Менеджмент 2. 1. Особенности управления организацией Система управления (СУ)

• Название: 1. Особенности управления организацией Система управления (СУ)
• Дата: 23.06.2022
• Размер: 3.55 Mb.
• Имя файла: Менеджмент 2.docx
• Тип: Документы; #611613

Раздел 2. Организация как объект управления
Тема 2.1 Особенности управления организацией

1. Особенности управления организацией

Система управления (СУ) организацией включает в себя совокупность всех служб организации, всех подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование.

Управление организацией - это непрерывный процесс влияния на производительность работника, группы или организации в целом для наилучших результатов с позиций достижения поставленной цели. "Управлять — значит вести предприятие к его цели, извлекая максимальные возможности из всех имеющихся в его распоряжении ресурсов", - так охарактеризовал процесс управления Г. Файоль.

Процесс управления предусматривает согласованные действия, которые и обеспечивают в конечном счете осуществление общей цели или набора целей, стоящих перед организацией. Для координации действий должен существовать специальный орган, реализующий функцию управления. Поэтому в любой организации выделяются управляющая и управляемая части. Схема взаимодействия между ними показана на рис. 3.1.

В управляющую часть входит дирекция, менеджеры и информационные подразделения, обеспечивающие работу руководящего звена. Эту часть организации принято называть административно-управленческим аппаратом. Входным воздействием и конечным продуктом управляющей части является информация. Управляющее звено - необходимый элемент любой организации.



Рисунок 1. Взаимодействие управляющей и управляемой части деловой организации. А - управляющая информация, Б - информация об исполнении.

На этом уровне принимаются управленческие решения как результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения поставленной цели. Управленческое решение принимается с целью преодоления возникшей проблемы, которая представляет собой не что иное, как реальное противоречие, требующее своего разрешения.

Управляемая часть - это различные производственные и функциональные подразделения, занятые обеспечением производственного процесса.

Современная система управленческих функций может быть представлена следующим перечнем основных задач:

• 
   координация и интеграция усилий членов организации в направлении достижения общей цели;
  
• 
  организация взаимодействия и поддержание контактов между рабочими группами и отдельными членами организации;
  
• 
  сбор, оценка, обработка и хранение информации;
  
• 
  распределение материальных и людских ресурсов;
  
• 
  управление кадрами (разработка системы мотиваций, борьба с конфликтными ситуациями, контроль деятельности членов организации и групп);
  
• 
  контакты с внешними организациями, ведение переговоров, маркетинговая и рекламная деятельность;
  
• 
  инновационная деятельность;
  
• 
  планирование, контроль за исполнением решений, коррекция деятельности в зависимости от изменения условий работы.
  

Конец формы

2. Среда организации

Различают два основных типа систем – закрытые и открытые. Закрытые системы имеют четкие границы и независимы от окружающей их среды. Открытые системы, наоборот, находятся в динамическом взаимодействии с внешней средой и подвергаются ее влиянию Сегодня, называя организацию системой, мы имеем в виду именно открытую систему; иными словами, мы признаем, что организация постоянно взаимодействует с окружающей средой.

Деятельность организации как открытой системы описывается в терминах входящих ресурсов, процесса трансформации, выходящих ресурсов, обратной связи и внешней среды (рис. 2). Входящими ресурсами любой компании являются сырье, финансы, люди, информация и другие ресурсы, используемые в производстве товаров и услуг. В процессе трансформации эти ресурсы превращаются в готовые товары или услуги под воздействием служащих, управленческой деятельности и применения технологий и методов работы, используемых в данной организации. Выход включает в себя товары и услуги, финансовые результаты деятельности компании, а также человеческий фактор, например степень удовлетворенности работой и уровень производительности труда работников.



Рисунок 2. Организация как открытая система

Как видим, открытые системы не являются самодостаточными. Именно из окружающей среды организации получают необходимые им вводимые ресурсы, и, кроме того, среда поглощает вырабатываемые ими продукцию и услуги. Ни одна компания не может существовать, если она не выполняет правительственные постановления, не поддерживает отношений с поставщиками, либо игнорирует иные внешние факторы. Структура, система управления и функционирование организации не только определяются внутренними решениями или выбором, но и в значительной степени зависят от изменчивых факторов внешней среды.

