метод. Методические рекомендации по проведению экспертизы ценности управленческих документов в организациях источниках комплектования архивного отдела
 Скачать 166 Kb.
|
|
Методические рекомендации по проведению экспертизы ценности управленческих документов в организациях – источниках комплектования архивного отдела 1.Определение (понимание) экспертизы ценности документов Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное и (или) муниципальное хранение. Ценность документов - информационные возможности документов, обуславливающие их историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное или иное общественное значение. Оценка документов с точки зрения потребностей общества в ретроспектив-ной документной информации в соответствии с действующим порядком осуществляется на стадии делопроизводства, в ведомственном архиве, в муниципальном архиве, в государственном архиве, т.е. несколькими этапами обеспечивая оценку документов по прошествии определенного времени и в то же время, обеспечивая сохранность ценных документов. II. Основные критерии и их комплексное применение Критерии ценности документов – система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется степень ценности документов. Критерии ценности документов в настоящее время рассматриваются в пределах трех групп: 1) группа происхождения: - функционально-целевое назначение учреждения или лица – автора документа в жизни общества; - время и место образования документа; 2) группа содержания: - значение имеющейся в документе информации (зависимость ее от документи-руемой функции и события, отраженного в документе, наличие виз, резолюций, помет); - повторение информации в других документах; - целевое назначение документа; - вид и разновидность документа; - подлинность документа; 3) группа внешних особенностей документа: - внешний вид документа, форма передачи содержания, удостоверения и оформления документа; - физическое состояние документа; - степень полноты сохранности фонда. Критерии оценки документов применяются в комплексе. С самого первого момента выработки признаков определения ценности документов в экспертизе действует принцип: для отбора документов на хранение достаточно хотя бы одного признака, отвечающего критериям ценности. Для отбора документов на уничтожение необходимо применить всю совокупность критериев. При оценке определенных документов учитывается: специфика самих документов, временной период, за который отбираются документы с учетом их сохранности; личная точка зрения (субъективный фактор); цель отбора. Необходимо учитывать первоочередность применения критериев в зависи-мости от стадии отбора: на стадии делопроизводства и /или в государственном, муниципальном архиве. На первой стадии предпочтение отдается критериям: значение учреждения, вид документа, содержание документа, время и место создания документа, подлинность, юридическая сила, повторяемость информации, корреспондент (для переписки). На второй – виду и форме повторения информации (дуплетности), функ-ционально-целевому назначению фондообразователя, подлинности, внешним особенностям документа, физическому состоянию и местонахождению документа. При отборе на хранение документов с повторяющейся информацией наряду со специфическими критериями необходимо обращать внимание на фактор использования документов и степени их сохранности, а также на опубли-кованность документов. III. Источники комплектования архивных учреждений. Формы приема документов на хранение. 1. Система государственных и общественных организаций, их задачи, функции, история создания и деятельности являются базой в решения вопросов определения источников комплектования государственных и муниципальных архивов. Знание внутренней структуры учреждений, организаций, предприятий позволяет судить о документировании их деятельности в целом, видах докумен-тов, их делении на отражающие главные и неглавные функции (направления деятельности), т.е. создает основу определения состава и содержания документов, отбираемых на хранение. Профиль архива - это установленный для архива состав документов, подле-жащих хранению в нем. Профиль архива складывается на основании следующих признаков: эпоха, уровень информативности (федеральный, местный), террито-риальный признак, признак отраслевой специализации. Единство подхода к организации распределения фондов по сети государственных и муниципальных архивов в соответствии с их профилями призваны осуществлять разработанные в архивоведении принципы недробимости фондов и территориальной принадлеж-ности: - недробимость – соблюдение целостности архивного фонда и хранение в одном архиве; - территориальная принадлежность хранение документов с учетом связей фондов с территорией, на которой они возникли. Современное архивоведение к числу источников комплектования относит учреждения, организации и предприятия, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономи-ческое, политическое значение, подлежащие передаче на государственное или муниципальное хранение в обязательном порядке (для организаций и предприя-тий государственной и муниципальной форм собственности) и на основании договора, соглашения (для организаций и предприятий других форм собствен- ности). Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования осуществляется на основании критериев: функционально-целевого назначения (вида деятельности) организации или предприятия; масштаба деятельности, вида организации или предприятия; полноты отражения информации о деятельности организации или предприятия нового типа в фонде других организаций. Критерии определения источников комплектования нацелены на выявление особенных и типовых объектов. Они одинаковы для объектов любой формы собственности. В современный период понятие типовой документации переосмысливается. Ясно видны уровни ее образования: органы управления (государственные и самоуправления) и «рядовые» организации, предприятия. Причем, в каждом из уровней возможна дальнейшая типология документов. Видовой состав управлен-ческой документации в целом сохранился, но произошли некоторые изменения в составе разновидности документов с точки зрения функционального и информа-ционного значения. В Архивном фонде Российской Федерации управленческие документы занимают ведущее место. Роль управленческой документации объясняется, тем, что она, будучи, по информационной природе универсальной, наиболее полно и ярко запечатлевает отдельные события и факты общественной жизни и одно-временно широко интегрирует явления и процессы социального бытия. Состав управленческой документации можно разделить на две части: - типовой = общий для всех или большинства учреждений, организаций, предприятий; - особый = индивидуальный для каждого из учреждений, организаций, предприятий (или их групп), который ранее назывался специфическим или отраслевым. 