УЭФ Учет поступления товара. Учет поступления товара
 Скачать 209.5 Kb.
|
Учет поступления товара1. Источники поступления товарно-материальных ценностей в аптеку. Основная масса товаров поступает в аптеку из: 1) аптечных складов (баз); кроме того товары могут поступать: 2) от других поставщиков (напр.: база «Химреактивы»); 3) посреднических коммерческих структур; 4) непосредственно на заводе (фирме); Некоторые товарно-материальные ценности (рецептурная посуда, ЛРС): 5) закупается у населения; 6) из одной аптеки в другую (внутриаптечные перекидки). Следует привести следующие данные об обеспеченности лекарственными средствами населения Украины. Обеспеченность лекарственными средствами в 1995 году потребностей здравоохранения в сравнении с 1994 г. выросла почти на 25%. Сейчас в медицинской практике Украины используется 7000 наименований лекарственных средств, более 20% из них изготавливается отечественной промышленностью. В 1995 г. по импорту в Украину ввезено медикаментов более чем на 600 млн. долларов, в том числе областными объединениями “Фармация” у зарубежных производителей закуплено на 13,3 млн. долларов США, что составляет лишь 2,2% от общей суммы поступления, лечебными учреждениями на 1,9 млн. долларов, что составляет 0,3% от общей суммы ввезенных лекарств. В тоже время коммерческими структурами ввезено медикаментов на 601 млн. долларов. Они закупают лишь те лекарства, которые можно быстро реализовать, работают с ограниченной номенклатурой. Это привело к тому, что на фармацевтическом рынке имеются препараты с ограниченного количества групп. Так, с 55 основных фармацевтических групп в Украину ввезено лекарства из 20 групп. В 1995 г. за рубежом закуплено 36 наименований анальгетиков, на сумму 12,6 млн. долларов, хотя в Украине препараты этой группы выпускаются и стоимость их значительно ниже. 2. Договоры поставки, учет и контроль за их исполнением. Поставка продукции от вышеуказанных поставщиков производится в соответствии с заключенными договорами. ДОГОВОР - это документ, в силу которого поставщик обязуется поставить в обусловленные сроки покупателю определенные товары, а покупатель принять эти товары и оплатить их по установленным ценам. Договора на поставку заключаются со следующими организациями и имеют следующую структуру: I. Договор на поставку медицинских товаров (заключается с ПО “Фармация” на 1 год) 1. Общие положения. 2. Требования к качеству товаров. 3. Сроки и порядок поставки товаров. 4. Цена и расчеты по договору. 5. Ответственность сторон. (Покупатель оплачивает штраф за каждый день просрочки платежа в размере 0,5% от суммы платежа). 6. Прочие условия. Может быть расторгнут по согласованию сторон за 3 месяца. Действует до 31 декабря 1996 г. Если за 2-3 месяца ни одна из сторон не заявит иное, договор считается пролонгированным на следующий год. 7. Юридические адреса сторон. Основные способы приема товаров от поставщиков: а) получение товара на аптечном складе: При получении товара непосредственно на складе лицо, получающее его, обязано проверить соответствие наименования, вида, цены и количества тем данным, которые указаны в сопроводительных документах (товарно-транспортная накладная АП-85). В случае отсутствия возможности проверить при приеме на складе товар по количеству товарных единиц и массе нетто (напр., товар уже упакован в ящики или другую тару) представитель аптеки принимает его по количеству мест и массе брутто. Об этом делается отметка на сопроводительных документах. С момента получения товара на складе до момента передачи его в аптеки материально-ответственному лицу ответственность несет представитель аптеки, получивший и сопровождающий товар в пути. Право на получение товаров на складе оформляется доверенностью. В настоящее время Министерство финансов Украины (приказ № 99 от 16.05.96 г.), Министерством юстиции Украины (12.06. № 293/1318) утверждена Инструкция о порядке регистрации выданых, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей (вступила в действие с 1.10.96 г.), согласно которой: 1. Сырье, материалы, топливо, запчасти, инвентарь, скот, семена, удобрения, инструмент, товары, основные средства и др. товарно-материальные ценности, а также нематериальные активы, денежные документы и ценные бумаги (далее - ценности) отпускаются покупателям или передаются бесплатно только по доверенности получателей. 