1 Документ и его место в системе управления
 Скачать 495.5 Kb.
|
|
Подпись (реквизит 21) - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Также подписывается протокол. Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны. Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены. Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона "О бухгалтерском учёте" посвящён порядку подписания первичных учётных документов. В нём говорится: "Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами" (Федеральный закон "О бухгалтерском учёте", ст. 9, n.3) Подписи на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами. Например:  Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. Реквизит "подпись" состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название учреждения. Например: Директор института подпись В.Т.Логинов При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения. Например: Директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела подпись М.В.Ларин В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание. Например: Зав. кафедрой зоологии профессор, д-р биолог, наук подпись И.Ф.Милютин Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами. Например:  Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне. Например: Директор школы № 585 Директор бассейна "Заря" подпись О.О.Никитина подпись Е.Л.Бландинская Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается "зам." или "И.О.") и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога "За" является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки "Зам". Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определён в ст. 5 Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации": 2 Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. 3 Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. 34) Печать как реквизит документа. На каких документах проставляется гербовая печать. Заверка документов печатью организации — особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.). Печать применяется также во всех случаях удостоверения прав должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей, и др. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица, может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. Простые печати могут иметь различную форму: круглую, квадратную и треугольную. Герб на ней не изображается. Простые (без изображения государственной символики) ставятся на справках, пропусках, копиях документов и пр. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица и был хорошо читаемым. В государственных учреждениях используют гербовую печать (с изображением герба РФ) и простую печать данной организации.Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации – печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния. Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (ставится на документах, удостоверяющих права предприятия или должностных лиц, фиксирующих расходование денежных средств, а также предусмотренных государственными правовыми актами). Примерный перечень документов, на которых ставится главная печать организации, может выглядеть следующим образом: 1. Акты (приема выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.). 2. Архивные справки. 3. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей и т.д.) 4. Договоры (о поставках, подрядах, аренде и т.д.) 5. Командировочные удостоверения. 6. Положение об организации. 7. Письма гарантийные. 8. Сметы расходов. 9. Удостоверения. 10. Устав организации. 11. Штатные расписания 12 Приказы по основной деятельности и выписки из них 13 Приказы по личному составу и выписки из них 14 Приказы по отпускам и командировкам и выписки из них Организации, предприятия и органы власти разрабатывают свой перечень документов, на которых ставится печать, и объявляют его в приказах или постановлениях. 35) Состав удостоверения документов. Правила оформления реквизитов, удостоверяющий документ. Реквизиты удостоверения документов: гриф утверждения,подпись, печать. Гриф «Утверждено» («Утверждаю») это своеобразное подтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа, а также своеобразная санкция на действие этого документа в отношении определенного круга работников, должностных лиц, подразделений предприятия. Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых входит решение тех или иных вопросов. Обязательному утверждению подлежат:
Исходя из специфики своей деятельности, предприятие должно разработать перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, имеющих право утверждать эти документы. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Подпись. Подпись подтверждает ответственность поставившего ее лица за все изложенное в документе. Право подписи на документах имеют уполномоченные должностные лица организации. Такие полномочия определяются локальными нормативными актами организации (например, уставами, положениями, приказами). Документы структурных подразделений могут подписывать их руководители. По ряду вопросов право подписи имеют другие сотрудники организации. На различных видах документов ставится разное количество подписей. Одна подпись ставится на документах, издаваемых единоначально. Так, подписываются одним должностным лицом приказы по основной деятельности или личному составу, распоряжения, телефонограммы, доверенности (кроме доверенностей на получение материальных ценностей). Если за содержание документа несут ответственность несколько должностных лиц или структурных подразделений, то на нем ставятся две и более подписей (в зависимости от количества ответственных). На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица (подписи, если документ разрабатывался и издавался несколькими должностными лицами). В состав реквизита "Подпись" (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Печать. Реквизит «Печать» также является юридически значимым и применяется в целях заверения подписи должностного лица на некоторых видах документов. Оттиск печати является дополнительным свидетельством подлинности документа, его принадлежности к указанному на документе наименованию организации. Большинство документов, создающихся в организациях, не требует обязательного наличия оттиска печати. Оттиск проставляется на документах, в которых отражена информация: • о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации организации и т. д.); • удостоверяющих права организации или отдельных лиц (доверенности); • фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями (акты списания материальных ценностей, платежные поручения, гарантийные письма). Такие документы обретают юридическую силу лишь с момента заверения печатью. Государственные организации имеют гербовую печать (с изображением Государственного герба Российской Федерации). В негосударственных структурах существует приравненная к гербовой круглая печать. Помимо гербовой (или приравненной к ней) печати, организации могут иметь ряд простых круглых печатей. 36) Отметки на документе, их значение и оформление. Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения. Служебными считаются отметки:
1.Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу документа и содержит: наименование организации-получателя, очередной порядковый номер и дату поступления (при необходимости – часы и минуты). 2.Резолюция.Резолюция ДОКУМЕНТА– реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно Резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя, задание, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции. Резолюция пишется от руки в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, она может быть поставлена на любом свободном месте лицевой стороны документа. 3.Отметка об исполнителе содержит: инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Ее располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. 4.Отметка о контроле проставляется справа на верхнем поле первого листа с помощью штемпеля “Контроль” или буквы “К”. 5.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные:
6.Отметка о наличии приложения вносится после текста документа перед подписью. Оформляется без абзаца и отделяется от основного текста документа 3 межстрочными интервалами. 7.Отметка о заверении копии проставляется на копиях документов и выписках из документов. 8.Идентификатор электронной копии документа является отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. 37) Резолюция. Ее значение. Требования, предъявляемые к резолюции. Резолюция-это решение должностного лица по вопросу исполнения документа, выраженное в письменной форме или указание по исполнению документа. ЗНАЧЕНИЕ Резолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. ТРЕБОВАНИЯ
38) Реквизит «отметка об исполнителе», его значение. Реквизит «отметка об исполнителе»содержит информацию о должностном лице, подготовившем документ.
