Оформление входящей и исходящей документации в организации. ВКР Афанасьев готово. 1. Общие требования к процедуре оформления входящей и исходящей документации
 Скачать 92.43 Kb.
|
|
__________________ От_____________________ Проставление штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров начиная с календарного года) производится в день поступления документа. Регистрации подлежат не все документы. Необходимо регистрировать документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан. Не надо регистрировать: поздравительные телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения, а также документы, поступающие в копиях для сведения. В каждой организации перечень таких документов разрабатывается руководителем службы делопроизводства и дается в инструкции по делопроизводству, утвержденной руководителем организации.9 Все документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в организации регистрируются централизованно. Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы, но ООО «Пласт Сервис +» не относится к таким организациям. Документы регистрируются на карточках (программа в компьютере предусматривает все данные, имеющиеся на карточке)(Приложение 2). На первом этапе регистрации заполняют разделы карточки (машинописным или рукописным способом): - входящий номер и дата регистрации. Например: № 150 от 15.01.2021 (№ 150 – порядковый номер поступающего документа, начиная с 1 января текущего года, 15.01.2021 – дата поступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны и в регистрационном штампе на документе; - от кого поступил документ (Кемеровское объединение «Оксид»); - количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.); - дата полученного документа и исходящий номер (20.12.2021 №259/10); - краткое содержание документа. Например: просьба заключить договор на поставку строительных материалов. После первого этапа регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю учреждения или руководителям структурных подразделений. Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом карточек: контрольных, справочных, по вопросам, по географии. Для визуального различия карточки могут изготавливаться из бумаги разного цвета либо с цветными полосами по верхнему полю. Использовать их можно следующим образом: входящие – один цвет, отправляемые – другой, внутренние – третий цвет; или: поступающие на имя первого руководителя – один цвет, в структурные подразделения – другой, контрольные – третий, неконтрольные – четвертый, отправляемые – пятый, внутренние – шестой цвет. При передаче документов руководителю карточки после первого этапа регистрации помещаются временно в справочную картотеку в раздел «Документы на докладе».10 Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления (как нежелательное исключение – на следующий день) и возвращать секретарю-референту или помощнику с резолюцией. Поступать к руководителю и возвращаться к секретарю-референту документы должны в строго определенное время, резолюция должна быть конкретной. Например: Г.В. Иванову Прошу подготовить ответ ______________________ Подпись Дата Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя в кабинете на определенное время. При необходимости использования документа в будущем для руководителя делается ксерокопия документа. Кроме того, руководитель не должен сам принимать документы от посетителей, подчиненных, это, как правило, делает секретарь. Согласно резолюции документ передается исполнителю, если их резолюции несколько, то подлинник передается главному исполнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии–другим исполнителям. Текст резолюции сразу же при возвращении документа от руководителя переносится в регистрационную карточку в раздел «Кто направил документ. Резолюция». Например: И.П. Кирсанову, Г.В. Иванову Прошу подготовить ответ _______________________ Подпись руководителя Дата Затем на оборотной стороне заполняются следующие разделы карточки: «Дата передачи на исполнение» – 15.01.2021; «Кому направлен документ» – Г.В. Иванову; «Расписка в получении» – роспись Иванова Г.В., дата. От момента поступления к исполнителю до завершения работы документ должен находиться в рабочей папке. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ними полностью завершена и исполнитель считает его исполненным. При передаче документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей. Таким образом, после исполнения документа необходимо занести в регистрационные карточки последние данные, которые включают в себя: - отметку о контроле и исполнении (фиксируют краткое содержание, дату и номер ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии письменного ответа указывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе); - указание когда и кем документ снят с контроля (указывают должность, фамилию руководителя и дату снятия с контроля). 