Абоба. Правила оформления документов Документы по наименованию, содержанию и форме, как правило, должны соответствовать государственному стандарту Российской Федерации гост р 302003
 Скачать 47.75 Kb.
|
Правила оформления документовДокументы по наименованию, содержанию и форме, как правило, должны соответствовать государственному стандарту Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003. Исполнители, подготовившие документы, и должностные лица, их подписавшие, несут ответственность за содержание и правильность оформления документов. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Документ должен содержать реквизиты, обязательные для данного вида документа: наименование организации, автора, название вида документа (кроме писем), заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись. Документы должны оформляться в редакторе "Microsoft Word" или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman, размером № 14, через 1 интервал. Контрастность печати должна обеспечивать качественное последующее воспроизведение средствами копировально-множительной техники. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 2,75 см - левое; 1,25 см - правое; 2 см - верхнее; 2 см - нижнее. Текст документа печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В тексте документа не допускается разрыв дат, знака № и самого номера, фамилии и инициалов и перенос их на другую строку текста. Документы, направляемые в другие организации (письма) составляются на соответствующем бланке (Приложение № 1). Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Заголовок к тексту документа. Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос «О чем?» - «О выделении ...», «Об изменении ...» и т.д. Заголовок печатается от границы левого поля документа строчными буквами (кроме заглавной) через один межстрочный интервал. Точку в конце заголовка не ставят. В середине заголовка знаки препинания сохраняются. Заголовок к тексту сопроводительных писем, телефонограмм, извещений и документам формата А5 не составляется. Название вида документа (уведомление, протокол, акт и т.д.) указывается на всех документах, кроме письма. Текст документа. Текст документа отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами. Текст письма излагается от первого лица во множественном числе (информируем, направляем и т.п.) или в единственном числе (сообщаю, прошу и т.п.). Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например: Уважаемый Иван Федорович! Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание составления документа, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки документа. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Если необходимо выделить суть документа, то можно начинать текст с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса (просьбы, предложения), а затем подкреплять их обоснованием. Текст может состоять только из заключительной части. Например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения причин; справки, докладные записки - только оценку фактов, выводы. Дата документа. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ, либо работником канцелярии, регистрирующим данный документ. Дату документа оформляют цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами. Например, дату 1 марта 2015 г. следует оформлять 01.03.2015. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 01 марта 2005 г. Подпись документа. Документы, направляемые в адрес других организаций, учреждений подписываются директором или, по его поручению, заместителем директора. Подпись располагается через 2-3 межстрочных интервала после окончания текста документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющие разные организации, подписи располагают на одном уровне, а расшифровки подписи располагаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала, ниже указывается дата, например: Директор ГБУ Руководитель ООО «Ветер» «Безопасность дорожного движения» подпись /инициалы, фамилия подпись /инициалы, фамилия дата дата Если документ оформляется не на бланке (например, служебная записка), то в подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия: Начальник отдела кадров ГБУ «Безопасность дорожного движения» подпись инициалы, фамилия. Финансовые документы - доверенности, материальные заявки и другие документы, как правило, заверяются двумя подписями: директора учреждения, главного бухгалтера и гербовой печатью. Адресование документа. Документы направляют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам. Адресат печатается на одном уровне реквизита «наименование организации» в правой верхней части бланка письма. Составные части реквизита печатаются флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы расположения реквизита «Адресат»). Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Например: Аппарат Кабинета Министров Республики Татарстан Правовое управление При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например: Управление ГИБДД МВД по Республике Татарстан Начальнику отдела дорожной инспекции и организации дорожного движения Р.Х. Идрисову При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например: Заместителю руководителя Управления Федеральной антимонопольной службы России по Республике Татарстан Р.Г. Биктимирову Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Республики Татарстан Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Каждый экземпляр должен быть подписан. При большем числе адресатов исполнитель составляет указатель рассылки, подписывает его у начальника отдела или его заместителя. Указатель рассылки хранится у работника, ответственного за делопроизводство. В нем делается отметка о дате отправки документов. В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адрес (при отправке посредством ЕМСД не обязателен). Элементы почтового адреса указывают в следующей последовательности: 420059, Республика Татарстан, г. Казань, ул. Оренбургский тракт, д.5. Почтовый адрес печатается под адресатом, шрифт - 12. На документах, направляемых постоянным корреспондентам, например, в Управление ГИБДД МВД по РТ или подведомственным ему территориальным органам, адрес не указывается. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например: Прониной В.Н. 420059, Республика Татарстан, г. Казань, ул. Лесная, д.5 кв.65 6.13 Согласование документа. Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования проекта документа. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем), начальником отдела, подготовившим проект документа, начальником и ответственным специалистом (корректором) организационно-правового отдела, заместителем директора, курирующим отдел. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего документ. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа, остающегося в ГБУ «БДД». Приказы визируются в соответствии с разделом 7 настоящей Инструкции. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. Служебные записки директору Учреждения, начальникам отделов и др., визируются на оборотной стороне документа. В случае, когда в проекте документа затрагиваются интересы других организаций, осуществляется внешнее согласование документа. Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. СОГЛАСОВАНО Руководитель Независимой профсоюзной организации РГУ «Безопасность дорожного движения» _________/ Тимофеева А.В. «10» февраля 2015 года Грифы согласования могут располагаться на отдельном «листе согласования», если содержание документа затрагивает несколько организаций. 6.14 Утверждение документа. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Директор ГБУ «Безопасность дорожного движения» подпись, инициалы, фамилия дата При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом Учреждения: УТВЕРЖДЕНО приказом ГБУ «Безопасность дорожного движения» от 17.03.2015 № 16 6.15 Резолюция. В резолюции указываются: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случае, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручение в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. Резолюция проставляется в правом верхнем углу над текстом первого листа документа, между реквизитами «Адресат» и «Текст». Если на документе больше одной резолюции, то вторая и все последующие располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Резолюция может оформляться на отдельном листке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится, либо в электронной форме в ЕМСЭД. 6.16 Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу последнего листа документа. Отметка об исполнителе печатается шрифтом Times New Roman №10. Отметка включает фамилию (фамилию, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, например: Иванова Людмила Александровна 524-05-68 или Иванова Л.А. 524-05-68 6.17 Оформление приложений к документу. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.). Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют через один межстрочный интервал после окончания текста следующим образом: Приложение: на З л. в 1 экз. Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например: Приложение: 1. Справка ...на З л. в 1.экз. 2. Проект .... на 5 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов в них не указывается. 6.18 Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись Верно без кавычек; должность лица, заверившего копию; подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению директора. Подготовка приказовВ соответствии с уставом ГБУ «БДД», директор в пределах своих полномочий издает приказы (распоряжения) по оперативным и другим текущим вопросам организации деятельности ГБУ «БДД». Право подписи приказов по основной деятельности, приказов по личному составу предоставлено директору ГБУ «БДД», а в его отсутствие - лицу, его замещающему. Проекты приказов готовятся соответствующими структурными подразделениями ГБУ «БДД» по поручению руководства ГБУ «БДД» или по собственной инициативе подразделений в пределах их компетенции. Руководитель структурного подразделения, поручающий непосредственному исполнителю подготовку проекта приказа, обязан дать конкретные задания по подготовке документа и определить сроки. Текст приказа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, соответствовать действующим законодательным и другим нормативным актам, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным. При подготовке проектов приказов необходимо увязывать содержащиеся в них поручения с ранее изданными по данному вопросу документами. Если приказ издается в дополнение к ранее изданным документам, изменяет их отдельные положения или отменяет полностью, то в его тексте должна быть сделана соответствующая ссылка на изменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. В случае отмены документа (пункта документа) в тексте приказа должен быть пункт, который начинается словами «Признать утратившим силу...». Текст приказов и приложений к ним печатаются в соответствии с требованиями, установленными в п. 6.2 настоящей Инструкции, на соответствующем бланке (Приложение №2). Обязательным реквизитом приказа является заголовок. Заголовок должен быть кратким, правильно передавать содержание приказа и отвечать на вопрос "О чем?". Если в приказе отражено несколько вопросов, заголовок можно формулировать обобщенно. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру. Шрифт заголовка - полужирный Times New Roman, размер № 14. Например: Об утверждении инструкции о делопроизводстве в государственном бюджетном учреждении «Безопасность дорожного движения» Текст приказа отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вводной (констатирующей) и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи предписываемых действий и причины издания документа. Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками "В связи", "В соответствии", "Во исполнение", "На основании", "В целях" и т.п. