Главная страница
Навигация по странице:

  • Документооборот

  • Преимущества электронного

  • Подписи

  • Проверить подпись

  • Системы электронного документооборота (СЭД)

    		•

    гурик (2). 1. Что такое документ Каковы основные признаки и свойства документа


    Скачать 26.47 Kb.
    Название1. Что такое документ Каковы основные признаки и свойства документа
    Дата11.11.2022
    Размер26.47 Kb.
    Формат файлаodt
    Имя файлагурик (2).odt
    ТипДокументы
    #782578

    1. Что такое документ?

    2. Каковы основные признаки и свойства документа?

    3. В чём заключаются функции документа?

    4. Что понимается под юридической силой документа?

    5. В чём смысл стандартизации и унификации документа?

    6. Какие нормативно-методические документы регулируют процессы документирования?

    7. Что такое документооборот?

    8. Перечислите этапы документирования и опишите их.

    9. Перечислите преимущества электронного документооборота.

    10. Перечислите реквизиты электронного документа.

    11. Каким образом подтверждается подлинность электронного документа?

    12. Как с помощью электронной подписи проверяется подлинность документа?

    13. Что такое цифровой ключ?

    14. Какова область использования компьютерной сети для работы с документами?

    15. В чем заключается задача управления документооборотом?

    16. Какова цель внедрения системы электронного документооборота?

    17. Дайте определение СЭД.

    18. Какими отличительными особенностями обладает СЭД?

    19. Какие функции должна выполнять СЭД?

    20. В каких областях может применяться СЭД?

    21. Какие элементы СЭД Вы знаете?

    22. Какие особенности необходимо учитывать при внедрении СЭД?


    1.Докуме́нт (нем. Dokument, далее от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство) — это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
    2.Признаками документа являются: 1) наличие материального носителя документированной информации; 2) форма материального носителя документированной информации; 3) наличие зафиксированной на материальном носителе (документированной) информации; 4) способ документирования (записи) информации; 5) формуляр
    3.Функции документа: информационную, социальную, коммуникативную, культурную, управленческую, правовую, учета и исторического источника. При этом основной функцией документа была названа информационная.

    4.Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
    5.Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

    Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
    6.в законодательных актах РФ в сфере информации и документации;

    государственных и международных стандартах на документы;

    общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации; унифицированных системах документации;

    типовых инструкциях по делопроизводству;

    методических документах и материалах
    7.Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
    8.1) экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию – это получение, проверка целостности конвертов, направление либо адресатам, либо на рассмотрение руководителя. Вся корреспонденция вскрывается, кроме корреспонденции с отметкой «лично»;
    2) предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения. При оценке поступившего документа учитывается:

    важность его содержания;сложность и новизна поставленных вопросов;общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления;реальная срочность исполнения документа; вид документа (закон распоряжение, письмо и т.д.)

    3) рациональное движение документов – оптимизация и сокращение документопотоков, разработка технологических инструкций с определением схем последовательности этапов подготовки документов;

    4) обработка исполненных и отправляемых документов. Этот этап целесообразно централизовать в единой экспедиции организации. Документ должен быть подготовлен к отправке в полном объеме и с соответствующим качеством исполнения.

    9.Преимущества электронного документооборота

    Ускорить бизнес-процессы

      Обмениваться электронными счетами-фактурами

      Обеспечить юридическую значимость документов

      Сделать документооборот прозрачным

      Сократить затраты

      Сделать документооборот безопасным

      Упростить взаимодействие с госорганами

    10.наименование документа; дату составления документа; наименование организации, отимени которой составлен документ; содержание хозяйственнойоперации; измерители хозяйственнойоперации в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц,ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ееоформления; личные подписи указанных лиц.

    11. Существуют сайты и сервисы с базой реестров ЭЦП. Защита электронных документов происходит с помощью двух цифровых ключей: закрытого – для формирования подписи, открытого – для ее проверки. Понимая алгоритм того, как подписать электронный документ pdf, несложно разобраться в принципах считывания проверочного ключа. Для проверки вы можете воспользоваться сервисом проверки ЭЦП ЭДиН .

    12. Открыть документ, для которого была создана подпись. Нажать кнопку Signatures (Подписи) в панели слева.Выбрать электронную подпись, которую следует проверить, и нажать правую кнопку мыши. В открывшемся контекстном меню выбрать пункт Validate Signature (Проверить подпись).

