Шпаргалка по информатике. шпаргалка Инф. 1. История становления информатики, как науки, ее связь с другими науками
 Скачать 0.86 Mb.
|
|
32. Система документов. Формирование структуры системы документов, программная реализация структуры папок, создание форм сводных документов, защита файлов. Поиск документов. Системы машинного перевода. Различают следующие виды систем документов: 1. Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов, например: Инструкция Инструкция по документационному обеспечению управления Инструкция пользователя АБД «Канцелярия» и др. Должностная инструкция Должностная инструкция специалиста 2-й категории Должностная инструкция кассира и др. Положение Положение об отделе Положение о совете директоров и др. Регламент Регламент коллегии Регламент работы руководства и др. 2. Система плановой документации также представлена большим количеством разновидностей документов: План План мероприятий по выполнению постановления… План социально-экономического развития коллектива организации План работы совета директоров Бизнес-план План работы отдела Индивидуальный план работы и др. 3. Система распорядительной документации Распорядительные документы также представлены большим количеством разновидностей документов: Приказ Приказ о распределении обязанностей между руководством Приказ о создании филиала (отделения, представительства) Приказ об утверждении (положения, правил, инструкции) Приказ о финансировании работ… Приказ о приеме на работу Приказ о командировании и др. 4. Система отчетной документации Отчет Отчет о научно-исследовательской работе Отчет о командировке Отчет о работе структурного подразделения Отчет о проведении рекламной кампании и др. 5. Система информационно-справочной документации Каждый вид информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей, например: Акт Акт ревизии Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности Акт приема-передачи дел Акт экспертизы и др. Письмо Письмо (напоминание) о приближении сроков исполнения договора Письмо (претензия) о нарушении условий договора Письмо (предложение) об оказании услуг (поставке товара) Письмо (приглашение) об участии в выставке и др. 6. Система договорной документации Договор Договор купли-продажи Договор поставки Договор аренды (договор субаренды) Договор подряда (договор субподряда) Договор комиссии Договор перевозки и др. 6. Системы документации обеспечивающего типа Рассмотренные системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Структура Системы определяется номенклатурой объектов стандартизации и нормирования. Для каждой группы однородных объектов формируется комплекс взаимосвязанных документов различных видов, объединяемых единством их цели и задач. В составе комплексов, при необходимости, разрабатывают основополагающие нормативные документы, в которых устанавливают положения, общие для объектов комплекса. В Access существует несколько способов создания форм. 1. Автоформа - автоматическое создание формы с использованием одного из стандартных шаблонов. Это наиболее простой и быстрый способ создания формы. 2. Мастер форм - создание формы с помощью мастера (в зависимости от назначения формы Мастер предлагает на выбор стандартные шаблоны и стили оформления). 3. Конструктор - создание формы на основе пустого бланка при помощи инструментальных средств конструктора форм. 4. Мастер диаграмм - создание формы с диаграммой на основе выбранных полей таблицы. 5. Мастер сводных таблиц - создание сводной таблицы Microsoft Excel на основе таблиц или запросов Access. Формы создаются на основе таблиц и запросов. При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Благодаря этому, содержимое формы всегда соответствует информации в таблицах и запросах. Формы используют те же поля, что и таблицы, поэтому связи между форматом ввода и управления данными в этом случае не нарушаются. Для обработки готовых форм предназначен конструктор форм. Чтобы создать форму, необходимо на вкладке "Формы" окна базы данных нажать кнопку "Создать". На экране появится диалоговое окно "Новая форма", в котором программа предлагает пользователю выбрать способ создания формы. Наиболее доступный способ создания формы с помощью Мастера форм. Кроме того, в поле, находящемся в нижней части окна "Новая форма", необходимо указать