Товары. диплом товары. 1. Аналитическая часть 4 Описание объекта управления 4
 Скачать 0.83 Mb.
|
2.3 Информационное обеспечение задачи2.3.1. Классификация и кодирование инфомрации При автоматизации учета материальных ценностей на складе появляется необходимость кодирования следующей информации: материальных ценностей, документов, операций, единиц измерения, поставщиков материалов, материально ответственных лиц, плана счетов. К  од материальных ценностей – это номенклатурный номер, который имеет четыре разряда. Х  ХХХномер по порядку номер субсчета счета 10 Код материалов строится по комбинированной системе кодирования. Таблица 3
Код документов, отражающих движение материальных ценностей строится по серийно-порядковой системе кодирования и имеет следующий вид: 01-50 «Приходные документы»; 51-99 «Расходные документы». Таблица 4
Код операций движения материальных ценностей создается на основе серийно-порядковой системы кодирования: 01-50 «Операции, связанные с приходом материальных ценностей»; 5 1-99 «Операции, связанные с расходом материальных ценностей».Таблица 5
Код единиц измерения строится по порядковой системе кодирования. Таблица 6
Четыре кодовых обозначений: материальных ценностей, документов, операций, единиц измерения оставлены такими же как и в предыдущей версии программы. Остальные коды разработаны автором. Код поставщиков товарно-материальных ценностей строится по порядковой системе кодирования. Таблица 7
Порядковая система кодирования также используется для разработки кода материально ответственных лиц. Т  аблица 8
При кодировании балансовых счетов и субсчетов используются кодовые обозначения, соответствующие плану счетов бухгалтерского учета. При этом используется система повторения, при которой код повторяет номер синтетического счета и субсчета по плану бухгалтерского учета. Таблица 9
2.3.2. Характеристика входной информации Носителями входной информации по автоматизированному учету материалов на складе являются следующие первичные документы: Таблица 10
П родолжение таблицы 10
Материалы поступают на предприятие в основном от сторонних организаций (поставщиков), согласно заключенным договорам. Эти материалы поступают вместе с сопроводительными документами. Счет на оплату – документ, выписываемый поставщиком материалы и является уведомлением за что и в какой сумме должна быть произведена оплата. Счет-фактура является разновидностью счета, объединяющего в себе и счет, как уведомление об оплате, и фактуру как сопроводительный документ для перемещения товарно-материальных ценностей. Счет–фактура выписывается поставщиком для документального сопровождения партий товара и является для получателя приходным товарным документом, одновременно выступая основанием для оплаты за поступившие материалы. Различием между счетом и счетом-фактурой состоит в следующем: при использовании счета материалы передаются заказчику после оплаты; Если при приеме обнаружено расхождение между количеством и качеством, указанных в сопроводительном документе составляется акт о приемке материалов комиссионно. На основании данного документа впоследствии можно предъявить иск поставщику. И нформация из первичных документов представлена в виде входного массива движения материальных ценностей: Таблица 11
Данный входной массив обеспечивает следующие функциональные задачи: расчет стоимостной оценки операций поступления и наличия материальных ценностей по данным оперативного учета; учет материалов в номенклатурном разрезе по местам хранения; учет заготовления и приобретения материалов; учет наличия и движения материалов; по каждому номенклатурному номеру за месяц рассчитываются количественно-суммовые данные об остатках материалов на конец месяца; получение данных в стоимостном выражении о наличии и движении материалов по группам и субсчетам. Таблица 12
2.3.3. Характеристика нормативно-справочной информации В результате разработки нового программного продукта для учета материальных ценностей созданы следующие массивы с нормативно-справочной информацией: массив наименований материальных ценностей, массив наименований документов, массив наименований операций, массив наименований единиц измерения, массив поставщиков, массив материально ответственных лиц, массив плана счетов (см. табл.12). Последние три массива разработаны в ходе создания нового программного обеспечения. Таблица 13
Вышеперечисленные массивы с нормативно-справочной информацией заполняются и корректируются по мере необходимости. В дальнейшем они необходимы пользователю для облегчения ввода информации (заполнения рабочего массива) и для формирования выходных форм. 2.3.4. Характеристика промежуточной информации Для правильного учета материальных ценностей и корректного формирования выходных документов обязательно нужна информация об остатках материалов на начало периода. Поэтому необходимо создать два массива, в которых хранится информация об остатках и рассчитывается входящее сальдо. Таблица 14
Массив расчета остатков материалов используется для расчета остатков материалов на начало и конец расчетного периода (месяц, квартал, год). Формирование массива происходит на основании данных этого же массива (так как остатками на начало месяца являются остатки на конец предыдущего периода) и массива движения материальных ценностей, который содержит данные об оборотах за отчетный период. Перед тем как рассчитывать остатки за отчетный период в массиве происходит перезапись остатков на конец предыдущего периода на начало отчетного периода. Массив расчета остатков необходим для создания обороной ведомости в разрезе субсчетов по счету «Материалы», ведомости движения материальных ценностей, ведомости наличия материалов и обороной ведомости по счету. Промежуточный массив расчета входящего сальдо формируется на основании массива расчета остатков материалов. Использование данного массива позволяет сгруппировать остаток на начало месяца по каждому субсчету счета 10. 2.3.5. Характеристика промежуточной информации Результатом решения задачи по учету материальных ценностей на складе являются следующие машиннограммы: группировочная ведомость по счету 10 («Материалы»); оборотная ведомость в разрезе субсчетов по счету 10; ведомость движения материалов; оборотная ведомость по счету 10; ведомость наличия материалов; ведомость движения материалов в разрезе МОЛ Таблица 15
Машинограмма «Группировочная ведомость по счету 10 («Материалы»)» содержит выходную информацию об оборотах материалов на предприятии. Т аблица 16
Машинограмма «Оборотная ведомость в разрезе субсчетов по счету 10» содержит итоговую информацию об остатках и оборотах материалов. Таблица 17
Машинограмма «Ведомость движения ТМЦ» содержит итоговую информацию об остатках и оборотах каждого материала на предприятии. Таблица 18
Для аналитического учета в бухгалтерии предприятия по местам хранения в разрезе видов материальных ценностей с отражением количества и стоимости открывается оборотная ведомость. Строки в оборотной ведомости должны упорядочиваться по возрастанию реквизита код материала. Оборотная ведомость составляется так, чтобы каждый вид материала занимал отдельную строку. Т аблица 19
Ведомость наличия ТМЦ формируется бухгалтерам в течение года по мере необходимости. Ведомость содержит информацию о наличии материалов на предприятии. Строки в оборотной ведомости должны упорядочиваться по возрастанию реквизита код материала. Таблица 20
П родолжение таблицы 20
Ведомость движения материалов в разрезе материально ответственных лиц показывает движение материалов за отчетный год по каждому материально ответственному лицу. Строки в оборотной ведомости должны упорядочиваться по возрастанию реквизита код МОЛ. Внутри этой группы записи упорядочиваются по дате прихода или дате расхода. Таблица 21
Все выходные документы можно распечатать в конце месяца или по запросу. Документы скрепляются в отдельной папке за отчетный год. В дальнейшем данные из этих документов служат основанием для бухгалтерской и статистической отчетности. |