расчеты и графики Excel. 1. основные правила работы в excel
 Скачать 395 Kb.
|
|
ВВЕДЕНИЕ Удобство группировки данных и расчётов в виде таблиц общепризнанно. Именно поэтому стали очень популярными специальные программы, облегчающие ввод в ЭВМ табличных данных и всевозможные манипуляции над ними. Такие программы называют табличными процессорами. В настоящее время наиболее популярными из них являются программы Excel , входящие в пакет Microsoft Office разных версий для Windows. В данных методических указаниях изложены основные приёмы ввода информации, выполнения разных по сложности вычислений и построения диаграмм средствами Excel 2000, а также приводятся задания для самостоятельной работы, без которой невозможно получение устойчивых навыков работы на компьютере. Для более полного ознакомления с возможностями табличного процессора Excel и другими примерами их использования можно обратиться, например, к [1– 6]. 1. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ В EXCEL
1.2. Основные понятия Excel Главное окно Excel аналогично окнам других приложений Windows. Его вид представлен на рисунке. Файл документа, созданного в Excel , имеет расширение .xls и называется рабочей книгой. Книга состоит из отдельных листов. На них можно располагать данные, формулы, которые их обрабатывают, пояснительные тексты, индивидуальные программы пользователя для сложной обработки данных и т. д. Листам можно присваивать удобные имена или пользоваться шаблонными именами "Лист1", "Лист2" и т. д. Заказ листа для работы – (Л’) на ярлычке листа, изменение имени – (Л”) на нём и, затем, набор нового имени вместо выделенного старого. Рабочее поле листа разбито на ячейки. Каждая ячейка стоит на пересечении столбца и строки. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита, строки – числами. В адресе ячейки первым указывается столбец. Адрес активной ячейки, в которую поступает информация, набираемая на клавиатуре, указывается в адресном поле строки формул. Примеры адресов ячеек: V5, DA3, A78 и т. д. ( но не 5V, 3DA, 78A). Группа ячеек, которая обрабатывается одной командой, называется блоком. Прямоугольный блок ячеек задаётся адресами концов любой его диагонали, указанными через ":". Если блок имеет сложную форму, его разбивают на прямоугольные фрагменты и перечисляют их координаты через ";". Примеры блоков: А3:А3 – блок из одной ячейки, B2:D4 – блок из девяти ячеек (B2, C2, D2, B3, …, D4), Е2:Е4 – фрагмент столбца (Е2, Е3, Е4), А3:А6;D8:D12 – сложный блок из двух фрагментов столбцов. Если требуется сослаться на столбец (строку) целиком, в адресе указывают только одну компоненту. Пример: А:С – блок состоит из всех ячеек столбцов А, В и С, 12:34 – все ячейки строк с 12 по 34. Вместо стандартных адресов ячейкам и блокам можно присваивать имена, удобные пользователю. Способы, которыми это можно сделать, описаны в п. 1.9. 1.3. Выделение блока ячеек Ячейки, объединённые в блок, выделены рамкой и контрастным цветом. Одна из них (обычно верхняя левая) остаётся светлой. В неё можно вводить информацию, не снимая выделения с блока в целом. В правом нижнем углу выделена прямоугольная точка. Это маркер протягивания. Курсор мышки превращается на ней в тонкий крестик. (Л) этого крестика называется протягиванием. Результаты, к которым приводит протягивание в разных случаях, описаны ниже. Приёмы выделения прямоугольных блоков:
Если блок имеет сложную форму, первый фрагмент выделяется любым из перечисленных способов, а последующие добавляются к нему с помощью Чтобы снять выделение, достаточно сделать (Л’) или нажать любую клавишу навигации курсора без 1.4. Ввод текстов Текст вводится обычным способом, как на пишущей машинке или в документ Word. По умолчанию он прижимается к левому краю ячейки. Если в тексте часто встречаются повторяющиеся слова или выражения, ввод можно ускорить с помощью команды Сервис Автозамена…, которая действует также, как в Word’е. Для текстов, расположенных в столбец, Автозамена включается автоматически: после набора первых букв Excel допечатывает текст, который уже был введён в этот столбец и начинался так же. Допечатанный текст выделяется контрастным цветом. Если пользователя устраивает такая замена, он переходит в другую ячейку, в противном случае он продолжает набор сам. 1.5. Ввод чисел К числам относятся все данные, имеющие количественный смысл: арифметические числа, денежные суммы, даты, моменты времени и т. д. Единицы измерения при вводе опускаются. Если для удобства нужно видеть их на экране, их вводят в соседние ячейки как пояснительные тексты или выводят на экран с помощью команды Формат Ячейки… (вкладка Число). На экране числа прижимаются по умолчанию к правому краю ячейки. При вводе целая часть отделяется от дробной запятой, а не точкой, как это принято в большинстве языков программирования. На цифровой клавиатуре запятая вставляется автоматически при нажатии < . >. При вводе дат в качестве разделителя используют точку символьной клавиатуры. При вводе времени – двоеточие. Примеры: 1,5 – число, 1.5 – дата первое мая. 1:5 – время пять минут второго. Примечание. В некоторых диалоговых окнах клавиша < . > цифровой клавиатуры вводит точку. Если при работе в диалоговом окне Вы заметили это, следует набирать запятую на символьной клавиатуре. Если вводимые числа меняются с постоянным шагом, можно воспользоваться автозаполнением ячеек. Для этого следует:
Для ввода чисел, меняющихся по геометрической прогрессии, можно воспользоваться командой Правка Заполнить… Задание.