ЗНАЧЕНИЕ Реквизит «отметка об исполнителе» носит справочный характер для оперативной связи с исполнителем (на внутренней переписке, служебных письмах, проектах приказов) 39) Понятие «юридическая сила документа». Реквизиты, придающие документу юридическую силу. Реквизиты: Ø Наименование организации-автора; Ø Наименование вида документа Ø Дата (хх.хх.хххх); Ø номер; Ø подпись; Ø печать Ø гриф утверждения( Утверждение руководителем (своей организации или вышестоящей) (утверждаю Ген. Директор ООО «заря» подпись, расшифровка и дата);Утверждение путем издания другого документа (приказ, постановление, распоряжение). Такой вид утверждения используется, когда реализация утверждаемого документа требует дополнительных мероприятий, разъяснений. (УТВЕРЖДЕН приказом директора от и №)) Ø виза согласования (включает в себя наименование должности, роспись, расшифровка и дата. Располагается ниже подписи или на оборотной стороне) Ø гриф согласования. (СОГЛАСОВАНО приказом зам директора от и № или СОГЛАСОВАНО юрисконсультант роспись, расшифровка и дата. Располагается ниже подписи, а в тех случаях, когда документ утверждается – верхняя часть страницы на уровне грифа утверждения.) Обязательный состав реквизитов, который придает создаваемым документам юридическую силу: 1. Автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы). Альтернативой может быть печать документа на фирменном бланке. На некоторых документах дополнительно указывается город, в котором данный документ был издан. 2. Название документа (приказ, положение и т.д.). 3. Дата создания документа, его утверждения, вступления в силу. 4. Регистрационный индекс (номер) данного документа в соответствии с принятой в компании системой регистрации. 5. Текст (содержание), по сути точно соответствующего его названию. 6. Подпись руководителя организации или уполномоченного им ответственного лица. 7. Визы согласования для тех видов документов, которые без таких виз не будут иметь полной юридической силы. 8. Печать 9.Гриф утверждения документа 10. отметка о заверении копии 40) Унификация текста документа. Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты). Унификация («уно» - приводить в единообразие) заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости разных систем документации по одноименным и сменным функциям управления. Особую роль унификация документов играет для внедрения в деятельность организаций электронного документооборота. Среди основных принципов унификации документов можно выделить следующие: - унификация от общего к частному заключается в построении формуляра – образца документа для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов, а также разработки унифицированных форм документов. - единообразие форм документов, правила построения, составления и оформления обеспечивается путем трафаретизации, унификации расположения данных на поле документа, выработки условных сокращений. - комплексность унификации (при ее проведении должны предусматриваться требования к документу на всех стадиях его создания с учетом параметров технических средств и программного обеспечения). - сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации. Выделяется 4 направления унификации документов от общего к частному:
41) Общие требования к текстам управленческих документов. В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего, следует помнить, что чаще всего служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении. Важнейшими являются требования достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста. Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий. Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса. Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на решение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку. Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям. Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации. Тексты документов могут содержать одну часть: приказы – распорядительную без констатирующей части; письма – просьбы без пояснения; справки, докладные записки – констатацию фактов без пояснения. 42) Алгоритм подготовки распорядительного документа. 1. Усвоение задачи. 2. Сбор материала и его анализ, в том числе на предмет: а) возможной связи (корреспонденции) проверяемого документа с уже существующими; б) достоверности содержащейся в документах информации (следует проверять правильность указания названий, организационно-правовых норм предприятий, должностей, фамилий, реквизитов). 3. Подготовка текста исполнителем, включая его редактирование. а) текст печатается шрифтом 12 Times New Roman Cyr; б) сохраняется на диск X в формате rtf; в) имя файла начинается с входящего номера по системе «Делопроизводство», должно содержать наименование подразделения, из которого пришел запрос и фамилию исполнителя; г) следует избегать сложных предложений и следить за тем, чтобы один абзац содержал одну законченную мысль; д) отвечать следует на поставленные вопросы, проявляя при этом повышенную вежливость. Ответ должен быть понятен, четок и прост. Главное - не красивый ответ, а решение поставленной проблемы; е) перед распечатыванием проверяется положение документа на странице; ж) внизу страницы пишется Ф.И.О. исполнителя и номер телефона. 4. Считывание текста исполнителем. При этом проверяется: а) соответствие содержания документа преследуемой цели, смысловая целостность и завершенность документа, внутренняя логическая и структурная взаимосвязь отдельных информационных блоков, последовательность изложения информации; б) соответствие действующему законодательству; в) грамматические и стилистические ошибки (падежи, времена, склонения, лица, пунктуация и др.); г) фактические данные (даты, фамилии, телефоны, названия, номера, адреса, иные реквизиты, с учетом их актуальности и правильности написания и т.