покупателем рекламации не может служить основанием для отказа от приемки рекламируемой партии товара, так и от приемки последующих партий по тому же контракту. Продавцу предоставляется право проверить на месте обоснованность рекламации. Продавец обязан рассмотреть рекламацию и в определенные в контракте сроки сообщить покупателю о своем решении по ней. Если в течение этого срока ответ не поступит, покупатель имеет право обратиться в арбитраж с отнесением расходов по арбитражному разбирательству на счет продавца. Нарушения обязательств со стороны импортеров также могут препятствовать выполнению обязанностей экспортерами и является причиной возникновения у них убытков. К таким нарушениям можно отнести задержки в предоставлении технической документации, командирование специалистов, открытии аккредитивов, платежах. Если характер взаимных обязательств может создать серьезные трудности и потери для экспортеров, контракты могут включать санкции к импортерам. В случае несоответствия товара техническим требованиям контракта покупатели в течение гарантийного периода имеют право предъявить продавцам претензии по качеству. Порядок оформления претензии будет зависеть от того, в какой момент был выявлен бракованный товар, в момент приемки товара или же после принятия к учету товара на склад. Бракованный товар выявлен в момент приемки товара на склад. Если товар несоответствующего качества выявлен в момент приемки товара на склад, тогда организация-покупатель должна оформить следующие документы: Акт «Об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» (по форме №ТОРГ-2) или акт «Об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров» (по форме №ТОРГ-3). Приложение 9. Акты по форме №ТОРГ-2 и по форме №ТОРГ-3 утверждены Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 года №132. Данные акты применяются для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика, и является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю. Приемка товаров получателем по количеству, качеству и комплектности товаров от организации транспорта и почтовых отправлений от организаций связи оформляется актом в соответствии с правилами, действующими на транспорте и в организациях связи. Акты о приемке товаров по количеству составляется в соответствии с фактическим наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности - требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте. Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации. Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет». При приемке товарно-материальных ценностей акты о приемке с приложением документов (счета-фактуры, накладные и так далее) передаются в бухгалтерию под расписку и для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз. Акт по форме №ТОРГ-2 составляется на отечественные товары в четырех экземплярах. Акт по форме №ТОРГ-3 составляется на импортные товары в пяти экземплярах. На основании составленных актов оформляется претензия поставщику. Действующим законодательством не установлена типовая форма уведомления о ненадлежащем качестве товара. В связи с этим, покупатель составляет претензию в адрес поставщика о выявленных недостатках качества товара в произвольной форме, при этом в данном документе рекомендуется отразить следующую информацию: - наименование документа; - дата составления документа; - наименование организации, от имени которой составлен документ; - ссылка на существующий договор поставки, поставленный товар (наименование, количество, цена, ассортимент, партия) с указанием на товаросопроводительные документы; - детальное описание товара и характер брака по каждому изделию (вид товара, номер партии и упаковки); - ссылку на документ (акт) о браке с указанием составивших его лиц; - четкое изложение требований покупателя относительно выявленной некачественной продукции; - ссылки на приведенные нормы гражданского законодательства в обоснование своей позиции; - ссылку на заключение независимой экспертизы, в случае, если покупатель по своей инициативе проводил независимую экспертизу на основании статьи 15 и статьи 393 ГК РФ. (В дальнейшем покупатель может потребовать от продавца возмещения расходов на организацию экспертизы); - требование о возмещении убытков, связанных с ненадлежащим исполнением договора поставки; - наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; - личные подписи указанных лиц. Таким образом, если покупатель выявил бракованный товар в момент приемки товара на склад, он должен составить и предъявить следующие документы продавцу для возврата товара: - акт о выявленных дефектах по форме №ТОРГ-2 или по форме №ТОРГ-3; - претензию в адрес поставщика о выявленных недостатках качества товара в произвольной форме. Если некачественный товар передается продавцу, то фактический возврат товара поставщику оформляется покупателем товарной накладной по форме №ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 №132. Если между продавцом и покупателем заключено соглашение о замене некачественного товара на другой товар, то в этом случае необходимо оформить соответствующие документы, например акт о замене товара. Бракованный товар выявлен после принятия к учету товара на склад. Когда товар несоответствующего качества выявлен после принятия к учету товара на склад, тогда организация-покупатель должна оформить следующие документы: - акт о выявленных расхождениях по количеству и качеству товарно-материальных ценностей после принятия к учету товара. Действующим законодательством не установлена типовая форма акта в случае, если расхождения по количеству и качеству товарно-материальных ценностей выявлены после принятия к учету товара на склад. В связи с этим, покупатель может составить акт о выявленных расхождениях по количеству и качеству товарно-материальных ценностей после принятия к учету товара в произвольной форме. При этом, данный акт, должен содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. На основании составленных актов оформляется претензия поставщику. Действующим законодательством не установлена типовая форма уведомления о ненадлежащем качестве товара. В связи с этим, покупатель составляет претензию в адрес поставщика о выявленных недостатках качества товара в произвольной форме. Таким образом, если покупатель выявил бракованный товар после принятия к учету товара на склад, он должен составить и предъявить следующие документы продавцу для возврата товара: - акт о выявленных дефектах в произвольной форме или акт по форме №ТОРГ-2 (на усмотрение организации-покупателя); - претензию в адрес поставщика о выявленных недостатках качества товара в произвольной форме. |