|
Управление проектами. 1. Основы управления проектом Содержание Вопрос Понятие и фазы проекта Вопрос Классификация проектов Вопрос Метод управления проектом Литература Вопрос Понятие и фазы проекта. Принципиальную модель управления проектами (УП), как представление о совокупности и взаимосвязях базовых понятий, можно пред
Тема 2. Управление содержанием проекта Содержание Тема 2. Управление содержанием проекта ....................................................................... 1 Вопрос 1. Управление требованиями. ........................................................................... 1 Вопрос 2. Создание ИСР................................................................................................. 9 Литература:..................................................................................................................... 15 Определение содержания — процесс разработки подробного описания проекта и продукта. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он описывает границы продукта, услуги или результата путем определения того, какие из собранных требований будут включены в содержание проекта и какие исключены из него. Поскольку в проект невозможно включить все требования, выявленные в процессе сбора требований, в ходе процесса определения содержания из документации по требованиям, полученной в рамках процесса сбора требований, отбираются окончательные требования к проекту. Затем создается подробное описание проекта, а также продукта, услуги или результата. Подготовка подробного описания содержания проекта чрезвычайно важна для успеха проекта и основывается на основных поставляемых результатах, допущениях и ограничениях, документированных во время инициации проекта. Содержание проекта определяется во время планирования и описывается более подробно по мере поступления информации о проекте. Существующие риски, допущения и ограничения анализируются на предмет полноты и добавляются или актуализируются по мере необходимости. Процесс определения содержания может быть в высокой степени итеративным. В проектах с итеративным жизненным циклом высокоуровневое видение разрабатывается для всего проекта, но подробное содержание определяется последовательно в процессе каждой итерации, а детализированное планирование следующей итерации осуществляется по мере выполнения работ в отношении текущего содержания и поставляемых результатов проекта. Вопрос 1. Управление требованиями. План управления требованиями — это компонент плана управления проектом, описывающий способы анализа, документирования требований и управления ими. Руководитель проекта выбирает наиболее эффективный тип взаимосвязей для проекта и документирует данный подход в плане управления требованиями. Многие компоненты плана управления требованиями основаны на этом типе взаимосвязей. 2 Компоненты плана управления требованиями могут включать в себя: порядок планирования, отслеживания и составления отчетов о действиях в отношении требований; действия по управлению конфигурацией, такие как порядок инициирования изменений продукта, порядок анализа воздействий, их выявления, отслеживания и составления отчетов о них, а также уровни полномочий, необходимые для одобрения данных изменений; процесс приоритезации требований; используемые метрики продукта и обоснование их использования; структуру отслеживания, т. е. какие параметры требований будут отражены в матрице отслеживания. Сбор требований. Сбор требований — процесс определения, документирования и управления потребностями и требованиями заинтересованных сторон для достижения целей проекта. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он предоставляет основу для определения и управления содержанием проекта, включая содержание продукта. Инструменты и методы сбора требований: Интервью. Интервью представляют собой формальный или неформальный подход, используемый для получения информации у заинтересованных сторон путем прямого разговора с ними. Обычно в ходе интервью задают подготовленные и непосредственно возникающие вопросы и записывают ответы. Интервью часто проводятся на индивидуальной основе между интервьюером и интервьюируемым, но иногда в них могут участвовать несколько интервьюеров и/или интервьюируемых. Проведение интервью с опытными участниками проекта, спонсорами и другими представителями руководства, а также экспертами по предметной области может помочь в выявлении и определении характеристик и функций желаемых продуктов (поставляемых результатов). Интервью также помогают в получении конфиденциальной информации. Фокус-группы. Фокус-группы позволяют собрать вместе заранее выбранных заинтересованных сторон и экспертов по предметной области, чтобы узнать их ожидания и отношения к предложенному продукту, услуге или результату. Подготовленный модератор направляет интерактивное обсуждение группы, построенное так, чтобы оно было более разговорным, чем индивидуальное интервью. 