Товары. диплом товары. 1. Аналитическая часть 4 Описание объекта управления 4
 Скачать 0.83 Mb.
|
1.3. Характеристика существующей организации обработки информации1.3.1. Характеристика первичной информации Обработка информации учёта движения материалов основана на документах, в которых отражается информация по операциям прихода и расхода. Для получения всех необходимых результатных показателей на предприятии применяются первичные документы. Учёт прихода материалов на предприятии оформляется таким первичными документами, как счет-фактура, фактура, счет на оплату, акт о приемке материалов, товарно-транспортная накладная. Если материальные ценности отпускаются на сторону, то используются товарная накладная (продажа) и счет-фактура. При перемещении материалов с одного склада на другой оформляется накладная на внутреннее перемещение материалов. Т  аблица 1
Документы: счет-фактура, счет на оплату, товарно-транспортная накладная (покупка) являются сопроводительными документами и поступают от поставщиков, которые предоставляют материал. Акт о приемке материальных ценностей применяется для оформления поступивших материалов без платежных документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов поставщика. Акт составляется комиссией с обязательным участием представителя поставщика, заведующего складом и представителя отдела снабжения в трех экземплярах. Накладные на внутреннее перемещение материалов выписываются материально ответственным лицом, сдающим эти материалы. Требование на материалы, необходимые в процессе выполнения работ выписываются бригадами, которые используют данные материальные ценности при выполнении работ. 1.3.2. Характеристика результатной информации На основе данных входных документов оформляются выходные документы, необходимые для бухгалтерского учета материалов предприятия. Основное целевое назначение выходных документов по учёту движения материалов - отразить информацию, позволяющую контролировать сохранность материальных ценностей в местах хранения и эксплуатации и получать точные данные о поступлении и отпуске этих материалов, а также об их остатках на складе. В ходе решения задачи формируются следующие отчеты:Таблица 2
Группировочная ведомость формируется ежемесячно по данным прихода и расхода материалов. Данная ведомость имеет три промежуточных итога. В ведомости итоги получают по субсчету корреспондирующего счета, по корреспондирующему счету, по субсчету основного счета, а также имеется итог по всей ведомости. Ведомость реализации материалов за месяц содержит информацию об остатках материалов на начало и конец месяца. В ведомости поступления материалов за текущий период содержится следующая информация: наименование продукции, количество поступившей продукции, цена, стоимость, наименование поставщика. Все эти документы распечатываются бухгалтером в конце месяца. Затем подшиваются в отдельную папку за весь отчетный год. В дальнейшем данные из этих документов используются для формирования отчетов по всем счетам бухгалтерского учета, в том числе и для составления бухгалтерского баланса. 1.3.3. Информационная модель решения задачи и ее описание Решение задачи учёта движения материалов представлено в виде следующей информационной модели.  УМ 0101 УМ 0104 УМ 0106 УМ 0105 УМ 0102 УМ 0103 УМ 0110 УМ 0111 УМ 0107 УМ 0108 УМ 0109 Отпуск материалов на сторону осуществляется по счет-фактуре (УМ 0102) и товарной накладной (продажа (УМ 0105), данные из которых в дальнейшем используются для формирования “Ведомости реализации материалов” (УМ 0110). При поступлении материалов от различных организаций используется документы: “Счёт-фактура” (УМ 0101), “Товарно-транспортная накладная” (УМ 0104), “Акт о приемке материалов»” и “Расходная накладная” (УМ 0105), “Фактура” (УМ 0102), “Акт о приемке материалов” (УМ 0106), “Накладная на внутреннее перемещение” (УМ 0107), “Требование” (УМ 0108), по данным которых составляется “Группировочная ведомость по счету” (УМ 0109). В едомость «Поступления материалов за отчетный период» (УМ 0111) составляется на основании следующих первичных документов: “Счёт-фактура” (УМ 0101), “Товарно-транспортная накладная ” (УМ 0104), “Счёт на оплату” (УМ 0103), “Счёт-фактура” (УМ 0101), “Акт о приемке материалов” (УМ 0106),1.3.4. Технологический процесс решения задачи и ее описание  УМ 0102 УМ 0105 УМ 0106  УМ 0101 УМ 0103 УМ 0104 УМ 0111  УМ 0108 УМ 0107 УМ 0109  УМ 0110 Входная информация по учету материалов поступает в виде форм первичных документов. Для учета движения материалов применяется первичная учетная документация, отвечающая всем требованиям бухгалтерского учета. Учет прихода и расхода материалов осуществляется с помощью следующих первичных документов: счет-фактура, фактура, счет на оплату, товарно-транспортная накладная, расходная накладная, акт о приемке материалов, накладная на внутреннее перемещение и требование на отпуск материалов для нужд производства. Первичные документы поступают от поставщиков, материально ответственных лиц. После приемки и контроля первичных документов работник бухгалтерии осуществляет проверку полученных документов и если при визуальном контроле обнаружена ошибка, то она должна быть исправлена. При решении задачи по учету движения материалов создаются три выходных документа: Группировочная ведомость по счету, ведомость реализации материалов за месяц, ведомость поступления материалов за текущий период. Для их формирования используются исходные данные из первичных документов, отражающих движение материалов. Д ля формирования ведомости реализации материалов за месяц необходимы следующие документы: фактура, расходная накладная.Счет-фактура, счет на оплату, товарно-транспортная накладная, акт о приемке материалов используются для создания ведомости реализации материалов указанным покупателям за текущий период. Для создания группировочной ведомости по счету используются данные документов: счет-фактура, фактура, товарно-транспортная накладная, акт о приемке материалов, накладная на внутреннее перемещение материалов и требование на отпуск материалов для нужд предприятия. Все результатные документы после проверки остаются в бухгалтерии для дальнейшего хранения и составления других видов бухгалтерской отчетности. 1.3.5. Объемно-временные параметры существующего способа решения задачи Ручной способ решения задачи сопровождается значительными временными затратами по составлению, оформлению и переносу данных на бумажные носители. Только для обработки первичных документов потребуется несколько дней, т.к. все первичные документы заполняется вручную Наибольшую продолжительность времени для получения и обработки занимает составление итогового отчета за полугодие и за весь год. На заполнение одного отчета уходит около 5 часов, а иногда намного больше. А так как отчетов бывает 3 и более, при этом для точного заполнения необходимо поднимать всю документацию, накопившуюся за отчетный период, времени на это уходит почти в 6 раз больше. Д ля решения задачи ручным способом требуются внимательность при вычислении и не мало времени для заполнения документов. Важное значение имеет правильность заполнения, т.к. занесенные данные влияют на последующее вычисление стоимости движущейся на складе материалов, а значит и анализ деятельности организации.При поступлении товара поставщиком составляется документ «Счет-фактура» в трех экземплярах с различной периодичностью поступления. Объем обрабатываемой информации в количестве составляет шесть. При отпуске алкогольной продукции на сторону бухгалтером составляется документ «Фактура». Документ выписывается в трех экземплярах с ежемесячной периодичностью. Объем обрабатываемой информации в количестве составляет примерно шесть. Такие документы как «Акт о приемке продукции» и «Товарные накладные» заполняются кладовщиком в двух экземплярах для каждого документа. Периодичность составления документов ежемесячно. Объем обрабатываемой информации для документа «Акт о приемке продукции» в количестве составляет 40, для документа «Товарная накладная» - в неограниченном количестве. |