д., а также соответствие шапки содержанию); д) соответствие документа особым требованиям и пожеланиям руководства к форме и к стилю изложения (форма обращения к адресату, реквизиты, порядок простановки дат и др.). Сложные документы должны сопровождаться дополнительным прочтением другого специалиста отдела. 5. Подготовка чистового экземпляра и его визирование. 6. Согласование текста с начальником отдела (прочтение и проверка правильности расставленных акцентов). При необходимости распечатка и визирование новой редакции. 7. Визирование заинтересованными подразделениями. 8. Обязательная тщательная проверка должностей, фамилий, реквизитов лиц. 9. Согласование текста с начальником департамента (прочтение и проверка правильности расставленных акцентов). При необходимости распечатка и визирование новой редакции. 43) Элементы текста: заголовок, приложения, требования к ним.
Заголовок: Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок (реквизит №18), являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок к тексту должен кратко раскрывать содержание документа. Заголовок предназначен для его эффективного поиска, проведения регистрация документов без предварительного прочтения всего текста , а также при контроле исполнения документов. Заголовок должен быть максимально кратким и точным. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос о чём?: «Об изменении...», «О направлении...», «Об отмене...»Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила заголовок отвечает на вопрос кого (чего). Например: должностная инструкция - секретаря-референта; протокол - заседания правления; акт -приема помещения; правила - трудового распорядка и др. , не допускается употреблять неконкретные формулировки типа «Разные материалы» и др. Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщённо. Заголовок текста печатают строчными буквами (кроме заглавных) от 0-го положения табулятора фланговым способом через 1 межстрочный интервал и не подчёркивают. Точка после заголовка не ставится. Если в тексте заголовка имеются знаки препинания, то их ставят. В заголовке допускается применять сокращения слов и словосочетаний, соответствующих правилам орфографии и пунктуации. В документе большого объёма или отражающем несколько вопросов наряду с заголовками составляются подзаголовки. Подзаголовки оформляют по тем же правилам, что и заголовки . Заголовок должен отражать информацию, содержащуюся в тексте, быть кратким, недвузначным и непротиворечивым. Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами бланка и значительно облегчает обработку документа, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля. Заголовок помогает правильному включению документа в дело и облегчает поиск нужного документа в деле. Обязательное составление заголовка - важнейшее требование культурного оформления документа. Без заголовка разрешается составлять только короткие документы, выполненные на формате А5 (148x210): извещения, телеграммы. В одной строке заголовка должно быть не более 28 машинописных знаков. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. Приложения: отметка о наличии приложения (реквизит № 21): Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими или утверждены или вводятся в действие. Например, инструкции, правила, штатные расписания и т.д. Как приложения могут посылаться документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа, например таблицы, справки и т.д. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение N 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 N 319 Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 N 251 44) Понятие «системы документации», развитие систем. Понятие «унифицированные системы документации». Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Любой документ, создаваемый в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. Официальныедокументы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации: · организационно-правовая документация; · плановая документация; · распорядительная документация; · информационно-справочная и справочно-аналитическая документация; · отчетная документация; · документация по обеспечению кадрами (по личному составу); · финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность); · документация по материально-техническому обеспечению; · договорная документация; · документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия. Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. 45) Назначение, определение и состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Унифицированная система документации (УСД) ─ это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для оптимального управления некоторым экономическим объектом. По уровням управления, для которых разрабатываются УСД, они делятся на межотраслевые системы документации, используемые на всех предприятиях страны, отраслевые, применяемые только на предприятиях конкретной отрасли, и системы документации локального уровня, т.е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций. Унификация - это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация — это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге. УСД - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами. При создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации. Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами. 46) Назначение и требования к составлению и оформлению организационных документов (устав, положение, инструкция, правила, регламент). |