Главная страница
Навигация по странице:

  • Требования к Коммуникациям

  • Требования к корпоративной электронной почте.

  • Корпоративный почтовый ящик необходимо создать по установленному формату

  • Удаление и блокировка личных почтовых ящиков

  • Ограничения использования корпоративной электронной почтой

  • Организация работы в MS Teams

  • Контроль исполнения Стандарта.

  • Стандарт корп. Стандарт корпоративных коммуникаций UPD 20.05. Утверждаю генеральный директор


    Скачать 68.91 Kb.
    НазваниеУтверждаю генеральный директор
    АнкорСтандарт корп
    Дата31.01.2023
    Размер68.91 Kb.
    Формат файлаdocx
    Имя файлаСтандарт корпоративных коммуникаций UPD 20.05.docx
    ТипЗадача
    #914059

    УТВЕРЖДАЮ

    Генеральный директор

    Дамиров Н.Ю.о

    ____________________________

    «___» _________________ 2022г.
    Стандарт корпоративных коммуникаций

    1.Назначение

    Повышение эффективности коммуникаций в холдинге.

    Коммуникации могут быть устными или письменными, непосредственными или виртуальными, личными или групповыми. Задача внутренних коммуникаций – установление ролевых взаимодействий и распределение ответственности между сотрудниками и структурными подразделениями организации. С помощью внутренних коммуникаций повышается информированность сотрудников, координируются их действия, совершенствуется управление, повышается эффективность при принятии решений, возрастает понимание сотрудниками целей и ценностей организации и, как следствие, повышается эффективность труда и уровень корпоративной культуры.

    Каналы Коммуникаций

    Коммуникационные каналы – это средства, благодаря которым возможна передача информации. Они классифицируются на:

    • информационные (доски объявлений, внешние и внутренние сайты, почтовые рассылки);

    • аналитические (анкетирование, интервьюирование, опросы);

    • коммуникативные (тренинги, мероприятия, адаптационные системы, неформальные встречи, социальные и профессиональные сайты);

    • организационные (совещания, собрания).

    Требования к Коммуникациям

    Цель коммуникации - добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

    Отправитель — это любой субъект, имеющий определенные идеи, намерения, информацию и цель коммуникации.

    Получатель – это субъект, воспринимающий сообщение отправителя. Получатель должен продемонстрировать реакцию на полученное сообщение, что дает возможность отправителю установить, получено ли сообщение.

    Признаки хорошей коммуникации:

    • Информативность – в сообщении должно быть максимум содержания, минимум общих фраз;

    • Ясность - сообщение должно быть логичным и четким;

    • Своевременность – информация должна предоставляться в нужный момент времени.

    • Лаконичность – сообщение должно быть кратким, легким для быстрого восприятия.

    Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает ее содержание адекватно тому смыслу, который в нее вложил отправитель


    1. Общие положения

      1. Необходимо придерживаться вежливого, уважительного и конструктивного стиля общения.

      2. В случае неравенства по должностному статусу и возрасту, а также при обращении с незнакомым или малознакомым человеком рекомендуемая форма обращения – по имени, отчеству и на «Вы» или на «Ты», но в уважительной форме.

      3. Не допускать фамильярного обращения к своим коллегам и игнорирования их просьб.

      4. Не допускать нецензурную лексику во всех аспектах коммуникации.

      5. Не позволять межличностным отношениям влиять на решение деловых вопросов.

      6. Не отказывать в исполнении запроса под предлогом острой производственной занятости или по иным необъективным обстоятельствам.

      7. Строго придерживаться корпоративного этикета в зависимости от уровня субординации при устном и письменном общении.

      8. Быть уважительными и этичными по отношению друг к другу независимо от служебного статуса.

      9. Выбирать корректную форму обращения, не допускать раздраженных интонаций и повышения голоса.

      10. Если коллега манерой общения провоцирует конфликтную ситуацию, то необходимо сразу в вежливой форме прекратить разговор или общение на данную тему.

      11. Исключить из обращения комментарии, унижающие достоинство человека, особенно при его отсутствии.

      12. Не допускается обсуждение рабочих вопросов с коллегами в присутствии сторонних людей.

      13. При ответе на вопрос необходимо быть кратким и конструктивным, говорить по существу, не допуская излишних рассуждений.

