Учет денежных средств в кассе предприятия. 1 Контроль за ведением кассовых операций 15 Глава 2
 Скачать 279 Kb.
|
|
Глава 2. Организация учета и контроля за ведением кассовых операций на предприятии ООО «Альфастрой» 2.1. Экономическая характеристика и организация финансового учета На примере ООО «Альфастрой» рассмотрим каким образом на практике осуществляется учет денежных средств и контроль за ведением кассовых операции. Это предприятие создано в целях насыщения потребительского рынка товарами и услугами и осуществляет следующие виды деятельности: Строительство зданий и сооружений; Выполнение функций заказчика-застройщика и генерального подрядчика; Подготовка строительного участка; Разборка и снос зданий и расчистка строительных участков; Производство земляных работ; Монтаж зданий и сооружений из сборных конструкций; Устройство покрытий зданий и сооружений; Строительство дорог, аэродромов и спортивных сооружений; Монтаж инженерного оборудование зданий и сооружений; Консультирование по вопросам коммерческой деятельности и управления. Уставный капитал составляет 10 000 (Десять тысяч) рублей. Уставный капитал оплачен полностью имуществом. Имущество составляет основные фонды, оборотные средства, а также иные материальные и нематериальные ценности и финансовые ресурсы. Учетная политика ООО «Альфастрой» призвана обеспечить: выполнение основополагающих принципов учета: полноты, своевременности, осмотрительности, приоритета содержания перед формой, непротиворечивости, рациональности; соблюдение общих требований к бухгалтерской отчетности: полноты, существенности, нейтральности, сравнимости, сопоставимости; достоверность отчетности – бухгалтерской, налоговой, управленческой, статистической; оперативность и гибкость реагирования системы бухгалтерского учета на изменения условий осуществления финансово-хозяйственной деятельности, в том числе обусловленных изменениями законодательных и нормативных актов. Ведение бухгалтерского учета в организации и составление его бухгалтерской отчетности осуществляет бухгалтерская учетная служба, возглавляемая главным бухгалтером. Ведение кассовых операций в организации осуществляется автоматизированным способом. Бухгалтерия действует на основании Положения о бухгалтерии, которое определяет функции, права, обязанности и ответственность бухгалтерии. В целях ведения бухгалтерского учета бухгалтерия осуществляет сбор, обработку и группировку информации в виде сводных регистров аналитического и синтетического учета, внесение записей на счета бухгалтерского учета и составление внутренней и внешней бухгалтерской и финансовой отчетности. Организация применяет унифицированные формы учета первичной бухгалтерской документации, утвержденные Госкомстатом РФ. При оформлении финансово-хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные формы, применяются самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, содержащие обязательные реквизиты, установленные Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 №129-ФЗ. Право подписи первичных учетных документов, правила и порядок организации документооборота, график документооборота, технология обработки первичных учетных документов регламентируются внутренними организационно – распорядительными документами организации. Бухгалтерская отчетность ООО «Альфастрой» составляется в порядке и в сроки, предусмотренные Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 №129-ФЗ и другими нормативными актами Российской Федерации, регламентирующими ведение бухгалтерского учета и отчетности. Для целей составления отчетности организация признает финансовым годом период с 1 января по 31 декабря календарного года. Инвентаризация денежных средств в кассе, денежных документов производится один раз в месяц по состоянию на последнюю дату месяца. Ответственность за организацию бухгалтерского учета несет руководитель организации. Главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное и достоверное отражение хозяйственных операций и представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. 2.2. Учет денежных средств в кассе предприятия Для осуществления наличных выплат и приема наличных денег на предприятии организована касса, расположенная в отдельном помещении, оборудованном сигнализацией, дверь кассы закрывается изнутри, а для хранения денежных средств выделен несгораемый металлический сейф, который по окончании работы кассы закрывается ключом и опечатывается печатью кассира. Ключи хранятся в металлическом шкафу, а печать - у кассира, согласно Пункту 30 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», в котором указано, что оставлять ключи и печати в общественных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты запрещается. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещен. Кроме того, следует отметить, что кассир не имеет права хранить личные деньги в сейфе предприятия. В случае проверки наличности и обнаружения излишков деньги приходуются в кассу предприятия и объяснения, почему и как личные деньги оказались в кассе, не принимаются. Ответственность за сохранность денег и других ценностей, находящихся в кассе учреждения, несет кассир. На рассматриваемом предприятии обязанности ведения кассовых операций по письменному распоряжению руководителя предприятия и по согласованию с главным бухгалтером возложены на бухгалтера, которого под расписку ознакомили с Порядком ведения кассовых операций, после чего с ним был заключен договор о полной материальной ответственности. Договор составили в двух экземплярах: один экземпляр хранится у кассира; второй - в кадровой службе. В соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный учреждению, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям11. Наличные денежные средства в кассу предприятия поступают с расчетного счета, от подотчетных лиц, от заказчиков за оказанные услуги и используются для выплаты командировочных и хозяйственных расходов, заработной платы работникам предприятия и на другие цели. В кассе предприятия хранятся наличные деньги в пределах лимита, установленного обслуживающим данное предприятие учреждением банка по согласованию с руководителем ООО «Альфастрой». Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается банком ежегодно. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие предоставило в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме N 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу". В рассматриваемой организации лимит был установлен как для предприятия, не имеющего денежной выручки, т. е. в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии), что составляет 5 000 рублей. Кассир организации строго следит за лимитом наличных денежных средств, потому что превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения является одним из грубейших нарушений кассовой дисциплины, которое в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ квалифицируется как административное правонарушение, влекущее наложение административного штрафа. Все наличные денежные средства, превышающие лимит кассы, кассир сдает в банк по объявлению на взнос наличными (Приложение 4). Объявление на взнос наличными по форме по ОКУД 0402001 заполняет бухгалтер от руки в одном экземпляре. Исправления и помарки не допускаются! При заполнении объявления в качестве даты взноса наличных указывается фактическая дата представления денег в банк, источники поступления наличных денежных средств указываются в соответствующих графах, как прописью, так и в виде кода. На принятые суммы банк выдает кассиру квитанцию, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера и списания денежных средств в кассе. Кассир, оформляя прием или выдачу денежных средств из кассы, использует в работе формы приходных (форма N КО-1) и расходных (форма N КО-2) кассовых ордеров, утвержденных Постановлением N 88. Прием наличных денег кассир производит по приходным кассовым ордерам (форма N КО-1) (Приложение 1). Приходный кассовый ордер в отношении наличия подписей считается правильно оформленным, соответственно, не вызывающим нареканий со стороны проверяющих, если содержит две росписи - главного бухгалтера и кассира. Также, при приеме денежных билетов и монет в платежи кассир предприятия обязательно руководствуется установленными Центральным банком Российской Федерации Признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.12 Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью кассира и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе. В приходном кассовом ордере и квитанции к нему: по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции; по строке "В том числе" указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "Без налога (НДС)"; по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления; в графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства. У предприятия также возникает и необходимость получения денежных средств из банка. Получить деньги со своего расчетного счета предприятию можно, выписав денежный чек (Приложение 5). Чтобы иметь возможность выписать чек и, соответственно, получить наличные денежные средства, была предварительно получена в банке чековая книжка, выданная по письменному заявлению главного бухгалтера. Выписывая денежный чек, кассир заполняет его строго в установленном порядке с указанием суммы, даты выдачи, наименование получателя, а также сведений о назначении полученных сумм. Чек подписывает главный бухгалтер и руководитель. Подписание чека до заполнения всех его реквизитов категорически запрещается, чтобы избежать возможности возникновения злоупотреблений. Подписанный, но не заполненный чек, попав в недобросовестные руки, может привести к тому, что по данному чеку с расчетного счета злоумышленником будут сняты все денежные средства. Никакие поправки в тексте чека не допускаются, т.к. делают чек недействительным, поэтому бухгалтер заполняет чек очень внимательно и чернилами одного цвета. Одновременно с заполнением чека заполняются все реквизиты корешка чека. На полученную сумму в банке денежную наличность бухгалтер также выписывает приходный кассовый ордер за подписью главного бухгалтера и кассира и регистрирует его в книге регистрации приходных и расходных кассовых документов (Приложение 3). Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Следует здесь отметить, что требование о ведении журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и заменяющих их документов часто не выполняется в ходе практической деятельности. В то же время, как видно из практики рассматриваемого предприятия, ведение такого журнала обеспечивает выполнение мер дополнительного контроля за движением денежных средств. Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходным кассовым ордерам (форма N КО-2) (Приложение 2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Выдавая деньги по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу, кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и следит, чтобы получатель поставил дату и расписался. Если вместо расходного кассового ордера составлена платежная ведомость на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Работникам предприятия кассир может выдать деньги и по удостоверению, выданному предприятием, т.к. на нем имеется фотография и личная подпись владельца13. Выплату денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если такая выплата производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре бухгалтером, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. В расходном кассовом ордере: по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции; по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления Сумма прописью в расходном кассовым ордере должна быть проставлена от руки человеком, получающим денежные средства. Строка "Документ" обязательно заполняется не только на лиц, не работающих на данном предприятии, но также и на своих сотрудников. На выплату денег по расчетно-платежной ведомости расходный кассовый ордер можно не выписывать. Основанием для выплаты служит подписанная руководителем ведомость. По истечении трех дней, установленных для выплаты заработной платы в платежной ведомости против фамилий лиц, по которым не произведены указанные выплаты кассир делает отметку от руки «Депонировано», составляет реестр депонированных сумм и в конце платежной ведомости делает надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию сумм, сверяет их с общим итогом по платежной ведомости и скрепляет надпись своей подписью. Затем записывает в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и указывает "Расходный кассовый ордер N ____". Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер. В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятие часто производят расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет. Денежные средства под отчет могут выдаваться на служебные командировки и на административно-хозяйственные и операционные расходы. Например, на предприятии возникла необходимость в приобретении бланков бухгалтерской отчетности. Как это обычно происходит на практике? Для проведения подобных трат и отражения их в бухгалтерском учете необходимо оформить ряд документов. Во-первых, приказом по предприятию устанавливается круг подотчетных лиц, т.е. лиц, которым могут быть выданы денежные средства на нужды предприятия. Это могут быть только штатные сотрудники предприятия. Для покупки необходимых товаров за наличный расчет на имя руководителя пишут служебную записку. Если руководитель сочтет траты необходимыми, на служебной записке он поставит резолюцию, например: "Бухгалтерии - выдать под отчет Николаеву Н. С. сумму 2000-00". На основании служебной записки бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер. Кассир на основании этого документа выдает наличные денежные средства подотчетному лицу, но только в случае, если по ранее выданным денежным средствам подотчетное лицо отчиталось полностью. Купив необходимые товары и имея все необходимые документы, сопутствующие покупке, подотчетное лицо составляет авансовый отчет. Форма авансового отчета №АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 года №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО–1 «Авансовый отчет». Бухгалтер проверяет правильность составления авансового отчета, приложенных к нему документов. Если сотрудник был направлен в командировку, то в течение трех дней14 по возвращении из командировки сотрудник отчитывается за полученные под отчет денежные средства, составляя авансовый отчет и приложив к нему оправдательные документы. Остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу. На эту сумму бухгалтер выписывает приходный кассовый ордер, принимает деньги, квитанцию отдает сотруднику, как подтверждение того, что он ничего предприятию не должен. Возможна и такая ситуация, когда сотрудник компании вынужден тратить свои деньги на хозяйственные нужды или командировочные расходы. В этом случае, чтобы возместить понесенные расходы сотрудник предоставляет в бухгалтерию все подтверждающие документы и пишет служебную записку с просьбой компенсировать фактически понесенные расходы на основании приложенных документов. В рассматриваемой организации применяют именно указанный метод возмещения расходов сотрудника. Однако можно в данной ситуации использовать обычное заполнение авансового отчета.15 Кассир все поступления и расходование денежных средств учитывает в кассовой книге (форма N КО-4), которая пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге заверено подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира. Так как учет ведется на компьютере, то отчет кассира не отличается от кассовой книги, разве что названием: "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира". В последнем за каждый месяц вкладном листе кассовой книги, сформированном на компьютере, автоматически печатается общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последнем за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число. Учет наличных денежных средств в кассе ведется на основании кассовых документов на счете 50 "Касса". Счет 50 "Касса" - счет активный. Следовательно, увеличение денежных средств в кассе (поступление средств в кассу) отражается по дебету счета, уменьшение (выдача) - по кредиту счета. К счету 50 "Касса" открыты субсчета: 50/1 "Касса организации",50/3 "Денежные документы" На субсчете 50/1 «Касса организации" учитываются денежные средства в кассеорганизации. В кассе предприятия хранятся путевки, приобретенные для сотрудников организации. Эти денежные документы учитываются на счете 50/3 «Денежные документы» в сумме затрат на их приобретение. На поступление и выбытие денежных документов приходные и расходные ордера не оформляются. Это следует из Указаний по применению и заполнению форм первичной документации по учету кассовых операций.16 В то же время компания должна выполнять требования пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», который обязывает компании оформлять все хозяйственные операции первичными документами. Специальная форма для учета приема и выдачи путевок в законодательстве не предусмотрена, поэтому организация разработала ее самостоятельно, с сохранением обязательных реквизитов первичного документа.17 После проверки правильности записи кассовых документов в кассовой книге бухгалтер приступает к обработке документов. Корреспонденция счетов, указанная в документе, переносится в отчет кассира (второй экземпляр кассовой книги) и на его основании информация переносится в соответствующие учетные регистры. Кассовые операции по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и контролируются ведомостью № 1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и в ведомости №1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и в ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов. Рассмотрим основные операции по поступлению денежных средств в кассу предприятия ООО «Альфастрой», а также по их выбытию:
|