Лекция. Лекция 10 ЗИОКД (Подготовка к передаче дел в архив). Защита и обработка конфиденциальных документов Вопрос 1 Экспертиза ценности конфиденциальных документов Архивный фонд рф
 Скачать 0.69 Mb.
|
|
Защита и обработка конфиденциальных документов Вопрос №1: «Экспертиза ценности конфиденциальных документов» Архивный фонд РФ — это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению в соответствии с российским законодательством. Архивные документы включаются в состав Архивного фонда РФ на основании экспертизы ценности документов. Осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией специально уполномоченного Правительством РФ федерального органа исполнительной власти - Федеральным архивным агентством (Росархивом) Утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения. Экспертиза ценности документов осуществляется совместно с собственником или владельцем архивных документов. Документы, составляющие КТ государственных и негосударственных предприятий-источников комплектования Архивного фонда, могут передаваться в государственные архивы с согласия их собственников. Документы передаются в государственные архивы только после снятия с них грифа конфиденциальности. Конфиденциальные документы, подлежащие передаче в государственные архивы, до их фактической передачи должны храниться соответствующим образом оформленными в архивах предприятий, а при отсутствии архивов - в подразделениях конфиденциального делопроизводства. Экспертиза ценности документов проводится: С целью уточнения или определения сроков хранения документов и отбора их на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения. Постоянно действующей экспертной комиссией (ПДЭК). Ежегодно или при небольшом объеме документов 1 раз в несколько лет. всех конфиденциальныех дел и документов выделенного хранения за соответствующий период времени. членами ПДЭК, имеющими доступ к этому делу (документу). всех документов на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается! Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда РФ осуществляется на основании экспертизы ценности документов; оформляется ДОГОВОРОМ между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом, музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. В договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда РФ. Критерии оценки документов происхождение документа (место и время издания); содержание документа (значимость отображенного события, полнота его освещения, новизна, уникальность информации или ее повторяемость, целевое назначение документа); внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюций, наличие помет, физическое состояние). При определении или уточнении сроков хранения документов руководствуются «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»; Методическими рекомендациями: «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических-хозяйственных структур)». Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле. Результаты экспертизы ценности документов целесообразно фиксировать в рабочей карточке (тетради) эксперта с отражением в ней номера дела (документа), его заголовка, операций (с обоснованиями), которые необходимо произвести:
Вопрос №2: «Подготовка конфиденциальных дел и документов для архивного хранения» В соответствии с протоколом заседания ПДЭК сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства производится частичное переформирование и дооформление соответствующих дел и документов выделенного хранения, в том числе выполняется: изъятие из дел документов, подлежащих перешивке в другие дела, и подшивка их в эти дела с проставлением в описях документов дел, из которых изъяты документы, их нового местонахождения и помещением в дела справок-заместителей; изъятие из дел документов, подлежащих уничтожению; зачеркивание грифа конфиденциальности с проставлением даты и номера протокола заседания ПДЭК и своей подписи на документах, подшитых в дела, обложках дел и документов выделенного хранения, подлежащих рассекречиванию; изъятие из дел документов, с которых снят гриф конфиденциальности, и передача их по акту в службу открытого делопроизводства с отметкой в описях документов дел и помещением в дела справок-заместителей; передача полностью рассекреченных дел и документов выделенного хранения по акту в службу открытого делопроизводства с отметкой в номенклатуре дел или в журнале учета документов выделенного хранения; корректировка заголовков, сроков хранения и номеров статей по перечню на обложках дел и в номенклатуре; проставление сроков хранения и номеров статей перечня на обложках документов выделенного хранения. Опись дел и документов постоянного срока хранения
На дела и документы выделенного хранения, подлежащие передаче в государственный архив, опись составляется в четырех экземплярах. Опись дополнительно утверждается протоколом комиссии Росархива. На дела и документы, не подлежащие передаче в Росархив, опись составляется:
в одном экземпляре - если не передаются. В подразделении КД остается один экземпляр описи с подписью сотрудника архива за получение включенных в опись дел и документов, остальные экземпляры передаются в архив. Вопрос №3: «Подготовка к уничтожению и уничтожение конфиденциальных дел и документов» После утверждения описи дел и документов постоянного срока хранения составляется Акт о выделении дел и документов за соответствующий период к уничтожению. В акт включаются отобранные ПДЭК для уничтожения дела, отдельные документы из дел и документы выделенного хранения. Гриф конфиденциальности акта должен соответствовать совокупной степени конфиденциальности сведений, содержащихся в заголовках дел и документов. При наличии грифа акт регистрируется в журнале учета изданных документов. АКТ 00.00.0000 № __________________________ (место составления) о выделении к уничтожению конфиденциальных дел и документов
Всего подлежит уничтожению ____________ дел и документов (прописью) ___________________________ (подпись, инициалы, фамилия лица, составившего акт) Одобрено Протокол ПДЭК от _____№ ________ Председатель ПДЭК _________________________ (подпись, инициалы» фамилия, дата) Включенные в акт дела и документы сверены с записями в протоколе ПДЭК, акте и учетных формах _______________________________. _______________________________. (подписи, инициалы, фамилии, дата) Дела и документы полностью уничтожены путем ________________ _______________________________. _______________________________. (подписи, инициалы, фамилии, дата) Отметки об уничтожении дел и документов в номенклатуре дел, журнале учета документов выделенного хранения и в описях документов дел произведены. _______________________________. (подписи, инициалы, фамилии, дата) Потенциальные угрозы в процессе уничтожения конфиденциальных документов подмена документов, предназначенных для уничтожения, или изъятие из документов и дел отдельных частей (листов, фотографий, образцов печатей, росписей и т. п.); ошибочное или умышленное выделение для уничтожения или фиктивное уничтожение ценных документов и дел; неполное уничтожение документов, дел и носителей, позволяющее восстановить их текст; утрата (утери, кражи) документов и дел, выделенных для уничтожения. Условия уничтожения документов коллегиальность принятия решения об уничтожении документов, дел и самого процесса уничтожения; документирование подготовки к уничтожению и уничтожения документов и дел; внесение комиссией отметок об уничтожении в акт и учетные формы только после фактического уничтожения документов и дел. Условия уничтожения конфиденциальных документов Фактическое уничтожение документов и дел систекшим сроком хранения производится только после утверждения описей дел постоянного и длительного срока хранения за соответствующий период. Подписание акта и внесение отметок об уничтожении в учетные формы до фактического уничтожения конфиденциальных материалов не допускаются! Технологическая схема уничтожения конфиденциальных документов и носителей информации подготовка документов, дел и носителей информации к уничтожению; оформление акта на уничтожение; уничтожение документов по акту; уничтожение документов и носителей информации без составления акта. С составлением акта уничтожаются дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео-, аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы. любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ. Процедура уничтожения документов с составлением акта предусматривает: проверку комиссией наличия документов, дел (томов), магнитных и других носителей, включенных в акт, их комплектности и соответствия записям в акте; физическое уничтожение этой комиссией документов, дел, томов и носителей информации (сжигание, дробление и т. п.); внесение в акт и учетные формы документов и носителей информации записи об уничтожении, роспись членов комиссии. Правила уничтожения различных носителей информации Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения их в бесформенную массу. Магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и другими способами, исключающими возможность их восстановления. Электронные документы уничтожаются путем многократного перезаписывания информации или разрушением носителя Средства уничтожения документов Средства экстренного уничтожения информации Без составления акта уничтожаются: испорченные бумажные и технические носители, черновики и проекты документов, внутренние описи документов, находящихся у исполнителя, другие материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов. |