Все предприятия функционируют в определенной среде, которая обусловливает их действия, и выживание их в долгосрочном периоде зависит от способности адаптироваться к ожиданиям и требованиям среды. Различают внутреннюю и внешнюю среду организации. Внутренняя среда включает основные элементы и подсистемы внутри организации, обеспечивающие осуществление протекающих в ней процессов. Внешняя среда – это совокупность факторов, субъектов и условий, находящихся за пределами организации и способных влиять на ее поведение.

Элементы внешней среды подразделяются на две группы: факторы прямого и косвенного воздействия на организацию. Среда прямого воздействия (деловая среда, микроокружение) включает такие элементы, которые непосредственно влияют на хозяйственный процесс и испытывают на себе такое же влияние функционирования организации. Эта среда специфична для каждой отдельной организации и, как правило, контролируется ею.

Среда косвенного воздействия (макроокружение) включает элементы, которые влияют на процессы, протекающие в организации не прямо, а косвенно, опосредованно. Эта среда в основном не имеет специфического характера по отношению к отдельно взятой организации и, как правило, находится вне ее контроля.

Подобная зависимость приводит к необходимости постоянно адаптироваться к изменениям во внешней среде, что предполагает:

• 
  выделение факторов внешней среды, оказывающих воздействие на организацию;
  
• 
  выявление требований каждого из выделенных факторов;
  
• 
  адаптацию организации к данным требованиям.
  

Конец формы

3. Жизненный цикл организации

Становление взглядов на организацию с точки зрения живого организма, к которому применимы принципы и законы сохранения и развития биологических систем, привело, в частности, к развитию концепции жизненного цикла организации.

Под жизненным циклом организации понимается совокупность стадий, которые проходит организация в период своей жизни. Организации рождаются, взрослеют, достигают зрелости и умирают. Это предсказуемые изменения состояния организации, которые протекают во времени с определенной последовательностью. Как правило, выделяют четыре стадии: рождение, рост, зрелость и спад.

Основные этапы жизненного цикла организации графически представлены на рис. 2. На рисунке часть кривой, имеющая положительный наклон, отражает стадии создания, роста и зрелости организации, другая ее часть с отрицательным наклоном – стадия упадка.



Рисунок 2. Жизненный цикл организации

На стадии рождения происходит создание организации. Основателем выступает предприниматель, в одиночку или с несколькими соратниками, выполняющий все работы. В компанию на этой стадии часто приходят люди, привлеченные самой личностью создателя и разделяющие его идеи и надежды. Коммуникации между сотрудниками легки и неформальны. Все работают много и долго, переработки компенсируются скромными зарплатами, благодарностью начальства и надеждами на будущие доходы. Контроль основан на личном участии руководителя во всех рабочих процессах. Организация не формализована и не бюрократизирована, для нее характерна простая структура управления. Основное внимание уделяется созданию нового продукта или услуги и завоеванию места на рынке. Следует отметить, что некоторые компании могут остановиться в своем развитии именно на этой стадии и существовать при таком стиле управления много лет.

Переход организации к стадии роста часто осложняется тем, что создатели компании должны превратиться в профессионалов-менеджеров. Это означает серьезное изменение стиля управления, к которому многие предприниматели оказываются не готовы. Поэтому на данном этапе нередки случаи приглашения профессиональных менеджеров со стороны и передачи им отдельных функций управления, а также обращения к консультантам для налаживания учета и контроля. В целом стадия роста характеризуется:

• 
  увеличением числа сотрудников;
  
• 
  разделением труда и ростом специализации;
  
• 
  более формальными и обезличенными коммуникациями;
  
• 
  внедрением систем стимулирования, бюджетирования и стандартизации работ и др.
  

Главной задачей организации становится создание условий для экономического роста и обеспечение высокого качества товаров и услуг.

На стадии зрелости организация достигает лидирующего положения на рынке. По мере расширения ассортимента выпускаемой продукции и комплекса предоставляемых услуг создаются новые подразделения, структура становится более сложной и иерархической. Формализуются политика и распределение ответственности, усиливается централизация.