2 СОБЛЮДЕНИЕ ТЕХНИКИ БЕЗОПАСНОСТИ И ОХРАНЫ ТРУДА 2.1 Общие требования охраны труда делопроизводителя К самостоятельной работе делопроизводителем допускаются лица, возраст которых не менее 18-ти лет, прошедшие соответствующую подготовку, необходимый инструктаж и соответствующую проверку знаний по охране труда, изучившие инструкцию по охране труда для делопроизводителя, а также прошедшие медицинский осмотр и не имеющие каких-либо противопоказаний по состоянию своего здоровья. При деятельности делопроизводителем работник обязан обеспечить соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, установленные режимы труда и отдыха. При работе делопроизводителем в ДОУ на сотрудника могут воздействовать следующие опасные и вредные производственные факторы: - нарушение остроты зрения при недостаточном освещении рабочего места, а также утомление глаз при долгой работе с документами и с персональным компьютером: - ионизирующие, неионизирующие излучения и электромагнитные поля при работе с персональным компьютером; - удары электрическим током при использовании неправильно работающих электрических приборов, периферийных устройств компьютера. Делопроизводитель обязан неукоснительно соблюдать правила пожарной безопасности, знать все места расположения первичных средств тушения пожаров и имеющиеся направления экстренной эвакуации при возникновении пожара. При несчастном случае делопроизводитель должен немедленно сообщить об инциденте администрации. При неисправной работе оборудования сразу прекратить свою деятельность и уведомить об этом руководство. В процессе работы сотрудник обязан соблюдать правила личной гигиены, а также содержать в чистоте и порядке рабочее место. Делопроизводитель должен произвести включение всего освещения помещения, достоверно убедиться в исправной и правильной работе светильников, при этом наименьшая освещенность рабочего места допускается: при люминесцентных лампах не меньше 300 лк. (20 Вт/кв.м.), при лампах накаливания не меньше 150 лк. (48 Вт/кв.м.).11 Работник обязан осуществить проветривание помещения и подготовку к работе необходимых канцелярских принадлежностей, а также персонального компьютера и принтера. При использовании в своей деятельности персонального компьютера, принтера, ксерокса делопроизводитель детского сада должен убедиться в их исправности и целостности подводящих кабелей, электровилок. Делопроизводитель обязан строго выполнять последовательность работы с документами, которая установлена его должностными обязанностями. Работник должен обеспечить соблюдение порядка рабочего места, не допуская его загромождения посторонними предметами и ненужной документацией. При недостаточном освещении рабочего места сотруднику необходимо для дополнительного его освещения использовать настольную лампу. При работе с применением персонального компьютера делопроизводитель обязан соблюдать меры безопасности от поражения электрическим током: не подключать к электрической сети и не отключать от неё компьютер мокрыми и влажными руками; При деятельности с использованием персонального компьютера делопроизводитель должен руководствоваться «Инструкцией по охране труда при работе на персональном компьютере». Для поддержания здорового микроклимата делопроизводителю следует через каждые два часа работы проводить проветривание помещения. При долгой работе с документацией и на персональном компьютере с целью снижения утомления зрительного анализатора, устранения влияния гиподинамии и гипокинезии, а также предотвращения развития познотонического утомления через каждый час непрерывной работы сотрудник обязан делать небольшой перерыв на 10-15 минут, во время которого следует выполнять простой комплекс упражнений для глаз, физкультурные паузы и физкультурные минутки. Сотруднику во время работы следует строго соблюдать правила данной инструкции по охране труда делопроизводителя. В случае появления неисправности в работе персонального компьютера, постороннего шума, искрения и запаха гари, сотрудник должен незамедлительно отключить компьютер от электрической сети и передать сообщение об этом администрации. Работу можно продолжать только после полного устранения возникшей проблемы. При возникновении пожара делопроизводитель обязан оперативно передать информацию об этом руководству и в ближайшую пожарную часть, затем приступить к тушению очага возгорания своими силами с помощью первичных средств тушения пожаров. При получении травмы делопроизводителю следует немедленно обратиться за медицинской помощью и сообщить о произошедшем инциденте администрации дошкольного образовательного учреждения. Делопроизводителю необходимо произвести отключение от электрической сети персонального компьютера и периферийных устройств, обязательно очистить экран компьютера салфеткой от пыли. Работнику следует привести в порядок рабочее место, убрать в отведенные места для хранения документацию, инструменты и имеющееся оборудование. Делопроизводитель должен осуществить проветривание помещения, закрытие окон, фрамуги и выключение всех осветительных приборов. 2.2 Требования к персональным электронно-вычислительным машинам Персональные электронно-вычислительные машины должны соответствовать требованиям санитарных правил и каждый их тип подлежит санитарно-эпидемиологической экспертизе с оценкой в испытательных лабораториях, аккредитованных в установленном порядке. Контролируются следующие гигиенические параметры вредных и опасных факторов: уровни электромагнитных полей, акустического шума, концентрация вредных веществ в воздухе, визуальные показатели. Уровни звукового давления, создаваемого персональной электронно-вычислительной машиной, не должны превышать допустимых значений. Временные уровни электромагнитных полей, создаваемых персональной электронно-вычислительной машиной, не должны превышать допустимых значений. Визуальные параметры устройств отображения информации не должны превышать допустимых значений. Концентрации вредных