инструкция по работе на аксес. Бд и выберите Создать

• Название: Бд и выберите Создать
• Дата: 20.05.2019
• Размер: 1.18 Mb.
• Имя файла: инструкция по работе на аксес.docx
• Тип: Документы; #77971

1. 
   Запустите MS Access 2007.
   
2. 
   Нажмите на кнопку «Новая база данных».
   
3. 
   В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».
   
   

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

1. 
   Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
   
   
2. 
   Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.
   
   

 

Внимание! Первым полем принято устанавливать уникальное значение (первичный ключ). Для него предпочтительно числовое значение.

3. 
   После создания необходимых атрибутов сохраните таблицу и введите ее название.
   
4. 
   Снова нажмите ПКМ по вкладке с уже новым название и выберите «Режим таблицы».
   
   
5. 
   Заполните таблицу необходимыми значениями.
   
   

Совет! Для тонкой настройки формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

1. 
   Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
   
2. 
   Нажать на кнопку «Схема данных».
   
3. 
   Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
   
   
4. 
   Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
   
5. 
   Нажмите кнопку «ОК».
   

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

1. 
   Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
   
2. 
   В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
   
   
3. 
   Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).
   
   

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

1. 
   Перейти во вкладку «Создание».
   
2. 
   Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
   
3. 
   В новом окне нажмите на кнопку SQL.
   
   
4. 
   В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
   
5. 
   Нажмите кнопку «Выполнить».
   
   
6. 
   На выходе мы получаем результирующую таблицу.
   
   

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:


На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

1. 
   Перейти во вкладку «Создание».
   
2. 
   Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
   
3. 
   В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:
   

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

4. 
   Кликните по кнопке «Выполнить».
   
5. 
   Откройте созданную таблицу.
   
   

 

Внимание! В конце каждого запроса должен стоять символ «;». Без него выполнение скрипта приведет к ошибке.

На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

• 
  для заполнения кортежа:
  INSERT INTO Преподаватели
  VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
  
• 
  для редактирования записи:
  UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
  
  
• 
  для удаления:
  DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.
  
  

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

1. 
   Откройте интересующую таблицу.
   
2. 
   Перейдите во вкладку «Создание».
   
3. 
   Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».
   
   

Совет! Рекомендуется использовать «Разделенную форму» – кроме самого шаблона, в нижней части будет отображаться миниатюра таблицы, которая сделает процесс редактирования еще более наглядным.

4. 
   С помощью навигационных кнопок переходите к следующей записи и вносите изменения.
   
   

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

1. 
   Перейдите во вкладку «Создание».
   
2. 
   Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
   
   
3. 
   Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
   
   
4. 
   Добавьте необходимый уровень группировки.
   
   
5. 
   Выберите тип сортировки каждого из полей.
   
   
6. 
   Настройте вид макета для отчета.
   
   
7. 
   Выберите подходящий стиль оформления.
   
   

 

Внимание! В официальных документах допускается только стандартный стиль оформления.

8. 
   Просмотрите созданный отчет.
   

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

1. 
   Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
   
2. 
   Вручную расширьте интересующие столбцы.
   
   
3. 
   Сохраните изменения.
   

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.