Ответ на кейс 2 по курсу Управление проектами НИИ ВШЭ открыток образование. Ответ на Кейс2. 1. Система управления проектами считается эффективной, если соблюдаются следующие условия
 Скачать 21.13 Kb.
|
|
Под системой управления проектами понимается: набор организационных и технологических методов и инструментов, которые поддерживают управление проектами в организации и помогают повысить эффективность их реализации. 1. Система управления проектами считается эффективной, если соблюдаются следующие условия: - число провальных проектов или проектов, не соответствующих стратегии компании, сведено к минимуму. Стоит полагать, что отказ от проектов, противоречащих стратегии компании, позволяет снизить затраты по всему портфелю проектов. Однако, среди проектов компании «Медприбор», определенное количество реализуемых проектов оказываются неудачными в силу недостатков в управлении. Исходя из вышеизложенного можно сделать следующий вывод: по этому критерию уровень управления проектами в компании «Медприбор» нельзя признать высоким; - управленческие процессы регламентированы, что позволяет упорядочить работу и продуктивно использовать ресурсы компании. Из условия задачи известно, что в компании «Медприбор» отсутствуют стандарты и документы, регламентирующие проектную деятельность, не используется общепринятая терминология. Поэтому: по этому критерию уровень управления проектами в компании «Медприбор» нельзя признать высоким; - действия участников проектов согласованы и подчинены единой цели, реализующей стратегию и миссию компании. В компании «Медприбор» действия по управлению проектами разрозненны и не согласованы. Самостоятельную работу осуществляют отдельные крупные акционеры, занимающие руководящие посты в компании. Вместе с тем, реализуемые проекты инициируются отдельными департаментами и сотрудниками как разрозненные мероприятия. Следовательно, по данному критерию уровень управления проектами в компании «Медприбор» нельзя признать высоким; - налажены мероприятия по эффективному мониторингу, поскольку благодаря эффективным средствам контроля проектов, внедрения методологии через информационную систему, проектный офис может существенно снизить процент проектов, неспособных достичь поставленные цели, уложиться в сроки и бюджет. В компании «Медприбор» информация о проектах как успешных, так и не успешных, не обобщается. Соответственно, не проводится анализ такой информации. Кроме того, не применяется специальное ПО для оценки и планирования проектов, не ведется анализ хода их выполнения. Следовательно, по данному критерию уровень управления проектами в компании «Медприбор» нельзя признать высоким. Вывод: уровень управления проектами в компании «Медприбор» следует оценить как неудовлетворительный. 2. Требования, которым должна отвечать система управления проектами в данной компании, можно сгруппировать следующим образом: Уровень высшего руководства. Для этого уровня приоритетным требованием является простота использования. Руководство, если у него появилась потребность работать с системой управления проектами, будет делать это не очень часто, и не захочет тратить на изучение системы больше 2-3 дней. Следующий важный аспект системы управления проектами является презентационных характер форм предоставления информации по проектам. При этом система управления проектами должна обладать необходимой функциональностью, т.е. предоставлять возможности по управлению разным количеством и разными типами проектов. Другими словами, система управления проектами должна давать возможность управлять как отдельным проектом, так и портфелем проектов компании (в т.ч. осуществлять мониторинг состояния портфеля проектов и предоставление регулярной отчетности о состоянии каждого проекта). Стратегический уровень. Базовым необходимым требованием на этом уровне должна являться мощность средств временного анализа, ресурсного планирования, стоимостного анализа и анализа рисков. Очень часто требуется интегрировать данные о проектах с данными из других приложений, например, из бухгалтерских программ и т.д. Обязательно должно быть предусмотрено средство объединения данных нескольких проектов для обобщенного анализа, управления и контроля. Важна возможность ввода реальных данных и сравнения предварительных планов с фактическим выполнением для внесения корректирующих операций. Гибкая отчетность нужна, поскольку менеджерам приходится настраивать отчеты не только для себя, но и для сотрудников, работающих с проектом на других уровнях управления. Уровень операций. На этом уровне с системой управления проектами работают сотрудники, ответственные за проекты на местах, менеджеры проектов, руководители групп. Данной группе работников, требуется инструмент по управлению и контролю над проектом, но на непостоянной основе. Сотрудники не могут выделять слишком много времени для поддержания данных по проекту в актуальном состоянии. В связи с этим, основным требованием на данном уровне является минимизация затрат времени на ввод данных по проекту, посредством, например, частичной автоматизации ввода данных и созданию шаблонов. Также нужно отметить требования, предъявляемые к данной системе в целом: - должна обладать дружелюбным интерфейсом; - должна обеспечивать эффективное взаимодействие членов команды; - должна предусматривать возможности интеграции с другими управленческими и техническими приложениями; - должна обеспечивать полноценный доступ сотрудников к информации с мобильных устройств; - должна быть надежной и защищенной от сбоев. 