Управление проектами практика. 1. Теоретические основы управления проектами
 Скачать 0.55 Mb.
|
1. Теоретические основы управления проектами1.1 Понятие проекта. Признаки проекта как вида деятельностиПроект – это ограниченное во времени мероприятие, направленное на создание уникальных продуктов и услуг или на получение принципиально новых результатов. К числу важнейших отличий работы над проектом от других видов деятельности относится ограниченность во времени, уникальность, необходимость заранее координировать многоплановые действия. Ограниченность во времени означает, что у любого проекта есть момент его начала и его завершения. Завершается проект после достижения намеченных целей. У регулярно возобновляемой деятельности нет заранее оговоренного срока завершения. Уникальность и неповторимость результата проекта означает, что в условиях, в составе, в порядке необходимых работ есть нечто новое. Следовательно, невозможно гарантированно получить то, что нужно, путем простого копирования ранее выполненной работы. Регулярно возобновляемая деятельность эффективна, если требуется воспроизвести уже неоднократно полученный в аналогичных условиях результат. В начале каждого проекта из-за его уникальности приходится заново определять состав предстоящих работ, их порядок и исполнителей. Так как в каждом проекте есть что-то новое, то на этапе планирования необходимо уделять внимание согласованию даже, казалось бы, привычных процедур. Деятельность, ставшая регулярной, реализуется по уже многократно отработанному плану. 1.2. Основные этапы жизненного цикла проектаРезультативное выполнение проекта в течение всего времени его существования обеспечивается с помощью процессов управления проектом, которые могут быть сгруппированы в следующие пять этапов управления проектом: инициация, планирование, исполнение, мониторинг и контроль, завершение проекта. Главный продукт инициации – изложенное в форме Устава параметрическое описание концепции проекта, обоснование необходимости и реалистичности проекта и формальная авторизация проекта. Инициация проекта начинается с определения проектной идеи – основного замысла проекта. С учетом намеченной идеи в укрупненном виде разрабатывается примерный план ее реализации. С его помощью производится предварительная оценка необходимых ресурсов. Завершением этого этапа становится оценка жизнеспособности проекта и принятие решения о том, стоит ли работать над ним дальше. Планирование проекта нацелено на разработку плана проекта, в котором определены и документированы все действия, необходимые для достижения целей проекта. План проекта нужен для координации деятельности всех участников проекта. Целостный план задает порядок выполнения всех работ. Он описывает, что, кто, как и когда будет делать. Началом этого этапа становится определение системы логически связанных целей. Далее определяются перечни и взаимосвязи необходимых работ. Затем для каждой работы определяются необходимые ресурсы. В ходе планирования разрабатывается организационная структура проекта, описывается порядок взаимодействия его участников. В конце успешно пройденного этапа планирования создаются рабочие документы. В них содержатся принятые к исполнению цели и задачи проекта, логически увязанная система предстоящих работ, календарные планы-графики работ, бюджет, описание системы управления проектом. Исполнение проекта направлено на непосредственное создание продукта (услуги), ради которого реализуется данный проект. Сначала набирается команда проекта. Проводится инструктаж команды, запуск ее работы по принятому плану. В ходе выполнения работ, запланированных в плане проекта, идет отладка командного взаимодействия, реализуются меры по устранению недопустимого отклонения от плановых показателей. Главным при исполнении проекта становится эффективное достижение намеченных целей. Это означает, что практические шаги, согласно утвержденному плану, должны обеспечить достижение в установленные сроки качественных результатов за счет использования выделенных ресурсов. Мониторинг и контроль нацелены на обеспечение исполнения проекта в соответствии с его планом, отслеживание определенных параметров проекта, которые должны сохраняться в заданных пределах, а также на своевременное обнаружение возможных проблем и отклонений, принятие решений в ответ на изменения, возникающие в проекте, контроль качества. В ходе контроля проводится проверка результата на степень его соответствия плановым показателям. По итогам такой проверки может быть принято решение либо о доведении качества продукта или услуги до требуемого уровня, либо о завершении проекта. Завершение проекта включает процедуры по составлению итоговых отчетов, проведение окончательных взаиморасчетов между участниками проекта. На этом этапе также могут заключаться договоры о дополнительных услугах. Отдельной частью завершающего этапа может стать обобщение и описание накопленного опыта. Важной составляющей успешного завершения проекта является передача произведенного продукта (услуги) тому пользователю, которому он и предназначался. 