отчеиы. отчеты БД. Создание отчетов
 Скачать 384.09 Kb.
|
|
СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ Access позволяет создать макет отчета определенной структуры. В отчет могут быть включены данные одной таблицы, одного запроса или нескольких таблиц и запросов. Макет отчета определяет состав и расположение: заголовка отчета, заголовков полей отчета, значений полей, входящих в отчет, значений вычисляемых реквизитов. При конструировании макета отчета имеется возможность группировать данные по нескольким уровням. Для каждого уровня могут вычисляться итоги с поясняющим текстом. Отчет может быть создан с помощью Мастера отчетов или в режиме Конструктора отчетов Проще создать отчет с помощью Мастера отчетов, а затем доработать его в режиме Конструктора отчетов. Однотабличный отчет Рассмотрим создание однотабличного отчета по результатам запроса Долг заданного предприятия. Самостоятельно создайте запросы, рассчитывающие долг заданного предприятия. Для предприятия 102 результат будет выглядеть следующим образом: Для создания отчета выполним следующие действия: щёлкнуть по кнопке Мастера отчетов ; в диалоговом окне Создание отчетов в окне Таблицы и запросы в качестве источника выбрать из списка запрос Долг заданного предприятия. В окне Доступные поля выбрать все поля для включе ния в отчет кнопка Для выбора отдель ных полей служит кнопка Нажат ь кнопку . в следую щих диалог овых окнах не добавл ять уровни группи ровки и не задават ь порядо к сортир овки (по умолча нию принят порядо Пример 24. На основе запроса Долг заданного предприятия создать отчет. к сортировки По возрастанию). Нажать кнопку установить переключатель для вида макета отчета – в столбец и ориентацию книжная, установить флажок на Настроить ширину полей для размещения на одной странице. Нажать кнопку Из предлагаемого списка выбрать стиль Обычная. Нажать кнопку В следующем окне задать имя отчета - ОТЧЕТ 1 (по умолчанию Access присваивает отчету имя таблицы или запроса, на основе которого строится отчет). Нажать кнопку Для кода предприятия 102 отчёт примет вид: Корректировка отчета с помощью конструктора Чтобы войти в конструктор отчётов следует нажать кнопку Режим на панели инструментов и выбрать Конструктор. Теперь отчет можно корректировать. Конструктор отчётов имеет много общего с конструктором форм. Окно конструктора отчетов содержит следующие разделы: заголовок отчета – в этом разделе можно разместить заголовок отчета; верхний колонтитул – содержание этого раздела выводится на каждой странице отчета, обычно здесь размещаются заголовки столбцов при табличном представлении отчета; область данных содержит записи таблицы или запроса, выводимые в отчет; нижний колонтитул – содержание этого раздела выводится в нижней части каждой страницы отчета; приме чание отчет а – содерж ание этого раздел а вывод ится только в конце отчета. В режиме Конструктор отчета щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку ОТЧЕТ 1 (появится выделенная рамка), нажать клавишу Delete. Заголовок ОТЧЕТ 1 будет удален. Далее удалим Макет для всех элементов в области данных, как мы это делали при работе с Конструктором форм Далее на панели элементов щелкнуть по кнопке с крестообразным курсором в область заголовка и перейти отчета. С Пример 25. Выполнить корректировку заголовка и подписей полей отчета ОТЧЁТ 1, вынести переменную Наименование предприятия в заголовок отчета. помощью этого курсора создать прямоугольную область для нового заголовка отчета и ввести АНАЛИЗ ОПЛАТЫ НАЛОГОВ ПО ПРЕДПРИЯТИЮ. Чтобы откорректировать текст подписи поля отчета, нужно выделить эту подпись и еще раз щелкнуть по ней мышью. Появится мигающий курсор. Для изменения расположения, цвета фона заголовка, цвета и размера шрифта, необходимо: активизировать редактируемый объект, щелкнув по нему левой кнопкой мыши; установить тип и размер шрифта, цвет текста, цвет фона, расположение по центру. Далее нужно вынести поле Наименование предприятия, вырезав его из области данных и вставив в область заголовка отчета. Удалить подпись поля Наименование предприятия в области данных. В результате выполненной корректировки отчет, для кода предприятия 102 (Восток), примет вид: Порядок создания этого отчета подобен созданию отчета ОТЧЕТ 1. В окне Создание отчетов выбрать из запроса Пример 26. На основе запроса Отклонение итог создать отчет, отражающий недоплаты предприятий на заданную дату. Получить итоги по каждому предприятию и общий итог. Отклонение итог поля Наименование предприятия, Наименование налога и Отклонение. Для получения итогов проверить наличие уровня группировки по предприятиям, затем нажать кнопку два раза. Для включения в отчет итогов нажать кнопку Итоги, появится диалоговое окно Итоги. Здесь помещаются все числовые поля, для каждого из которых в группе можно выбрать функции Sum, Avg, Min, Max. В нашем примере единственное числовое поле, по которому надо получить итог, ОТКЛОНЕНИЕ. Установить флажок на вычисляемой функции Sum. Переключатель должен стоять на Показать данные и итоги. Нажать ОК, затем Выбрать макет ступенчатый, стиль Обычная. Назвать ОТЧЕТ2. Нажать . После выполнения всех действий по созданию отчета и введения даты 17.03.11 получим следующий отчет: Войти в режим Конструктор отчетов и изменить заголовок. Пример 27. Выполнить корректировку отчета ОТЧЕТ 2: ввести новый заголовок отчета “Недоплаты предприятий на” и вывести в заголовке заданную дату. аб +ab Для вывода даты в заголовок выполнить следующие действия: щелкнуть по кнопке (Поле) на панели элементов и видоизменившимся курсором создать поле Свободный после заголовка Недоплаты предприятий на, а подпись поля с номером удалить; в поле Свободный набрать: [Введите дату] текст должен точно совпадать с текстом в запросе Платежи на дату; при необходимости откорректировать поля подписей. В разделе Примечание группы вместо Sum поместить текст Итого по предприятию, удалить лишний текст. затем щёлкнуть правой кнопкой по полю =Sum([ОТКЛОНЕНИЕ]), выбрать Свойства и установить формат Денежный для этого поля. В разделе Примечание отчёта вместо Итого поместить ВСЕГО и справа от выражения =Sum([ОТКЛОНЕНИЕ]) установить формат Денежный. После корректировки для даты 17.03.11 получим отчет: Вывод отчета на печать можно выполнить с помощью кнопки Печать на панели инструментов или команды Файл/Печать. |