Предпроектное обследование фирмыорганизации. Лабораторная работа 1 — копия. Лабораторная работа 1 Предпроектное обследование фирмыорганизации
 Скачать 388.19 Kb.
|
|
Лабораторная работа 1 «Предпроектное обследование фирмы/организации» Цель проведения исследования. Компания "Кабельные системы обогрева" существует на рынке Приангарья с 2006 года. Основным направлением работы компании являются теплые полы, системы антиобледенения и обогрева кровли, подогрева водостоков, открытых площадок, трубопроводов и теплиц. Компания предоставляет следующие услуги: Теплый пол в стяжку; Нагревательные маты; Теплый пол под ламинат, линолеум и ковролин; Греющий кабель; Терморегуляторы; Мобильный обогрев; Осушитель влаги для ванной комнаты; Подогрев грунта в теплице; Системы защиты от протечек воды; Теплоизоляция для тёплого пола. За время существования Компании на рынке было достигнуто немало успехов, и Компания приобрела статус специализированного предприятия, которое осуществляет проектирование, поставки, монтаж и сервисное обслуживание в области кабельных систем обогрева. По представленным торговым маркам Компания имеет все права официального представителя или партнера. Большинство поставщиков – это европейские производители, качество продукции которых всегда остается на должном уровне и, соответственно, вне конкуренции. Предпроектное обследование Компании необходимо, потому что уровень конкуренции в данной сфере бизнеса достаточно высокий и требует более автоматизированной работы, что предполагает наличие единой информационной системы для Компании. В процессе предпроектного обследования Компании "Кабельные системы обогрева" изучаются основные направления производственной деятельности, организационная структура Компании. Определяются основные функции, которые должны решаться при помощи информационной системы, определяется внутренний и внешний документооборот. На основе анализа указанной информации определяются требуемые функциональные модули информационной системы, необходимые для работы. Разрабатываются рекомендации по усовершенствованию документооборота, исключения дублирования информации. Изучается текущий уровень автоматизации: определяется состав автоматизированных рабочих мест и круг решаемых задач с целью определения функциональной полноты системы и автоматизацией учетных функций. Изучается какими информационными системами Компания пользуется в настоящий момент. Разрабатываются предложения по требуемому составу выбранных подсистем КИС (Корпоративная Информационная Система), уточнению перечня задач, подлежащих автоматизации, и расширению состава автоматизированных рабочих мест с целью получения полной оперативной информации по оперативному и управленческому учету производственной деятельности Компании "Кабельные системы обогрева", обеспечивающих принятие верного управленческого решения в режиме реального времени. Определяются используемые программное, информационное обеспечения на данный момент в Компании, обследуется состояние существующего компьютерного парка с целью разработки предложений по использованию новых информационных технологий, предложений по модернизации или расширению компьютерного парка. Осуществляется обследование существующих бизнес-процессов. Производится сравнительный анализ технологий управления организацией, существующего документооборота с технологиями. Организационная структура организации. Организационная диаграмма необходима для структурного анализа деятельности организации. Выявленные уровни функционального и должностного подчинения позволяют упростить задачи функционального и информационного обеспечения с помощью разрабатываемой автоматизированной системы. Организационная диаграмма Компании "Кабельные системы обогрева" отражена на рисунке 1.  Рисунок 1 Организационная диаграмма Компании "Кабельные системы обогрева" Директор Компании является лицом, ответственным за качественное и своевременное исполнение работы по установке теплых полов. Осуществляет руководство проектами любой сложности, в том числе и большими или комплексными (т.е. с участием партнеров и подрядчиков) проектами. Осуществляет в основном управленческо-организаторскую деятельность. Занимается планированием закупок, продвижением Компании, работает с поставщиками и т.