3. Компоновка системы стратегического управления проектами в компании «Медприбор»: - первый компонент – методология управления проектами. Этот аспект имеет критическую важность для компании, так как отсутствуют документы и стандарты по регламентации проектной деятельности, нет развитого понятийного аппарата. В компании «Медприбор» должны быть разработаны и внедрены единые стандарты управления проектами, в состав которых должны войти: политика управления проектами регламент управления проектами регламент управления программами и портфелем проектов методические рекомендации по планированию проекта положение о мотивации менеджеров проектов шаблоны документов. Корпоративные стандарты управления проектами должны описывать жизненный цикл проекта, ключевые проектные роли и их должностные обязанности, процессы управления проектами, программами и портфелем проектов; - второй компонент – проектный офис – это один из ключевых элементов эффективной корпоративной системы управления проектами. Проектный офис развивает методологию управления проектами, контролирует соблюдение проектными командами корпоративных регламентов и стандартов управления проектами. Для эффективного выполнения своих функций проектный офис должен подчиняться непосредственно высшему руководству компании и выполнять следующие функции: внедрение и развитие системы управления проектами (данная функция важна, поскольку компания ставит своей целью в ближайшие 5 лет существенно увеличить свою долю на рынке и улучшить показатели эффективности бизнеса, в связи с этим планируется запуск новых важных проектов); накопление опыта в области управления проектами (данный аспект важен, поскольку в настоящее время в компании нет подразделения, которое организовывало бы работу по управлению проектами в компании, обобщало информацию о проектах и анализировало ее; методическое сопровождение проектных команд; эффективное управление ресурсами компании, задействованными в проектах; контроль соблюдения проектными командами требований системы управления проектами (данный аспект важен, поскольку в настоящее время в компании отсутствует уполномоченный коллегиальный орган, который бы занимался утверждением проектов); обучение проектных команд проектному управлению; отчетность о проектной деятельности перед высшим руководством компании; - третий компонент – информационная система управления проектами, автоматизирующая процессы управления проектами, облегчает коммуникацию между членами команды. Помимо автоматизации процессов управления ИСУП - единое хранилище проектной документации и корпоративной база знаний по управлению проектами. Данный компонент важен по причине того, что в компании в настоящее время не применяется специальное программное обеспечение для оценки и планирования проектов, анализа хода их выполнения. Ответ сокурсника 1 1. Уровень управления проектами крайне низкий. В компании ответствует система управления проектами. Проекты инициируются и реализуются заинтересованными и мотивированными сотрудниками, нет СИСТЕМНОСТИ в оценке, планировании и реализации проектов. Проекты реализуются стихийно, ход реализации проекта определяет инициатор, руководитель проекта индивидуально. Отсутствует система оценки и авторизации проектов, нет структуры проектов (программы, портфели). (Нет подразделения, которое организовывало бы работу по управлению проектами в компании, обобщало информацию о проектах и анализировало ее. Проекты инициируются отдельными департаментами и сотрудниками как разрозненные мероприятия. Отсутствуют документы и стандарты по регламентации проектной деятельности, не используется общепринятая терминология. Не применяется специальное программное обеспечение для оценки и планирования проектов, анализа хода их выполнения.) 2. Система управления проектами в первую очередь должна быть неправленая на достижение стратегических целей компании т.е. увеличение доли рынка за счет импортозамещения. Система должна способствовать более успешной реализации проектов. Система должна оценивать проект как с точки зрения необходимости проекта (достижение стратегических целей, экономическая целесообразность и т.п.) , так и с точи зрения наличия ресурсов и возможности реализации проекта. 3. Необходимо проработать все элементы системы стратегического управления проектами т.е. 1. Организовать уровни СУП (портфели, программы, подпрограммы, проекты), классифицировать существующие проекты и выработать систему оценки и распределения новых проектов. 2. Создать методическую базу СУП: регламенты, положения, документы и т.п. 3. Необходимо реорганизовать оргструктуру компании для проектной ориентированной деятельности (создать блок авторизации портфеля проектов, стратегический программно-портфельный офис, блок генерации проектов и т.п.) 4. Внедрить информационною систему и другие инструменты для реализации проектов которые бы отвечали потребностям организации и системе управления проектами. Ответ сокурсника 2 |