таблицу или запрос, на основе которых будет создана форма. Для успешного поиска информации рекомендуется указывать слово или его часть (не менее трех букв). Искать по словосочетанию неэффективно. Например, вам необходим Перечень документов для оформления и регистрации виз членам семьи сотрудников представительства. Лучший способ найти этот документ – указать в строке поиске слова «регистрация», «виза» или «сотрудник». ОС Windows, устанавливаясь на НЖМД, создаёт на нём много различных папок. И чем выше версия Windows, тем больше папок в её составе. И каждой отдельной папки свое предназначение. Windows 95. Command – здесь хранятся файлы и драйвера DOS. Раньше в DOS входило много различных файлов (утилит, драйверов и т. д.), однако в Windows их количество сильно сокращено, т. к. многие из них уже не используются. Но в этой папке можно встретить русскоязычные драйвера для клавиатуры и экрана монитора (в DOS без этих драйверов русские слова будут писаться закорючками, т. к. кодировки в этих ОС разные), Scandisk для DOS, текстовой процессор больших файлов, программы для форматирования, разбиения, установки метки жёсткого диска и др. Config – папка содержащая файлы конфигурации оборудования вашего ПК. Настраиваются конфигурации в панели управления в настройках Система. Cookies – тут находятся специальные cookie-файлы, которые принимает IE, когда Вы находитесь в Интернет для удобства работы с сайтами. Эту папку можно иногда безболезненно удалять. Cursors – здесь хранятся курсоры для вашей мыши. Совет: при установке Windows убирайте флажок с Указатели мыши, т. к. они некрасивые, а живые указатели, например, песочные часы или вращающаяся планета, автоматически устанавливаются с Windows. Fonts – здесь хранятся установленные в системе шрифты. Эту папку можно открыть также из панели управления. Help – здесь хранятся файлы справки ОС и иногда других программ. History – папка журнала ранее просмотренных ссылок в Интернет. Inf – в этой папке находятся inf-файлы, которые содержат параметры установки устройств в Windows. Не надо путать inf-файлы с драйверами, которые обычно имеют расширение *.drv. Media – тут находятся звуковые файлы Windows. Pif – в этой папке по идее должны храниться pif-файлы (ярлыки для DOS приложений). Recent – эта папка содержит ярлыки для документов, открывавшихся в последнее время. Её содержимое - основа для меню Документы в кнопке Пуск. Её содержимое можно безболезненно удалять. SendTo – эта папка содержит ярлыки на те места, куда Вы отправляете файл или папку, нажав на них правую мышку и выбрав пункт Отправить. Эту папку можно удалить, и тогда в меню не будет появляться пункт Отправить. ShellNew – дополнение к меню Создать, с помощью которого можно создавать документы, папки, ярлыки и др. Sysbckup – папка для хранения резервных копий файлов, необходимых Windows, например реестра. System – здесь хранятся драйвера, программное ядро Windows, различные части приложений (dll библиотеки), части Панели управления (cpl.* файлы) и др. System32 – дополнение к папке System, содержит в основном драйвера. Temp – место для хранения tmp-файлов (временные файлов, которые создаются приложениями во время работы). Эту папку можно удалять безболезненно, если ни одна из работающих программ её не использует в данный момент. Temporary Internet Files – папка кэша страниц Интернета для IE. Главное меню – содержимое кнопки Пуск. Избранное – папка для хранения ярлыков для ваших самых важных или лучших документов. Рабочий стол – реальная физическая папка на жёстком диске, соответствующая содержимому Вашего нереального рабочего стола. Защита файлов Windows (WFP) служит для предотвращения перезаписи программами важных файлов операционной системы. Такие файлы нельзя перезаписывать, поскольку они используются как самой операционной системой, так и другими программами. Защита таких файлов необходима для предупреждения возможных неполадок в работе операционной системы и установленного программного обеспечения. Механизм WFP отвечает за защиту важных системных файлов, устанавливаемых вместе с Windows (например, файлы с расширениями dll, exe, ocx и sys, а также некоторые шрифты True Type). Проверка правильности версии защищенных системных файлов производится с помощью подписей файлов и файлов каталога, созданных в