2. Источники комплектования архива Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Оно включает в себя три основных направления работы: 1) определение источников комплектования; 2) определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив; 3) соответственно прием-передача архивных документов в архив. В Российской Федерации организации разделяются на источники комплектования и на не источники комплектования архивных учреждений. Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке. Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в деятельности которых образуются документы архивного фонда Российской Федерации. Негосударственные организации, а также граждане, включаются в списки источников комплектования архива на основании договора. Негосударственные организации, временно хранящие документы Архив-ного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собствен-ности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источни- ками комплектования которых являлись их предшественники – государственные и муниципальные организации. Архив вправе вести список возможных источников комплектования. Уточнение и переутверждение списков источников комплектования архивов проводится по мере необходимости. Основанием для этого являются: создание, реорганизация, ликвидация государственного органа, органа местного самоуп-равления, организации; отказ негосударственных организаций, граждан от сот-рудничества с архивом (расторжение договора); решение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архив-ного дела. Организация может быть исключена из списка источников комплектования архива, если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации. Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе комплексного применения критериев происхождения документов решением ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела. Такой подход к организациям в стране сложился еще в середине ХХ века, На основе анализа организаций, созданных к 1946 году были разработаны 4 списка в 1960 году. В 1-й и 2-й вошли организации союзного и республикан-ского значения, органы власти и управления, суда и прокуратуры, организации республиканского, краевого и областного значения. Документы данных организа-ций обязательно в строго установленные сроки должны были поступать на государственное хранение. В 3-й список вошли организации, как правило, районного и городского уровня. Отличительной чертой их являлось значительное количество, однородность функций и однотипность документов. В силу названных причин документы от этих организаций поступали на государственное хранение выборочно, при этом применялось и до сих пор применяется два вида выборки: - повидовая (на хранение поступают отдельные виды документов с постоянным сроком хранения от однородных организаций); - групповая (на хранение поступают документы с постоянным сроком хранения от небольшой группы организаций из числа однородных). В 4-й список вошли организации «низового» уровня, вспомогательного , обслуживающего характер, в основном из сферы быта и услуг: магазины, кафе, ателье, столовые прачечные автобазы и т.д. и т. п.. Документы этих организаций были необходимы в первую очередь для их функционирования, сведения из документов «низового» звена достаточно полно отражались в документах вышестоящих организаций. Рассмотренные примерные списки учреждений, организаций и предприя-тий, документы которых подлежали приему в государственные архивы СССР, просуществовали почти 30 лет. Затем они изменились, но основы дифференци-рованного подхода к организациям как к источникам комплектования, заложенные в те годы, сохранились до нашего времени. В 1987 году были выпущены Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов и новые примерные списки к ним, организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования. Но т.к. списки имели гриф «для служебного пользования» опубликованы они не были. Было разработано всего 2 списка. Первый список включал виды учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования государственных архивов, в том числе полного и выборочного приемов. Второй список включал организации, которые не являлись источниками комплектования государственных архивов. Организации в 1-м и во 2-м списках были даны по состоянию на 1 января 1985 года и расположены по укрупненным отраслям народного хозяйства, которые являлись разделами списков, далее орга-низации были сгруппированы по принадлежности к ведомственным системам (подразделы списков). Примерные списки 1987 года рекомендованы были к использованию в каждом государственном архиве. В Перечнях с указанием сроков хранения документов, указывались предприятия и организации, в деятельности которых образовывались документы постоянного хранения (список № 1) и в которых не образовывались документы постоянного хранения (список № 2), что упрощало работу по составлению списков. В настоящее время Перечни с указанием сроков хранения такой инфор-мации не представляет. Единственно, что в п.2.4. указывается применение сроков хранения в организациях, отнесенных к разным спискам. Подробнее об этом указано далее. В связи с реформами в политической, экономической, социальной и других сферах нашего общества за последние два десятилетия возникли новые структу-ры: Государственная Дума, Администрация Президента, мэрии, управы и т.