1.3. Участники проектаУчастники проекта (Project Stakeholders) – физические лица и организации, которые непосредственно вовлечены в проект, или чьи интересы могут быть затронуты при выполнении проекта. Задача команды управления проектом состоит в том, чтобы определить участников проекта и их требования и, насколько это возможно, управлять этими требованиями, чтобы обеспечить успешное завершение проекта. Участники проекта имеют различные уровни ответственности и полномочий при участии в проекте, причем ответственность и полномочия могут меняться на разных этапах жизненного цикла проекта. Участники могут оказывать положительное или отрицательное влияние на проект. Положительно влияющие участники – это те, кому выгодно успешное завершение проекта, тогда как отрицательно влияющим участникам успешное завершение проекта представляется нежелательным. Основные роли участников проекта: Инициатор – автор главной идеи проекта, его предварительного обоснования и предложений по осуществлению проекта. В качестве инициатора может выступать практически любой из будущих участников проекта. Заказчик – лицо, заинтересованное в осуществлении проекта и достижении его целей. Будущий владелец результатов проекта. Заказчик определяет основные требования к проекту. Клиент, пользователь – лицо, которое будет использовать результат проекта. Исполняющая организация – предприятие, сотрудники которого непосредственно участвуют в исполнении проекта. Спонсор – лицо, обеспечивающее финансовые, материальные, человеческие и другие ресурсы для выполнения проекта. Инвестор – лицо, вкладывающее инвестиции в проект, например, посредством кредитов. Цель инвесторов – максимизация прибыли от своих инвестиций при реализации проекта. Менеджер проекта – физическое лицо, которому делегируются полномочия по руководству всеми работами проекта. Он является ответственным за успешное выполнение проекта. Команда проекта – участники проекта, объединенные по целевому принципу для осуществления проекта. Создается на период проекта. 2. Основы планирования и подготовка к составлению плана в MS Project2.1. Цель работы
2.2. Составляющие проектного планаПлан проекта предназначен для того, чтобы определить, с помощью каких работ будет достигаться результат проекта, какие люди и оборудование нужны для исполнения этих работ, в какое время эти люди и оборудование будут заняты работой над проектом. Поэтому проектный план содержит три основных элемента: задачи (task), ресурсы (resource) и назначения (assignment). 2.2.1. Задачи Задачей называется работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата. Поскольку обычно проект содержит много задач, то для удобства отслеживания плана их объединяют в группы, или фазы. Совокупность фаз проекта называется его жизненным циклом. 2.2.2. Фазы Фаза проекта состоит из одной или нескольких задач, в результате выполнения которых достигается один или несколько основных результатов проекта. Таким образом, результаты, достигнутые благодаря выполнению каждой из задач, входящих в фазу, формируют ее результат. Если для достижения результатов задачи достаточно выполнить только ее, то для достижения результата фазы нужно выполнить группу других задач. И в этом заключается отличие фазы от задачи: ее результат суммирует результаты других задач. Именно поэтому в MS Project фазы называют суммарными задачами (summary task). Проект разбивается на фазы и для удобства отслеживания хода работ. По завершении проектной фазы обычно осуществляется анализ как полученных результатов, чтобы с минимальными затратами определить и исправить ошибки, так и общего хода исполнения проекта, чтобы определить, стоит ли переходить к его следующей фазе. Разбиение проекта на фазы позволяет представить его в виде списка основных результатов и дат, к которым эти результаты должны быть получены. Руководитель проекта осуществляет непосредственный контроль исполнения каждой задачи внутри проекта, сообщая вышестоящему менеджеру только о достижении фазовых результатов. Этому менеджеру, в свою очередь, для контроля исполнения проекта вполне достаточно таких данных. 