д. Бухгалтер обеспечивает контроль сбора и формирования бюджета организации, контроль проведения корректировок бюджета, организацию контроля осуществления текущих платежей. В обязанности так же входят организация контроля процесса согласования договоров с поставщиками, с работниками организации. Системный администратор осуществляет работы по сопровождению информационной системы и всеми рабочими станциями (ПК, кассовая система). Подтверждает внесенную информацию в базе данных (проверяет на правильность заполнения всех полей). Осуществляет обучение персонала системе, а также проводит периодические проверки на знание работы в системе для работников. Рабочий график системного администратора составляет 1-2 раза в неделю. Рабочий персонал осуществляет монтажно-наладочные работы. В данный момент с имеющимися системами в компании не взаимодействуют. Принятая учетная политика. Ключевые положения учетной политики, которая определяет ведение бухгалтерского Компании "Кабельные системы обогрева" представлены ниже. Основными задачами бухгалтерского учета Компании "Кабельные системы обогрева" являются: формирование полной и достоверной информации о процессах и результатах деятельности Компании; вычисление себестоимости видов деятельности Компании (теплый пол стяжку, под ламинат/линолеум/ковролин, теплоизоляция для теплого пола и т.д.), работы рабочего персонала, выраженной в денежном эквиваленте; регулярная проверка числящегося на балансе организации имущества, которая проводится путем взвешивания, описания, подсчета, взаимной сверки, оценки выявленных средств, и дальнейшее сравнение полученных результатов с данными бухучета; обеспечение контроля наличия и движения имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов; своевременное предупреждение негативных явлений в финансовой деятельности; составление бухгалтерской отчетности организации; обеспечение планомерных расчетов с компаниями поставщиков. Согласно учетной политике предприятия, бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется на основе натуральных измерителей в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного взаимодействия. Должен обеспечиваться контроль и отражение на счетах всех финансовых операций, представление оперативной и результативной информации в установленные сроки. За это ответственность несет в первую очередь бухгалтер. Факт свершения финансовой операции между Компанией и Заказчиком или Поставщиком фиксируется первичными документами, которые и являются основанием для записи в регистрах бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной (ж/о) форме с последующим заполнением Главной книги. Описание текущего уровня автоматизации. Компания работает с 2006 года и на данный момент функционирует небольшая автоматизированная система учета заказов. А также существует база данных, где хранится вся информация о заказах, товаре, выполненных услугах и т.д. Документооборот в организации как бумажный, так и электронный, что позволяет фиксировать различные изменения и правки. К бумажному документообороту относится товарный чек, который выдается Заказчике и крепится вместе с кассовым чеком и договором о работе, накладная на материалы от поставщиков товара, квитанция по оказанию услуг Компании, договора с поставщиками. К электронному документообороту относятся все чеки, которые сохраняются в базе данных, копии договоров с поставщиками, заказчиками. Проанализировав текущий уровень автоматизации, можно выделить основные целями проекта автоматизации Компании "Кабельные системы обогрева": Автоматизация учёта заказов; Повышение производительности труда у работников; Автоматизация процесса продажи товаров и выдачи товарного чека; Автоматизация процесса денежного оборота в Компании; Автоматизация анализа оказанных услуг, и составление на основе полученных данных планирование планов на месяц. Используемое программное обеспечение. Список программного обеспечения, используемого во время обследования организации: Приложение MS Excel; «1С: Предприятие 8.2» («Бухгалтерия», «Продажи», «Зарплата», «Кадры», «Касса», «Банк»); Товароучётная система TradeX; Кассовая программа POSX. Недостатки используемого программного обеспечения. Системы не имеет целостности и замкнутости. Разрозненность ввода информации влечет за собой дублирование объектов (наименований, объектов), нет контроля уникальности вводимой информации. Отсутствует соответствующая текущему времени оперативность. Обзор компьютерного парка организации. Уровень автоматизации Компании "Кабельные системы обогрева" на момент обследования отображен в таблице 1. Таблица 1 Уровень автоматизации Компании "Кабельные системы обогрева".