Как правило, на стадии спада снижается спрос на продукцию или услуги организации, возрастает роль цены и качества в конкурентной борьбе. Часто организация перестает соответствовать внешнему окружению, становится чрезмерно бюрократичной и консервативной. В этих условиях необходимо скорректировать стратегию развития компании, ее структуру управления и провести другие организационные изменения.

По мере перехода организации от одной стадии развития к другой происходит накопление организационных проблем. Менеджерам важно представлять, являются ли эти проблемы следствием принятия неверных управленческих решений, могут ли они быть разрешены путем незначительных корректировок системы управления или они свидетельствуют о приближении следующей стадии жизненного цикла, а следовательно, связаны с необходимостью проведения организационных изменений. Таким образом, эффективная и устойчивая деятельность организации во многом зависит от того, как менеджеры и работники понимают, оценивают и учитывают в своих действиях ее жизненный цикл и каждую его стадию.

1. Признаки организации

Организация – это совокупность элементов (материально-технических, трудовых и других ресурсов), которые объединены едиными целями и задачами. Центральное и основное место в организации занимает человек, владеющий, использующий и распоряжающийся техникой, технологией и финансами, принадлежащими данной организации.

Каждую организацию характеризуют наиболее общие признаки. К ним относятся:

• 
  предполагаемые продукты и услуги;
  
• 
  наличие общих целей, ради которых люди объединились в организацию и создали ее определенную структуру, а также средств достижения этих целей;
  
• 
  обособленность, "границы", которые отделяют одну организацию от других и создают целостность, единство действий работников внутри данной системы, несмотря на ее открытость, т.е. взаимодействие с внешним окружением;
  
• 
  место и роль в системе рыночных отношений;
  
• 
  философия организации (базовые взгляды, ценности);
  
• 
  концепция организации;
  
• 
  внешний образ, имидж (ответственность перед партнерами, потребителями, обществом).
  

Вместе с пониманием основных элементов организации, этапов ее развития и взаимосвязей с внешней средой для успешного управления существенно знание особенностей разных видов организаций. Рассмотрим классификацию организаций, что предполагает их объединение по определенным критериям, таким как формализация, отношение к прибыли, вид деятельности, размер, форма собственности, организационно-правовая форма и др.



Таблица 1. Классификация организаций

По отношению к прибыли организации подразделяются на коммерческие и некоммерческие организации. Первые преследуют извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности, вторые не стремятся извлекать или распределять полученную прибыль между участниками.

Наиболее существенное различие организаций наблюдается по видам деятельности: промышленные, сельскохозяйственные, торговые организации, а также различного рода объединения в виде агропромышленных и торговых фирм, концернов и т.д. Торговые организации, в свою очередь, разделяются на оптовые и розничные.

Организации оптовой торговли в основном осуществляют посредническую деятельность между компаниями, производящими потребительские товары, и розничными торговыми организациями, а также оказывают транспортные и другие услуги клиентам.

Организации розничной торговли предназначены для обслуживания розничных потребителей, т.е. населения. Их основной задачей является удовлетворение разнообразных потребностей населения в товарах и услугах широкого ассортимента и надлежащего качества.

В зависимости от размера различают малые, средние и крупные организации. В Российской Федерации для каждой отрасли экономики этот критерий неодинаков. Так, численность работников малых организаций промышленности, строительства и транспорта не должна превышать 100 чел., сельского хозяйства и научно-технической сферы – 60, оптовой торговли – 50, розничной торговли и бытового обслуживания населения – 30. Что касается малых организаций, осуществляющих несколько видов деятельности (многопрофильные), то размер определяется в зависимости от того вида деятельности, доля которого является наибольшей в годовом объеме оборота или годовом объеме прибыли.

Средние и крупные организации в Российской Федерации не имеют критериев, установленных законодательно, таким образом, они определяются достаточно произвольно по фактическим показателям.

По формам собственности различают частные, государственные (федеральные и муниципальные) и иные организации.

В зависимости от организационно-правовой формы организации могут создаваться в форме хозяйственных товариществ или обществ; производственных или потребительских кооперативов; государственных унитарных предприятий; объединений (ассоциаций, союзов) и других форм, предусмотренных законодательством.

