ПЗ. Занятие "Определение приоритетности выполняемых дел"
 Скачать 18.92 Kb.
|
|
Практическое занятие "Определение приоритетности выполняемых дел" Цель: приобрести практические навыки в определении приоритетности дел, намеченных руководителем к исполнению, и принятии решений по делегированию полномочий. Прежде всего, необходимо ответить на вопросы: - Часто ли вам в последнее время приходилось выполнять срочные дела? - Не вошло ли у вас в привычку спешить, переходить от одного срочного дела к другому? - Каждую часть этих срочных дел вы могли бы выполнить в нормальном режиме (как не срочные), но сами не обеспечили этого? - Не остаются ли по этой причине невыполненными действительно важные дела? Вероятно, по крайней мере на некоторые вопросы вы ответите утвердительно. Основной причиной такого положения является неумение или нежелание устанавливать приоритеты в стоящих перед вами задачах, делах. Вместо того, чтобы расходовать время на действительно важные дела, мы зачастую тратим свое время и энергию на срочные, но малозначимые дела. Редко случается, что важное дело нужно выполнить сегодня или на этой неделе, тогда как срочное дело, как правило, стремимся выполнить немедленно. Решить эту проблему помогает так называемое правило Эйзенхауэра, предложенное американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром. Оно является простым вспомогательным средством, которое помогает определять приоритеты в выполнении дел. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. В соответствии с этим правилом дела в зависимости от степени срочности и важности подразделяются на четыре группы: 1) срочные/важные; 2) срочные/менее важные; 3) менее срочные/важные; 4) менее срочные/менее важные. Дела группы 1 руководитель должен выполнять сам, причем в первую очередь. Дела группы 2 должны быть делегированы менеджером другим исполнителям. Возможность делегирования этой группы задач другим исполнителям объясняется тем, что для их выполнения не требуется специальных знаний и особых качеств. Руководитель должен оставить за собой только контроль сроков выполнения этих дел. Дела группы 3. По данной группе несрочных дел менеджеру рекомендуется сначала перепроверить степень важности дел, далее определить возможность их делегирования (полностью или частично) другим исполнителям. Если такая возможность имеется, руководитель оставляет за собой контроль сроков и качества решения делегируемых дел. Если дело не может быть делегировано, то менеджер должен взяться за его выполнение сам. Основная опасность задач данной группы дел состоит в том, что, не будучи вовремя решены, они рано или поздно превращаются в задачи срочные и в таком случае должны будут решаться лично руководителем в кротчайшие сроки. Дела группы 4. Данная группа дел включает дела несущественные и несрочные, решение которых не входит в компетенцию руководителя, от них следует воздерживаться. Чаще прибегать к корзине для бумаг. Если вы будете последовательно распределять свои дела по категориям в соответствии с принципом Эйзенхауэра, то значительно повысите свою производительность (продуктивность, результативность), сможете: - начинать работу с важнейших дел и концентрированно заниматься исключительно ими; - исключить задачи, которые могут быть выполнены другими исполнителями; - разгрузить себя для действительно важных дел; - втянуть своих сотрудников в сферу своей ответственности, поручая им для исполнения не только менее важные (рутинные) дела; - увеличить требовательность к подчиненным и поощрять тех, кто обладает соответствующими способностями; - решать задачи в соответствии с их неотложностью; - достигать наилучшим образом поставленных целей в условиях сложившихся обстоятельств. Используя принцип Эйзенхауэра, следует выполнить следующее практическое задание. Задание: 1. Разделите Ваши дела по критериям срочности и важности; 2. Отнесите каждое дело к той или иной (1, 2, 3 или 4) группе; 3. Примите решения в отношении порядка выполнения дел (лично, делегированием по возможности, делегированием). В случаях делегирования дел укажите их конкретных исполнителей (по должности).
Срочность Низкая Высокая |