Тайм-менеджмент. Занятие для старшеклассников по Тай менеджменту Цель Сформировать навыки управления временем. Задачи
 Скачать 99.8 Kb.
|
|
Практическое занятие для старшеклассников по «Тай менеджменту» Цель: Сформировать навыки управления временем. Задачи: 1. Информировать о понятии тайм менеджмент; 2. Сформировать мотивацию на сознательное достижение жизненных целей; 3. Научить техникам управления временем; 4. Информировать о реализации и контроле в тайм менеджменте. 1. Проговаривание цели занятия: Меня зовут ………….Давайте мы с вами познакомимся, разомнемся, активизируемся и сделаем это следующим образом. Сейчас каждый из вас говорит такую фразу: «Я вас приветствую и сейчас мы будем скакать на лошади. Все кричат «ДА!» и скачут на лошади (и каждый предлагает, что мы будем делать)», все участники повторяют за ним эту фразу и его движения. 2. Цель нашего занятия: познакомиться с методами управления временем. 3. Правила Для того, чтобы наша встреча сегодня прошла эффективно и мы легко достигли цели нашего занятия, договоримся: 1. Говорим от собственного имени, используя «я-высказывания». Например: «Большинство моих друзей считают, что…» на высказывания типа «Я считаю, что…». 2. Уважаем говорящего. 3. Отключаем звук телефона. 4. Вопросы: - Хватает ли вам времени (Встаньте те, кому хватает времени, встаньте те, кому НЕ хватает времени). Давайте разберемся почему же нам не хватает времени. Для этого продолжите фразу «Время – это…» (…А может быть время - это промежуток от прошлого к будущему через настоящее. – ответы записаны на доске) - Как вы обращаетесь со своим временем (Рисуют круг и делят на сферы деятельности: личное, учеба-работа, свободное время, семья, друзья, хобби, свое добавить). Как вы проводите обычно свой день, в процентном отношении. А теперь нарисуйте свой желаемый круг – как вы хотели бы провести свой день. Обсуждение в парах + общее желающие: - На что же вы тратите своё время? Вывод: Давайте научимся распределять время! 5. Тайм-менеджмент. Что – это такое? (из чего состоит) l Управление временем (тайм-менеджмент, time management, организация времени) — это технология организации времени и повышения эффективности его использования. l В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире. Вопрос: Ваши ожидания от сегодняшнего занятия 6. Теперь наглядно посмотрим что происходит. Вызывается один человек. И он называет те дела, какие ему необходимо сделать сегодня. Эти дела одновременно тянут его в разные стороны и пытаются всячески привлечь его внимание к себе. Обсуждение: Как ты себя чувствовал, когда тебя тянули в разные стороны одновременно? У дел спрашиваем: Как вы себя чувствовали? Была ли у вас уверенность, что вас заметят, вспомнят и сделают? Затем человеку необходимо расставить свои дела по важности их выполнения. Обсуждение: Как ты теперь себя чувствуешь? Чувствуешь уверенность, что всё запланированное сегодня сделать получится? Дела: как вам сейчас? Есть чувство уверенности, спокойствия, что вы будете выполнены? Выводы: Планирование необходимо. Для того, чтобы правильно расставить необходимо знать свою Цель! Состоит ТМ из: постановкицели- планирование своей деятельности – реализация – конкретные шаги и действия в соответствии с планом и контроля достижения цели. 7. Еще раз убедимся, какую роль играют цели в достижениях человека в своей жизни на наглядном примере. Выбираем одного участника. Он подходит к стенке и ему дают мел и инструкцию: «Подпрыгни, пожалуйста». Участник отмечает на стене то место, до которого он подпрыгнул. После этого ему дают следующую инструкцию «Подпрыгни, пожалуйста, как можно выше и отметь мелом то место, до которого допрыгнешь». Обсуждение: Сравниваются первая и вторая отметка. Различается ли высота первой и второй отметки? Какая отметка выше? Что повлияло на высоту отметки? Поставленная цель ухудшила или улучшила результат твоего действия? Вывод: Если человек не знает или очень смутно представляет, чего он хочет, он что-нибудь и получит (как в первом примере). А человек с целью достигает большего результата. И мы это наглядно увидели. ЗАМКНУТЫЙ КРУГ: Отсутствие цели – отсутствие плана – нет положительных результатов – чувство неполноценности – творческий кризис – отсутствие цели. 8. Правила формулировки: Цель должна быть: 