2. Бланки доверенностей (приложение 1) являются документами строгой отчетности, требующими: · их изготовление с печатной продукцией в соответствии с Правилами изготовления бланков ценных бумаг и документов строгой отчетности, утвержденными приказом Министерства финансов Украины от 25. 11. 93 г. №98, Службы безопасности Украины от 15.11.93 г. №118, Министерства внутренних дел Украины от 24.11.93 г. № 740; · учета их получения, хранения и использования как бланков строгой отчетности; · пронумерования , прошнурования и скрепления печатью и подписями руководителя и гл. бухгалтера предприятия журнала регистрации доверенностей (прил. 2) · выдачи бланков и журналов лицу, на которое возложены обязанности по регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей, по расходной накладной; · контроля за своевременным представления документов (актов, накладных, ордеров и др.), свидетельствующих об использовании доверенностей или неиспользованных доверенностей · списания использованных бланков доверенностей по акту 3. Доверенность на получение ценностей выдается только должностным лицам, работающим на данном предприятии, в организации, учреждении (далее - предприятие). Доверенность лицам, не работающим на данном предприятии, если предприятие, где работает данное лицо, выдало ему доверенность на получение этих ценностей и такого же количества с этого предприятия. 4. Доверенность подписывается гл. бухгалтером и руководителем предприятия или их заместителями и лицами, которые на это уполномочены руководителем предприятия. В тех случаях, когда бухгалтерский учет ведется централизованной бухгалтерией, доверенность на получение ценностей подписывается руководителем предприятия и гл. бухгалтером централизованной бухгалтерии или их заместителями и лицами на это уполномоченными. Управление методологии бухгалтерского учета Приложение №1 ___________________________________________ Бланк строгой отчетности предприятие получатель и его Типовая форма № М-2 ___________________________________________ адрес Идентификационный код ЕГРПОУ _____________ Доверенность действительна ___________________________________________ до ________________199__г. предприятие - плательщик и его адрес Счет __________________________________МФО ___________________________________________ наименование бланка ДОВЕРЕННОСТЬ___________№_____________ серия Дата выдачи _____________________________ 199__ г. Выдано ___________________________________________________________________ должность, фамилия, имя, отчество Документ, удостоверяющий личность __________________________________________ серия______________ № ________________ от_________________________ 199___ г. Выдан_____________________________________________________________________ кем выдан документ На получение от ____________________________________________________________ наименования организации поставщика Ценностей по _______________________________________________________________ № и дата наряда Обратная сторона формы № М-2 Перечень ценностей, которые надлежит получить:
Подпись _________________________________________________________ удостоверяю образец подписи лица, получившего доверенность Руководитель предприятия: Главный бухгалтер: Место печати Руководителем предприятия утверждается перечень должностей, занятие которых предоставляет работникам право подписывать доверенность на получение ценностей, и назначается лицо, осуществляющее выписку и регистрацию выданных, возвращенных и использованных доверенностей. 5. Доверенность на получение ценностей от поставщика по наряду, счету, договору, заказу, соглашению или другому документу, заменяющему их, выдается доверенному лицу под расписку и регистрируется в журнале регистрации доверенностей. В случае, когда доверенное лицо должно получать необходимые ценности в одном месте (с одного склада), но по нескольким нарядам, счетам и др. документам, заменяющим их, ему может быть выдана одна доверенность с указанием в ней номеров и дат выдачи всех нарядов, счетов и дат выдачи всех доверенностей, если ценности должны быть получены на разных складах. При выписывании доверенности перечень ценностей, которые надлежит получить по ней (графа “Наименование ценностей” в планке доверенности), приводится обязательно с указанием названия и количества ценностей для получения, независимо от того, есть ли такие сведения в документах на отпуск (наряде, счете, договоре, заказе, соглашении и т.д.) ценностей. До выдачи доверенности лица инструктируются о порядке и сроках использования и отчете об использовании доверенности или возвращении неиспользованной доверенности. 