Функции менеджмента. Курс менеджмент. 1. Понятие сущность и взаимосвязь функций в системе менеджмента
 Скачать 55.42 Kb.
|
|
[1]. В свою очередь тактическое планирование, как правило, охватывает плановый горизонт на 1-2 года и является периодическим планированием. Пример тактического планирования: вы планируете увеличить объёмы продаж. Для начала необходимо продумать, за счёт чего вы увеличите объёмы продаж (расширение географии, привлечение новых клиентов или увеличение объёма заказов существующими клиентами). Также необходимо оценить свою готовность к повышению объёмов продаж, так как они могут потребовать дополнительных ресурсов. Теперь можете приступать к тактическому плану - программе действий. «Решения, принимаемые на этапе тактического планирования, относятся к способам эксплуатации регламентированной и сверхурочной рабочей силы, управлению распределением ресурсов для нужд производства, созданию страховых запасов, решению вопросов логистики». Некоторые виды планирования: Последовательное планирование Скользящее планирование Жесткое планирование Гибкое планирование По результатам SWOT-анализа (внутреннего анализа) менеджер может начинать поиск различных стратегий, которым может следовать фирма, чтобы извлечь максимум преимущества из имеющихся возможностей. Ошибка, которую часто совершают необученные сотрудники, заключается в том, что они перескакивают от цели к тактическому планированию, пропуская стратегическое. Это не будет работать. Это ни к чему не приводит, поскольку если тактический план и его задачи не согласованы со стратегическим планом, то выполнение тактического плана пойдет по неверному пути. Основные недостатки действующей в наше время системы планирования сводятся к следующему. Предприятия необоснованно отказались от перспективного планирования, мотивируя это неопределенностью условий хозяйствования и динамизмом внешней среды. Хотя опыт показывает, что организации, планирующие свою деятельность, функционируют более успешно, чем организации, не планирующие свою деятельность. Таким образом, стратегические и тактические планирования тесно связаны друг с другом. Организация проводит свою работу успешно, если эти оба планирования присутствуют в деятельности организации. Без какого-либо планирования организация не может продвигаться вперед. Поэтому планирование играет очень важную роль в организации и даже в жизни человека. 2.2 Организация как функция управления Для достижения своих целей люди вынуждены объединяться и осуществлять совместную деятельность, которая будет более эффективной, если для каждого члена общности определено, что он должен делать, за что он несет ответственность, кто контролирует его деятельность, т.е. определена его роль в этом обществе. Применительно к социальной системе можно говорить о роли работника в организации — организационной роли, совокупность и взаимосвязи которой с другими образуют организационную структуру. Сопоставляя организацию с функцией планирование, можно отметить, что планирование определяет, что именно будет делать организация, в то время как организационная деятельность определяет структуру организации и условия для обеспечения ее функционирования (обеспечение персоналом, материалами, финансовыми и другими ресурсами). Таким образом, организационная деятельность включает в себя такие составляющие, как: процесс формирования структуры организации (организационной структуры), т.е. его деление на подразделения и установление связей между ними; организация процесса работы. Для их реализации важнейшими направлениями организационной деятельности являются: определение норм управляемости, т.е. определение того количества людей, которым эффективно может управлять руководитель; взаимоотношение полномочий и ответственности, которые связывают руководителей разных уровней и их подчиненных. Организационная деятельность осуществляется с учетом ее принципов и состоит из соответствующих этапов. Принципы организационной деятельности В основе построения организационных структур лежат два основных принципа: принцип единства цели, согласно которому организационная структура является эффективной, если она способствует сотрудничеству людей при достижении целей организации; принцип эффективности, согласно которому организационная структура является эффективной, если она способствует достижению людьми целей при минимальных нежелательных последствиях или издержках. При этом под издержками понимаются не только затраты материальных и финансовых ресурсов. Сюда также относится индивидуальная и групповая удовлетворенность или неудовлетворенность сотрудников существующей структурой организации. С точки зрения сотрудника структура является эффективной, если она: не допускает информационных потерь и ошибок; обеспечивает удовлетворение от работы; имеет четкие линии подчиненности и распределения ответственности; позволяет участвовать в принятии решений; обеспечивает необходимый социальный статус и придает уверенность в будущем; обеспечивает престижный уровень заработной платы. При осуществлении организационной деятельности, так же как и при любой другой деятельности, помимо прямой и видимой эффективности всегда существуют еще и внешние эффекты, учет которых всегда достаточно сложен, а зачастую и невозможен. Это можно продемонстрировать на следующем примере. Пусть в некой организации у каждого из руководителей подразделений работает сотрудница — делопроизводитель, выполняющая машинописную и другие виды организационно-технической работы для всего подразделения. При этом очевидно, что: загрузка сотрудниц различна; технические средства используются неэффективно; между сотрудницами возможны конфликты, так как выполняя различные объемы работ, они получают одинаковую заработную плату. Для