Блок 1. Теория управления. блок 1. теория управления. 1. Предмет и методология теории управления
 Скачать 119.92 Kb.
|
|
15. Функция контроля. Контроль представляет собой процесс, обеспечивающий достижение системой поставленных целей. Процеесс контроля состоит из трех основных элементов: -установление стандартов деятельности системы, подлежащих проверке. Это может быть точное определение целей которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени или вытекающих из принятых планов; -измерение того, что было достигнуто и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами; -корректировка управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Модель процесса контроля Менеджмент Цыпкина с.304. Задача контроля состоит не столько в том, чтобы зафиксировать отклонение от установленного стандарта, а сколько в том, чтобы не допустить такого отклонения, достичь цели в намеченные сроки. Черты эффективного контроля: -своевременность – устранять отклонения, прежде, чем они примут опасные размеры; -ориентация на результат – важно проконтролировать результат выполнения работы, а не ее процесс; -экономичность – выгоды приносимые им должны превышать затраты на его проведение; -гибкость – корректировка процедур контроля и набора контролируемых параметров в зависимости от меняющейся ситуации; -простота – он, как правило, наиболее экономичный, эффективный, понятный работникам; -стратегический характер – контролировать достижение прежде всего достижение стратегических целей, а не промежуточных. Желательно избегать чрезмерного контроля над людьми, тем более из-за недоверия к ним, поскольку кроме пустой траты средств и лишних эмоций это ничего не дает. В то же время слабый контроль, а тем более бесконтрольность является признаком неэффективного управления. Различают следующие виды контроля: -предварительный – осуществляется до начала непосредственных работ. Его основная задача состоит в проверке готовности системы, ее персонала к работе; текущий – осуществляется непосредственно в ходе проведения работ; -заключительный – осуществляется после того, как работа выполнена. Технология контроля осуществляется по следующей схеме: -выбор концепции контроля (система, процесс, частная проверка); -определение целей контроля (целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля); -установление норм контроля (этические, производственные, правовые); -выбор методов контроля (диагностический, терапевтический); -определение объема и области контроля (сплошной, эпизодический, финансовый качества продукции и услуг). В последнее время в мировой практике получил широкое распространение бенчмаркинг – новый метод контроля, особая управленческая процедура внедрения в практику работы организации технологий, стандартов и методов работы лучших организаций-аналогов В процессе бенчмаркинга осуществляется поиск организаций (предприятий), которые показывают наивысшую эффективность, обучение их методам работы и реализации передовых методов в собственных условиях. 16. Методы управленческого воздействия. Управление осуществляется с помощью системы методов. Под методом управления понимается прием или способ воздействия на управляемую систему для достижения поставленных целей. Основу системы методов используемых в управлении составляет общенаучная методология, предусматривающая системный подход к решению проблем, а также применение таких методов как моделирование, экспериментирование, экономико-математические и социологические измерения и др. Системный подход используется как способ упорядочивания управленческих проблем при помощи которого осуществляется их структурирование, определяются цели решения, выбираются варианты, устанавливаются взаимосвязи и взаимозависимости элементов проблем, а также факторы и условия, оказывающие воздействие на их решение. Все большее значение в управленческой деятельности играет моделирование. Под моделями понимается представление объекта, системы или идеи в форме, отличной от самого объекта или системы. Главная особенность модели – упрощение реальной ситуации. При решение проблем управления наибольшее распространение получили модели теории игр, теории очередей, управления запасами, линейного программирования, имитационные, экономического анализа. Важное место в управлении занимают экономико-математические методы, базирующиеся на стыке экономики с математикой и кибернетикой. Экономико-математические методы используются для решения задач оптимизации планов, формирования цен, распределения ресурсов, составления моделей межотраслевого баланса, программно-целевого планирования и т.