2.2.3. Вехи Каждый проект ориентирован на достижение определенной цели, и обычно достичь ее нельзя, не достигнув нескольких промежуточных целей. Задачи, в результате исполнения которых достигаются промежуточные цели, называются завершающими задачами или вехами (milestones). Обычно результатом фазы является достижение промежуточной цели, поэтому вехой в плане проекта принято обозначать последнюю задачу фазы, в результате которой достигается ее результат. Иногда, если такой задачи нет, а фазовый результат достигается, например, одновременным завершением нескольких задач, то создается фиктивная завершающая задача. Длительность такой задачи устанавливается в ноль дней и для нее не назначаются исполнители. Она присутствует в плане исключительно для обозначения момента завершения фазы. 2.2.4. Длительность и трудозатраты Длительность задачи – это период рабочего времени, который необходим для ее выполнения. Длительность может не соответствовать трудозатратам занимающегося задачей сотрудника. Длительность (duration) соответствует времени, через которое будет получен результат задачи, а трудозатраты (work) – времени, которое будет затрачено сотрудниками на получение результата. 2.2.5. Зависимости и связи Задачи в плане проекта взаимосвязаны, например, часто одна задача не может начаться, пока не закончена другая. В плане проекта зависимости (dependencies) обозначаются с помощью связей (links), и оба эти термина – зависимость и связь – имеют один и тот же смысл, обозначая логику, определяющую последовательность работ в плане проекта. 2.2.6. Роли и ресурсы Под ресурсами в MS Project понимаются сотрудники и оборудование, необходимые для выполнения проектных задач. Каждый сотрудник, участвующий в проекте, получает определенную роль в соответствии со своей квалификацией, требованиями проекта и регламентами, действующими в организации. При составлении списка ресурсов часто используется ролевое планирование. Например, сначала определяется, что для исполнения работ требуются три программиста и один менеджер, а затем, когда план проекта утвержден, подбираются конкретные сотрудники для этих ролей. 2.2.7. Стоимость ресурсов Важное свойство ресурсов – стоимость их использования в проекте, то есть затраты (cost). В MS Project есть два типа стоимости ресурсов: повременная ставка и стоимость за использование. Повременная ставка (rate) выражается в стоимости использования ресурса в единицу времени. В таком случае стоимость участия ресурса в проекте составит время, которое он работает в проекте, умноженное на почасовую ставку. Обычно почасовая ставка служит для учета стоимости нематериальных ресурсов. Величина затрат на использование (cost per use) обозначает стоимость использования оборудования или сотрудника при выполнении задачи. Эта величина не зависит от того, сколько времени задействован в выполнении задачи сотрудник или материальный ресурс. Общие затраты на использование ресурса определяются путем умножения стоимости использования ресурса в задаче на число задач, в которых он задействован. У ресурса может быть указана стоимость как одного из двух типов, так и обоих. При определении общих затрат на использование ресурса в проекте MS Project определяет повременные затраты и затраты на использование и суммирует их. 2.2.8. Назначения Назначение – это связь определенной задачи и ресурсов, необходимых для ее выполнения. При этом на одну задачу могут быть назначены несколько ресурсов, причем как материальных, так и нематериальных. Назначения объединяют в плане ресурсы и задачи, делая план целостным. Благодаря назначениям решается целый ряд задач планирования. Во-первых, определяются ответственные за исполнение задач. Во-вторых, когда определены задачи, за которые отвечает ресурс, можно рассчитать общий объем времени, затрачиваемый им на проект, а значит, его стоимость для проекта. В-третьих, определив стоимость участия всех ресурсов в проекте, можно подсчитать его общую стоимость. Наконец, назначая ресурсы на задачи, можно сократить срок выполнения работ, выделяя на них больше ресурсов и тем самым сокращая общую длительность проекта. 