      14. При докладах руководству основное внимание обращать на произошедшие факты, исполнителей, даты и полученные результаты, при необходимости кратко формулировать информацию в письменном виде.

      15. При общении необходимо дослушать выступающего до конца, постараться вникнуть в суть его слов, после задавать уточняющие вопросы.

      16. Если при помощи переписки по электронной почте вопрос не решается в течение дня, без объективных обстоятельств/причин, то необходимо взаимодействовать по телефону или провести совещание.

      17. Совещания и встречи назначаются коллегам через MS Outlook или MS Teams, встреча должна быть согласована со всеми коллегами. Если на встрече присутствует руководство компании, необходимо первично согласовать дату и время проведения с руководством, а потом с остальными коллегами.

    2. Требования к корпоративной электронной почте.

          • Каждый сотрудник, за исключение технического и хозяйственного персонала обязан иметь личный электронный почтовый ящик, на базе корпоративного домена – businessclub.works;

          • Каждый сотрудник компании обязан использовать корпоративную электронную почту для служебной переписки и в рамках выполнения своих трудовых обязанностей;

          • Каждый сотрудник обязан на ежедневной основе читать входящую корреспонденцию, и при необходимости, отвечать на нее не позднее чем на следующий рабочий день с момента получения письма. В случае если несвоевременное ознакомление или отсутствие ответа повлекло за собой неисполнение служебных обязанностей, на сотрудника может быть возложено дисциплинарное взыскание на усмотрение Руководителя подразделения и в соответствии с законодательством и Трудовым кодексом Российской Федерации;

          • При отсутствии на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный) всегда устанавливай функцию «Автоответ». В поле «комментарии» укажите потенциальному адресату к кому и по каким вопросам необходимо обращаться в Ваше отсутствие, укажите их контактные данные, а также дату Вашего возвращения. Особенно актуально это делать при наличии незакрытых вопросов, неоконченных переписок и т. п.

          • Вся информация и сообщения, которые были созданы, отправлены, приняты или сохранены посредством корпоративной электронной почты, принадлежат компании, за исключение случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

      1. Конфиденциальность

        • В пределах функционирования корпоративной электронной почты обеспечивается конфиденциальность почтовых сообщений и информации о пользователях корпоративной электронной почты, кроме информации из адресной книги и за исключение случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

        • Получение и настройка корпоративной электронной почты.

        • При создании учетной записи сотрудника для каждого сотрудника (пользователя) создается один аккаунт в рамках компании, в которой он трудоустроен;

    Корпоративный почтовый ящик необходимо создать по установленному формату:

    • Имя и фамилия латиницей, по общим принципам транслитерации с маленькой буквы;

    • Имя пользователя корпоративного электронного ящика должно быть интуитивно понятным и не может быть сокращено или изменено таким образом, что имя пользователя невозможно распознать, например: ivanivanov/ivan.ivanov/i.ivanov/iivanov.

    Запрещено:

    • Использование в названии корпоративной электронной почты слова, являющиеся ненормативной лексикой, а также оскорбляющие чувства других людей;

    • Использование адресов, содержащих имена и фамилии известных людей или известных брендов;

    • Использование в названии ящиков многократного (более 3-х раз) подряд повторяющиеся буквы;

    • Глобальный список адресов доступен каждому пользователю и включает такие группы как AllUsers@Businessclub.works;

    • Создание списков рассылки и получение Пользователем права использования списка рассылки производится путем подачи заявки в IT Службу с подтверждения Руководителя подразделения;

      1. Удаление и блокировка личных почтовых ящиков

    • Удаление личных постовых ящиков уволенных сотрудников производится на основании данных об увольнении полученных от отдела кадров. Процедура увольнения предполагает деактивацию личного почтового ящика на 3 месяца и безвозвратное удаление по окончании данного срока;

    • Отмена деактивации личного почтового ящика возможна в течение 1 месяца, если блокировка произошла по причине ошибки, с обязательной процедурой подачи заявки в IT службу;

    • Восстановление содержимого личного почтового ящика, удаленного по окончании срока, невозможно;

    • Организация передачи информации, относящейся к работе из личных почтовых ящиков уволенных сотрудников, осуществляется руководителем соответствующего подразделения на основании письменного согласия работника;