процессе подписывания. Замена защищенных файлов операционной системы возможна только посредством следующих механизмов. При установке пакетов обновления для Windows с помощью программы Update.exe. Для защиты файлов операционной системы в WFP предусмотрены два механизма. Первый механизм работает в фоновом режиме и активируется после того, как WFP получает уведомление об изменении папки для файла из защищенной папки. После получения этого уведомления WFP определяет, какой файл был изменен. Если был изменен защищенный файл, WFP находит в файле каталога подпись защищенного файла для проверки правильности версии нового файла. Если версия является неправильной, новый файл заменяется исходным из папки кэша (если он там имеется) или источника установки. В мире существует очень много программ машинного перевода. В России наиболее распространены системы Stylus (фирма «ПроМТ») и ПАРС (фирма «Лингвистика 93»). Stylus предназначена для профессионального перевода больших объемов информации, но ее лицензионная копия достаточно дорога. Что же касается использования пиратских копий, то они, как правило, имеют всего один-два словаря с относительно небольшим количеством слов. В лицензионной же копии есть широкий выбор специализированных словарей. Система ПАРС по некоторым параметрам уступает Stylus, хотя для бытового использования она достаточно удобна и, что очень важно, цена ее лицензионной копии доступна (компакт-диск с этой программой и несколькими специализированными словарями стоит около $20). Эта система спокойно работает в среде Windows 3.1 и более поздних версий. Есть даже ее версия для операционной системы MS DOS, что позволяет использовать для машинного перевода устаревшие компьютеры с процессорами 80286, которые вполне пригодны для обработки текстов. В дальнейшем речь пойдет о версии ПАРС для Windows, работающей в среде операционной системы Windows 95. Сейчас наблюдается новый всплеск интереса к системам машинного перевода в связи с развитием сети Internet. Миллионы людей, говорящих на разных языках, оказались в едином информационном пространстве. Доминирует в Сети английский язык, но есть пользователи, которые им не владеют, как, впрочем, есть множество Web-страниц, написанных не по-английски. Для облегчения просмотра страниц Internet на незнакомом пользователю языке появились дополнения к броузерам, которые осуществляют немедленный перевод выбранных пользователем фрагментов просматриваемой Webстраницы. Достаточно лишь выделить часть текста мышкой и перенести ее на специальную панель либо нажать указателем на специальную кнопку меню. Примером такого переводчика является система Web Trans Site фирмы ПроМТ, созданная на базе программы Stylus, которая подключается как к броузеру Netscape Navigator, так и к броузеру Microsoft Internet Explorer. | 33. Системы оптического распознавания текста. На стадии подготовки и обработки информации, особенно при компьютеризации предприятия, автоматизации бухучета, возникает задача ввода большого объема текстовой и графической информации в ПК. Основными устройствами для ввода графической информации являются: сканер, факс-модем и реже цифровая фотокамера. Кроме того, используя программы оптического распознавания текстов, можно вводить в компьютер (оцифровывать) также и текстовую информацию. Современные программно-аппаратные системы позволяют автоматизировать ввод больших объемов информации в компьютер, используя, например, сетевой сканер и параллельное распознавание текстов на нескольких компьютерах одновременно. Большинство программ оптического распознавания текста (OCR Optical Character Recognition) работают с растровым изображением, которое получено через факс-модем, сканер, цифровую фотокамеру или другое устройство. На первом этапе OCR должен разбить страницу на блоки текста, основываясь на особенностях правого и левого выравнивания и наличия нескольких колонок. Затем распознанный блок разбивается на строки. Несмотря на кажущуюся простоту, это не такая очевидная задача, так как на практике неизбежны перекос изображения страницы или фрагментов страницы при сгибах. Даже небольшой наклон приводит к тому, что левый край одной строки становится ниже правого края следующей, особенно при маленьком межстрочном интервале. Врезультате возникает проблема определения строки, к