Оформление входящей и исходящей документации в организации. ВКР Афанасьев готово. 1. Общие требования к процедуре оформления входящей и исходящей документации
 Скачать 92.43 Kb.
|
 СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности зависит от многих факторов. В их числе — умение надлежащим образом преподнести информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ. В ежедневной практической деятельности приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. С каждым документом в аппарате управления проводится большая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), сортировке, хранению, поиску, переработке содержащейся информации. Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, на основе которых учреждения составляют свои организационные и нормативно-методические документы, обеспечивающие рациональную постановку делопроизводства. Документированная информация составляет основу управления, так как его эффективность в значительной степени определяется производством и потреблением информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение. Документы и документная информация лежат в основе принятия управленческих решений, являются их материальным воплощением и тем самым способствуют их исполнению. От того, насколько правильно организована работа с документами, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков. Важным направлением решения этой проблемы является подготовка квалифицированных работников в области документоведения и архивоведения. Актуальность данной темы заключается в том, что без правильной постановки делопроизводства в организации невозможно справиться с потоком документов, оборачивающихся в ней, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность. Цель выпускной квалификационной работы определить порядок оформления входящей и исходящей документации организации. Для выполнения главной цели выпускной квалификационной работы необходимо решить ряд задач: описать общие требования к процедуре оформления входящей и исходящей документации, в том числе организацию документооборота, порядок оформления входящей и исходящей документации в организации и регистрацию документов; рассмотреть основные требования соблюдения техники безопасности и охраны труда. Объектом исследования выпускной квалификационной работы является ООО «Пласт Сервис+» осуществляющее свою деятельность в сфере оптово-розничной торговли. Методами исследования данной выпускной квалификационной работы являются: - анализ технической литературы; - классификация; - обобщение. Практическая значимость выпускной квалификационной работы состоит в составлении алгоритма действий при оформлении входящей и исходящей документации ООО «Пласт Сервис +». Структура работы обусловлена объектом и предметом, целью и задачами исследования. ВКР состоит из введения, двух разделов, заключения, списка источников информации и приложения. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПРОЦЕДУРЕ ОФОРМЛЕНИЯ ВХОДЯЩЕЙ И ИСХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Организация документооборота Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом. По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В организации поступающие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, – отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения – внутренняя документация. При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования организации управленческого труда. При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям. Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа. Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан). 1 По общим принципам организации документооборота в ООО «Пласт Сервис +» можно отнести следующие: - оперативность движения документов, его целенаправленное регулирование и оптимальное осуществление; - обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов; - исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью. Таким образом, главным правилом организации документооборота в ООО «Пласт Сервис +» является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Вся документация организации делится на три документопотока: - входящие (поступающие) документы; - исходящие (отправляемые) документы; - внутренние документы. Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота организации. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы: - прием и первичная обработка документов; - предварительное рассмотрение и распределение документов; - регистрация документов; - контроль за исполнением; - информационно-справочная работа; - исполнение документов и отправка. Порядок прохождения документов и операции с ними в федеральных органах исполнительной власти регламентируются: - Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30; - Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г. № 452. К регламентирующим документам относятся также: инструкция но делопроизводству; регламент федерального органа исполнительной власти; табель унифицированных форм документов; положения о структурных подразделениях; должностные инструкции и должностные обязанности. На основе этих документов в ООО «Пласт Сервис +» разрабатываются внутренние регламенты и инструкции, утверждаемые руководителем организации и являющиеся нормативными документами по делопроизводству в организации.2 Вся документация организации по отношению к аппарату управления делится на три документопотока: входящие документы, исходящие документы и внутренние документы.3 Основными параметрами этих потоков, учитываемых при организации документооборота, являются: - направление потока, определяемое пунктами отправления и назначения; - объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через его сечение в единицу времени; - структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими признаками классификационного деления; - режим потока, который определяется периодичностью движения документов через пункты обработки. Движение документов в каждом потоке должно быть прямоточным, то есть исключать возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Документооборот современной организации формируется па основе синтеза традиционных "бумажных" и компьютерных технологий. Документы, как правило, создаются при помощи современных информационных технологий, а их пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в бумажном виде. Для автоматизации документационного обеспечения управления используют различные информационные технологии: - программное обеспечение для подготовки графических и текстовых документов, обработки изображений и оптического распознавания символов (позволяет работать с графическими образами документов и текстовыми файлами); - системы управления документами, обеспечивающие автоматизацию хранения, поиска и управления электронными документами; - системы автоматизации деловых процедур, предназначенные для обеспечения коллективной обработки документов в процессе реализации различных бизнес-процессов; - программные системы для рабочих групп, служащие организации электронного взаимодействия исполнителей на основе постоянного обмена документами. Основные положения по организации документооборота отражаются в уставе организации, положениях о подразделениях, приказах о распределении обязанностей, организационной структуре, а главными документами, регламентирующим конкретные способы организации документооборота, являются инструкция по делопроизводству и график документооборота. Инструкция по делопроизводству. Для установления и закрепления единого порядка составления документов и организации работы с ними на каждом предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству содержит: - образцы оформления документов с указанием имен файлов, при этом на компьютерах сотрудников должны быть установлены шаблоны документов, применяемых в работе организации; - номенклатуру дел организации и порядок ее составления, утверждения и пересмотра; - порядок регистрации документов; - правила хранения файлов (с указанием директории и папки, в которой следует сохранять файлы различных видов документов); - сроки храпения документов и файлов; - правила работы с версиями документов, для которых предусмотрено уничтожение всех предыдущих вариантов (то есть хранение только одного файла с последним подписанным (утвержденным) вариантом документа); - сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов; - порядок информирования руководства организации о состоянии исполнения документов; - правила составления и оформления дел; - порядок временного изъятия документов из дел; - правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение; - порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов экспертной комиссией; - методическое руководство работой с документами.4 Однако, в ООО «Пласт Сервис +» еще не разработана инструкция по делопроизводству, так как организация небольшая, и при работе с документами используют "Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" и "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти". График документооборота. Создание и обработка документов производятся в соответствии с порядком и сроками, установленными графиком документооборота организации. График документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. В ООО «Пласт Сервис +» график документооборота разрабатывается с учетом ее конкретных особенностей: размера, вида деятельности и структуры управления. Рекомендуется по каждому документу включать в график документооборота следующие разделы: 1) порядок создания документа: — количество экземпляров; — ответственный за выписку; — ответственный за оформление; — ответственный за исполнение; — срок исполнения; 2) порядок проверки документа: — ответственный за проверку; — кто представляет; — порядок представления; — срок представления; 3) порядок обработки документа: — исполнитель; — срок исполнения; 4) порядок передачи документа в архив: — исполнитель; — срок передачи. Каждому исполнителю целесообразно вручить выписку из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к его работе. Лица, составляющие и подписывающие управленческие документы, должны обеспечивать своевременное и качественное оформление документов, а также достоверность содержащихся в них данных. Организация документооборота с применением компьютерных технологий должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют рациональному распределению должностных обязанностей между работниками и усилению контрольных функций, обеспечивают своевременность подготовки необходимых управленческих документов.5 Порядок оформления входящей и исходящей документации в организации В любой компании ведут учёт и обрабатывают входящую и исходящую корреспонденцию. Так и в ООО «Пласт Сервис+», чтобы зарегистрировать поступающие и отправляемые письма ведут специальные журналы, куда и вносят сведения обо всех документах(Приложение 1). Поступающие и отправляемые документы регистрирует секретарь. Все письма сортируют, присваивают им регистрационные номера. Входящие — передают руководителю или его заместителю, который расписывает их исполнителям. Исходящие – вкладывают в конверты и относят на почту. После того, как письму присвоят регистрационный номер, информацию о нём вносят в специальный журнал учёта. Входящие и исходящие письма регистрируют в разных журналах. Учет входящей корреспонденции ведут в специальной тетради. В журнале фиксируют поступление корреспонденции и вносят информацию о её последующем распределении по компании. Тетрадь имеет электронную форму. Электронные журналы дают больше возможностей для систематизации и поиска информации, поэтому их и используют в организации. Регистрируют входящую корреспонденцию в день её поступления в секретариат организации. Книга учета входящей корреспонденции облегчает и формализует процесс регистрации поступающих писем. Основное назначение журнала, в котором регистрируют входящую корреспонденцию: - регистрация, учет и дальнейшая обработка поступающих писем и распоряжений; - оперативная реакция на требования руководства; - контроль сроков исполнения организации; - выдача справок по входящей документации. Традиционно бумажный журнал учета входящей корреспонденции ведут или в обычных общих тетрадях или в изготовленных типографским способом книгах формата А4. В такой книге есть титульный лист, образец заполнения, табличка, в которую вносят сведения о сотрудниках, ответственных за ведение журнала. Страницы книги имеют вид таблицы. 