6. Запрещается выдавать доверенности, которые полностью или частично не заполнены, не имеют образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны. 7. Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому документу, заменяющему их, на основании которого выдана доверенность, однако, не более чем на 10 дней. Доверенность на получение ценностей, расчеты за которые осуществляется в порядке плановых платежей или доставка которых осуществляется централизовано - кольцевыми перевозками, допускается выдавать на календарный месяц. 8. При лишении доверенного лица права на получение ценностей по выданной ему доверенности, срок действия которой еще не истек, доверенность у такого лица изымается. В случае аннулирования договоренности, по которой получаются ценности частями или расчеты за которые осуществляются централизованно - кольцевыми перевозками, предприятие, выдающее доверенность, немедленно уведомляет поставщика об аннулировании соответствующей доверенности. С момента получения такого уведомления отпуск ценностей по аннулированной доверенности прекращается. За отпуск ценностей по аннулированным доверенностям ответственность несет поставщик, а расходы от этого возмещаются в установленном порядке. 9. Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого случая, доставки на предприятие полученных по доверенности ценностей, независимо от того, получены ценности по доверенности полностью или частично, представить работнику предприятия, которое осуществляет выписку и регистрацию доверенностей, документ о получении им ценностей и их сдаче на склад (кладовую) или материально ответственному лицу. Неиспользованные доверенности должны быть возвращены работнику предприятия, который осуществляет выписку и регистрацию доверенностей, не позднее следующего дня после окончания срока действия доверенности. Об использовании доверенности или возвращении неиспользованной доверенности в журнале регистрации доверенностей делается отметка о номерах документов (накладных, актов и т.д.) на получение доверенности или о дате возвращении доверенности. Возвращенные неиспользованные доверенности гасятся надписью “не использован” и хранятся в течении срока, установленного для сохранения первичных документов. 10. Лицам, которые отчитались об использовании доверенности или не возвратили неиспользованную доверенность, срок действия которой окончился, новая доверенность не выдается. 11. Запрещается отпускать ценности в случаях: · представление доверенности, выданной с нарушением установленного порядка заполнения или незаполненными реквизитами; · представление доверенности, которая имеет исправления и помарки, не подтвержденными подписями тех же лиц, которые подписали доверенность; · отсутствия у доверенного лица указанного в доверенности паспорта или др. документа, удостоверяющего доверенное лицо; · окончание срока действия доверенности; · получения уведомления предприятия-получателя ценностей об аннулировании доверенности. 12. Доверенность, независимо от срока ее действия, остается у поставщика или первом отпуске ценностей. В случае отпуска ценностей частями на каждый частичный отпуск составляется накладная (акт приемки-сдачи или др. аналогичный документ) с отметкой на ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях экземпляр накладной (или документа, заменяющего ее) передается получателю ценностей, а второй прилагается к оставленной у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля за отпуском ценностей, согласно доверенности, а также для проведения расчетов с покупателем. После осуществления отпуска ценностей службы, осуществляющие их отпуск сдают доверенность вместе с документами на отпуск последней партии ценностей работникам, на которых возложены обязанности по ведению бухгалтерского учета. При централизованно-кольцевым перевозкам ценностей предприятиям их отпуск поставщиками может осуществляться без доверенности, если получатель ценностей за подписью руководителя и главного бухгалтера предприятия или других лиц, которые уполномочены подписывать доверенности, уведомил поставщика об образце печати (штампа), которой материально-ответственное лицо, которое будет принимать ценности, заверяет на сопроводительных документах (накладной, акте, ордере и др.) свою подпись о получении ценностей. 