1 Документ и его место в системе управления
 Скачать 495.5 Kb.
|
|
Разновидности служебных писем:
53) Алгоритм подготовки и проведения совещания. Документы, создаваемые в процессе подготовки совещания. Требования к составлению и оформлению протокола. Алгоритм подготовки совещания: I Выработка повестки дня, определение круга участников и времени совещания II Определение места совещания (выбор помещения) III Оповещение участников совещания А. составление приглашения В. передача приглашения IV Уточнение списка участников V Подготовка материалов для рассмотрения на совещании А. основного сообщения В. справочно-информационных материалов С. проекта решения VI Организация рабочей группы совещания и распределение обязанностей VII Определение финансовых расходов VIII Проведение организационных мероприятий А заказ гостиницы Б заказ транспорта С организация кофе-паузы В организация культурно-массовых мероприятий Г закупка канцелярских принадлежностей, воды, цветов и т.д. IX Проверка готовности помещения (количество мест и техническая оснащённость). Алгоритм проведения совещания:
Документы, создаваемые в процессе подготовки совещания:
Протокол — организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов». Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступлений. Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – "ПРОТОКОЛ" – или на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа). В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи. На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания, например. Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года. В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание. Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например, «заседания комиссии». После оформления заголовочной части приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)... В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада. Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается". В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Текст, краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего , а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы документационного обеспечения управления . Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ. Подпись отделяется от текста протокола тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на протокольном мероприятии, его личную подпись и расшифровку подписи. Гриф (пометка об ограничении доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра документа печатается ниже грифа (пометки) через полтора межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения. 54) Понятие комплексов документов. Первичные комплексы и сложные комплексы документов. Как только документ исполнен и вышел из оперативной работы учреждения, он объединяется с другими документами в первичные комплексы. Формирование первичных комплексов – это необходимое условие упорядочивания текущего хранения документального фонда организации. Под первичным комплексом понимается дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенному в одну обложку (если традиционная форма – бумажный носитель) или в электронной форме – классификация в папках. Документы желательно объединять в дела, используя признаки формирования дел. Специалисты считают, что при классификации документов нужно взять за основу отдельные реквизиты документов. 1 признак – предметно-вопросный За основу классификации берутся основной реквизит документа – текст. В дело объединяются разные виды документов, связанные между собой по содержанию. (личные дела сотрудников, аттестационные дела, судебные дела) 2 признак – номинальный Объединяются документы одного вида или разновидности 3 признак – авторский В одну группу объединяются документы одного автора 4 признак – хронологический Основной реквизит – дата. Обычно объединяют документы за календарный год. Но в бухгалтерии – за месяц, квартал, день. 5 признак – корреспондентский Бреется за основу классификации основной реквизит – адресат. Применяется для объединения переписки. 6 признак – географический Применяется для объединения переписки, если корреспондентов много, а объем переписки незначительный. 7 признак – экспертный При формировании дел необходимо учитывать предполагаемый срок хранения документов В одно дело нежелательно объединять документы с принципиально разными сроками хранения. Документы объединяются в дела обычно при сочетании нескольких признаков, что позволяет более точно сформулировать заголовок дела, который отражает состав документов дела. Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, отражается в номенклатуре дел. Сроки хранения документов определяют специальные архивные справочники – перечни документов с указанием сроков хранения + специальные ведомственные перечни (у министерств, корпораций). Если срок хранения документа в перечне не указан, то он может определяться экспертной комиссией организации, которая формируется по приказу руководителя организации в составе руководителя службы делопроизводства, работника архива, заместителя руководителя. ЭК принимает решения коллегиально и отражает их в протоколах. ЭК работает на основании положения, которое утверждается руководителем организации и выполняет следующие функции:
|