веществ, выделяемых персональной электронно-вычислительной машиной в воздух помещений, не должны превышать предельно допустимых концентраций, установленных для атмосферного воздуха. Конструкция персональной электронно-вычислительной машины должна обеспечивать возможность поворота корпуса в горизонтальной и вертикальной плоскости с фиксацией в заданном положении для обеспечения фронтального наблюдения экрана видео-дисплейного терминала. Дизайн персональной электронно-вычислительной машины должен предусматривать окраску корпуса в спокойные мягкие тона. Корпус персональной электронно-вычислительной машины, клавиатура и другие блоки и устройства должны иметь матовую поверхность и не иметь блестящих деталей, способных создавать блики. Конструкция видео-дисплейного терминала должна предусматривать регулирование яркости и контрастности. 2.3 Требования к помещениям для работы с персональными электронно-вычислительными машинами Эксплуатация персональных электронно-вычислительных машин в помещениях без естественного освещения допускается только при наличии расчетов, обосновывающих соответствие нормам естественного освещения и безопасность их деятельности для здоровья работающих. Естественное и искусственное освещение должно соответствовать требованиям действующей нормативной документации. Окна в помещениях, где эксплуатируется вычислительная техника, преимущественно должны быть ориентированы на север и северо-восток. Оконные проемы должны быть оборудованы регулируемыми устройствами типа: жалюзи, занавесей, внешних козырьков и др12. Площадь на одно рабочее место пользователей персональных электронно-вычислительных машин с видео-дисплейным терминалом на базе электроннолучевой трубки должна составлять не менее 6 м2. При использовании персональных электронно-вычислительных машин с видео-дисплейным терминалом на базе электроннолучевой трубки (без вспомогательных устройств - принтер, сканер и др.), отвечающих требованиям международных стандартов безопасности компьютеров, с продолжительностью работы менее 4 ч в день допускается минимальная площадь 4,5 м2 на одно рабочее место пользователя. Для внутренней отделки интерьера помещений, где расположены персональные электронно-вычислительные машины, должны использоваться диффузно отражающие материалы с коэффициентом отражения для потолка - 0,7 - 0,8; для стен - 0,5 - 0,6; для пола - 0,3 - 0,5. Полимерные материалы используются для внутренней отделки интерьера помещений с персональными электронно-вычислительными машинами при наличии санитарно-эпидемиологического заключения. Помещения, где размещаются рабочие места с персональными электронно-вычислительными машинами, должны быть оборудованы защитным заземлением (занулением) в соответствии с техническими требованиями по эксплуатации. Не следует размещать рабочие места с персональными электронно-вычислительными машинами вблизи силовых кабелей и вводов, высоковольтных трансформаторов, технологического оборудования, создающего помехи в работе машин. 2.4 Требования к микроклимату В производственных помещениях, в которых работа с использованием персональных электронно-вычислительных машин является вспомогательной, температура, относительная влажность и скорость движения воздуха на рабочих местах должны соответствовать действующим санитарным нормам микроклимата производственных помещений. В производственных помещениях, в которых работа с использованием персональных электронно-вычислительных машин является основной (диспетчерские, операторские, расчетные, кабины и посты управления, залы вычислительной техники и др.) и связана с нервно-эмоциональным напряжением, должны обеспечиваться оптимальные параметры микроклимата для соответствующих категорий работ в соответствии с действующими санитарно-эпидемиологическими нормативами микроклимата производственных помещений. На других рабочих местах следует поддерживать параметры микроклимата на допустимом уровне, соответствующем требованиям указанных выше нормативов. В помещениях, оборудованных персональными электронно-вычислительными машинами, проводится ежедневная влажная уборка и систематическое проветривание после каждого часа работы на машине. Уровни положительных и отрицательных аэроионов в воздухе помещений, где расположены персональные электронно-вычислительные машины, должны соответствовать действующим санитарно-эпидемиологическим нормативам. Содержание вредных химических веществ в воздухе производственных помещений, в которых работа с использованием персональных электронно-вычислительных машин является вспомогательной, не должно превышать предельно допустимых концентраций вредных веществ в воздухе рабочей зоны в соответствии с действующими гигиеническими нормативами. Содержание вредных химических веществ в производственных помещениях, в которых работа с использованием персональных электронно-вычислительных машин является основной (диспетчерские, операторские, расчетные, кабины и посты управления, залы вычислительной техники и др.), не должно превышать предельно допустимых концентраций загрязняющих веществ в атмосферном воздухе населенных мест в соответствии с действующими гигиеническими нормативами. 