13. Бланки доверенностей, хранящихся на предприятии, отображаются на основании платежно - приходных документов по стоимости, составляющейся из расходов на их изготовление (приобретение) и доставку, по дебету счета 05 “Материалы” субсчет 3 “Другие материалы”. Одновременно на внебалансовый счет 004 зачисляется стоимость указанных бланков, исходя из цены за 1 бланк не менее 0,1 минимальной заработной платы. В аналитическом учете приводятся данные по месту хранения, нумерации, количестве и стоимости таких бланков. Передача бланков доверенностей с места хранения лицу, которое назначено для выписки и регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей, проводится по документам на отпуск ценностей (требование, накладная и др.) из мест хранения и отображается в аналитическом учете оборотами на счетах 0,5 субсчет 3 или 004. На основании утвержденного руководителем акта о списании бланка доверенностей (приложение 3) с указанием их нумерации и количества, составляющегося не реже одного раза в квартал, стоимость использованных бланков списывается со счета 0,5 субсчет 3 в корреспонденции со счетами учета расходов связанных с управлением производством, и одновременно со счета 004. 14. Ответственность за соблюдением поставщиком установленного порядка отпуска по доверенности ценностей возлагаются на должностных лиц предприятия-поставщика, которые имеют право подписывать первичные документы на отпуск ценностей. Ответственность за своевременное и полное оприходование полученных по выданным доверенностям ценностей возлагается на должностных лиц, которым предоставлено право подписывать доверенности, а также лицо, которое назначено для выписки и регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей. 15. Инструкция вступает в силу с 1 октября 1996 года. б) доставка товара транспортом склада. Непосредственная приемка товара по количеству товарных единиц и массе нетто, его качеству осуществляется в аптеке при вскрытии тары. Товар, доставленный транспортом аптечного склада в аптеку, принимает зав. аптекой либо другое уполномоченное на то лицо в момент поступления по количеству мест и массе брутто в соответствии с сопроводительными документами (сопроводительный или упаковочный лист, товарно-транспортная накладная и др.). Это предварительная приемка с целью ускорить высвобождение транспорта аптечного склада. При этом материально ответственные лица проставляют на всех экземплярах товарно-транспортной накладной, возвращаемой шоферу или экспедитору штамп или печать аптеки и свою подпись (при бригадной материальной ответственности требуется не менее двух подписей членов бригады), подтверждающая тем самым факт приемки товара. На экземпляре сопроводительного документа (таварно-транспортной накладной по ф. АП-85), который остается в аптеке у материально ответственного лица, и в дальнейшем прилагается к товарному отчету проставляют штамп приемки по ф.АП-1). Указанный штамп хранится у руководителя аптеки. Независимо от способа доставки товара в аптеку (централизованным путем или в порядке кольцевого завоза) обязательно проверяют его количество и качество. Принимая товар, материально ответственные лица в аптеке по каждому наименованию тщательно проверяют: количество, цену, общую стоимость данного товара и сверяют это с данными, указанными в сопроводительных документах. При этом приемка продукции по качеству и количеству проводится в точном соответствии со стандартами, техническими условиями, основными и особыми условиями поставки, другими обязательными правилами, а также документами, удостоверяющими качество и комплектность продукции (техпаспорт, сертификат, спецификация и т.п.). Особое внимание при этом обращается на упаковку, маркировку, остаточные сроки годности, влажность, количественное содержание препарата и т.п. Для медицинских препаратов обязательно наличие на упаковке маркировки, позволяющее установить предприятие изготовитель, наименование препарата, номер серии, номер анализа и др. характеристики, предусмотренные НТД. Изготовитель должен отгружать медикаменты с таким расчетом, чтобы к моменту их отправления оставалось не менее 80% срока годности, обозначенного на этикетке, а на бактерийные препараты, стоматологические и полимерные материалы - не менее 50% срока годности. При отгрузке указанной продукции с аптечных складов оставшийся срок годности для медикаментов должен составлять не менее 60%, а для бактерийных препаратов - не менее 40% срока годности, обозначенного на этикетке. При этом медицинская продукция со сроком годности более 2 лет может отгружаться