6 Журнал удобен тем, что всегда остается возможность вписать в него дополнительные графы, которые руководство посчитает нужным, сообразуясь с потребностями и спецификой процесса делопроизводства. Для ведения журнала можно использовать голубые, синие, фиолетовые и черные чернила. Использование гелиевых ручек не желательно, поскольку они не обеспечивают сохранность информации, и лучше использовать обычную шариковую ручку. Сложившаяся практика подтверждает, что бумажная форма книги — наиболее удобная в использовании и надежная в хранении. Единственный недостаток — отсутствие поиска по книге и сортировки по заданным параметрам. Для мелких и средних предприятий как ООО «Пласт Сервис +» этот недостаток не является большой проблемой, а более крупные организации переходят на электронную форму ведения журнала. Любая компания, даже та, в которой не внедрена система электронного документооборота, может разработать и вести электронный журнал входящих и исходящих документов, образец которого можно создать в текстовом редакторе Word или электронных таблицах Microsoft Excel, табличная форма ведения этих книг учета позволяет это легко реализовать. Есть готовые электронные шаблоны, которые доступны для скачивания. Их можно адаптировать к той форме журнала, которая утверждена в учетной политике компании. Конечно, электронной вариант системы регистрации поступающей почты имеет свои преимущества и дает дополнительные возможности. В первую очередь, это, конечно, поиск и сортировка по любому полю и по ключевым словам, дате, адресату, отправителю. Второе преимущество, это возможность сортировки столбцов по тем же параметрам. Третье – возможность хранить данные на сервере так, что одновременно с книгой могут работать несколько человек, у которых есть к ней доступ. Преимуществ можно найти много, но есть и недостатки. Во-первых, это риск потери данных в результате компьютерных сбоев и вирусных атак. Во-вторых, это возможность искажения данных и несанкционированного доступа. В-третьих, это необходимость преодолеть сопротивление сотрудников старшего поколения, нежелающих переходить на электронные системы обработки входящей информации. Все вышеперечисленные причины и масса других, неназванных, обуславливают тот факт, что многие предприятия сохраняют бумажную систему регистрации входящей корреспонденции. Для учета входящих и исходящих писем организация ведет два разных журнала. Необходимость объясняется тем, что журнал учета исходящей корреспонденции и входящей содержат разные сведения. Руководитель организации или подразделения вправе добавить в книгу учета исходящих писем или журнал учета входящей корреспонденции любое количество дополнительных граф. Самые распространённые из них — «Отметка об исполнении» и «Резолюция»: Резолюцию руководитель организации ставит на входящем документе. Она содержит указание, что нужно сделать с ним в дальнейшем. Потом резолюцию переписывают в книгу. Рядом с резолюцией проставить дату ее наложения на письмо. Это облегчит в дальнейшем контроль за сроком выполнения данного резолюции. Отметка об исполнении — это итоговый результат действий, которые совершили по документу. Чаще всего ограничиваются надписью «Выполнено», но рекомендуется делать расшифровку слова: кем и когда выполнено, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений. Дополнительными графами могут также стать информация о количестве листов в документе, способ его доставки и любое количество примечаний. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не являются документами строгой отчётности. Единственное, что обязательно сделать – в тот день, когда начали вести журнал, его нужно зарегистрировать и присвоить регистрационный номер. Как уже отмечалось выше, количество столбцов в журналах, а также их названия никак не регламентируется законодательством. Это определяется самим руководством в соответствии со спецификой и традицией делопроизводства в каждой конкретной организации.7 Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции - обязательный элемент системы делопроизводства любой организации. Строгий учет входящих и исходящих писем – гарантия своевременного принятия руководством компании оперативных и верных управленческих решений. 1.3 Регистрация документов Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства, в случае ООО «Пласт Сервис +» им является секретарь. При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям. Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда. Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение документов секретарем существенно повышает эффективность управленческого процесса в целом. Главная цель предварительного рассмотрения документа – установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. Надо всегда иметь в виду, что нет необходимости все документы передавать руководителю организации. В основном руководители получают 80-90% всех поступающих документов, а затем переадресовывают их своим заместителям. При этом решение принимается по 2-3% документов. Последующие резолюции ничего нового исполнителю не дают. На подпись также передаются 90-95% отправляемых документов. Такой порядок снижает обоснованность решений и их оперативность (время ожидания рассмотрения в 2-3 раза превышает время работы над документом), инициативу и ответственность исполнителей.8 При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа. Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя. Предварительное рассмотрение документов осуществляет секретарь. После предварительного рассмотрения документы направляются на регистрацию или регистрируются этим же должностным лицом. На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп: Наименование организации Вх. № |