1.4. Анализ существующей организации обработки информации, обоснования необходимости и цели использования ЭВМ при решении задачи
Вся поступающая в бухгалтерию информация о движении материалов обрабатывается на данный момент сотрудниками вручную.
Аналитический учёт в бухгалтерии ведут по местам хранения в разрезе видов материалов с отражением количества и стоимости по каждому виду. Для этого на каждый инвентарный счёт 40,41, в бухгалтерии открывают в обязательном порядке Оборотные ведомости, которые одновременно являются реестрами карточек складского учёта. Учитывая, что такие ведомости открываются на целый год к каждому наименованию нужно выделить по несколько (6 листов) страниц, чтобы разместить обороты и сальдо за 12 месяцев.
К роме прочего, при ручном решении задачи учёта продажи материалов бухгалтером, возникают следующие сложности:
- Сам процесс учёта трудоёмок и требует больших затрат времени;
- Существует риск появления ошибок;
- При ведении учёта продажи материалов возникает необходимость в большом количестве бумажных носителей и месте для их хранения, что, в свою очередь, ведёт к большим финансовым затратам;
Цель автоматизации состоит в создании автоматизированной системы учета продажи алкогольной продукции.
2 . Проектная часть 2.1. Постановка задачи
Материальные ценности занимают большой удельный вес в составе оборотных средств предприятия. Затраты на их приобретение значительны в общих затратах на изготовлении продукции.
Организация учета материальных ценностей призвана обеспечить:
Систематический контроль за сохранностью материальных ценностей в местах хранения и эксплуатации;
Правильное и своевременное отражение в учете хозяйственных операций в процессе производства;
Получение точных сведений об остатках и движении материальных ценностей, в местах эксплуатации и в других местах хранения;
Систематическое наблюдение за наличием материальных ценностей в местах хранения в соответствии с установленными нормами запаса;
Определение фактического расхода материалов на производство.
Автоматизированная информационная система (АИС) обработки экономической информации по учету материальных ценностей включает следующие функциональные задачи:
Расчет стоимостной оценки хозяйственной операции поступления, отпуска и наличия материальных ценностей по данным оперативного учета.
Учет материальных ценностей в номенклатурном разрезе по местам хранения и эксплуатации.
Учет заготовления и приобретения материальных ценностей.
Подсчет сальдо и оборотов за отчетный месяц.
Определение излишек и недостач материальных ценностей.
С водный учет материальных ценностей.
Контроль за достоверностью данных статистической отчетности по материально-техническому снабжению.
В результате реализации задачи учета материальных ценностей в номенклатурном разрезе по местам хранения и эксплуатации формируется информация, необходимая для осуществления бухгалтерского контроля за сохранностью материальных ценностей, а также используемая для решения других задач.
Сущность и методы решения задачи соответствуют нормативным документам по организации бухгалтерского учета материалов на предприятии. В задаче предусматривается обработка информации по материальным ценностям, отражаемым на счетах бухгалтерского учета.
Основные функциональное назначение задачи учета материальных ценностей по номенклатурным номерам, по местам хранения и эксплуатации это контроль за сохранностью материальных ценностей, получение данных о наличии и движении в количественно-суммовом выражении, определение фактического расхода. Периодичность решения задачи может быть ежемесячной, ежегодной, а также по запросу.
Задача расчета стоимостной оценки хозяйственных операций поступления и отпуска материальных ценностей обеспечивает оценку материальных ценностей в суммарном выражении. Исходной информацией для задачи является первичная учетная информация, отражающая хозяйственные операции по движению материальных ценностей.
Задача учета заготовления и приобретения материальных ценностей обеспечивает формирование информации, используемой для контроля за полнотой и правильностью оприходования материальных ценностей. Периодичность решения данной задачи ежемесячно.
Основное функциональное задачи учет наличия и движения материальных ценностей по предприятию в целом это получение данных в стоимостном выражении о наличии и движении материальных ценностей по субсчетам. Периодичность решения данной задачи ежемесячно.
З адача сводного учета материальных ценностей предназначена для формирования информации по движению и заготовлению материальных ценностей в суммовом выражении. Эта информация необходима для отражения соответствующих операций на счетах бухгалтерского учета.
Для учета материалов применяется учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливается в зависимости от характера предприятия, особенностей организации производства, материально-технического снабжения и от системы организации учета.
Учет прихода и расхода материалов представлен входной информацией: счет-фактура, фактура, счет, закупочный акт, требование, доверенность, приходный ордер, расходный ордер, акт о приемке материалов, накладная на внутреннее перемещение.
Первичные данные вводятся и хранятся в массиве входной информации, отражающей движение материальных ценностей.
Нормативно-справочная информация хранится и корректируется в массивах: наименований материалов, документов, наименований операций, единиц измерений, поставщиков, материально ответственных лиц, плана счетов.
Выходная информация представлена в виде форм выходных документов: группировочная ведомость по счету 10, оборотная ведомость в разрезе субсчетов по счету 10, ведомость движения материальных ценностей, оборотная ведомость по счету 10, ведомость наличия материалов, ведомость движения материалов в разрезе материально ответственных лиц.
П ри решении задачи учета движения товарно-материальных ценностей по каждому номенклатурному номеру за месяц рассчитывается количественно-суммовые данные о приходе и расходе, об остатках на конец месяца. Приход, расход за день по каждому материалу в стоимостном выражении определяется по формулам:
Приход = количество поступившего материала * цена материала
Расход = количество вымывших материалов * цена материала
Приход за каждый день и расход материальных ценностей определяется путем арифметического сложения сумм прихода и расхода соответственно по всем номенклатурным номерам, т.е.
Сумма прихода и расхода по всем номенклатурным номерам за месяц определяются как результат сложения прихода или расхода за каждый день месяца
Остаток отдельного материала на конец отчетного месяца рассчитывается так:
Остаток на конец = Остаток на начало + Приход - Расход
Остатки на конец месяца по всем номенклатурным номерам материальных ценностей определяется по формуле:
Остаток на конец = Остаток на начало + Приход за месяц – Расход за месяц
Для функционирования автоматизированной системы учета материальных ценностей компьютер должен отвечать следующим системным требованиям (минимальным):
процессор: 486 и выше;
оперативная память: 8 МВ;
ОС: Windows 95-98;
|
Скачать 0.83 Mb.