3 Семинары с участием модератора. Семинары с участием модератора (facilitated workshops) представляют собой сфокусированные обсуждения, объединяющие ключевые заинтересованные стороны с целью определения требований к продукту. Семинары используются в качестве основного метода, позволяющего быстро определить межфункциональные требования и урегулировать различия между требованиями заинтересованных сторон. В силу особенностей формата групповой работы, хорошо скоординированные обсуждения помогают развить доверие, выстроить отношения и наладить общение между участниками, что может привести к повышению уровня согласия между заинтересованными сторонами. Кроме этого, проблемы могут быть обнаружены и решены быстрее, чем при индивидуальных обсуждениях. Например, в области разработки программного обеспечения используются семинары с участием модератора под названием «Совместная разработка/проектирование приложений» (joint application development/design, JAD). Данные обсуждения с участием модератора сконцентрированы на том, чтобы собрать вместе бизнес-экспертов по предметной области и команду разработчиков для улучшения процесса разработки программного продукта. В производственных отраслях существует «Развертывание функций качества» (quality function deployment, QFD) — это еще один пример семинара с участием модератора, который помогает определить критически важные характеристики для разработки нового продукта. QFD начинается со сбора потребностей заказчика, что также называется «мнением заказчика» (voice of the customer, VOC). Затем данные потребности объективно сортируются и приоритезируются, а также устанавливаются цели для их достижения. Во время семинаров по требованиям зачастую разрабатываются пользовательские истории — краткие текстовые описания требуемой функциональности. Пользовательские истории описывают заинтересованную сторону, которая получает пользу от свойства продукта (роль), что заинтересованной стороне необходимо достичь (цель) и пользу для заинтересованной стороны (мотивацию). Пользовательские истории широко используются в рамках гибких (agile) методов. Методы группового творчества. Для выявления требований к проекту и продукту могут организовываться различные групповые мероприятия. Ниже представлены некоторые из методов группового творчества: Мозговой штурм. Метод, применяемый для генерации и сбора разнообразных идей, связанных с требованиями к проекту и продукту. Хотя сам по себе мозговой штурм не включает голосование или приоритезацию, его часто используют с другими методами группового творчества, которые предусматривают данные процессы. 4 Метод номинальных групп. Метод, расширяющий мозговой штурм путем процесса голосования, используемого для ранжирования наиболее полезных идей для последующего мозгового штурма или приоритезации. Построение ассоциативных карт. Метод, в котором идеи, возникшие во время отдельных сессий мозгового штурма, объединяются в одну карту с целью отражения общности и различий в понимании и для генерирования новых идей. Диаграмма сходства. Метод, позволяющий классифицировать большое количество идей по группам с целью обзора и анализа. Анализ решений на основе множества критериев. Метод, использующий матрицу решений для обеспечения систематического аналитического подхода к установлению критериев, таких как уровни рисков, неопределенность и определение ценности, для оценивания и ранжирования многочисленных идей. Методы группового принятия решения. Метод группового принятия решений — это процесс оценки различных альтернатив с ожидаемым результатом в форме будущих действий. Данные методы могут быть использованы для создания, классификации и приоритезации требований к продукту. Существуют различные методы принятия группового решения, например: Единогласие. Принятие решения посредством согласия каждого с единым курсом действий. Один из способов достижения единогласия — это метод Дельфи, при котором группа выбранных экспертов отвечает на вопросы анкет, а также высказывает мнение относительно ответов, полученных в течение каждого раунда сбора требований. Для обеспечения анонимности доступ к ответам имеет только модератор. Большинство. Решение, которое принимается при поддержке более чем 50 % участников группы. Наличие в группе нечетного количества участников может обеспечить принятие решения и исключить ситуацию равного количества голосов. Относительное большинство. Выбирается решение самого большого блока в группе, даже если не достигнуто большинство голосов. Данный метод обычно используется, когда предлагается более двух вариантов для выбора. Диктатура. Данный метод предполагает, что одно лицо принимает решение за всю группу. Все данные методы группового принятия решений можно применять в рамках методов группового творчества, которые используются в процессе сбора требований. 