Для служебного пользования
 Скачать 130.5 Kb.
|
|
Для служебного пользования Экз. № 1 УТВЕРЖДЕНА приказом директора __наименование учреждения___ от «___» _______________ 2009 г. №________ ИНСТРУКЦИЯ о порядке работы в бюджетном учреждении здравоохранения Омской области _____________________________________________________________________ с документами ограниченного распространения, не содержащими государственную тайну 1. Общие положенияНастоящая Инструкция определяет общий порядок подготовки, учета, хранения и обращения с документами и другими материальными носителями1 информации (далее – документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения (при осуществлении взаимодействия с государственными структурами) или другую конфиденциальную информацию (при осуществлении взаимодействия с негосударственными структурами), в учреждении. Инструкция разработана в соответствии с требованиями Федерального Закона РФ №149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и защите информации», Гражданского кодекса РФ, «Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти», утверждённого постановлением Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. №1233, «Специальных требований и рекомендаций по защите Для служебного пользованияй информации (СТР-К)», утвержденных приказом Гостехкомиссии России от 30 августа 2002 г. № 282, других документов по защите конфиденциальной информации и Устава учреждения. Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Под документом понимаются сведения, зафиксированные на бумажном носителе, с реквизитами установленными ГОСТ 6.30-2003 «Требования к оформлению документов», позволяющими их идентифицировать. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, содержащая сведения, составляющие служебную тайну, касающиеся деятельности как самого учреждения, так и взаимодействующих с ней в процессе проведения совместных работ организаций, предприятий и учреждений. К конфиденциальной информации неслужебного характера относится несекретная информация, содержащая сведения, составляющие коммерческую, банковскую, профессиональную и т.п. тайну. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих конфиденциальную информацию – пометка «Для служебного пользования». Ответственность за отнесение сведений, содержащихся в документе, к сведениям ограниченного распространения, возлагается на исполнителя документа и должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ. Ответственность за организацию работы с документами возлагается на руководителей структурных подразделений. Должностные лица, ответственные за организацию работы с документами ограниченного распространения, их учет, хранение, распространение, несут персональную ответственность за сохранность сведений ограниченного распространения. 2. Порядок обращения с документами, содержащими информацию ограниченного распространения2.1. Прием документов, обработка, регистрация и распределение документовПоступившая в учреждение корреспонденция с пометкой ограничения доступа принимается и вскрывается назначенным приказом сотрудником структурного подразделения, исключение составляет корреспонденция, поступившая в учреждение с пометкой «Лично». При приеме конвертов (пакетов) с пометкой ограничения доступа проверяется правильность доставки корреспонденции по адресу, целостность упаковки, оттисков печатей и наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов, указанных на конвертах. Документы с ограничительной пометкой на небумажных носителях принимаются и передаются только в качестве приложений к сопроводительному письму, составленному на бумажной основе. Регистрация входящих (исходящих) документов с ограничительной пометкой осуществляется в Журнале регистрации входящих (исходящих) документов (приложения 1, 2). Допускается регистрация входящих и исходящих документов в электронном журнале регистрации с дублированием журнала регистрации на бумажном носителе для подтверждения факта получения или передачи документа личной подписью. Входящие документы с ограничительной пометкой передаются исполнителям под роспись в реестрах (журналах), которые подшиваются в отдельное дело (приложение 3). На входящем документе (сопроводительном письме) в правом нижнем углу первой страницы проставляется штамп, в реквизиты которого входит: наименование учреждения, дата регистрации, порядковый номер по журналу регистрации (регистрационный номер), дата регистрации, ограничительная пометка. Порядковые номера проставляются по журналу регистрации в период календарного года. С начала нового календарного года порядковые номера в журнале регистрации необходимо вести с первого номера. В случае необходимости учета документов в разных подразделениях учреждения перед номером по журналу регистрации через дробь проставляется номер структурного подразделения, например: 3/01ДСП где: 3 – номер структурного подразделения учреждения 01 – номер документа по журналу регистрации Конверты с пометкой «Лично» директору, заместителю директора доставляются адресату без вскрытия конверта (пакета), с последующей регистрацией документов с ограничительной пометкой по указанию директора учреждения, заместителя директора учреждения. Небумажные носители информации с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, проверяются исполнителем на отсутствие компьютерных вирусов, доступность использования документа, и соответствие его содержания изложенному в сопроводительном письме к такому документу. При выявлении каких-либо расхождений в документе, механических повреждений носителя или компьютерных вирусов исполнитель возвращает носитель информации с сопроводительным письмом с указанием причин возврата. Листы журналов регистрации нумеруются, на последней странице журнала указывается количество содержащихся в нем листов, которое заверяется подписью ответственного за конфиденциальное производство и печатью учреждения. Регистрации и учету подлежат все входящие и исходящие документы содержащие сведения ограниченного распространения, поступившие в учреждение. При регистрации входящих или исходящих документов с ограничительной пометкой «Для служебного пользования» к порядковому номеру по журналу добавляется литера «ДСП», например: 01ДСП Передача документов с ограничительной пометкой исполнителям осуществляется под роспись по реестру. При увольнении сотрудника, ответственного за учет документов, дел и изданий с пометкой («Для служебного пользования»), составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается директором. 