преодоления всего этого, возможно, покажется целесообразным создание в организации единой службы делопроизводства для всех подразделений. Очевидными достоинствами данного организационного преобразования являются более равномерная загрузка всех сотрудниц и возможное сокращение штатов, что может привести к ликвидации причин конфликтов. Видимая эффективность такого преобразования налицо. Вместе с тем руководители подразделений лишаются возможности оперативно готовить срочные документы. Вследствие этого принимаемые решения не смогут быть быстро документально оформлены, что может привести к ощутимым потерям для организации в целом. Таким образом, проводя какие-либо организационные преобразования в рамках отдельной функции управления или отдельного подразделения, важно не преувеличивать эффективность такого мероприятия для узкой сферы, что легко определить. Необходимо иметь в виду то, как эти изменения скажутся на эффективности работы всей организации, что посчитать значительно сложнее, а иногда вообще невозможно. Процесс организационной деятельности включает следующие этапы. Установление целей организации. Выявление и классификация видов деятельности, необходимых для достижения целей. Группировка этих видов деятельности, исходя из максимально эффективного использования имеющихся ресурсов. Формирование структурных подразделений, определение их целей и закрепление за ними групп видов деятельности. Наделение руководителей подразделений полномочиями, достаточными для достижения стоящих перед ними целей. Вертикальная и горизонтальная взаимосвязь этих подразделений с помощью должностных связей и информационных потоков. 2.3 Мотивация как одна из основных функций менеджмента В нынешних условиях рыночной экономики одной из важнейших целей каждой страны является обеспечение должной конкуренции на рынке. Подобная политика вынуждает организации придерживаться такой стратегии, которая поможет предприятию приобрести стабильное положение, укрепить свои позиции и развиваться в условиях гибкой и динамичной конкуренции. Каждая организация всегда стремится привлекать таких сотрудников, которые смогут достичь всех целей организации, наиболее эффективно используя умственные и физические возможности.27 Ни одна система управления не будет работать с максимальной эффективностью, если она не будет включать в себя действующую систему мотивации. Мотивированный персонал — это залог успешной работы и поступательного движения организации в направлении реализации её стратегии и упрочения её положения на рынке в целом. Сотрудники — это самый важный ресурс любого предприятия. Именно на них основывается общий успех предприятия и именно их результаты являются ключевыми. Эффективность работы любого предприятия зависит от того, насколько его сотрудники заинтересованы в достижении результатов. Если у сотрудников предприятия нет заинтересованности, то достичь больших результатов будет очень трудно. Сущность функции мотивации как функции управления персоналом сводится к тому, чтобы сотрудники предприятия выполняли свои обязанности эффективно и качественно, в соответствии со своими интересами и целями. В настоящее время мотивация является частью кадровой политики и системы, стимулирующих к повышению качества труда мер. Мотивация - функция управления, реализующая комплекс воздействий, направленных на изменение системы ценностей и соответственно иерархии мотивов деятельности работников организации[2]. В деятельности человека мотивация оказывает воздействие на такие характеристики деятельности, как усилия, старания, настойчивость, добросовестность и нацеленность. Для того, чтобы работники хотели хорошо и эффективно работать нужно их мотивировать на труд. Существуют внешние и внутренние стимулы, побуждающие к работе. К внешним стимулам относят зарплату, комфортные условия работы, социальные гарантии, надёжность предприятия, признание руководством заслуг работника и многое другое. К внутренним стимулам относят желание выполнять работу, чувство ответственности за работу, желание видеть результат своей работы, интерес к своей работе, чувство справедливости. Мотивацию сотрудников можно подразделить на материальную и нематериальную[3]. Материальная мотивация — это очень эффективный способ поощрения сотрудников к тому, чтобы они стремились к выполнению своих заданий качественно и быстро. Именно материальная мотивация персонала считается самой лучшей у нас в стране, так как другие способы не приносят нужных результатов. Центральная роль в системе материального стимулирования труда принадлежит заработной плате. Она остаётся для большинства работников основным источником доходов, а значит, заработная плата будет и в перспективе наиболее мощным стимулом повышения результатов деятельности предприятия. Для того чтобы получить реальную отдачу от сотрудника, размер ожидаемого вознаграждения должен быть существенным, иначе это может вызвать еще большее нежелание выполнять свои служебные обязанности. Одним из самых распространенных способов материальной мотивации являются квартальные или ежемесячные премии, а также премия за выслугу лет. Некоторые предприятия, также делающие ставку на квалификацию своих сотрудников, в качестве материальной мотивации предусматривают иной способ - премию за профессионализм. Это поощрение назначается по результатам аттестации, оценивающей результаты работы сотрудника и его соответствие занимаемой должности. Следует отметить, что при всей эффективности и универсальности денежных поощрений, ограничение только материальной мотивацией не принесет желаемого результата. Члены любого коллектива — это люди с разными жизненными ценностями и установками, к тому же выдачей премий и бонусов способствовать сплочению коллектива достаточно проблематично. Более