      1. Ограничения использования корпоративной электронной почтой

    • При использовании Корпоративной электронной почты пользователь (сотрудник) обязан соблюдать следующие правила, соблюдать общепринятые нормы и правила обмена почтовыми сообщениями:

    • При получении электронного письма необходимо дать ответ в течение следующих 24–48 часов, исключение являются письма с указанным сроком исполнения и письма, не требующие ответа (СПАМ);

    • Запрещается игнорировать предустановленный отправителем отчет о прочтении;

    • При отсутствии на рабочем месте или при неимении доступа к почте, необходимо заведомо установить автоответ с обращение к коллегам и партнерам с указанием контактной информации для срочных вопросов и даты отсутствия.

    • При написании письма необходимо употреблять фразы:

    Уважаемы/ Уважаемая;

    Указывать время суток;

    Указать тему письма, не удаляя при ответе RE:, FW:;

    • В зависимости от контекста употреблять местоимения: Вас, Ваш, Вам и т. д. с большой буквы или на «Ты», но в уважительной форме;

    • В конце письма необходимо написать фразу-обращение, например: если у Вас остались какие-либо вопросы, Вы всегда можете обратиться ко мне (в случае если в копии письма Ваши коллеги, нужно указать: и моим коллегам);

    • В конце сообщение необходимо указать: С уважением, Хорошего дня и т. д. и включить корпоративную подпись установленного образца:



    • Перед отправление сообщения проверять правописание, грамматику;

    • Не рассылать сообщения противопоказанного или неэтичного содержания, а также содержащие угрозы в адрес других пользователей или сотрудников;

    • Строго следовать ограничениям в рассылке определенных видов информации, по которым установлен особый режим доступа и использования в соответствии с законодательством Российской Федерации и локально нормативными актами;

    • Неукоснительно соблюдать положения настоящего регламента;

    • При массовой рассылке сотрудник компании должен использовать в качестве адресатов максимально заинтересованную аудиторию, не отправляя сообщение всем пользователям;

    • Осуществлять переписку с внешними адресатами только по вопросам, связанным с выполнением своих должностных обязанностей.

    1. Переговоры по телефону.

    • При ответе на телефонный звонок по служебному стационарному или мобильному телефону сотруднику необходимо поприветствовать коллег или контрагентов следующим образом: Доброе утро/день/вечер, Имя, Название компании. Чем могу помочь Вам? Называть свою фамилию сотрудники Холдинга могут по их собственному желанию.

    • Все переговоры по телефону необходимо проводить в уважительное манере, не повышая тона голоса.

    • При произошедшей дискоммуникации по мобильному или стационарному телефону необходимо дополнить информацию письмом по корпоративной электронной почте.

    • В случаях недоступности абонента вы можете воспользоваться мессенджерами или смс. Характер написания СМС сообщений и сообщений в мессенджерах должен соответствовать вышеперечисленным нормам требованиям к переписке.

    • Все сотрудники холдинга в обязательном порядке должны разместить номер своего служебного сотового телефона в телефонном списке.

    1. Организация работы в MS Teams

    Дополнительным инструментом для работы в холдинге, является MS Teams.

    Корпоративная платформа, объединяющая в рабочем пространстве чат, встречи, заметки и вложения.

    • Необходимо соблюдать некоторые правила:

    • Создание команд, каналов, чатов, должно происходить с негласного разрешения всех участников команды/канала

    • Во всех чатах и публикациях необходимо следовать стандартам деловой переписки и поддерживать рабочую атмосферу

    • Сообщение в MS Teams приравнивается к письму на электронную корпоративную почту

    • В случае не ответа на сообщение в MS Teams, необходимо продублировать информацию любым из приведенных в настоящем регламенте способом

    1. Контроль исполнения Стандарта.

    Руководитель подразделения, обнаруживший нарушение настоящего Стандарта, должен связаться с руководителем сотрудника нарушителя по электронной почте или телефону и урегулировать вопрос.

    Правила данного Стандарта являются обязательными для всех сотрудников Компании.

    1. Санкции

    Ответственность за контроль выполнения требований настоящего Стандарта несут руководители подразделений.
    Разработал _________________________________Директор по Стандартизации Каранаев Е.А.
    Утверждаю __________________________________Генеральный директор Дамиров Н.Ю.о



    написать администратору сайта