2.3. Планирование проекта в MS ProjectПланирование начинается с определения проекта, то есть описания его ключевых характеристик. Затем составляется список фаз и задач, а также список необходимых для их выполнения ресурсов. После этого в план вносится дополнительная информация о задачах и ресурсах, которая будет использоваться при определении назначений и в дальнейшем при проведении работ по плану (мониторинге плана). Наконец, осуществляются назначения, после чего проект оптимизируется, если длительность (или бюджет) оказывается больше ожидаемой. 2.3.1. Определение проектаСоставление плана работ невозможно без определения проекта, то есть задания его ключевых характеристик, таких как общая длительность, рабочее время и способ планирования. Чтобы начать составлять план работ, нужно создать файл нового проекта. Это можно сделать, щелкнув по кнопке Создать панели инструментов Стандартная. Характеристики проекта можно задать в диалоговом окне Сведения о проекте, которое вызывается из меню Проект Сведения о проекте (рис. 1).  Рис. 1. Диалоговое окно сведений о проекте 2.3.2. Способ планирования и основные датыПроект можно планировать двумя способами: от даты начала проекта или от даты окончания. Если у проекта нет жесткой даты окончания, то при планировании применяется первый способ: фиксируется дата, когда нужно начать проект, и в ходе составления плана определяется дата его завершения. Если же проект должен быть обязательно завершен к определенному дню, то используется противоположный способ: фиксируется дата окончания и в ходе составления плана определяется, когда проект должен быть начат, чтобы все работы были закончены в срок. Способ планирования выбирается в раскрывающемся списке Планирование от, содержащем два пункта: Дата начала проекта и Дата окончания проекта. Даты начала и окончания проекта выбираются в списках Дата начала и Дата окончания. Можно зафиксировать только одну из дат в соответствии с выбранным способом планирования. 2.3.3. Рабочее времяЧтобы определить рабочее время, в рамках которого будут проводиться работы, в раскрывающемся списке Календарь нужно выбрать один из доступных календарей. Календарем в MS Project называется набор параметров, определяющих перечень рабочих и нерабочих дней, а также рабочее время в каждом из рабочих дней. В стандартной конфигурации MS Project в этом списке есть только три пункта: Стандартный, 24 часа и Ночная смена. Первый календарь соответствует стандартному расписанию с 8-часовым рабочим днем, второй – круглосуточному рабочему дню, а третий предполагает круглосуточный режим с перерывами. Если стандартные параметры календарей не подходят, то нужно изменить их в существующем календаре либо создать новый календарь. Работа с календарями осуществляется в диалоговом окне Изменение рабочего времени (рис. 2), которое вызывается из меню Сервис Изменить рабочее время. В верхней части диалогового окна расположен список календарей. Рядом с названием календаря, выбранного в диалоговом окне сведений о проекте, в скобках указано, что он является проектным календарем – Календарь проекта. Все настраиваемые в диалоговом окне параметры относятся к календарю, выбранному в списке.  Рис. 2. Диалоговое окно настройки рабочего времени проекта В центре диалогового окна находится элемент в виде традиционного календаря, для каждого дня которого можно задать определенный набор параметров. Дни календаря выделены цветом в соответствии с легендой: рабочие дни обозначены белым цветом, нерабочие – серым, а дни с нестандартным рабочим временем заштрихованы. Для переключения месяца используется полоса прокрутки, а чтобы выбрать нужный день, нужно щелкнуть по нему мышью. Настройка параметров выбранных дней осуществляется в нижней части диалогового окна. Если рабочее время для выбранного дня или дней отличается от стандартного, нужно выделить эти дни и в нижней части диалогового окна на вкладке Исключения указать название для данных дней. Кроме того, в полях Начало, Окончание требуется ввести даты начала и окончания периода исключения. Для создания нового календаря предназначена кнопка Создать новый календарь в показанном на рис. 2 окне Изменение рабочего времени. После щелчка по ней открывается диалоговое окно, в котором нужно указать название нового календаря и определить, будет ли новый календарь создан на основе существующего или «с нуля». 3. Планирование работ в MS Project3.1. Цель работыИзучить принципы составления плана проектных работ в MS Project:
3.2. Определение состава работДля создания уникального продукта или услуги нужно выполнить некоторую последовательность работ или задач (в терминологии MS Project). Планирование проекта заключается в том, чтобы достаточно точно оценить сроки исполнения и стоимость этих работ. Чтобы дать точную оценку, нужно хорошо представлять состав работ проекта, то есть знать, какие именно работы нужно выполнить для получения результата. Только после того как составлен список проектных работ, оценивается длительность каждой из них и выделяются ресурсы, необходимые для их выполнения. И лишь затем можно оценить стоимость и сроки исполнения каждой задачи и в результате сложения определить общую стоимость и срок исполнения всего проекта. Определение состава проектных работ начинается с определения этапов (или фаз) проекта. После того как состав фаз и их результаты определены, нужно определить последовательность этих фаз относительно друг друга и крайние сроки их исполнения. Затем нужно выяснить, из каких работ состоят фазы, в какой последовательности исполняются эти работы и в какие крайние сроки нужно уложиться при их исполнении. То есть принципы планирования задач внутри фаз повторяют принципы планирования фаз внутри проекта. Определять состав работ удобнее поэтапно. Сначала создается скелет плана работ, состоящий из фаз, их результатов и нескольких основных задач. Потом в план добавляются остальные задачи, определяются их длительность и связи. Затем определяются ключевые даты проекта, которые включают крайние сроки достижения результатов проекта и некоторые другие ограничения по времени. Наконец, в план добавляется дополнительная информация о задачах. 3.3. План работПлан работ рекомендуется составлять в представлении Диаграмма Ганта (рис. 3).  Рис. 3. Выбор представления «Диаграмма Ганта» Для добавления задачи в план проекта нужно установить курсор в таблицу слева от диаграммы и ввести название задачи в поле Название задачи. После этого символизирующий задачу отрезок появится на диаграмме (рис. 4).  Рис. 4. Добавление новой задачи Добавление в план фазы не отличается от добавления задачи – любая задача автоматически становится фазой, как только у нее появляется вложенная задача, то есть задача, находящаяся на следующем уровне структуры плана. До тех пор пока у задачи нет вложенных задач, она не является фазой. Чтобы поместить задачу на следующий, более низкий уровень структуры, нужно установить курсор в строку с задачей и на панели инструментов Форматирование щелкнуть по кнопке с направленной вправо стрелкой (рис. 5).  Рис. 5. Изменение уровня задачи Для перемещения задачи на предыдущий уровень структуры нужно щелкнуть по кнопке с направленной влево стрелкой (рис. 6). MS Project обеспечивает 255 уровней вложенности. Однако на практике используют от 3 до 6 уровней.  Рис. 6. Фазы и задачи проекта 3.4. Определение длительности задачДлительность задач определяется значением, введенным в поле Длительность. Вводить ее можно в часах, днях или неделях. Длительность фаз вводить нельзя – она рассчитывается автоматически. При создании задач MS Project автоматически задает им длительность в один день, добавляя после обозначения единицы измерения вопросительный знак (рис. 6). Этот знак означает, что указанная длительность является приблизительной и требует дальнейшего уточнения. После редактирования этого поля вопросительный знак пропадет. Для быстрого отбора задач с приблизительной оценкой длительности можно воспользоваться фильтром в меню Проект Фильтр Задачи с оценкой длительности. После ввода длительности задачи MS Project пересчитывает дату ее окончания, прибавляя к дате начала задачи длительность и выходные дни (в соответствии с календарем проекта). Перед тем как определить длительность задач, необходимо понять, какие ресурсы для этого потребуются. Если задача продолжительная, например, ее длительность равна двум месяцам, такую задачу рекомендуется разбить на вложенные задачи, длительность каждой из которых составляет не более 2 недель в соответствии с правилом «80 часов» – рекомендуемая максимальная длительность задачи равна 80 часам, или двум неделям при 8-часовом рабочем дне и пятидневной неделе. Для небольших проектов рекомендуется использовать правило «1,5–2 %», то есть минимальная длительность задачи составляет 1,5–2 % от длительности всего проекта. 3.5. Определение связей между задачамиСвязь между двумя задачами позволяет понять, каким образом время начала или завершения одной задачи влияет на время начала или завершения другой. Задача, влияющая на другую, называется предшествующей, а задача, зависящая от другой, – последующей. Одна связь может объединять только две задачи, и при этом у одной задачи может быть несколько связей с другими задачами. Связи могут объединять и фазы, поэтому все принципы организации связей между задачами применимы и к фазам. При этом связи могут объединять между собой и задачи, и фазы, например, фаза может начинаться по завершении задачи. 