д. Все это своевременно находило отражение в конкретных списках государственных архивов. В 1992 году Росархив направил на места новые примерные отраслевые списки учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являю-щихся источниками комплектования государственных архивов. 3. Формы приема документов К началу 2000 года в российском архивном деле четко сформировались критерии отнесения организаций к источникам комплектования: функционально-целевое назначение организации и полнота отражения информации о деятельнос-ти организации в архивных фондах других организаций. Для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, применяется выборочный (повидовый или групповой) прием, т.е. документы организаций и предприятий поступают на государственное или муниципальное хранение в двух формах: полностью или выборочно. При полном приеме на государственное (муниципальное) хранение поступают все ценные документы непосредственно от конкретной организации или предприятия (источников комплектования полного приема). При выборочном приеме на государственное (муниципальное) хранение поступают: все ценные документы от отдельных организаций или предприятий определенного вида (источников комплектования группового выборочного приема); часть ценных документов (от числа не повторяющихся в фондах других организаций) от каждой организации или предприятия определенного вида (источников комплектования повидового выборочного приема). Определение форм приема документов от источников комплектования государственных или муниципаль-ных архивов осуществляется на основе комплексного применения вышеназван-ных критериев с учетом двух факторов: 1) организации хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с существующей сетью архивов; количественным представительством организаций или предприятий в зоне комплектования архива; 2) степень однородности (равноценности) информации, содержащейся в их документах. Массовые организации и предприятия одного вида, обладающие общностью (типичностью) производственной и организационной деятельности (задач, функ-ций, структуры), однородностью (равноценностью) информации, содержащейся в их документах, могут быть отнесены к числу источников комплектования группо-вого выборочного приема. Кроме решения вопроса об отнесении организации к источникам комплектования необходимо соотнести ранги организаций и архивов, что также напрямую влияет на комплектование государственных и муниципальных архивов и негосударственных хранилищ. Выборочная форма приема (повидовая и групповая выборка) документов проявляется в своеобразии ее применении: 1) повидовая выборка: - для не массовых объектов, с индивидуальным подходом к составу отбираемых документов однородных объектов; - как вынужденная замена полного приема для организаций негосударственной формы собственности; 2) групповая выборка: - целевой отбор организаций в его классическом понимании (как комплекса документов, выделенных по определенному признаку); - хронологического отбора (всех объектов на определенный временной период); - регионального (географического) на определенной территории. В настоящее время четко разделяют формы собственности на архивные документы: государственная, в том числе федеральная и субъекта Российской Федерации, муниципальная и частная. Такая градация форм собственности на архивные документы напрямую повлияла на установление круга источников комплектования государственных и муниципальных архивов. Исходя из статуса, масштаба, целевых направлений деятельности организа-ции, что определяет ее правоустанавливающими документами, определяется и форма собственности документов с целью распределения их по сети государст-венных или муниципальных архивов. Сеть государственных архивов представляет собой научно-обоснованную систему государственных архивов, создаваемую в соответствии с их профилем, административно-политической и административно-территориальной принад-лежности. Государственные органы и организации федерального уровня являются источниками комплектования федеральных государственных архивов: государст-венные органы и организации субъекта Российской Федерации – государствен-ных архивов субъектов Российской Федерации. Муниципальные архивы в основном создаются по принципу территориаль-ной принадлежности, который требует при определении места хранения докумен-тов учета связей фондов с территорией, на которой они возникли. Органы местного самоуправления и муниципальные организации являются источниками комплектования муниципальных архивов. Данное ранжирование относится как к государственным (муниципальным) организациям, так и к негосударственным, ведь последние все равно являются потенциальными источниками комплектования. Принятию решения об отнесении (или не отнесении) организаций и пред-приятий к числу источников комплектования муниципального архива предшест-вует большая работа, включающая следующие этапы: - выявление организаций и предприятий в зоне комплектования архива; - изучение регистрационных документов организаций; - анализ основных принципов создания и деятельности организаций и предприятий; - изучение документирования их деятельности; - определение степени полноты повторения информации об их деятельности в других организациях. Определение источников комплектования предполагает: изучение структуры, организационных основ деятельности отраслевой системы, анализ состава организаций и предприятий и их документации. Отобранные организации и предприятия вносятся в соответствующие списки источников комплектования архива. В современный период наблюдается устойчивая тенденция к «разгосудар-ствлению» всех сфер управления. Роль государственных структур постоянно сокращается в таких отраслях, как экономика, культура, общественно-полити-ческая жизнь. Поэтому, если архивными органами России не будут приняты меры к сохранению документов негосударственных структур, значительная часть ценных источников по истории современности будут утрачены. В связи с этим перед государственными и муниципальными архивами стоит двуединая задача: - выявлять негосударственные структуры, фонды которых относятся к профилю комплектования данного архива, и установить, какие из них являются источниками комплектования; - установить «договорные отношения» с представителями этих структур. |