д. Подходы, способы, приемы, с помощью которых осуществляются различные виды управленческих работ, называются конкретными методами. Их классификация осуществляется по трем основным направлениям: управления функциональными подсистемами; выполнения функций управления; принятия управленческих решений. Первая группа методов связана со структурой организации, в которой имеется функциональное разделение труда по таким видам работ как маркетинг, инновации, производство, финансы, персонал и т. п. Например, при управлении подсистемой "Производство" используются такие методы как факторный анализ, функциональный анализ, программирования и др. При выполнении функции планирования используются методы экстраполяции, регрессивного анализа, построения сценариев, моделирования, мозговой атаки, экспертный, Дельфы, формирования дерева проблем и решений и т.д. Методы организации совместной деятельности чаще всего классифицируются на административные (организационно-распорядительные), экономические и социально-психологические. Административные методы позволяют формировать основные системы управления в виде устойчивых связей и отношений, регламентирующих права и ответственность подразделений и отдельных работников. Административное воздействие осуществляется в следующих формах: -прямое административное указание, имеющее обязательный характер для управляемой системы (приказ, распоряжение); -установление правил, регулирующих деятельность управляемой системы (положения о структурных подразделениях, нормативы); -разработка рекомендаций по организации и совершенствованию тех или иных процессов в управляемой системе (должностные инструкции, методические указания); -контроль и надзор за деятельностью управляемой системы. Административные методы не следует отождествлять с волевыми и субъективными методами руководства, то есть администрированием. Административные методы управления регламентированы нормативно-правовыми актами. Экономические методы. В группу экономических методов управления включают методы экономического стимулирования, ценообразования, финансирования, кредитования и др. Сущность экономических методов заключается в том, чтобы путем воздействия на экономические интересы работников и контрагентов с помощью цен, оплаты труда, кредита, прибыли, налогов и других экономических рычагов создать эффективный механизм работы управляемых систем. Под воздействием экономических методов управляемые процессы становятся более гибкими и адаптивными. Применение экономических методов обычно сочетается с относительным обособлением отдельных управляемых подсистем и повышением уровня их саморегулирования. Социально-психологические методы. Данные методы основываются на использовании моральных стимулов, особых способов коммуникации, образов, метафор и других приемов воздействия на эмоции людей. Среди способов мотивации поведения выделяют внушение, убеждение, подражание, вовлечение, принуждение, побуждение и др. Социально-психологические методы управления направлены в первую очередь на регулирование отношений между людьми путем оптимального подбора и расстановки персонала. В целях гуманизации труда особое внимание уделяется использованию психологического воздействия цвета, музыки, уменьшения монотонности работы, расширения творческих элементов в работе и т. д. Для выявления социально-психологических факторов развития управляемой системы используют такие методы как анкетирование, хронометраж, тестирование, наблюдения и т.д. В процессе принятия управленческих решений используются такие методы как номинальной групповой техники, Дельфы мозговой атаки и др. В практике управления, как правило, одновременно применяются различные методы, которые органически дополняют друг друга. Их эффективность зависит от того насколько субъект управления способен применить ту их совокупность, которая необходима в конкретной управленческой ситуации. 17. Понятие стратегического управления и его отличие от управления оперативного. Стратегическое управление – это такой вид управления организацией, который опирается на человеческий потенциал как ее основу, ориентирует деятельность на запросы и ожидания потребителей, осуществляет гибкое регулирование и своевременные изменения в организации, адекватные воздействию окружающей среды и позволяющие добиваться конкурентных преимуществ, что в конечном счете способствует выживанию организации и достижению своих целей в долгосрочной перспективе. Стратегическое управление имеет ряд отличий от управления оперативного, а именно: -элементом миссия организации в стратегическом управлении является выживание организации в долгосрочной перспективе посредством установления динамичного баланса с окружающей средой, а в оперативном управлении – производство товаров и услуг для потребителей; -стратегическое управление ориентировано на долгосрочную перспективу, а оперативное – на кратко- и среднесрочную; -основными факторами построения системы управления для стратегического управления являются люди, система информационного обеспечения и рынок, для оперативного управления – организационные структуры, техника, технологии; -при управлении персоналом стратегическое управление рассматривает работников как основу организации, источник благополучия, оперативное управлении как ресурсы организации, исполнителей