1.6. Ввод стандартных списков. Стандартными называются списки данных, постоянно хранящихся в памяти Excel. К ним относятся списки дней недели, месяцев и дней года и ряд других. Если ввести в ячейку какое-либо значение из списка и протянуть его в любом направлении, то в протянутые ячейки автоматически будут введены остальные элементы списка. Набор стандартных списков можно изменять. Для этого следует:
Задание.
1.7. Ввод формул Ввод формулы обязательно начинают со знака "=" и заканчивают нажатием клавиши Если в результате работы формулы рассчитывается несколько значений, перед её вводом следует выделить блок ячеек, в которых надо разместить результаты, набрать формулу по обычным правилам и закончить ввод комбинацией клавиш Арифметические действия в формулах обозначаются так же, как в языке Бейсик. Порядок выполнения действий такой же, как в арифметике.
В формулы можно вставлять как конкретные числа, с которыми проводятся расчёты, так и ссылки на ячейки, в которых они размещены. Адреса ячеек можно вводить непосредственно набивкой в английском регистре или с помощью (Л’) по нужной ячейке. Если в формуле используется блок ячеек, его адрес можно ввести с помощью (Л) по нужному блоку. При изменении данных в ячейках, на которые ссылается формула, происходит автоматический пересчёт её значения. Excel имеет большую библиотеку встроенных функций, облегчающих обработку данных. Поиск нужной функции и вставку её в формулу удобно делать с помощью Мастера функций (см. п. 1.8.). Для перехода в режим корректировки введённой формулы делают (Л”) на ячейке с неправильной формулой. Можно так же установить курсор на её ячейке и нажать клавишу Для ускорения ввода однотипных формул, последовательно использующих данные из некоторого блока, можно использовать протяжку или копирование (см. п. п. 1.3, 1.12). Задание. Введите в ячейки А1:А3 какие-либо числа. В ячейку В1 введите формулу x2-2y2+3z2, подставляя в явном виде вместо x, yи zте значения, которые указаны в А1, А2 и А3 соответственно. В ячейку В2 введите ту же формулу, ссылаясь на ячейки, в которых расположены нужные значения. Используйте при этом как прямую набивку адреса, так и (Л’) по ячейке. Измените числа, введённые в А1:А3. Измените коэффициент при y на –4. Проследите, как отражаются Ваши действия в строке формул и на рабочем поле листа. 1.8. Работа с Мастером функций При первом обращении к Мастеру функций во время набора формулы эту программу можно вызвать либо командой Вставка Функция…, либо кнопкой с надписью fxна стандартной панели инструментов. Если формула начинается с функции, знак "=" набирать необязательно, Мастер вставит его сам. Для второй и последующих функций в той же формуле Мастер вызывают через адресное поле в строке формул. Этим способом можно пользоваться сразу после ввода символа "=", с которого начинается формула (см. ниже). Работа Мастера разбита на два шага. На первом в правой части окна выделяется нужная функция. Для того чтобы облегчить её поиск, в левой части в поле Категория можно выделить нужный тип функций. По умолчанию всегда устанавливается тип "10 недавно использовавшихся". Пояснения по смыслу выбранной функции размещаются в нижней части окна и, если нужно, вызываются через справку. После того, как функция найдена, нажимают <ОК>. На втором шаге Мастер выдаёт окно с полями для ввода аргументов. В них можно вводить константы, ссылки на ячейки или блоки, арифметические или логические выражения. Способы ввода аргументов те же, что и при наборе формулы. Для удобства ввода можно с помощью (Л) переместить окно аргументов в другую часть экрана так, чтобы оно не загораживало ячейки с нужными данными. Справа от каждого поля выдаётся значение набранного аргумента, под полями всех