Все компьютеры находятся в рабочем состоянии, замена как периферийного, так и встроенного оборудования не требуется. Примерная схема локальной сети Компании "Кабельные системы обогрева" представлена на рисунке 2.  Рисунок 2 Примерная схема локальной Компании "Кабельные системы обогрева" Выводы по результатам предпроектного обследования организации. Во главе организации стоит директор Компании "Кабельные системы обогрева", который осуществляет управленческо-организаторскую деятельность. В организации можно выделить три подразделения: магазин, в который входят специалисты по работе с клиентами, бухгалтерия и рабочий персонал Все подразделения непосредственно подчиняются директору. Анализ подразделений. Специалисты по работе с клиентами непосредственно подчиняется директору. Деятельность данного подразделения в основном направлена на работу по оказанию консультаций, заключению договоров с Заказчиками. Рабочий персонал подчиняется директору. Заявки на выполнение услуг получают непосредственно от специалистов по работе с клиентами после заключения договора. Системный администратор и бухгалтер выполняют установленные необходимые обязанности, которые поддерживают работоспособное состояние всей организации. Анализ текущей автоматизации. Все отделы Компании "Кабельные системы обогрева" тесно связаны друг с другом во всех процессах деятельности организации. Происходит непрерывный обмен информацией между подразделениями, что предполагает некоторое информационное дублирование (тем более в производственном процессе, когда информацией пользуется большое количество людей, и информационные потоки разрастаются). Внедрение КИС должно обеспечить максимально удобный информационный обмен, при котором единожды введенная и учтенная информация может использоваться всеми подсистемами КИС для получения необходимых отчетов, анализов, выводов через удобные и доступные для пользователей формы. Наиболее перспективной технологией многопользовательской обработки информации является технология «клиент-сервер», которая при построении систем обработки учетной информации на западе стала стандартом и предлагается для использования при построении КИС Компании "Кабельные системы обогрева". Данная архитектура подходит для Компании "Кабельные системы обогрева", т.к. в ней обеспечивается целостность данных, все данные хранятся на сервере, где данные гораздо более защищены от всяческих угроз. Данная архитектура поддерживает многопользовательскую работу, клиенты и серверы взаимодействуют через компьютерную сеть. Анализ локальной сети показал, что сеть находиться в удовлетворительном состоянии. Поставлено самое современное оборудование и обеспечен доступ в Интернет как по проводной связи, так и беспроводной. Никаких дополнительных закупок на оборудование не требуется. Основные характеристики системы. Требованием данной организации к будущему решению заключается в том, чтобы оно было построено на фундаменте единой интегрированной системы, работы всех сотрудников велась в одном информационном пространстве, поддерживало будущие расширения организации. Основными функциональными требованиями от организации к разрабатываемой информационной системы являются: Управление заказами; Планирование закупок относительно выполненных заказов; Обеспечение защиты данных от несанкционированного доступа в систему; Разграничение доступа к данным и функциональным возможностям системы в соответствии с должностными обязанностями; Поддержка удаленного доступа; Контроль взаиморасчетов с поставщиками и заказчиками; Получение управленческих расчетов; Перерасчет стоимости услуг в зависимости от внешний факторов (себестоимость товара, сезонные скидки, повышенный/пониженный покупательский спрос и т. д.). Именно основные функциональные требования от организации к разрабатываемой информационной системы и являются основными характеристиками разрабатываемой системы. Порядок внедрения проекта. Предпроектное обследование. начальное ознакомление и изучение схемы работы организации; изучение перечня и структуры документооборота предприятия; изучение текущей учетной политики предприятия; выяснение оптимальных путей автоматизации предприятия, определение учетных подсистем и порядок их внедрения. Составление технического задания. подробное обследование подразделений, вовлеченных в данную учетную подсистему. выбор оптимальной реализации учета. Сравнительный анализ с моделью компьютерного учета в ИТРП. согласование технического задания с руководителями подразделений. Создание программы. Программирование на основе согласованного и утвержденного с заказчиком технического задания. Обучение сотрудников. Обучение сотрудников будет производится разработчиком системы совместно с системным администратором. Сначала планируется тестирования системы совместно с системным администратором и директором. После принятия системы директором, будет обучение персонала, а также тестирование системы в реальном времени. По окончанию обучения будут сформированы результаты тестирования соответствующих протоколов соответствия созданного программного продукта требованиям ТЗ, сформированы пожелания подразделений, оформленные соответствующими документами. Будут внесены соответствующие исправления и изменения в разработанной системе в случае необходимости. Ввод созданной программы в эксплуатацию. Ввод созданной системы в эксплуатацию будет произведен после исправления всех найденных недочетов, пожеланий сотрудников организации. Срок ввода системы в эксплуатацию устанавливается исходя из технического задания и должен быть выполнен в срок. Схема последовательности внедрения системы. Схема последовательности внедрения системы в Компанию "Кабельные системы обогрева" представлена в таблице 2, где указаны соответствующие этапы работы, результаты и их продолжительность. Таблица 2. Схема последовательности внедрения системы в Компанию "Кабельные системы обогрева".
Экономическая целесообразность. Экономическая эффективность системы определяется, с одной стороны, затратами, связанными с ее установкой и сопровождением, а также затратами на выполнение самого проекта, а с другой – ожидаемыми уменьшением издержек и увеличением прибыли организации. Из чего складываются затраты, связанные с установкой и сопровождением: стоимость программы; затраты на настройку и ввод в эксплуатацию; затраты на сопровождение; затраты на обучение персонала. Из чего складываются затраты на выполнение самого проекта: затрат на заработную плату исполнителям; затрат на закупку или аренду оборудования; затрат на организацию рабочих мест; затрат на накладные расходы. Ожидаемые результаты: уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат за счет ускорения обработки информации; быстродействие при поиске информации по базам данных; совершенствование документооборота; учет деятельности сотрудников. |