Конец формы

2. Формальные и неформальные группы

На основании критерия формализации выделяются формальные и неформальные организации.

Формальная организация – это организация, намеренно созданная по воле руководства, которая имеет четко поставленные цели, формализованные правила, структуру и связи. В эту группу входят все организации бизнеса, государственные и международные учреждения.

В рамках формальной структуры всегда существует неформальная организация. Это спонтанно образовавшаяся группа людей, которые вступают в регулярное взаимодействие для достижения определенной цели. При этом они не связаны должностной иерархией и объединены на основе дружеских симпатий, общих интересов. Как правило, работники, которые вступают в подобные организации, испытывают потребность в общении, принадлежности, защищенности и взаимопомощи. Неформальная организация оказывает большое влияние на моральное состояние, мотивацию, удовлетворенность работой и производительность персонала. Она может предоставить своим членам огромные возможности для развития, проявления инициативы и творческих способностей – как на пользу организации, так и в своих собственных целях.



Рисунок 1. Классификация организаций по критерию формализации

На эффективность работы формальных и неформальных групп влияют одинаковые факторы:

• 
  Размер группы. По мере увеличения группы общение между членами усложняется. Кроме того, внутри группы могут возникнуть неформальные группы со своими целями. В маленьких группах (из 2 — 3 человек) люди чувствуют персональную ответственность за принятие определенного решения. Считают, что оптимальный размер группы 5 — 11 человек.
  
• 
  Состав (или степень сходства личностей, точек зрения, подходов). Считается, что наиболее оптимальное решение могут принять группы, состоящие из людей, которые находятся на различных позициях (т.е. непохожих людей).
  
• 
  Групповые нормы. Человек, который хочет быть принят группой должен соблюдать определенные групповые нормы. (Положительные нормы — нормы, которые поддерживают поведение, направленное на достижение целей. Отрицательные нормы — нормы, которые поощряют поведение, не способствующее достижению целей, например кражи, опоздания, прогулы, употребление спиртных напитков на рабочем месте и др.).
  
• 
  Сплоченность. Рассматривается как мера тяготения членов группы друг к другу и к группе. Высокий уровень сплоченности группы может повысить эффективность функционирования всей организации.
  
• 
  Групповое единомыслие. Это тенденция подавления отдельным человеком своих взглядов на какое-нибудь явление, с тем чтобы не нарушать гармонию группы.
  
• 
  Конфликтность. Различие во мнениях повышает вероятность конфликта. Последствия конфликта могут быть положительными, так как позволяют выявить разные точки зрения (это ведет к повышению эффективности группы). Отрицательные последствия заключаются в снижении эффективности группы: плохое состояние духа, низкая степень сотрудничества, смещение акцента (придание большего внимания своей «победе» в конфликте, а не решению реальной проблемы).
  
• 
  Статус членов группы. Он определяется старшинством в должностной иерархии, названием должности, образованием, опытом, информированностью и др. Обычно члены группы с высоким статусом оказывают большее влияние на других членов группы. Желательно, чтобы мнение членов группы с высоким статусом не было доминирующим в группе.
  

К формальным группам относятся:

• 
  Вертикальная организация, объединяющая ряд органов и подразделение таким образом, что каждое из них находится между двумя другими — выше- и нижестоящими, а руководство каждым из органов и подразделений сосредоточено в одном лице.
  
• 
  Функциональная организация, в соответствии с которой руководство распределяется между рядом лиц, специализирующихся на выполнении определенных функций и работ.
  
• 
  Штабная организация, характеризующаяся наличием штаба советников, экспертов, помощников, не включенных в систему вертикальной организации.
  

Раздел 2. Организация как объект управления
Тема 2.3 Организационная структура предприятия. Организационная культура

1. Организационная структура управления

Под организационной структурой управления понимается состав, взаимодействие, соподчиненность, а так же распределение работы по подразделениям и управленческим органам, между которыми формируются определенные отношения, связанные с реализацией властных полномочий, потоков распоряжений и информации.  Основой для появления и функционирования того или иного типа организационной структуры управления на предприятии, а так же залогом увеличения производительности является горизонтальное разделение труда, при котором весь объем работы разбивается на компоненты. 