2.2. Подготовка, размножение и отправка документовПодготовка, размножение и отправка документов осуществляется сотрудником учреждения, назначенным приказом директора за ведение Для служебного пользованияго производства в структурном подразделении. Документы с пометкой «Для служебного пользования» разрабатываются, хранятся в электронном виде и печатаются средствах вычислительной техники, соответствующих требованиям ФСБ России и ФСТЭК России. На исходящих документах, содержащих сведения ограниченного распространения ограничительная пометка и номер экземпляра печатаются в правом верхнем углу первой страницы документа, сопроводительного письма к документу. Номер экземпляра печатается ниже ограничительной пометки, например: Для служебного пользования Экз. № 1 на регистрационном номере исходящего письма дополнительно проставляется литера «ДСП», например: 25.02.2009 №01ДСП На №______ от _________2009 г на оборотной стороне последнего листа исходящего письма проставляются: сколько экземпляров документа исполнено, Ф.И.О. исполнителя, рабочий телефон какой экземпляр куда направлен, дата, например: Исп. 2 экз. Исп. Петров Иван Юрьевич, тел. (3812) 36-21-67 Экз. № 1 – Экз. № 2 – 25 февраля 2009 г. отметка о наличии приложений к сопроводительному письму оформляется после основного текста письма и перед росписью лица, подписывающего письмо, следующим образом: С Уважением! Приложение: 1. Программа проведения ежегодного контроля объекта вычислительной техники АС «РСП», №05ДСП от 25.02.2009, на 1 листе, в 2 экземплярах, для служебного пользования. 2. Договор №1832 от 25.02.2009 на 3 листах, в 2 экземплярах. Директор ________________ В случае, если документ является приложением к исходящему письму на оборотной стороне последнего листа документа проставляются: учетный номер документа, сколько экземпляров документа исполнено, Ф.И.О. исполнителя, рабочий телефон какой экземпляр куда направлен, дата, например: № 02ДСП Исп. 2 экз. Исп. Петров Иван Юрьевич, тел. (3812) 36-21-67 Экз. № 1 – Экз. № 2 – 25 февраля 2009 г. Приложение к исх. № _____ от «___» ________ 2009 г. Носители информации с информацией ограниченного распространения должны быть зарегистрированы в специальном журнале учета (приложение 5). На каждом носителе, подготовленном для хранения информации ограниченного распространения должны быть нанесены: его регистрационный номер, дата, ограничительная пометка, структурное подразделение, где был поставлен на учет данный носитель информации, например: Образец оформления дискеты 3,5”, НDD Образец оформления носителя USB”  Для служебного пользования БУЗОО ____________ № 3/02ДСП от 25.02.2009 На компакт-дисках ограничительная пометка наносится специальным маркером от руки. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику, осуществляющему их учет. Документы с ограничительной пометкой «Для служебного пользования» размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Документы с пометкой «Для служебного пользования» передаются сотрудникам под расписку. Передача документов и дел с пометкой («Для служебного пользования») от одного сотрудника другому осуществляется с разрешения руководителя структурного подразделения. Документы с пометкой «Для служебного пользования» пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями. В правом верхнем углу пакета проставляется соответствующая ограничительная пометка. При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Передача документов с ограничительной пометкой «Для служебного пользования» по каналам связи осуществляется только с использованием средств криптографической защиты информации, имеющих необходимые сертификаты соответствия. Пересылка небумажных носителей осуществляется в опечатываемых контейнерах, обеспечивающих их сохранность. 2.3. Формирование исполненных документов в дела. Хранение документовДокументы с пометкой «Для служебного пользования» хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах). Хранилища (сейфы) подлежат обязательному учету в журнале учета хранилищ (сейфов) (приложение 4) Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка или «Для служебного пользования». 2.4. Уничтожение документовУничтожение дел, документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт. Не допускается неполное уничтожение документов «Для служебного пользования», позволяющее восстановить их содержание. 2.5. Проверки наличия документовПроверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится комиссиями, назначаемыми приказом генерального директора. В состав таких комиссий обязательно включаются сотрудники, ответственные за учет и хранение этих материалов. Результаты проверки оформляются актом. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель учреждения и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию. На утраченные документы, дела и издания с пометкой («Для служебного пользования») составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда. 2.6. Обеспечение сохранности документовРаботники учреждения должны исключить возможность ознакомления посторонних лиц с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, находящимся на рабочих столах в рабочее время. Выданные под роспись исполнителю документы «Для служебного пользования» могут храниться у исполнителя в течении срока, необходимого для выполнения задания, после чего возвращаются ответственному за учет, хранение и обращение с конфиденциальными документами в учреждении. В случае утраты документа «Для служебного пользования» генеральным директором назначается служебное расследование, которое проводит департамент защиты информации, совместно с кадровым сотрудником. На утраченные документы, дела, составляется акт, на основании которого в учетные формы вносятся соответствующие отметки. Запрещается передача документов с ограничительной пометкой «Для служебного пользования» по общедоступным каналам связи без использования сертифицированных средств криптографической защиты информации. Запрещается обрабатывать, хранить в электронном виде документы с ограничительной пометкой «Для служебного пользования» на средствах вычислительной техники не соответствующих требованиям ФСБ России и ФСТЭК России. Директор ____________ Приложение №1 к инструкции о порядке работы в _______________ с документами ограниченного распространения, не содержащими государственную тайну Журналрегистрации входящих документов «Для служебного пользования»
Приложение №2 к инструкции о порядке работы в _______________ с документами ограниченного распространения, не содержащими государственную тайну Журналрегистрации исходящих документов «Для служебного пользования»
Приложение №3 к инструкции о порядке работы в _______________ с документами ограниченного распространения, не содержащими государственную тайну Реестр (Список входящих документов)
Приложение №4 к инструкции о порядке работы в _______________ с документами ограниченного распространения, не содержащими государственную тайну Журнал учета хранилищ (сейфов)
Приложение №5 к инструкции о порядке работы в _______________ с документами ограниченного распространения, не содержащими государственную тайну Журнал учета МНИ
1 Материальные носители: фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||