практическая работа. Основная задача секретаря. Основная задача секретаря
 Скачать 19.15 Kb.
|
|
Основная задача секретаря – это разгрузка руководителя, помощь ему в рациональном распределении времени, освобождение руководителя от технической работы. План рабочего дня секретаря зависит от плана рабочего дня руководителя. Планирование работы необходимо осуществлять на день, неделю, квартал и т.д. Повторяющуюся работу необходимо ставьте на одно и тоже время. День должен быть организован так, чтобы в течение дня помогать руководителю. Информировать его о чем либо лучше заранее, за час, а если мероприятие важное, то и за день. Это возможно в тех случаях, когда планы секретаря координируются и согласовываются с планами руководителя. Наиболее благоприятное время для выполнения заданий с 10 по 12 и с 14 по 17 часов. В идеале секретарь должен чередовать каждые 45 минут работы на ПК с 15-минутным перерывом, при этом продолжительность ежедневной работы на компьютере не должна превышать 4 часа. Важные дела (встречи, переговоры) лучше назначать на середину недели. Секретарю при планировании дня лучше согласовываться с руководителем (подписание документов, прием сотрудников и т.д.). Примерный план рабочего дня секретаря: Первая половина рабочего дня: 1. Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест, составить или уточнить план на предстоящий день. 2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела. 3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя. 4. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю все корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основную мысль путем подчеркивания фломастером или маркером. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить вопрос и принять правильное решение. 5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем календаре-органайзере. 6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю. 7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы. 8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции. 9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день и на следующий. Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись «в 15:00 быть на совещании», то у секретаря она будет выглядеть так: «14:20 - напомнить о совещании, сообщить водителю (телефон), чтобы подал машину не позднее 14:30». 10. Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов. 11. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня). 12. Подшивка исполненных документов в дела. 13. Выполнение работ на компьютере. 14. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя. Вторая половина рабочего дня 1. Продолжение работы с посетителями и на телефоне. 2. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов. 3. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы. 4. Обработать и отправить исходящие документы адресатам. 5. Наметить мероприятия на следующий день. Конец рабочего дня 1. Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.). 2. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами. 3. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства. Основные цели и преимущества планирования Достижение целей; Соблюдение сроков исполнения; Экономия рабочего времени; Отсутствие забывчивости; Создание резерва времени; Повышение эффективности труда; Снятие стресса. |