На практике существуют несколько типов организационных структур управления предприятием: линейная, функциональная, линейно-функциональная, дивизиональная, матричная, комбинированная.

Линейная структура управления предприятием подразумевает собой то, что каждым подразделением руководит управленец, осуществляющий единоличное руководство подчиненными сотрудниками и сосредоточивший в себе все функции управления. Данный управленец в свою очередь подчиняется вышестоящему управленцу.




Функциональная - вид организационной структуры, подразумевающий собой группирование конкретных должностей в отделы, основывается на основе общих видов деятельности.



В зависимости от задач организации эти виды деятельности могут быть разными. Ниже представлена функциональная схема организационной структуры предприятия.

Линейно-функциональная структура

 в значительной степени позволяет устранить недостатки как функционального, так и линейного типов управления. При данной структуре назначение функциональных служб заключается в подготовке для линейных руководителей данных, чтобы те в свою очередь могли принять компетентное управленческое решение или производственное. Ниже можно наблюдать пример линейно-функциональной  структуры. 



Дивизиональная  структура управленияподразумевает собой то, что критерием группирования  должностей в дивизионы (отделы) выступают виды выпускаемой предприятием продукции, группы потребителей или регионы.



Матричная структураЗдесь присутствует большое количество отделов, директоров, при этом каждая группа исполнителей работает над конкретным проектом.  На схеме ниже представлен матричный тип.



Конец формы

2. Организационная культура

Организационная культура – это нормы и ценности, которые разделяются абсолютным большинством членов организации или предприятия, а так же внешние их проявления (организационное поведение). 

Основные функции:  внутренняя интеграция (дает понятие всем членам структуры о форме их взаимодействия друг с другом); внешняя адаптация (адаптирует организацию к внешней среде). 

Процесс формирования организационной культуры представляет собой попытку конструктивного влияния на поведение персонала. Занимаясь формированием определенных установок, системы ценностей у сотрудников в рамках определенной организационной структуры можно стимулировать, планировать и прогнозировать желаемое поведение, но при этом следует учитывать корпоративную культуру организации, которая уже сложилась. 

Факторы влияющие на организационную культуру:



Типы организационной культуры

Клановая организационная культура. Она подразумевает собой очень дружественный коллектив, где у его членов много общего. Подразделения организации имеют сходство с большими семьями. Руководители организации воспринимаются ее членами как воспитатели. Организация неразделима благодаря традиции и преданности, внутри придается большое значение моральному климату и сплоченности коллектива. Успех в деятельности определяется как забота о людях и доброе чувство к потребителям. При данном типе организационной культуры поощряется бригадная работа, согласие.

Адхократическая организационная культура. Подразумевает активную предпринимательскую и творческую работу. Для достижения общего успеха сотрудники готовы идти на риск и личные жертвы. Руководителей такой организации считают новаторами и рисковыми людьми. Связующим элементом организации является преданность новаторству и экспериментированию. Подчеркивается обязательность работы на передних рубежах. В долгосрочном периоде организация акцентируется на приобретении новых ресурсов и росте. Успех - это производство уникальных продуктов или предоставление новых услуг. При этом важным является лидерство на рынке услуг или продукции. Организацией поощряется творчество, свобода и личная инициатива. 

Иерархическая организационная культура. Данный тип организационной культуры имеет место в формализованных и структурированных организациях. Всей деятельностью работников управляют процедуры. Руководители – рационально мыслящие организаторы и координаторы. В организации ценится поддержание главного хода ее деятельности. Объединяющим фактом в ней являются официальная политика и формальные правила. 

Рыночная организационная культура. Данный тип является доминирующим в организациях, которые ориентированы на достижение результата. Главная задача — выполнение намеченных целей. Сотрудники такой организации всегда целеустремленные и постоянно соперничают между собой. Руководители — суровые конкуренты и твердые администраторы. Они всегда требовательны и непоколебимы. Организация объединяется целью всегда побеждать, для нее успех и репутация – главные ценности.