покупателю, если оставшийся срок годности составляет не менее 1,5 лет, с меньшим остаточным сроком годности поставка возможна лишь с согласия покупателя. Согласно циркулярному письму ГАПу СССР №133-1 от 3.06.70 г. при отпуске медикаментов с остаточным сроком менее года аптечные склады должны указывать в счетах серию препаратов. Окончательная приемка товаров по массе и количеству товарных единиц должна быть проведена в момент получения незатаренного товара либо в момент вскрытия тары, нот не позднее 10 дней, а скоропортящейся продукции - не позднее 24 часов с момента получения, импортные - 7 дней. На оборотной стороне товарно-транспортной накладной заведующий аптекой указывает отдельно стоимость товара, вспомогательных материалов, малоценного инвентаря, тары и т.д. Счетный работник на обратной стороне товарно-транспортной накладной делает отметку: Товар по продажной стоимости _______________ по оптовой стоимости_____________ вспомогательные материалы ____________ тара____________ оприходованы __________________ подпись Если обнаружены расхождения между фактическим количеством, качеством поступивших ценностей и данными, указанными в сопроводительных документах, дальнейшая приемка товара приостанавливается. Материально ответственные лица должны обеспечить сохранность товара, принять меры к предотвращению его смешения с аналогичным товаром имеющимся в аптеке. Для окончательной приемки товара в аптеке создается комиссия в составе: зав.аптекой материально ответственного лица провизора-аналитика (если положен по штату представителя общественности Для продолжения приемки товара вызывается представитель поставщика, если это оговорено договором на поставку. При неявке представителя поставщика по вызову, а также в тех случаях когда его вызов не обязателен, создается комиссия по аптеке с участием представителя незаинтересованной организации либо представителя общественности из аптеки или местных Советов народных депутатов. Представитель общественности назначается, если в приемке товара не участвует представитель поставщика (склада) или представитель незаинтересованной организации. Работникам аптек, которым в качестве представителя общественности поручается участвовать в составе комиссии выдается оформленное и заверенное печатью разовое удостоверение по ф.АП-33. Лица, которые могут включатся в комиссию в качестве представителей общественности, определяется решением профбюро или профкома (№ протокола и дата указываются в удостоверении). Каждый представитель общественности может участвовать в приемке товара не более двух раз в месяц. Если при приемке выявлена недостача, бой, брак, порча товаров в одной партии или излишки, комиссия составляет акт по ф.АП-2 в 3-х экземплярах в день выявления расхождений (Акт об установлении в количестве и качестве). Акт подписывают все члены комиссии. Не позднее следующего дня после составления акт утверждает руководитель ЦРА или ПО. Все реквизиты акта д.б. четко и разборчиво заполнены, т.к. на его основании представляются претензии к поставщику. В акте отмечается начало и окончание приемки товара. Приемка считается проведенной своевременно, если проверка количества и качества продукции окончена в установленные сроки. Несоблюдение этого положения м.б. основанием для отказа поставщика в удовлетворении претензии. В акте указывают только те наименования товаров, по которым установлены расхождения в количестве и качестве. Иногда товар может поступить раньше, чем от поставщика поступят сопроводительные документы. Для приемки товара, поступившего без сопроводительных документов, создается комиссия с участием представителя незаинтересованной организации. По данным фактически принятых товаров комиссия составляет акт о приемке товара (материала), поступившего без счета поставщика (ф.АП-7), в двух экземплярах. Один экземпляр прилагается к отчету аптеки, второй - остается в делах аптеки. Одновременно с составлением акта зав. аптекой или его заместители принимают меры к получению счета, накладной от поставщика. Если поставщик неизвестен, об этом указывается в акте. До получения счета поставщика товар учитывают на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». Такой товар хранится отдельно от всех остальных ценностей в аптеке. Особое внимание на оформление документации на поступившие товары, остающиеся у материально ответственных лиц д.