того, материальные поощрения рассчитываются на основании результатов выполненной работы и могут варьироваться даже у людей, занимающих одинаковое положение в служебной иерархии. Все это нередко вызывает недовольство и мало способствует созданию здоровой атмосферы в коллективе. Во многих случаях просто необходима некая моральная компенсация и уравновешивающий фактор, в роли которого выступают методы нематериального поощрения. Нематериальная мотивация — это не денежная мотивация, а предоставление каких-либо услуг. К примеру, инспектору по кадрам нужно выдавать социальный пакет, в который входят фитнес, мобильная связь, оплата проезда к месту работы, питание, повышение квалификации за счёт работодателя; проводить корпоративные мероприятия, совместный отдых; возможность участия в благотворительных программах; выдавать билеты в театр. Часто на предприятиях можно заметить, что сотрудники недовольны своей работой. Чтобы этого избежать можно использовать некоторые сценарии и реакции на это, с целью поддержания сотрудника: сценарий - сотрудник постоянно жалуется на большую нагрузку. Причина - желание признания собственной значимости. Руководитель должен подчеркнуть значимость сотрудника и похвалить его за успехи. сценарий - сотрудник утверждает, что никто его не понимает. Причина - личностные комплексы и жизненные проблемы. В этом случае руководителю необходимо посочувствовать сотруднику, подтвердить, что в жизни часто имеет место непонимание. сценарий - сотрудник заранее утверждает, что с заданием не справится. Причина - низкая самооценка сотрудника. Тогда руководителю нужно поблагодарить сотрудника за его прогнозы, предложить ему попробовать выполнить задание и успокоить на случай возможных ошибок. Также для более эффективной работы предприятия можно проводить мотивационные мероприятия, такие как тренинги по командообразованию, общие сборы, сообщения по СМИ, поздравления и награждения, представленные в таблице 2.1. Эти мероприятия - важное средство обучения и передачи информации, проверки результатов и управления мнением работников. Таблица 2.1 - Мотивационные мероприятия для работников
Эти мероприятия помогут работникам при одном условии, если они осознают необходимость проведения таких мероприятий, но для этого конечно потребуется время. Таким образом, мотивация представляет собой сложный механизм, требующий постоянного обновления. Если руководитель хочет, чтобы его предприятие работало эффективно и приносило как можно больше прибыли, то ему необходимо подобрать правильный подход к сотрудникам, постоянно проводить мотивационные мероприятия, а также применять по отношению к работникам поощрительные методы. 2.4 Функция контроля Однако, по мнению автора, функция контроля имеет особое содержание и специфический характер в процессе управления. Так как может осуществляться как самостоятельно, так и быть неразрывно связанной с другими функциями управления. Рассмотрим данную связь подробнее. Причиной непрерывности планирования и контроля является постоянная неопределенность будущего. В процессе выполнения плана контроль позволяет заблаговременно обнаруживать отклонения фактических результатов хозяйственной деятельности от плановых. Реагируя на изменение текущей экономической ситуации, контроль стимулирует корректировку плановых задач на эффективное использование резервов и ресурсов, достижение оптимальных результатов работы и является одним из важных условий сбалансированности и качества планов. Функция организации представляет собой формирование или совершенствование структуры объекта и субъекта управления. А оптимальная организация деятельности субъектов контроля позволяет не только определить суть нарушения, их место и адресат исправления, но и повысить эффективность контроля и соответственно производительность труда. Действие контроля значительно усиливается, когда он тесно взаимосвязан с функцией мотивации. Отсутствие отклонений позволяет стимулировать деятельность моральными или экономическими методами, а при их наличии - добиваться этих же целей административным воздействием. Таким образом, смысл контроля как функции управления состоит в том, чтобы нацелить его на предотвращение и решение проблем, возникающих во внешней и внутренней среде организации, а также на эффективное использование благоприятных возможностей ситуационного управления. Следует отметить, что контроль определяют по-разному: как средство, фактор, форму, элемент, функцию, вид деятельности, систему, обратную связь, условие, регулятор, гарант, явление, институт, метод, правомочие, атрибут и т.д., что является следствием подхода к данному вопросу с точки зрения интересов представителей различных научных направлений. Рыночные отношения способствуют повышению потребности в достоверной информации о финансово- хозяйственной деятельности субъектов. Поэтому особая роль в управлении принадлежит именно контролю. При этом можно выделить следующие причины усиления внимание к контролю со стороны субъектов хозяйствования в современных условиях: повышение нестабильности внешней среды, а также необходимость продуманной системы действий по обеспечению выживаемости предприятия и избеганию кризисных ситуаций; усложнение системы управления предприятием; необходимость в непрерывном отслеживании изменений, происходящих во внутренней среде предприятий; информационный бум; общекультурное стремление к интеграции различных областей деятельности. Таким образом, можно сделать вывод, что на современном этапе контроль играет определяющую роль в процессе развития и функционирования предприятий. Для понимания сущности контроля как важной управленческой категории необходимо рассмотреть виды и формы контроля (Таблица 2.2). Таблица 2.2 - Классификация видов контроля |