аргументов – значение функции, внизу окна – значение всей формулы в целом. Если функция заканчивает формулу, можно нажать <ОК> или клавишу Если в аргумент одной функции входит другая функция, то она называется вложенной. Такую функцию можно вызвать только через адресное поле строки формул. По умолчанию в нём высвечивается последняя функция, с которой работал Excel . (Л’) по ней выдаёт сразу окно аргументов (второй шаг Мастера). Если нужно вставить другую функцию, (Л’) по кнопке в правой части адресного поля вызывает их список. В нём перечислены последние функции, с которыми работал Мастер. Если среди них нет нужной, заказывают строку Другие функции…, которая вызывает первое окно Мастера. Для того чтобы окончить работу с вложенной функцией и продолжать набор аргументов первой, следует сделать (Л’) по названию первой функции в информационном поле строки формул. Мастер функций допускает использование до семи вложенных функций. Задание. Введите в ячейки А1:А10 и В5:В10 какие-либо числа. В ячейку С1 с помощью Мастера функций введите формулу =СУММ(МАКС(А1:А10);МАКС(В5:В10);МИН(А1:А10);МИН(В5:В10)) 1.9. Присваивание имён ячейкам и блокам Excel содержит ряд средств для замены стандартных адресов на текстовые имена. Практика показывает, что это удобнее при ссылках на информацию из ячеек. Основное ограничение: текстовые имена не должны быть похожи на стандартные адреса ячеек. Например, нельзя использовать для ячейки В15 имя "х1". Самый простой способ создания имён заключается в следующем:
Кроме этого способа можно использовать команды меню. Основные из них:
Для удаления уже существующих имён надо:
Задание. Введите в ячейки А3:I3 какие-либо тексты, в ячейки под ними – числа. Присвойте через адресное поле ячейке А4 имя, совпадающее с текстом в А3, а ячейке В4 – не совпадающее с текстом в В3. Для ячеек С4:I4 создайте имена с помощью других команд. Проследите по адресному полю, как теперь обозначает Excel эти ячейки. В А5 введите формулу =А4+В4*С4, в В5 – ту же формулу, но используя новые имена ячеек ( либо прямой набивкой, либо по (Л’) ). 1.10. Использование подписей данных Подписью столбца (строки) называется любой текст, размещённый сверху (слева) вплотную к данным. Подпись – это обобщённое название всех ячеек, расположенных ниже (правее) ячейки, в которой она расположена. Пример: в ячейках А20:А30 размещены аргументы функции, в ячейках В20:В30 – формулы, вычисляющие её значения. Если в А19 и В19 ввести соответственно слова "аргумент", "функция" или просто "х", "у", то они являются подписями всех данных, расположенных ниже А19 (даже, если они введены с пропусками ячеек). Подписи, так же как и имена, можно использовать в формулах вместо стандартных адресов. Для этого надо в группе "Параметры книги" команды Сервис Параметры… (вкладка Вычисления) установить флажок на параметре "Допускать названия диапазонов". Отличие подписи от имени блока в следующем: имя всегда обозначает ограниченное число заранее указанных ячеек, а подпись – все ячейки под нею (как уже заполненные данными, так и пока пустые). 1.11. Правка информации Самый простой способ – повторно ввести в ячейку новую информацию. Если это нежелательно, можно перейти в режим правки с помощью (Л”) на нужной ячейке. Можно так же установить курсор на эту ячейку и нажать клавишу Для ввода одинаковых исправлений в несколько ячеек удобно пользоваться командой ПравкаЗаменить… Перед вызовом команды следует выделить блок, в котором надо сделать одинаковые исправления. Параметры окна Заменить, вызываемого командой, понятны по здравому смыслу. Для очистки ячеек выделяют нужный блок и нажимают Отменить неверные изменения до выхода из режима правки можно клавишей 1.12. Копирование и перемещение информации |