отчет агау документооборот. 1. Общая характеристика организации 4

• Название: 1. Общая характеристика организации 4
• Дата: 30.01.2023
• Размер: 49.98 Kb.
• Имя файла: отчет агау документооборот.docx
• Тип: Документы; #912356
• страница: 4 из 6

2. Анализ проблем управления и разработка предложений по их решению в организации

2.1 Анализ проблем управления в организации

Первой ошибкой организации является отсутствие графика документооборота внутри организации. Отсутствие такого графика влечёт к бесконтрольной работе внутри организации. Так же, не имея графика, первичный документ может попасть не к тому ответственному лицу, который не придаст значимости документу, и это повлечет либо просрочку по срокам, либо утерю документа. Это может привести к большому числу нарушений, которые в свою очередь могут повлечь негативные последствия для руководителя организации и ответственных лиц.

Так же нередки ошибки при оформлении и при приеме первичной учётной документации. Одна из таких ошибок отсутствие необходимых реквизитов, придающих документу юридическую силу. Отсутствие некоторых реквизитов на документе при принятии их в образовательную организацию (ДОУ), наименование документа, код формы, наименование должностей и др., не влечёт за собой каких-либо серьёзных последствий, но это затягивает процесс оформления факта хозяйственной деятельности. Так при выявлении ошибок, документы возвращаются назад в МБОУ «СОШ №120», МБОУ «СОШ №120» запрашивает от организации, которая оформляла документ новый, без ошибок. При получении нового документ, он снова обрабатывается ответственным лицом, затем подписывается у руководителя и лишь только после этих этапов отправляется в отдел образования, для оформления и учёта. Эти ошибки происходят в связи с тем, что большинство ответственных лиц не знакомы с правилами оформления документов, не знают наличие обязательных реквизитов и принимают документы в любом виде, не проводя первичную проверку.

При оформлении первичного документа, внутри организации, так же нередко допускаются ошибки. Таки как использование унифицированных форм документов в прошлых редакциях. Не отслеживая их соответствия с учетной политикой между МБОУ «СОШ №120» и отделом образования. Не соответствие подписей ответственных лиц, например, документы по складскому учету продуктов подписал не кладовщик, а заведующий хозяйством, который не материально ответственный за этот перечень товара.

При работе с документацией нет учета некоторых документов, таких как товарные накладные, акты, договора и соглашения со сторонними организациями, отчетов предоставляемые организацией в вышестоящие организации. Отсутствие контроля по этим важным документам, влечёт задержку в принятии решений руководством о дальнейшей работе, пропущенные сроки оплаты товарных накладных или просрочка сроков, оформления актов и передачи информации по отчётам.

Есть ошибки при регистрации документа, количественные либо качественные расхождения при переносе данных из документов в учётные регистры. 

Документы на архивном хранении находятся в МБОУ «СОШ №120» и часто происходит  нарушение сроков хранения документации, их оформления для архивного хранения. Данный вид нарушения ведет к затруднению работы при запросах информации за прошлые периоды, увеличивает время обработки запросов и их актуальность. Так же не вовремя оформленные документы для архива могут быть утеряны частично, и восстановить их будет тяжело, а в некоторых случаях невозможно.

Параллельно этой ошибке происходит излишнее накопление документации, организации не уничтожает документацию с истекшим сроком архивного хранения, стараясь хранить все документы. Это, казалось бы, положительная работа, наоборот усложняет рабочий процесс, так как поиск информации так же усложняется из-за избытка бумаг. Компьютерных файлов и т.п.

МБОУ «СОШ №120» рационально не используют программы по ведению первичного учёта, оформлению документов, и их передачи.

Программа электронного документооборота (ЭДО) «Парус», позволяет работать в сфере учета продуктов питания, учета посещаемости МБОУ «СОШ №120» учениками. Но нет налаженной работы с отделом образования, для того что бы документы отправлять и принимать в электронном виде и соответственно документы все распечатываются на бумаге, подписываются руководителем и затем доставляются в отдел образования.

Так же у организации есть доступ к программе электронного документооборота «СБИС», там организация получает товарные накладные и акты от сторонних организаций, но на этом весь электронный документооборот заканчивается, После получения ответственное лицо распечатывает документ на бумажном носителе, подписывает его у руководителя и передает в отдел образования.

Исходя из этого, программы ЭДО никак не упрощают работу организации, не уменьшает сроки передачи информации, хотя эти программы созданы для систематизации работы и её ускорения.