которой относится тот или иной фрагмент изображения. Например, для букв j, Й, ё при небольшом наклоне уже сложно определить, к какой строке относится верхняя (отдельная) часть символа (в некоторых случаях ее можно принять за запятую или точку). Потом строки разбиваются на непрерывные области изображения, которые, как правило, соответствуют отдельным буквам; алгоритм распознавания делает предположения относительно соответствия этих областей символам; а затем делается выбор каждого символа, в результате чего страница восстанавливается в символах текста, причем, как правило, в соответствующем формате. OCR-системы могут достигать наилучшей точности распознавания свыше 99,9% для чистых изображений, составленных из обычных шрифтов. На первый взгляд такая точность распознавания кажется идеальной, но уровень ошибок все же удручает, потому что, если имеется приблизительно 1500 символов на странице, то даже при коэффициенте успешного распознавания 99,9% получается одна или две ошибки на страницу. Втаких случаях на помощь приходит метод проверки по словарю. То есть, если какого-то слова нет в словаре системы, то она по специальным правилам пытается найти похожее. Но это все равно не позволяет исправлять 100% ошибок, что требует человеческого контроля результатов. Встречающиеся в реальной жизни тексты обычно далеки от совершенства, и процент ошибок распознавания для нечистых текстов часто недопустимо велик. Грязные изображения здесь наиболее очевидная проблема, потому что даже небольшие пятна могут затенять определяющие части символа или преобразовывать один в другой. Еще одной проблемой является неаккуратное сканирование, связанное с человеческим фактором, так как оператор, сидящий за сканером, просто не в состоянии разглаживать каждую сканируемую страницу и точно выравнивать ее по краям сканера. Программное обеспечение OCR обычно работает с большим растровым изображением страницы из сканера. Изображения со стандартной степенью разрешения получаются сканированием с точностью 9600 пикселей на дюйм. Изображение листа формата A4 при этом разрешении занимает около 1МБ памяти. Основное назначение OCR-систем состоит в анализе растровой информации (отсканированного символа) и присвоении фрагменту изображения соответствующего символа. После завершения процесса распознавания OCR-системы должны уметь сохранять форматирование исходных документов, присваивать в нужном месте атрибут абзаца, сохранять таблицы, графику ит.д. Современные программы распознавания поддерживают все известные текстовые и графические форматы и форматы электронных таблиц, а некоторые поддерживают такие форматы, как HTML и PDF. На данный момент существует огромное количество программ, поддерживающих распознавание текста как одну из возможностей.. Начнем обзор с лидера в этой области FineReader. Новая технология Intelligent Background Filtering (интеллектуальной фильтрации фона) позволяет отсеять информацию о текстуре документа и фоновом шуме изображения: иногда для выделения текста в документе используется серый или цветной фон. ABBYY FormReader еще одна распознавалка от ABBYY. Эта программа предназначена для распознавания и обработки форм, которые могут быть заполнены вручную. OCR CuneiForm выгодно отличается уровнем распознавания, особенно текстов низкого качества; удобным интерфейсом с наличием встроенных мастеров помощников в работе; встроенным текстовым редактором, не уступающим по своей функциональности популярным текстовым процессорам, и многими другими возможностями. способна распознавать любые полиграфические и машинописные гарнитуры всех начертаний и шрифтов, получаемые с принтеров, за исключением декоративных и рукописных. Также программа способна распознавать таблицы различной структуры, в том числе и без линий и границ; редактировать и сохранять результаты в распространенных табличных форматах. Существенно облегчает работу и возможность прямого экспорта результатов в MS Word и MS Excel (для этого теперь не нужно сохранять результат в файл RTF, а затем открывать его с помощью MS Word). Также программа снабжена возможностями массового ввода возможностью пакетного сканирования, включая круглосуточное, сканирования с удаленных компьютеров локальной сети и организации распределенного параллельного сканирования в локальной сети. |