работ; эффективность управления в стратегическом управлении выражается в том, насколько своевременно и точно организации в состоянии реагировать на новые запросы со стороны потребителей продукции и услуг и изменятся в зависимости от изменения окружающей среды, в оперативном управлении – максимизации прибыли, рациональном использовании имеющегося человеческого и производственного потенциала. Общая концепция того, как достигается главная цель (миссия) организации, решаются стоящие перед ней проблемы и распределяются необходимые для этого ресурсы получила в теории управления название управленческой стратегии. Понятие "стратегическое управление" было введено в теорию и практику управления на рубеже 60-70-х гг для того, чтобы обозначить различие между управлением на низшем уровне и управлением, осуществляемым на высшем уровне. Если на этапе стратегического планирования происходит выработка набора стратегий, то стратегическое управление конкретизирует и реализует эти стратегии. При этом стратегия рассматривается как долгосрочное качественно определенное развитие организации, определяемое ее миссией и касающееся сферы, средств и форм ее деятельности, системы взаимоотношений внутри организации, а также позиции организации в окружающей среде. Если цели организации определяют то, к чему стремится организация, что она хочет получить в результате своей деятельности, то стратегия дает ответ на вопрос, каким способом, с помощью каких действий организация сумеет достичь своих целей в условиях изменяющегося конкурентного окружения. Таким образом под стратегией управления понимается определение долгосрочных целей и задач развития управляемой системы (страны, региона, города, сельского поселения, отрасли, фирмы и т.п.), распределение ресурсов и формулирование управленческих действий для достижения этих целей. В процессе формирования стратегии необходимо дать ответы на следующие вопросы: какие направления управленческой деятельности необходимо развивать в приоритетном порядке, каковы потребности в капиталовложениях и какова возможная отдача по выбранным направлениям. Стратегия дополняется и конкретизируется тактикой (краткосрочная стратегия), разрабатываемой в ее развитие на среднем и низшем уровнях управления. В стратегическом управлении именно стратегия, а не тактика оказывает определяющее влияние на все характеристики управления: планирование, структуру, контроль, управление персоналом, информационные технологии и т.д. Роль стратегического управления видна на примере выхода из кризиса США, Германии, Японии. Так, в Японии механизм выработки и реализации стратегий управления был доведен до отдельных предприятий, сельских общин, каждого работника. В 50-е годы двадцатого столетия все японцы учились мыслить стратегически. "Забудь о сегодняшнем дне, думай о завтрашнем" – такова была установка для массового сознания. Отсутствие в России стратегических приоритетов ведет к тому, что различные уровни управления работают на "коротких программах", занимаются "латанием дыр", плывут по волне общественной жизни. По некоторым оценкам отставание нашей страны в области стратегического управления гораздо больше, чем в научно-технической сфере. Основными признаками стратегического управления являются: - в управлении основное внимание уделяется формулированию миссии и целей организации, которые имеют конкретное отражение в программе или плане стратегического развития; - все работники организации знают миссию и цели организации, они не являются достоянием только руководителей; - методология разработки управленческих решений имеет ярко выраженный стратегический характер. Существует анализ и оценка последствий решений относительно миссии, целей и стратегии организации. Отсутствие стратегического управления проявляется прежде всего в следующих двух формах: -организация планирует свою деятельность, исходя из того, что окружение либо не будет вообще меняться, либо в нем не будет происходить качественных изменений; -при нестратегическом управлении выработка программы действий начинается с анализа внутренних возможностей ресурсов организации, а основные тенденции развития внешней среды оказывается вне поля зрения. Наряду с явными преимуществами стратегическое управление имеет ряд недостатков и ограничений по его использованию, которые указывают на то, что и этот тип управления, равно как и все другие, не обладает универсальностью применения в любых ситуациях для решения любых задач. Среди них можно отметить следующие[59]: -стратегическое управление в силу своей сущности не дает, да и не может дать точной и детальной картины будущего. Это скорее качественное пожелание к тому, в каком состоянии должна находиться организация в будущем; -стратегическое управление не может быть сведено к набору рутинных процедур и схем, это, скорее, определенная философия или идеология управления; -требуется огромные усилия и большие затраты времени и ресурсов для