2.5 Требования к уровням шума и вибрации на рабочих местах В производственных помещениях при выполнении основных или вспомогательных работ с использованием персональных электронно-вычислительных машин уровни шума на рабочих местах не должны превышать предельно допустимых значений, установленных для данных видов работ в соответствии с действующими санитарно-эпидемиологическими нормативами. При выполнении работ с использованием персональных электронно-вычислительных машин в производственных помещениях уровень вибрации не должен превышать допустимых значений вибрации для рабочих мест в соответствии с действующими санитарно-эпидемиологическими нормативами. Шумящее оборудование (печатающие устройства, серверы и т.п.), уровни шума которого превышают нормативные, должно размещаться вне помещений с персональными электронно-вычислительными машинами. Рабочие столы следует размещать таким образом, чтобы видеодисплейные терминалы были ориентированы боковой стороной к световым проемам, чтобы естественный свет падал преимущественно слева. Искусственное освещение в помещениях для эксплуатации персональных электронно-вычислительных машин должно осуществляться системой общего равномерного освещения. В производственных и административно-общественных помещениях, в случаях преимущественной работы с документами, следует применять системы комбинированного освещения (к общему освещению дополнительно устанавливаются светильники местного освещения, предназначенные для освещения зоны расположения документов). Освещенность на поверхности стола в зоне размещения рабочего документа должна быть 300 - 500 лк. Освещение не должно создавать бликов на поверхности экрана. Освещенность поверхности экрана не должна быть более 300 лк. Следует ограничивать прямую блесткость от источников освещения, при этом яркость светящихся поверхностей (окна, светильники и др.), находящихся в поле зрения, должна быть не более 200 кд/м2. Следует ограничивать отраженную блесткость на рабочих поверхностях (экран, стол, клавиатура и др.) за счет правильного выбора типов светильников и расположения рабочих мест по отношению к источникам естественного и искусственного освещения, при этом яркость бликов на экране персональных электронно-вычислительных машин не должна превышать 40 кд/м2 и яркость потолка не должна превышать 200 кд/м2. Показатель ослепленности для источников общего искусственного освещения в производственных помещениях должен быть не более 20. Яркость светильников общего освещения в зоне углов излучения от 50 до 90 с вертикалью в продольной и поперечной плоскостях должна составлять не более 200 кд/м2, защитный угол светильников должен быть не менее 40. Светильники местного освещения должны иметь непросвечивающий отражатель с защитным углом не менее 40. Следует ограничивать неравномерность распределения яркости в поле зрения пользователей персональных электронно-вычислительных машин, при этом соотношение яркости между рабочими поверхностями не должно превышать 3:1 - 5:1, а между рабочими поверхностями и поверхностями стен и оборудования 10:1. В качестве источников света при искусственном освещении следует применять преимущественно люминесцентные лампы типа ЛБ и компактные люминесцентные лампы. Для освещения помещений с персональными электронно-вычислительными машинами следует применять светильники с зеркальными параболическими решетками, укомплектованными электронными пускорегулирующими аппаратами. Допускается использование многоламповых светильников с электронными пускорегулирующими аппаратами, состоящими из равного числа опережающих и отстающих ветвей. Применение светильников без рассеивателей и экранирующих решеток не допускается. При отсутствии светильников с электронными пускорегулирующими аппаратами лампы многоламповых светильников или рядом расположенные светильники общего освещения следует включать на разные фазы трехфазной сети. Общее освещение при использовании люминесцентных светильников следует выполнять в виде сплошных или прерывистых линий светильников, расположенных сбоку от рабочих мест, параллельно линии зрения пользователя при рядном расположении видеодисплейных терминалов. При периметральном расположении компьютеров линии светильников должны располагаться локализовано над рабочим столом ближе к его переднему краю, обращенному к оператору. Коэффициент запаса для осветительных установок общего освещения должен приниматься равным 1,4. Коэффициент пульсации не должен превышать 5%. Для обеспечения нормируемых значений освещенности в помещениях для использования персональных электронно-вычислительных машин следует проводить чистку стекол оконных рам и светильников не реже двух раз в год и проводить своевременную замену перегоревших ламп. Временные допустимые уровни электронно-магнитных полей, создаваемых персональными электронно-вычислительными машинами на рабочих местах пользователей не должны превышать допустимых значений. Визуальные параметры видео-дисплейных терминалов, контролируемых на рабочих местах, не должны превышать предельно допустимых значений. При размещении рабочих мест с персональными электронно-вычислительными машинами расстояние между рабочими столами с видеомониторами (в направлении тыла поверхности одного видеомонитора и экрана другого видеомонитора), должно быть не менее 2,0 м, а расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов - не менее 1,2 м. Рабочие места с персональными электронно-вычислительными машинами в помещениях с источниками вредных производственных факторов должны размещаться в изолированных кабинах с организованным воздухообменом. Рабочие места с персональными электронно-вычислительными машинами при