1. измеримая 2. осуществимая 3. реальная 4. положительно сформулирована 5. конечная 6. экологичная 9. А теперь давайте попробуем применить эти правила формулировки на таком задании: Упражнение «Ботинки» Делим всю группу на подгруппы, каждой по 1 заданию. Сейчас каждой из групп необходимо написать записку своему личному помощнику с просьбой купить вам ботинки, цветы на юбилей, коробку конфет, игрушку ребенку и телефон. На работу у вас 1 минута. После того, как время вышло, тренер собирает записки и читает их по одной. После чего спрашивает, есть ли у помощника шанс не правильно понять босса и выполнить все задание не верно? (ПРИДРАТЬСЯ К ЧЕМУ-НИБУДЬ!!!) Если есть, то на доску выписываются условия, которые нужно упомянуть, чтобы этого не произошло. ВЫВОД: Есть ли шанс у вас получить то, что вы хотите. Как заказали, так и получили. 10. Зная цель, необходимо еще и правильно спланировать свои действия. Для этого существуют техники управления временем. l Матрица Эйзенхауэра l Принцип Парето l Диаграмма Ганта l Хронометраж 11. Матрица Эйзенхауэра Матрица Эйзенхауэра или Принцип Эйзенхауэра, техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными.  I •критические ситуации, проекты с «горящим» сроком (важные и срочные) выполнять без промедления! В эту группу следует выделять задачи, которые: нужно сделать немедленно, чтобы избежать необратимых процессов повлияют на здоровье отбросят назад в достижении цели решение которых невозможно передать кому-либо другому Если таких задач накопиться много — это первый признак того, что Вы, что называется, «попали». Следует всегда стараться минимизировать эту группу задач (во время всё выполнять, заранее планировать время и т.д.) II•стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие (важные и несрочные) •необходимо установить временные рамки. В этой группе должны быть сосредоточены задачи, которые приближают вас к цели – самые полезные задачи. Следует сосредотачиваться именно на этой группе – они принесут самую большую отдачу. Такие задачи не требуют срочного выполнения, но и передать их кому-либо вы не можете. III. спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к непосредственным обязанностям (неважные и срочные) •от таких просьб следует отказываться или перепоручать. В эту группу и будут попадать те самые 80%, которые не приносят каких-либо ощутимых результатов. Однако эти дела и задачи часто бывают интересными и приятными. С задачами из этой группы нужно поступать жёстко — вычеркивать из списка или выделять для них время по остаточному принципу. IV. мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени) (неважные и несрочные) •надо стремиться устранить такие дела из своей жизни навсегда. Тут сосредотачиваются самые вредные задачи, которые при первом взгляде на них кажутся важными, но на деле такими не являются. Просто срочные и всё. При выделении задач в эту группу следует всегда держать в голове конечные цели. Самый простой способ определить стоит ли вносить в эту группу какую-либо задачу — это ответить на вопрос: могу ли я передать выполнение этой задачи кому-либо другому? Если ответ положителен, то задача не настолько важна для Вас и её можно смело выносить в данную группу. Надеюсь смысл матрицы понятен? Составляем матрицу и стартуем с выполнения задач в группе 1. После того как в первой группе нет ни одного незавершенного дела, ориентируемся по ситуации и переходим либо к группе 2, либо 3. И только в последнюю очередь выполняем задачи из группы 4. По виду самой матрицы можно также и судить о том сильно ли мы «проседаем» по выполнению какой-нибудь цели или нет. Каждый рисует матрицу своих дел на неделю, распределяя их на 4 квадрата (перечислить квадраты). Далее идет обсуждение в парах: Посмотрите, каким образом распределил дела ваш партнер. Задавайте уточняющие вопросы. (Сориентировать участников, направить на определение насколько записанные дела в конкретном столбике для данного человека таковыми являются) 12. Принцип Парето. Бывало у тебя такое, что делаешь что-то долгое время, а результата нет? Нет его и все! Значит какой вывод? Для достижения цели ты совершаешь много «ненужных» действий. А хочется быть уже более эффективным, экономя свое драгоценное время! А знаешь — выход из данной ситуации есть! Принцип Парето в общем виде формулируется как «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата». В приложении к управлению временем это правило звучит так: 20 % дел (и затраченного времени) дают 80 % результатов; 80 % дел (и затраченного времени) дают 20 % результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20 % дел, которые дают максимальный результат и начинать с них.  