    13.Цифровой ключ (также аппаратный ключ, иногда донгл от англ. Dongle) — аппаратное средство, предназначенное для защиты программного обеспечения (ПО) и данных от копирования, нелегального использования и несанкционированного распространения

    15. организация систематизированного хранения документации на предприятии;

    • подготовка документации в соответствии с разработанными шаблонами;

    • классификация материалов согласно определенным критериям;

    • разбивка имеющихся дел на отдельные тома;

    • подготовка проекта документации, ее согласование;

    • проведение экспертизы конкретного документа;

    • обеспечение исполнения документов;

    • предохранение от несанкционированного доступа либо внесения корректировок в данные.

    16.Системы электронного документооборота эффективно решают задачу поиска и получения необходимых документов, в том числе с использованием привычных атрибутов. Возможен поиск по содержанию документа, что при работе с бумажными документами в принципе нереализуемо

    17.Система электронного документооборота — это программное обеспечение для работы с электронными документами на всех стадиях их жизненного цикла: создание, редактирование, хранение. Современные системы поддерживают возможности маршрутизации документов и, конечно, такие базовые функции, как поиск, классификация и т.

    18.Гибкая в вопросах индивидуальной подстройки, простая в освоении, ориентированные на фирмы любых размеров и сфер занятости.

    Крупная и очень известная, отличающаяся широким функционалом и дружелюбным интерфейсом.

    Совместима со всеми фирменными решениями, позволяет хранить и использовать файлы какого угодно формата — графические, текстовые, аудио, видео.

    Продвинутая, с собственной СУБД, приятным и интуитивно понятным дизайном и богатыми возможностями.

    Ориентирована для малых и средних компаний, позволяет совмещать цифровые и физические носители.

    19. Создание, регистрация и хранение электронных документов, создание карточки документа.

    Движение документа по заданному маршруту, возможность его отслеживания.

    Ведение истории изменений документа.

    Создание и настройка уведомлений о прохождении документа и его статусе.

    Ведение журналов, контроль сроков исполнения, создание отчётов.

    Аналитические функции.

    Импорт и экспорт документов, в том числе сканирование и печать бумажных документов.

    Обеспечение сохранности и конфиденциальности информации, в том числе контроль и разграничение доступа, использование цифровой подписи и т.п.

    20. Системы электронного документооборота (СЭД) в настоящее время применяются в ИТ инфраструктуре практически любой компании — как частной, так и государственной. В большинстве компаний либо СЭД уже внедрена, либо планируется ее внедрение в ближайшем будущем. Системы электронного документооборота решают все более широкий спектр задач, интегрируются с учетными системами, позволяют управлять показателями жизнедеятельности предприятия (выстраивать системы KPI или ССП).

    21. Универсальные «коробочные» СЭД:

      • стандартный набор функций;

      • невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;

      • низкие временные затраты на приобретение и установку;

      • относительно низкая стоимость;

      • необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.

    1. Индивидуально разрабатываемые СЭД:

      • максимально персонифицированная система;

      • большие временные затраты;

      • высокая стоимость разработки;

      • сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.

    2. Комбинированные СЭД:

      • базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;

      • полное соответствие нуждам предприятия;

      • небольшие временные затраты на разработку и внедрение;

      • стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;

      • передача заказчику прав на продукт;

      • простота освоения и использования;

      • полная локализация;

      • удобный интерфейс;

      • взаимодействие с существующими офисными приложениями.


    22.1. Первый шаг – необходимо определить, какие задачи нужно автоматизировать в первую очередь.

    2. Исходя из этого, изучите максимальное количество предложений разработчиков. Причем надо учитывать, что со временем придется добавлять новые модули с дополнительным функционалом. Ориентиром здесь может служить линейка продуктов IRM Doc – системы электронного документооборота.

    3. Обратитесь к независимому специалисту, чтобы он проинспектировал выбранную Вами СЭД и выдал заключение об ее соответствии Вашим требованиям.

    4. Перед покупкой установите СЭД в своей организации и протестируйте ее. Серьезные и ответственные организации, такие, например, как АО "НТЦ ИРМ", оказывают своим клиентам такую услугу.

    написать администратору сайта