б. обращено на правильность оценки товаров и таксировки их стоимости. Проверка цен проводится по действующим прейскурантам и договором на поставку товаров. В аптечных учреждениях постоянно осуществляется контроль за соблюдением цен. При обнаружении в сопроводительных документах ошибок в ценах и сумах стоимости аптека обязана сообщить об этом поставщику. До получения от поставщика соответствующего ответа об исправлении ошибок этот товар не подлежит реализации, но оприходуется по цене и стоимости, указанной в сопроводительной документации. В соответствии со ст.2 Указа Президента №508/93 п.2.8 при наличии нескольких розничных цен на одноименный товар проводятся дооценка (уценка) к стоимости товара последнего получения. Переоценке подлежит весь товар независимо от путей приобретения. Разница от переоценки относится на увеличение (уменьшение) собственных оборотных средств. в) прием товара, поступившего в адрес аптеки на ж/д станции или водной пристани, аэропорту. Станция сообщает аптеке о прибытии груза телеграммой или письменным сообщением. Приемка товаров должна производиться немедленно по прибытию груза. Несвоевременное получение аптечной продукции влечет за собой уплату штрафов. Штраф за простой вагонов, барж является наиболее распространенным видом мер, применяемого органами ж/д, водного транспорта для обеспечения своевременной погрузки, выгрузки вагонов. Если в результате осмотра и взвешивании груза сомнений не возникает, то приемка груза производится по количеству мест, контейнеров согласно сопроводительной документации. В тех случаях, когда возникает сомнение в доброкачественности товара (напр. повреждение тары, упаковки, подмочен товар, приемщик груза - представитель аптеки должен потребовать вскрытия поврежденных мест товара для проверки содержимого счетам и др. документам поставщика. В случае порчи товара приглашается представитель бюро товарных экспертиз, причем, если экспертом установлено, что товар не может быть использован по своему назначению, получатель товара вправе отказаться от приемки такого груза. При обнаружении недостачи, повреждения, порчи товара составляют коммерческий акт, где отражаются условия поставки, причины претензии, размер ущерба. Коммерческий акт служит основанием для предъявления претензии к транспортной организации. Товар, пришедший в негодность по вине транспортного ведомства, аптекой не принимается. г) прием товара от коммерческих структур. Согласно Письма №05-5/64 от 10.10.94 г. при заключении договоров от посреднических структур, необходимо, чтобы продавец в соответствии с требованиями приказа МЗО Украины от 29.03.93 г. №61 предъявляя следующие документы: · контракт с инофирмой или заводом изготовителем; · таможенные платежные документы; · сертификат качества изготовителя; · протокол анализа в КАЛ. В счетах-фактурах посредник должен указывать наименование продукции, единицу измерения, таможенную стоимость, отпускную цену и сумму по отпускным ценам. Таможенная стоимость используется для определения розничных цен в соответствии с наценкой, утвержденной отделом цен облисполкома. Первичный учет товарно-материальных ценностей, которые поступили в аптеку. а) учет поступления в общей сумме и по группам товаров. Все поступившие в аптеку и принятые материально ответственными лицами товары записываются в журнал регистрации поступивших товаров по группам ( ф.АП-5) по розничным и оптовым ценам. (оперативный учет). В этом журнале отражаются поступившие товары в групповом разрезе по семи группам: · минеральные воды; · медикаменты и химические товары; · перевязочные материалы и предметы ухода за больными; · мыло туалетное; · парфюмерия; · очковая оптика; · прочие. По окончании каждого месяца данные подсчитывают и определяют общую стоимость полученных товаров и стоимость по отдельным номенклатурным группам, данные, которые используются при составлении месячного отчета по ф.АП-72. Оприходование поступивших в аптеку товаров непосредственно отделом аптеки (напр. ОГЛФ) возможно лишь по документам, в которых указанные товары предназначены для реализации только в данном отделе. По товарно-транспортным накладным и счетам аптечного склада (базы), включающим товары, предназначенные для реализации в разных самостоятельных отделах, товар принимает и оприходует отдел запасов. б) по срокам годности. Для контроля за сроками годности препараты с ограниченными сроками годности заносят при поступлении в специальный журнал или специальные карточки. Регистрируют дату поступления таких медикаментов, количество, срок годности и номер серии. |