того, чтобы в организации начал осуществляться процесс стратегического управления; -резко усиливаются негативные последствия ошибок стратегического предвидения; -при осуществления стратегического управления зачастую основной упор делается на стратегическое планирование 18. Основные методы стратегического анализа и формирования стратегий. Субъекты управления призваны тщательно анализировать состояние управляемой системы (страна, регион, муниципальное образование, отрасль, фирма, семья) и на основе лучших образцов (теоретических моделей) вырабатывать представление, чего они хотят достичь к определенному моменту времени. Такое видение представляет собой определение стратегических целей управляемой системы. В процессе стратегического планирования анализируется внешняя и внутренняя среда системы, выявляются ее сильные и слабые стороны, определяются возможные угрозы. Для того, чтобы правильно определить стратегию поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство должно иметь четкое представление о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития, а также внешней среде, тенденциях ее развития и месте, занимаемое в ней организацией. Внутренняя среда представляет собой совокупность внутренних факторов (объектов, процессов), так называемых внутренних переменных, придающих системе конкретное, присущее только ей лицо. Она включает: 1) цели; 2) персонал (способности, потребности, ожидания, восприятие, отношение, ценности); 3) технологии; 4) горизонтальное и вертикальное разделение труда; 5) культуру; 6) организационную структуру; 7) систему коммуникаций и пр. Внутренние переменные частично являются чем-то данным, частично возникают в результате предыдущих управленческих решений и могут, хотя и не полностью, контролироваться. Их корректировка или преодоление составляет суть управления. Внешняя среда системы – это совокупность внешних факторов, с которыми система взаимодействует или которые она должна учитывать в своей деятельности. К внешней среде системы относятся: 1) правительственные учреждения; 2) конкуренты; 2) финансовые организации; 4) источники трудовых ресурсов; 5) международная среда и пр. Система взаимодействует с внешней средой, чтобы получать ресурсы в обмен на продукты своей деятельности и удалять отходы Внешняя среда системы по-другому называется ее окружением, которое бывает деловым и фоновым. Деловое окружение образуют те явления, процессы и институты среды, с которыми система непосредственно взаимодействует и может оказывать на них влияние (например, отношения с местным населением). К фоновому окружению системы может только приспосабливаться, но целенаправленно влиять на него она, как правило, не в состоянии. Политика государства, состояние рынка, научно-технический прогресс, социо-культурные факторы (например, взяточничество чиновников) и многие другие обстоятельства подавляющему большинству систем не подвластны – их приходится "принимать к сведению" и либо подчиняться, либо "уходить" от их воздействия, либо пытаться теми или иными способами нейтрализовать последствия. Органы управления должны быстро улавливать изменения во внутренней и внешней среде, ясно осознавать их значение как в настоящем, так и будущем, и выбирать наилучший вариант реакции в пределах существующих ресурсов. Оценка стратегического положения и перспектив организации и формулировка стратегии часто осуществляется на основе SWOT-анализа (аббревиатура составленная из первых букв английских слов: сила, слабость, возможности и угрозы ). Применяя метод SWOT удается установить линии связи между силой и слабостью, которые присущи системе и внешними угрозами и возможностями. Методология SWOT предполагает сначала выявление сильных и слабых сторон, а также угроз и возможностей, а далее – установление цепочек связи между ними, которые в дальнейшем могут быть использованы для формулирования стратегии организации. Для установления связей составляется матрица SWOT, которая имеет следующий вид: На пересечении разделов образуются четыре поля: поле СИВ (сила и возможности); поле СИУ (сила и угрозы); поле СЛВ (слабость и возможности); поле СЛУ (слабость и угрозы). На каждого из данных полей исследователь должен рассмотреть все возможные парные комбинации и выделить те, которые должны быть учтены при разработке стратегии поведения системы. В отношении тех пар, которые были выбраны с поля "СИВ", следует разрабатывать стратегию по использованию сильных сторон системы для того, чтобы получить отдачу от возможностей, которые появились во внешней среде. Для тех пар, которые оказались на поле "СЛВ", стратегия должна быть построена таким образом, чтобы за счет появившихся возможностей попытаться преодолеть имеющиеся в организации слабости. Если пара находится на поле "СИУ", то стратегия должна предполагать использование силы системы для устранения угроз. Наконец, для пар, находящихся на поле "СЛУ", система должна вырабатывать такую стратегию, которая