отчет агау документооборот. 1. Общая характеристика организации 4
 Скачать 49.98 Kb.
|
2.2Преддипломные предложения по решению проблем управления в организацииВ качестве рекомендаций по совершенствованию предлагаем составление графика документооборота внутри организации. Для этого следует: составить полный перечень документов, подлежащих обработке; для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей; сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания; сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей; конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю; разработать систему контроля за исполнением графика документооборота; конкретизировать нюансы графика, которые были упущены на предыдущих этапах (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота). После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота). Такой график поможет избежать утерю первичных документов, отсутствие нужных документов, несвоевременная регистрация документации, различные злоупотребления с документами и др. После окончания работы по составлению графика документооборота, обязательно надо довести всю информацию до исполнителей, пояснить их функций при создании и проверке первичного документа, и ответственность при соблюдении сроков. Ошибки при оформлении и при приеме первичной учётной документации, одна из самых основных, проработка этой проблемы позволит существенно сократить время обработки информации. А это в наше время одно из основных принципов работы, информация должна передаваться быстро и оперативно. Для этого надо организовать работу по обучению ответственных лиц правилам оформления документов, наличие обязательных реквизитов и другим законодательным актам. Это обучение будет более эффективным, если для проведения консультации пригласить работника отдела образования, который пояснит все нюансы оформления, укажет на самые распространенные ошибки. Если же ошибка уже допущена, то требуется переоформить документ в рамках отчётного периода (при наличии такой возможности), либо внести в него исправления. Надо помнить, что в документы исправления могут вноситься только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими данный документ, что должно быть подтверждено их подписями с указанием даты внесения исправлений. Для избежания таких ошибок рекомендуется издать приказ руководителя для каждого ответственного лица, сотрудничающего со сторонними фирмами либо имеющего дело с поступающими документами, в котором должны быть прописаны: комплектность документации (правильность оформления документов); сроки предоставления документации; ответственность за несвоевременное или неполное представление первичной документации. На стадии регистрации документов в учётных регистрах во избежание ошибок и нарушений целесообразно использовать пояснительные служебные записки - своего рода инструктивный материал для обработки того или иного документа. В служебной записке должно быть определено: какой оперативный факт отражает тот или иной обрабатываемый первичный документ; какая информация должна содержаться в правильно заполненном документе; в каком учётном регистре, и в какой срок следует выполнить запись на основании этого документа. Неточности в учётных регистрах исправлять надо незамедлительно, ошибки в исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Возле исправления всё заверяется надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления. Для избежания данного вида ошибок, сотрудникам надо быть более внимательными при оформлении фактов хозяйственной деятельности, и периодически, как минимум 1 раз в неделю, производит свой внутренний контроль документации. Снизить объём документации, которая храниться на архивном хранении в МБОУ «СОШ №120», поможет инвентаризация документов, изучения сроков их хранения. И при выявлении данных документов, произвести уничтожении документации. Существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем: Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение. Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем МБОУ «СОШ №120», должна провести экспертизу ценности документов и оформить всё через протокол заседания ЭК Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия. Дела, отраженные в акте, уничтожаются. Есть несколько видов уничтожения документов, такие как отправка документов на переработку (утилизацию) в специализированную организацию, так же можно избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.), и самый последний вариант и в наше время практически не используемый это сожжение документации (этот метод может повлечь проблемы с пожарной службой). Проведение этой работы поможет снизить объём документов, что приведет к упрощенному поиску информации, ускорению составления ответов на запросы, отчёты и к более оперативной подготовке сводной информации для отдела образования. Для проведения работы для регистрации документов, которые не подлежали учету, рекомендуется оформить журналы учёта входящей и исходящей документации (товарные накладные, акты, договора, запросы по отчетам, и отчёты без запроса), по каждому ответственному лицу. Формы журнала предлагается следующая: ЖУРНАЛ УЧЕТА ВХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Рисунок 1. Журнал учёта входящей документации
УЧЕТА ИСХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Рисунок 2. Журнал учёта исходящей документации Использование данных журналов позволит ответственным лицам наглядно видеть всю свою документацию, видеть сроки работы с ней. Повышает ответственность исполнителя по оформлению и передаче всей документации. А руководителю это позволяет отследить эффективность работы сотрудника. И одна из важных рекомендаций по улучшению работы с первичными учетными документами, это внедрение систем электронного документооборота с использованием их максимальных возможностей. Хорошие системы вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации. Они должны безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов; обеспечивать обращение к данным за прошлые периоды (вести архив). В настоящее время разработано достаточно много новых версий программ ЭДО, имеющих перспективы. Среди них системы – "1С", "Парус", "СБИС", " Контур.Диадок", " А2Б СЭД", " Астрал.ЭДО и многих других. Работая с программой ЭДО организация будет иметь возможность свободно экспериментировать с различными отчетами и формами документов. Наиболее удобной для работы в МБОУ «СОШ №120» является программа ЭДО «СБИС». На данный момент организация уже работает в этой системе, но использует не все возможности программы. Например, платформа дает возможность подписывать документы электронной цифровой подписью (ЭЦП), такие как договора, товарные накладны, акты и др. Так же будет удобен электронный архив. Электронные документы автоматически загрузятся в архив, а бумажные можно загрузить в виде сканов (их принимает даже налоговая служба). Удобные средства поиска нужного документа и продуманная структура хранения документов существенно облегчат работу. Хранить архив можно как удобно – в защищенном «облаке «СБИС»» или на сервере организации, чтобы пользоваться в любое время без интернета.Хранящиеся в «СБИС» электронные документы можно представить в суд, казначейство или любой другой госорган как в виде файлов-оригиналов, так и в виде бумажных копий со штампом. А в налоговую службу их удобно отправить через интернет: получив истребование, просто выберите нужные документы из списка и нажмите «Отправить». Далее «СБИС» сам делает опись, все отправляет и затем уведомит организацию о приеме документов инспектором. |