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Констатирующая часть в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку (с разреженным интервалом 2,5) строчными буквами от левого края поля, затем ставится двоеточие. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании и разъяснении. В этом случае слово приказываю не печатается. Распорядительная часть текста имеет повелительную форму изложения. В ней излагаются предписываемые действия, указываются должностные лица, ответственные за их выполнение, и устанавливаются сроки исполнения. Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, распорядительная часть делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Пункты могут подразделяться на подпункты. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Значительные по объему документы (правила, инструкции, положения) могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки. Если поручение возлагается на структурное подразделение, то его наименование указывается в дательном падеже, а фамилия руководителя с инициалами печатается в скобках в именительном падеже. Не допускается разрыв дат, знака № и самого номера, фамилии и инициалов и перенос их на другую строку текста приказа. При утверждении приказом какой-либо комиссии или перечня работников, количественный состав которых превышает четыре человека, состав комиссии или перечень работников выносится в приложение, о чем в тексте приказа делается ссылка. В последнем пункте документа указывается должностное лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. В текст приказа не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Оформление дат в приказах производится в соответствии с п. 6.10. настоящей Инструкции. При наличии приложений в текстах приказов на них делаются ссылки. На приложении в правом верхнем углу первого листа проставляется следующая отметка, содержащая наименование, дату и номер основного документа: ПРИЛОЖЕНИЕ к приказу ГБУ «Безопасность дорожного движения» от _____________ № _______ Если приложений несколько, указывается номер приложения со знаком "№", например: ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к приказу ГБУ «Безопасность дорожного движения» от _____________ № _______ При наличии в тексте приказа формулировки "Утвердить" (прилагаемую Инструкцию, положение, состав комиссии и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНА", или "УТВЕРЖДЕНО", или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на приказ, его дату и номер, например: УТВЕРЖДЕНА приказом ГБУ «Безопасность дорожного движения» от ____________ № _______ Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения. До представления на подпись директору ГБУ «БДД» приказ должен быть согласован с руководителями структурных подразделений, деятельности которых он касается, организационно-правовым отделом, а также заместителями руководителя ГБУ «БДД», функционально курирующими те виды деятельности, которые изложены в приказе. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Проект приказа визируется на оборотной стороне последней страницы первого экземпляра (Приложение №3). Если визирующий не согласен с текстом приказа, то он излагает свои замечания на отдельном листе и делает заметку: «Замечания прилагаются». Совместные приказы ГБУ «БДД» с другими организациями печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка. При оформлении совместного приказа: наименования ГБУ «БДД» и другой организации располагаются на одном уровне; наименование вида документа - приказ, располагается по центру строки; дата совместного приказа едина, соответствует дате более поздней подписи; регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе; подписи руководителей ГБУ «БДД» и другой организации располагаются ниже текста на одном уровне. Текст совместного распорядительного документа излагается от первого лица множественного числа: «приказываем:». Оформление виз совместного приказа осуществляется отдельным листом согласования. Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, командировании, поощрении работников, наложении взысканий) оформляются и регистрируется отделом кадров ГБУ «БДД» по представлениям структурных подразделений, которые согласовываются с курирующим заместителем руководителя ГБУ «БДД», руководителем соответствующего структурного подразделения. Приказы по основной деятельности оформляются структурными подразделениями, регистрируются после подписания в организационно-правовом отделе. Не допускается совмещать в одном распорядительном документе приказ по основной деятельности с приказом по личному составу. Регистрация приказов осуществляется в соответствии с порядковой нумерацией в пределах календарного года, при этом приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, о командировании работников, об отпусках, о взысканиях нумеруются отдельно. Не допускается внесение исправлений в приказ после его подписания. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте документа не указан другой срок. Оформление внутренних документов 10.1 Внутренние документы оформляются в виде служебной записки, текст которой состоит из двух частей. В первой части излагаются положения, послужившие поводом к ее написанию, во второй - выводы и предложения. 10.2 Служебные записки в адрес руководителя ГБУ «БДД» подписываются руководителем структурного подразделения. 10.3 Служебные записки визируются ответственным специалистом организационно-правового отдела (корректором), заместителем директора, курирующим отдел, а также начальниками заинтересованных структурных подразделений. Визирование оформляется грифом согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа служебной записки. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату. 10.4 Служебная записка регистрируется канцелярией в ЕМСЭД в автоматическом режиме. Служебная записка, согласованная директором на бумажном носителе, регистрируется секретарем директора в соответствующем журнале (порядковый номер и дата проставляются в правом нижнем углу на лицевой стороне с пометкой «вн»). |