5 Анкеты и опросы. Анкеты и опросы представляют собой письменные наборы вопросов, разработанные с целью быстрого сбора информации у большого числа респондентов. Опросы и/или анкеты лучше всего подходят для работы с различными по составу аудиториями, когда требуется быстрый сбор информации, когда респонденты территориально распределены и где допускается применение статистического анализа. Наблюдения. Наблюдения предоставляют непосредственный способ рассмотрения отдельных лиц в окружающей их обстановке, а также того, как они исполняют свои обязанности или задачи и выполняют процессы. Наблюдения особенно полезны для детализированных процессов, когда люди, пользующиеся продуктом, не могут или не желают отчетливо изложить свои требования. Наблюдение также известно, как «рабочая тень» (job shadowing). Оно обычно осуществляется внешним наблюдателем, следящим за тем, как бизнес-эксперт выполняет свою работу. Также наблюдения могут осуществляться «наблюдателем-участником», который фактически исполняет процесс или процедуру, чтобы узнать, как они выполняются, и выявить скрытые требования. Прототипы. Прототипирование представляет собой метод получения предварительных отзывов относительно требований путем предоставления рабочей модели ожидаемого продукта, прежде чем создавать продукт в действительности. Поскольку прототипы реальны, это позволяет заинтересованным сторонам экспериментировать с моделью конечного продукта, а не ограничиваться обсуждением абстрактных представлений своих требований. Прототипы поддерживают концепцию последовательного уточнения в итеративных циклах создания экспериментальных моделей, проведения экспериментов пользователем, формирования отзывов и пересмотра прототипа. После проведения достаточного числа циклов обратной связи, требования, полученные с помощью прототипа, оказываются в достаточной мере полными для перехода к фазе проектирования или создания. Раскадровка (storyboarding) — это метод прототипирования, использующий последовательность или навигацию в рамках серии изображений или иллюстраций. Раскадровка используется в различных проектах во многих отраслях, например, при создании фильмов, в рекламе, педагогическом проектировании, в проектах гибкой (agile) разработки и других проектах разработки программного обеспечения. При разработке программного обеспечения в раскадровке используются экспериментальные модели, чтобы продемонстрировать возможности 6 навигации по веб-страницам, экранам или другим интерфейсам пользователей. Бенчмаркинг. Бенчмаркинг — это сравнение используемых или запланированных к использованию практик, таких как процессы и операции, с практиками сопоставимых организаций для выявления лучших практик, генерирования идей в отношении улучшений и предоставления основы для измерения эффективности, и результативности. Во время бенчмаркинга возможно сравнение как внутренних, так и внешних организаций. Контекстные диаграммы. Контекстные диаграммы являются примером модели содержания. Контекстные диаграммы визуально отображают содержание продукта, показывая бизнес-систему (процесс, оборудование, компьютерную систему и т. д.) и то, как люди и другие системы (действующие лица) взаимодействуют с ней. Контекстные диаграммы демонстрируют входы бизнессистемы, действующих лиц, обеспечивающих вход, выходы бизнес-системы и действующих лиц, получающих выход. Анализ документов. Анализ документов используется для выявления требований путем анализа существующей документации и идентификации информации, которая имеет отношение к требованиям. Существует множество документов, которые можно проанализировать для выявления надлежащих требований. Примеры документов, подлежащих анализу, включают в себя: бизнес-планы, маркетинговые материалы, соглашения, запросы предложений, действующий порядок процессов, логические модели данных, репозитории бизнес-правил, документацию по прикладному программному обеспечению, документацию по бизнес-процессам или интерфейсам, сценарии использования, другую документацию по требованиям, журналы проблем, политики, процедуры и нормативную документацию, такую как законы, кодексы или предписания и т. д. Инструменты и методы определения содержания: Экспертная оценка Экспертная оценка часто используется для анализа информации, необходимой для разработки описания содержания проекта. Подобная оценка и экспертиза применяются в отношении любых технических деталей. Такая экспертиза предоставляется любым лицом или группой лиц, обладающими специальными знаниями или подготовкой, и доступна из множества источников, включающих в себя следующие: o другие подразделения в рамках организации; o консультанты; 7 o заинтересованные стороны, в том числе заказчики или спонсоры; o профессиональные и технические ассоциации; o промышленные группы; o эксперты по предметной области. Анализ продукта Анализ продукта может стать результативным инструментом для проектов, поставляемым результатом