Как нужно применять этот закон… Для этого необходимо сделать разбор своих дел через призму этого закона. Вот 2 вопроса, которые помогут тебе в этом. Итак упражнение: Возьмите два листка бумаги и напишите заголовки: 1. Какие 20 % источников вызывают 80 % моих проблем и несчастья? 2. Какие 20 % источников приводят к 80 % моих желательных результатов и счастья? После этого начиная с отрицательного напишите минимум 10 утверждений, который приходят в голову на каждый из вопросов. Источники проблем. Источники результатов. Максимум не ограничен. · Дальше высчитайте исходя из количества утверждений, сколько получиться из них 20% (в случае с 10-тью — это 2 ). · Потом по одному начинайте зачёркивать самые, как вам кажется, неважные утверждения пока не останется 20%. · Сделав для обоих листков посмотрите, как можно обобщить результаты в программу тренировки у себя новых качеств/привычек. Так-же можно и нужно делать это упражнение для каждой сферы жизни, каждого поведения, детализировать и детализировать или, с другой стороны, брать всю картину — всю жизнь сразу. Теперь применяешь эти вопросы ко всем сферам своей жизни – от друзей до того как ты отдыхаешь. Отвечай только на эти вопросы честно, для тебя же будет лучше! Т.о. цель этого закона – найти твои неэффективные стороны, чтобы устранить их и сильные, чтобы больше уделять им внимание. 13. Диаграмма Ганта — Она применяется для планирования. Диаграмма Ганта состоит из полос, расположенных вдоль оси времени (т.е. горизонтальной). Каждая полоса на диаграмме представляет отдельную задачу в общем проекте (вид работы), её концы — моменты начала и завершения работы, её протяженность - длительность работы. Вертикальной осью диаграммы служит перечень задач. Помимо этого, на диаграмме могут быть отмечены общие задачи, какая часть уже сделана, в какой последовательности работы должны выполняться, метки важных моментов, метка текущего момента времени “Cегодня” и др. Диаграмма Ганта дает возможность: l Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность; l Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач; l Детально проанализировать реальный ход выполнения задач. На графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача: выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т. д.  Самое интересное и полезное в графике Ганта это “веха” – точка решающего момента в ходе выполнения работ, общая граница двух или более задач. При помощи вех можно визуально отобразить в каком порядке работы должны выполняться, как завершение (или частичное выполнение) одной работы является толчком для начала другой. Вехи, как и другие границы на диаграмме, не являются календарными датами! Сдвиг вехи приводит к сдвигу всего проекта. Поэтому диаграмма Ганта не является, в прямом смысле слова, графиком работ. Упражнение «Ремонт в домике Вини Пуха». Вам надо выполнить ремонт за 2 дня. К вам в помощь пришли: Пятачок (исполнительный, но низкорослый), Ослик И-А (постоянно сомневается, нельзя давать задания одному), Сова (быстро принимает решения, но не может таскать тяжести), Кролик (хорошо считает и кладет плитку и линолеум). Дела: Вынос и занос мебели – 1 час. Покупка краски, кисточек, растворителя для окон и стен – 2 часа. Подготовка окон к покраске – 1 час. Покраска окон – 2 час. Покраска стен – 4 часа. Прокладка электрической проводки, розеток – 3 часа. Покупка линолеума – 2 часа. Настилка линолеума – 2 часа. Побелка потолка – 1 час. Замена канализационных и водопроводных труб – 3 часа. Наклейка плитки в ванной – 3 часа. Подготовка ванной – 2 часа. Приглашены: К вам приедет Слон-электрик на 3 часа. К вам приедет Тигра-водопроводчик на 3 часа. За ними должен кто-то следить! 1) Сначала нарисуем сетевой график ремонта. Отмечаем взаимосвязанные виды работ стрелками и размещаем на листе в той последовательности, в которой они могут выполняться. 2) Затем, используя бланк, составьте план выполнения ремонта. Постарайтесь закончить как можно раньше. 