Планконспект практического занятия по мдк 01. 05. Делопроизводство и режим секретности
 Скачать 148 Kb.
|
|
ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение города Москвы «ЮРИДИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ» (ГБПОУ Юридический колледж) ПЛАН-КОНСПЕКТ практического занятия по МДК 01.05. Делопроизводство и режим секретности междисциплинарному курсу для обучающихся 3 курса специальность 40.02.02 Правоохранительная деятельность (базовая подготовка) дата проведения __________ форма проведения дистанционно преподаватель Малецкая Н.В. Тема: Порядок контроля исполнения документов Цель занятия: формирование специальных знаний о правилах организации документооборота. Задачи занятия: Обучающая: расширить представление об особенностях контроля исполнения документов, формах и сроках исполнения документов. Воспитательная: формировать профессиональные качества, прививать культуру труда. Развивающая: развить умение анализировать, сравнивать полученную информацию; стимулировать внимание. Информационно-справочное оснащение Основная литература: Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник /Л.А. Румынина. – Изд. 11-е, перераб. и доп. – М. : Академия, 2014. Приказ Министерства внутренних дел Российской Федерации от 20 июня 2012 г. № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации». ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования по оформлению документов. Дополнительная литература: Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. - Изд. Юрайт — М. : ИД Юрайт, 2013. Интернет-ресурсы PRO-делопроизводство, форма доступа: http://www.sekretariat.ru/article/210531-qqq-16-m5-konfidentsialnoe-deloproizvodstvo Центр компетенции по вопросам ДОУ, форма доступа: http://www.edou.ru/index.php Междисциплинарные связи: ОП. 11 Профессиональная этика, МДК 01.07 Деятельность органов внутренних дел по предупреждению и раскрытию административных правонарушений. Внутридисциплинарные связи: Организация документооборота. Порядок приема и обработки документов АКТУАЛИЗАЦИЯ РАНЕЕ ИЗУЧЕННОГО МАТЕРИАЛА УЧЕБНОГО КУРСА (ответить на тестовые задания) Таблица 1. Актуализация ранее изученного материала учебного курса *
* - заполненная таблица переносится в Приложение, которое распечатывается и представляется на следующее занятие. ИЗУЧАЕМЫЕ ВОПРОСЫ УЧЕБНОГО ЗАНЯТИЯ
Вопрос 1. Контроль исполнения документов Контроль исполнения документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью, которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Различают: контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения; контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу делопроизводства, в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный. В ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов". При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются: отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства; обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде; выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины. Иногда по решению руководства организации контроль исполнения документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы делопроизводства. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля исполнения документов при этом является важным фактором его эффективной постановки. Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов: постановку документов на контроль; проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; снятие документов с контроля; учет и обобщение хода и результатов исполнения документов. Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба делопроизводства сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок. Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационно-учетной форме. Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно. Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления, которой документ должен быть передан исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя. В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству). Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба делопроизводства. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28). Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения. Данные о ходе и результатах контроля исполнения документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации. На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом. Таблица 2. Ответы на контрольные задания по вопросу 1*
* - заполненная таблица переносится в Приложение, которое распечатывается и представляется на следующее занятие. Вопрос 2. Формы контроля исполнения документов Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов: - ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека); - автоматизированная система контроля исполнения документов. Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная. При ведении контроля исполнения документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено. При осуществлении контроля исполнения документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на все задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3 дня (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки. лицевая сторона  оборотная сторона  Рис. 1.Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках. Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль исполнения документов, который ведется с помощью специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты. Такое программное обеспечение позволяет автоматически отслеживать сроки исполнения документов, формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов. Таблица 3. Ответы на контрольные задания по вопросу 2*
* - заполненная таблица переносится в Приложение, которое распечатывается и представляется на следующее занятие. Вопрос 3. Сроки исполнения документов Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки их исполнения, которые могут быть типовыми и индивидуальными. Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом. Другими словами можно сказать, что для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации) устанавливаются типовые сроки их исполнения. Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах. Например, в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (по состоянию на 10.07.2017) определены следующие типовые сроки: поручения, содержащиеся в актах Правительства и протоколах заседаний Правительства, а также поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, содержащие указание "срочно", "незамедлительно" (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения; поручения, содержащиеся в актах Правительства и протоколах заседаний Правительства, а также поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, содержащие указание "оперативно" предусматривают 10-дневный срок исполнения поручения; если срок исполнения в поручении Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания; запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен – в течение 30 дней; обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты их регистрации. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен руководителем федерального органа исполнительной власти либо уполномоченным должностным лицом, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления. В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации. Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта; индивидуальные – руководителями, которые их установили. Таблица 4. Ответы на контрольные задания по вопросу 3*
* - заполненная таблица переносится в Приложение, которое распечатывается и представляется на следующее занятие. ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ НА СЛЕДУЮЩЕЕ ЗАНЯТИЕ Заполнить на компьютере и распечатать или заполнить от руки на листе бумаги формата А-4 и представить на следующее занятие таблицы 1, 2, 3, 4 по установленной форме (Приложение). (ВНИМАНИЕ! Не распечатывать весь План-конспект, а только Приложение с заполненными таблицами). Работа с конспектами занятий, учебной и специальной литературой. Поиск, анализ и оценка информации по содержанию учебного материала. Преподаватель Н.В. Малецкая Приложение ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение города Москвы «ЮРИДИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ» (ГБПОУ Юридический колледж) РЕЗУЛЬТАТ работы обучающегося гр. _______________ ___________________________________________________________________ фамилия имя отчество по _________________________________________________________ учебной дисциплине/междисциплинарному курсу тема занятия ___________________________________________________________ дата проведения ___________________ Таблица 1. Актуализация ранее изученного материала учебного курса
Таблица 2. Ответы на контрольные задания по вопросу 1
Таблица 3. Ответы на контрольные задания по вопросу 2
Таблица 4. Ответы на контрольные задания по вопросу 3
Обучающийся гр. ______ _____________________ подпись ио фамилия |