которых является продукт, в отличие от услуги или результата. В каждой прикладной области существует один или несколько общепринятых методов перевода высокоуровневых описаний продукта в описание осязаемых поставляемых результатов. Анализ продукта включает в себя методы, такие как иерархическое разбиение продукта, системный анализ, анализ требований, системная инженерия, функционально-стоимостной анализ и анализ ценности. Формирование альтернатив. Формирование альтернатив — это метод, используемый для разработки как можно большего количества возможных вариантов для определения различных подходов к выполнению работ проекта. Может применяться множество методов общего менеджмента, таких как мозговой штурм, латеральное мышление, анализ альтернатив и т. д. Семинары с участием модератора. Участие в данных интенсивных рабочих обсуждениях ключевых сторон с различными ожиданиями и/или специализирующихся в различных областях помогает достичь межфункционального и общего понимания целей и границ проекта. Описание содержания проекта. Описание содержания проекта — это изложение содержания проекта, основных поставляемых результатов, допущений и ограничений. Описание содержания проекта документирует все содержание, включая содержание проекта и продукта. В нем детально описаны поставляемые результаты проекта и работы, которые необходимо выполнить для получения этих поставляемых результатов. Описание содержания проекта также формулирует общее понимание содержания проекта заинтересованными сторонами. Оно может содержать явные исключения из содержания, что может помочь в управлении ожиданиями заинтересованных сторон. Оно позволяет команде проекта осуществлять более детальное планирование, направляет работу команды проекта во время исполнения и предоставляет базовый план для оценки того, попадают ли запросы на изменения или дополнительная работа в границы проекта. Степень и уровень детализации, с которой описание содержания проекта определяет работу, которая будет выполнена, и работу, которая исключена, могут помочь определить, насколько хорошо команда управления проектом может контролировать содержание всего проекта. 8 Подробное описание содержания проекта либо непосредственно, либо в виде ссылок на другие документы включает в себя: Описание содержания продукта. Последовательно уточняет характеристики продукта, услуги или результата, описанного в уставе проекта или в документации по требованиям. Критерии приемки. Набор условий, которые должны быть выполнены до того, как поставляемые результаты будут приняты. Поставляемый результат. Любой уникальный и поддающийся проверке продукт, результат или способность оказывать услугу, которые необходимо произвести для завершения процесса, фазы или проекта. Поставляемые результаты также включают в себя вспомогательные результаты, такие как отчеты и документы по управлению проектом. Данные поставляемые результаты могут быть описаны обобщенно или с высокой степенью детализации. Исключения из проекта. Как правило, определяет, что исключено из проекта. Явная формулировка того, что именно находится вне содержания проекта, помогает управлять ожиданиями заинтересованных сторон. Ограничения. Ограничивающий фактор, влияющий на ход исполнения проекта или процесса. Ограничения, выявленные в описании содержания проекта, перечисляют и описывают конкретные внутренние или внешние пределы, или ограничивающие условия проекта, связанные с его содержанием, которые оказывают влияние на исполнение проекта, например, предопределенный бюджет, любые ограничивающие даты или контрольные события расписания, которые определены заказчиком или исполняющей организацией. Когда проект выполняется в рамках соглашения, положения этого соглашения, как правило, являются ограничениями. Информация об ограничениях может быть указана в описании содержания проекта или в отдельном журнале. Допущения. Фактор в рамках процесса планирования, который считается верным, реальным или определенным без предоставления доказательств и без демонстрации. Также описывается потенциальное воздействие данных факторов в случае, если они окажутся ошибочными. Команды проектов часто выявляют, документируют и подтверждают допущения в рамках проводимого ими процесса планирования. Информация о допущениях может быть указана в описании содержания проекта или в отдельном журнале. Хотя устав проекта и описание содержания проекта иногда воспринимаются как материалы, в определенной степени дублирующие друг друга, они различаются уровнем детализации. Устав проекта содержит высокоуровневую информацию, а описание содержания проекта — подробное описание элементов содержания. Данные элементы последовательно уточняются в течение проекта. 9 Вопрос 2. Создание ИСР. Создание иерархической структуры работ (ИСР) — это процесс разделения поставляемых результатов проекта и работ проекта на меньшие компоненты, которыми легче управлять. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он предоставляет структурированное видение того, чего необходимо достичь. ИСР — это иерархическая декомпозиция полного содержания работ, выполняемых командой проекта для достижения целей проекта и создания требуемых поставляемых результатов. Каждый нисходящий уровень ИСР включает все более подробное определение работ проекта. ИСР окончательно оформляется с помощью отнесения каждого пакета работ к тому или иному контрольному счету и присвоения каждому пакету работ уникального идентификатора по коду учета. Данные идентификаторы предоставляют структуру для иерархического суммирования информации о стоимости, расписании и ресурсах. Контрольный счет — это элемент управления, посредством которого содержание, бюджет, фактическая стоимость и расписание объединяются и сравниваются с освоенным объемом для измерения исполнения. Контрольные счета помещаются в выбранных точках управления в ИСР. Каждый контрольный счет может включать один или несколько пакетов работ, но каждый пакет работ должен быть привязан только к одному контрольному счету. Контрольный счет может включать в себя один или несколько пакетов планирования. Пакет планирования — это компонент иерархической структуры работ, отнесенный к контрольному счету, с известным содержанием работ, но без детальных операций расписания. Словарь ИСР. Словарь ИСР — это документ, в котором содержится подробная информация о поставляемых результатах, операциях и расписании в отношении каждого компонента в ИСР. Словарь ИСР представляет собой документ, который дополняет ИСР. Информация в словаре ИСР включает в себя: идентификатор кода учета; описание работ; допущения и ограничения; ответственную организацию; контрольные события расписания; связанные операции расписания; требуемые ресурсы; оценки стоимости; требования к качеству; критерии приемки; технические ссылки; информацию по соглашениям. 10 Запланированные работы содержатся в элементах ИСР самого нижнего уровня, которые называются пакетами работ. Пакет работ может использоваться для группировки операций, на уровне которых составляется расписание работ и проводится их оценка, осуществляется мониторинг и контроль. В контексте ИСР «работа» означает продукты или поставляемые результаты работ, являющиеся результатами операций, но не сами операции. План управления содержанием. План управления содержанием определяет процедуру создания ИСР из подробного описания содержания проекта, а также порядок поддержки и одобрения ИСР. Описание содержания проекта. Описание содержания проекта описывает работы, которые будут исполнены, и исключенные работы. В нем также перечислены и описаны конкретные внутренние или внешние пределы, или ограничивающие условия, которые могут повлиять на исполнение проекта. Документация по требованиям. Подробная документация по требованиям важна для понимания того, что должно быть произведено в качестве результата проекта и что необходимо сделать, чтобы реализовать проект и предоставить его конечные продукты. Факторы среды предприятия. Отраслевые стандарты ИСР, имеющие отношение к характеру проекта, могут использоваться в качестве внешних справочных материалов в ходе создания ИСР. Например, в инженерных проектах можно использовать стандарт ISO/IEC 15288 «Системная инженерия. Процессы жизненного цикла систем», чтобы создать ИСР для нового проекта. Активы процессов организации. Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс создания ИСР, включают в себя: политики, процедуры и шаблоны для ИСР; архивы предыдущих проектов; извлеченные уроки из предыдущих проектов. Декомпозиция. Декомпозиция — это метод, предполагающий разбиение содержания и поставляемых результатов проекта на более мелкие и легко управляемые элементы. Пакет работ — это элемент работ, расположенный на самом низком уровне иерархической структуры работ, для которого возможна оценка стоимости и длительности, а также управление ими. На уровень декомпозиции зачастую влияет степень контроля, необходимого для эффективного управления проектом. Уровень детализации пакетов работ различается в зависимости от масштаба и сложности проекта. Декомпозиция всей совокупности работ 11 проекта до пакетов работ обычно включает в себя следующие операции: определение и анализ поставляемых результатов и соответствующих работ; структурирование и организацию ИСР; декомпозицию верхних уровней ИСР на детализированные компоненты более низких уровней; разработку и присвоение идентификационных кодов компонентам ИСР; проверку приемлемости степени декомпозиции поставляемых результатов. На рис. 1 показана часть ИСР с некоторыми ответвлениями ИСР, декомпозированными до уровня пакетов работ. Экспертная оценка. Экспертная оценка часто используется для анализа информации, необходимой для декомпозиции поставляемых результатов проекта до меньших компонентов с целью создания эффективной