14. Хронометраж — метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Наиболее простой способ вести хронометраж — фиксировать начало и окончание любого дела. Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени». 15. Что на ваш взгляд может быть поглотителем времени? Поглотители времени (хронофаги) Телефонные звонки Исправление ошибок Визиты которых можно было бы избежать «Перекуры» и перерывы на кофе Нерешительность в деловых вопросах Проблемы с компьютером Плохо организованные Навязанное извне митинги изменение очередности работ Отвлекающие факторы на рабочем месте Недостаток планирования Неумение слушать других бюрократия. Бесполезные дискуссии о организационная своей работе и работе структура других Как можно с ними бороться, устранить их? Эффективные руководители делают сначала первостепенные дела, а второстепенные не делают вовсе!!! Питер Друкер Фиксируем всё, чем занимаемся в течение дня Протоколируем •когда и что •с кем… Оптимизируем •внедряем регулярное планирование •контроль выполнения задач Концентрируемся •устанавливаем приоритеты на важном Выделяем время •набор «временных блоков» для общения с клиентами и коллегами для общения 16. Реализация: Это конкретные шаги по реализации плана действий. Представьте что ваши дела – это слоны и лягушки. Что значит «съесть лягушку»? Это значит, что Лягушка – это самое неприятное и важное дело, которое следует сделать сегодня, и, откладывая его вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений. Просто взять и сделать, т.е. «съесть лягушку» - это даст вам возможность легче двигаться. Что значит «Слон» ? Это очень большое дело, к которому ты даже не знаешь, как подступиться. Значит, его надо поделить на несколько дел размером меньше. Практическая честь: Придумать слона на месяц и лягушка на неделю расписать. 17. Контроль за реализацией может осуществляться двух видов: промежуточный – ведение хронометража, отметки в органайзере в течении дня, хронометраж отдельных трат времени, создание памяток, использование «напоминателей», «будильников», «стикетов». И итоговый – метод 5 пальцев: Метод является элементарной техникой, в которой за каждым пальцем руки закреплен один из контролируемых параметров качества достижения цели. Достаточно лишь посмотреть на ладонь правой руки и по первым буквам названия пальцев вспомнить параметры, на основании которых осуществляется контроль. М (мизинец) — мысли, знания, информация. Мыслительный процесс. Что нового я сегодня узнал? Какие знания приобрел? В чем возросла моя компетентность, усилился профессионализм? Какие новые и важные идеи сегодня меня озарили? Б (безымянный) — близость к цели. Что я сегодня сделал и чего я достиг? С (средний палец) — состоние духа. Каким было сегодня мое преобладающее настроение, расположение духа? Что было связано с положительными эмоциями и высокой мотивацией? У (указательный) — услуга, помощь. Сотрудничество. Чем я сегодня помог другим? Познакомился ли я с новыми людьми? Улучшились ли мои взаимоотношения с коллегами (или наоборот)? С кем возник конфликт? Б (большой палец) — бодрость, физическое состояние. Что я сделал сегодня для моего здоровья, поддерживания моих физических сил? Что позволило отдохнуть, восстановить силы? Что сделано сегодня мною для поддержания здоровья, физической формы? «Пятипальцевый» метод итогового контроля удобен прежде всего своей компактностью — он дает возможность быстро и качественно проконтролировать наиболее значимые итоги дня. 18. Итоги: А сейчас каждый из вас продолжит предложение: Большой – я понял сегодня……. Указательный – я научился…… Средний – буду использовать…… Безымянный – пожелания организаторам…… Мизинец – моё самочувствие…… Сейчас становимся в круг и каждый расскажет, что он сегодня понял и чему научился по кругу передавая эту информацию с хлопком ладошки. Расписание 3 «А» класс Понедельник 1. Чтение 2. Окр. мир 3. Музыка 4. Русский яз. 5. ИЗО Вторник 1. Русский яз. 2. Ин.яз. 3. Математика 4. Чтение 5. Рус.яз (факультатив) Среда 1. Русский яз. 2. Чтение 3. Математика 4. Физ.культура 5. Краеведение Четверг 1. Математика 2. Ин.яз. 3. Русский яз. 4. Чтение 5. Труд Пятница 1. Чтение с увлечением. 2. Окр.мир 3. Математика 4. Физ.культура 5. Фин.грамотность (факультатив). |