позволила бы ей как избавиться от слабости, так и попытаться предотвратить навысшую над ней угрозу. Вырабатывая стратегии, следует помнить, что возможности и угрозы могут переходить в свою противоположность. Так, неиспользованная возможность может стать угрозой, если ее использует конкурент. Или наоборот, удачно предотвращенная угроза может создать у организации дополнительную сильную сторону в том случае, если конкуренты не устранили эту же угрозу. Для анализа среды может быть применен метод составления ее профиля. С помощью данного метода удается оценить относительную значимость для системы отдельных факторов среды. Суть метода в следующем. В таблицу прфиля выписываются отдельные факторы среды. Каждому из этих факторов экспертным образом дается оценка: -его важности для отрасли по шкале: 3 – сильное значение, 2 – умеренное значение, 1 – слабое значение; -его влияние на систему по шкале: 3 – сильное влияние, 2 – умеренное влияние, 1 – слабое влияние, 0 – отсутствие влияния; -направленности влияния по шкале: +1 –позитивная направленность, -1 – негативная направленность. Далее все три экспертные оценки перемножаются, и получается интегральная оценка, показывающая стапень важности фактора для системы. Таблица Выханский с.202 Распространенным инструментом анализа и формирования стратегий является портфельная четырехквадратная матрица Бостонской консультативной группы (БКГ), в которой в качестве главных факторов успеха фирмы используются показатели роста спроса на ее продукцию (рост рынка) и доли на нем фирмы по сравнению с основным конкурентом. Матрица Мак-Кинси фирмы Дженерал Электрик представляет собой усовершенствованнную матрицу БКГ, но использует иные факторы. Она позволяет позиционировать фирму на рынке относительно его привлекательности и конкурентных преимуществ. После выбора основополагающей общей стратегии ее необходимо реализовать. Это происходит на основе тактики, политики, процедур и правил. Тактика представляет собой конкретные краткосрочные стратегии. Политика представляет общие ориентиры для действий и принятия решений. Процедуры предписывают действия, которые должны быть предприняты в конкретной ситуации. Правила точно указывают, что следует делать в конкретной ситуации. Стратегическое управление можно рассматривать как процесс, состоящий из следующих этапов: -анализ среды, который обычно считается исходным пунктом стратегического управления, так как обеспечивает базу для определения миссии и целей организации и выработки стратегий поведения, позволяющих организации выполнить миссию и достичь своих целей. Данный анализ предполагает изучение макроокружения, непосредственного окружения и внутренней среды; -определение миссии организации, а также долгосрочных и краткосрочных целей; -анализ и выбор стратегии, с помощью которой организация намерена достигать своих целей и реализовывать свою миссию; -выполнение стратегии, что предполагает решение следующих задач: а)установление приоритетности административных задач; б) установление соответствия между выбранной стратегией и внутриорганизационными процессами; в) выбор и приведение в соответствие с осуществляемой стратегией стиля лидерства и подхода к управлению организацией; -оценка и контроль выполнения стратегий. Следовательно процесс разработки и реализации стратегии включает в себя: А) процесс стратегического планирования – выработка системы стратегий, начиная от базовой стратегии и завершая функциональными стратегиями и отдельными проектами; Наиболее ответственной и сложной задачей планирования является прогнозирование или, как его называют американские специалисты, стратегическое планирование. Прогнозирование – это научное предвидение развития управляемой системы на основе анализа ее внутренних и внешних связей, изучения общественных тенденций. Стратегическое планирование определяет содержательную основу управления, генеральную цель на которую ориентируются все уровни управления. Анализ научной литературы по стратегическому планированию показывает, что содержание и форма плана могут существенно варьироваться и зависят от многих факторов. Не существует также единого подхода к временным рамкам стратегического планирования. В Европе часто используются 10-летние планы, американцы используют 5-летние планы, а японцы предпочитаю 3-летнее планирование. В) процесс стратегического управления – реализация определенной стратегии во времени и пространстве, корректировка стратегии с учетом новых обстоятельств. При реализации или изменении стратегии руководство всегда должно учитывать ее взаимосвязь со структурой и объединить формирование структуры организации и планирование. Структура основывается на стратегии и должна обеспечивать ее эффективность настолько, насколько это возможно с точки зрения общей ситуации. Одна из основных ошибок совершаемых слишком многими фирмами, состоит в том, что новую стратегию они просто налагают на существующую структуру фирмы. |