ИСР. Такая экспертная оценка и экспертиза применяются в отношении технических деталей содержания проекта и используются для устранения разногласий по поводу наилучшего разбиения всего содержания проекта. Данную экспертизу могут предоставлять как группы, так и отдельные лица, имеющие специальное образование, знания, опыт или подготовку по аналогичным проектам или областям бизнеса. Экспертную оценку также можно получить в виде предварительно определенных шаблонов, помогающих эффективно разложить на компоненты типовые поставляемые результаты. Такие шаблоны могут использоваться в конкретной отрасли или дисциплине, или могут быть созданы в процессе работы над подобными проектами. Руководитель проекта в сотрудничестве с командой проекта определяет окончательную декомпозицию содержания проекта до отдельных пакетов работ, которые будут использоваться для эффективного управления работами проекта. 12 Рис. 1. Пример декомпозиции ИСР до пакетов работ Структура ИСР может создаваться с помощью различных подходов. Некоторые популярные методы включают принцип нисходящего анализа, использование руководящих указаний конкретных организаций и применение шаблонов ИСР. Во время интеграции подкомпонентов можно использовать принцип восходящего анализа. Структура ИСР может быть создана в различных формах, например: в качестве второго уровня декомпозиции используются фазы жизненного цикла проекта, на третьем уровне расположены поставляемые результаты, относящиеся к проекту и продукту, как показано на рис. 2; в качестве второго уровня декомпозиции используются основные поставляемые результаты, как показано на рис. 3; используются подкомпоненты, которые могут разрабатываться организациями, не входящими в команду проекта, например работающими по договору. В таких случаях продавец разрабатывает поддерживающую договор ИСР как часть работы по договору. 13 Рис. 2. Пример ИСР, организованной по фазам Рис. 3. Пример ИСР по основным поставляемым результатам Для декомпозиции компонентов ИСР верхнего уровня требуется разделение работ по каждому поставляемому результату или подкомпонентам на основополагающие элементы, где компоненты ИСР представляют собой поддающиеся проверке продукты, услуги или результаты. ИСР может быть структурирована в виде схемы, 14 организационной диаграммы или другим методом, отражающим иерархическое разбиение. Проверка правильности декомпозиции требует удостоверения в том, что компоненты ИСР низкого уровня — это именно те компоненты, которые необходимы и достаточны для создания соответствующих поставляемых результатов более высокого уровня. Различные поставляемые результаты могут иметь различные уровни декомпозиции. Работы по некоторым поставляемым результатам достаточно декомпозировать всего лишь до следующего уровня, чтобы достичь уровня пакетов работ, однако для других могут потребоваться дополнительные уровни декомпозиции. По мере декомпозиции работ до более глубоких уровней детализации возможность планирования, управления и контроля работ расширяется. Однако чрезмерная декомпозиция может привести к непродуктивным управленческим трудозатратам, неэффективному использованию ресурсов, снижению эффективности выполнения работ и сложности консолидации данных различных уровней ИСР. Декомпозиция может оказаться невозможной для поставляемых результатов или подкомпонентов, которые будут выполняться в далеком будущем. Команда управления проектом обычно дожидается согласования поставляемого результата или подкомпонента, чтобы иметь возможность разработать соответствующие детали ИСР. Этот метод иногда называют «планированием методом набегающей волны». ИСР отображает все работы, связанные с продуктом и проектом, включая работы по управлению проектом. Все содержание работ на самых нижних уровнях должно сворачиваться в более высокие уровни, чтобы ничего не было пропущено и не выполнялась лишняя работа. Иногда это называют «правилом 100 %». Для получения дополнительной информации по ИСР обратитесь к Практическому стандарту по иерархическим структурам работ - Второму изданию (Practice Standard for Work Breakdown Structures - Second Edition). Этот стандарт содержит конкретные отраслевые примеры шаблонов ИСР, которые могут быть адаптированы к конкретным проектам в определенных прикладных областях. Создание ИСР: Базовый план по содержанию. Базовый план по содержанию — это одобренная версия описания содержания, иерархической структуры работ (ИСР) и связанного с ними словаря ИСР, которая может быть изменена только с помощью формальных процедур контроля изменений и используется как основа для сравнения. Он является компонентом плана управления проектом. Компоненты базового плана по содержанию включают в себя: Описание содержания проекта. Описание содержания проекта включает в себя изложение содержания проекта, основных поставляемых результатов, допущений и ограничений.
|
|
|
Скачать 180.21 Kb.