выполнении творческой работы, требующей значительного умственного напряжения или высокой концентрации внимания, рекомендуется изолировать друг от друга перегородками высотой 1,5 - 2,0 м. Экран видеомонитора должен находиться от глаз пользователя на расстоянии 600 - 700 мм, но не ближе 500 мм с учетом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов. Конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей, характера выполняемой работы. При этом допускается использование рабочих столов различных конструкций, отвечающих современным требованиям эргономики. Поверхность рабочего стола должна иметь коэффициент отражения 0,5 - 0,7. Конструкция рабочего стула (кресла) должна обеспечивать поддержание рациональной рабочей позы при работе на персональных электронно-вычислительных машинах, позволять изменять позу с целью снижения статического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения развития утомления. Тип рабочего стула (кресла) следует выбирать с учетом роста пользователя, характера и продолжительности работы с персональными электронно-вычислительными машинами. Рабочий стул (кресло) должен быть подъемно-поворотным, регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья, при этом регулировка каждого параметра должна быть независимой, легко осуществляемой и иметь надежную фиксацию. Поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) должна быть полумягкой, с нескользящим, слабо электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легкую очистку от загрязнений. Сегодня компьютеры и оргтехника есть на всех судостроительных предприятиях. С каждым годом ее количество на предприятиях возрастает. Новинки электроники быстро вытесняют с рабочих столов на дальние полки кладовок морально устаревшие экземпляры. Кроме того, оргтехника может сломаться и напрасно занимать место. Поэтому рано или поздно встает серьезный вопрос о том, что же делать с ненужной техникой, которая становится просто мусором. Во-первых, пока электроника (устаревшая и уже неиспользуемая) стоит на балансе предприятия, с нее необходимо платить налог на имущество. Поэтому необходимо провести ее списание. Во-вторых, в компьютерах имеется некоторое количество цветных и драгоценных металлов, таких как серебро, золото и платина, и эти драгоценные металлы необходимо определенным образом провести по бухгалтерии. В-третьих, кроме драгоценных металлов, в компьютерах имеются вредные для здоровья вещества, например: свинец и мышьяк. Именно по этим причинам простая процедура выноса компьютера в мусорный бак является противозаконной, и, в результате, на организацию могут быть наложены штрафные санкции за неправомерные операции с драгоценными металлами и загрязнение окружающей среды. Утилизация вычислительной техники может быть проведена только после списания основных средств с баланса предприятия. Чтобы списание было совершено на законных основаниях, нужен акт списания. А здесь в свою очередь возникает необходимость получения экспертной оценки технического и морального состояния техники, согласно которой она не может быть далее использована. Акт технического осмотра с заключением о возможности или невозможности дальнейшего использования компьютеров и оргтехники может выдавать исключительно организация, у которой имеется соответствующий сертификат. После списания техники с предприятия она передается организации, которая занимается утилизацией. Для утилизации фирма должна иметь соответствующее оборудование, владеть технологиями, а также быть зарегистрированными в Пробирной Палате. В принципе, процедура утилизации несложная. На первом этапе компьютер, принтер или прочая оргтехника разбираются на отдельные элементы, которые сортируются. Все добытые металлические детали затем можно отправить в переплавку. Части, которые невозможно разобрать, дробятся в специальном устройстве, а крошка поступает на движущуюся ленту, с которой пластмассовая пыль засасывается в воздухоотвод, а более тяжелая металлическая крошка остается в осадке. Затем можно провести рафинирование и селектирование отдельных металлов, в том числе драгоценных13. ЗАКЛЮЧЕНИЕ В заключении необходимо отметить, что руководство любой организации независимо от организационно-правовой формы характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и соответственно издавать распорядительные документы. Решение проблемы делопроизводства в такой организации ООО «Пласт Сервис+» в значительной степени зависит от количества и профессионального мастерства штатных работников службы делопроизводства. Безусловно, количество и профессионализм работников играют важную роль. Но их работа должна быть организована. Именно организация работы службы делопроизводства на научной основе позволяет более качественно решать многие вопросы делопроизводства. В этом плане важное значение имеет отношение к делопроизводству руководителя организации. Если руководитель заинтересован в улучшении работы с документами и предпринимает практические шаги в этом направлении, особенно в организационном плане, то уровень и качество работ в этой сфере значительно повышается. Игнорирование же руководителем решения актуальных и сложных вопросов организации делопроизводства, особенно в плане создания самостоятельной службы в организации, может привести к негативным последствиям. В ходе выполнения выпускной квалификационной работы были решены и достигнуты все цели и задачи, были рассмотрены: |