3.5.1. Типы связей задачВ MS Project существует четыре типа связей между задачами. Связь типа Finish-to-start (Окончание – начало) или сокращенно FS (ОН) – наиболее распространенный тип зависимости между задачами, при которой задача В не может начаться, пока не завершена задача А (рис. 7).  Рис. 7. Тип связи «Окончание – начало» Связь типа Start-to-start (Начало – начало) или сокращенно SS (НН) обозначает зависимость, при которой задача В не может начаться до тех пор, пока не началась задача А. С помощью такой связи обычно объединяются задачи, которые должны выполняться почти одновременно (рис. 8).  Рис. 8. Тип связи «Начало – начало» Связь типа Finish-to-Finish (Окончание – окончание) или сокращенно FF (ОО) обозначает зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех пор, пока не закончилась задача А. Обычно такой связью объединяются задачи, которые должны выполняться почти одновременно, но при этом одна не может закончиться, пока не завершена другая (рис. 9).  Рис. 9. Тип связи «Окончание – окончание» Связь типа Start-to-Finish (Начало – окончание) или сокращенно SF (НО) обозначает зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех пор, пока не началась задача А. Обычно данная связь используется в том случае, когда А является задачей с фиксированной датой начала, которую нельзя изменить. В таком случае дата начала последующей задачи не изменяется при увеличении длительности предшествующей (рис. 10).  Рис. 10. Тип связи «Начало – окончание» Связь создается перетаскиванием мышью одного отрезка диаграммы Ганта на другой, при этом по умолчанию тип связи определяется как FS (ОН). Предшествующей задачей считается та, с которой началось перетаскивание, а последующей – та, на которой перетаскивание закончилось (на последующую задачу указывает стрелка в конце связи). Для удаления связи или изменения ее типа нужно дважды щелкнуть по ней и произвести соответствующие операции в открывшемся диалоговом окне. 3.5.2. Запаздывания и опереженияЗапаздывание является свойством связи и может быть указано в поле со счетчиком Запаздывание диалогового окна определения свойств связи. Запаздывание можно вводить как длительность (например, 1 день) или как процент от длительности предшествующей задачи. Например, если предшествующая задача продолжается 4 дня, то запаздывание в 25 % будет соответствовать одному дню. Опережение применяется, когда для начала выполнения следующей задачи не нужно дожидаться полного окончания предыдущей. Опережение вводится в то же поле диалогового окна определения свойств связи, что и запаздывание, но с отрицательным знаком, например опережение в 1 день указывается как –1д, а опережение в 50 % (то есть следующая задача начинается, когда предыдущая выполнена наполовину) – как –50 %. 4. Планирование ресурсов и создание назначений4.1. Цель работыИзучить принципы планирования ресурсов и создания назначений в MS Project:
4.2. Составление списка людей, оборудования, статей затратПланирование ресурсов начинается с определения состава ресурсов, то есть составления списка людей, оборудования, материалов и финансов, необходимых для выполнения проектных работ. Работа со списком ресурсов осуществляется в представлении Лист ресурсов (меню Вид Лист ресурсов). Для добавления нового ресурса в список нужно установить курсор в поле Название ресурса и ввести его название. Затем в раскрывающемся списке внутри поля Тип нужно выбрать один из трех пунктов: Трудовой, Материальный или Затраты. До тех пор пока не задано значение этого поля, другие поля таблицы остаются недоступными, а после того как значение выбрано, многие поля заполняются значениями, принятыми по умолчанию. Тип ресурса определяет, как MS Project будет измерять степень использования ресурса в проекте. В качестве единицы измерения использования трудовых ресурсов по отношению к задаче принято время. Материальные ресурсы же измеряются в количественных величинах. Люди всегда относятся к трудовым ресурсам, тогда как оборудование может относиться как к трудовым, так и к материальным ресурсам – в зависимости от цели учета. 4.3. Определение рабочего времени ресурсовПосле того как ресурсы добавлены в проект, нужно определить, в какое время они могут работать. Например, некоторые из сотрудников работают по совместительству и могут участвовать в проекте только в некоторые дни недели или неполный рабочий день. Кроме того, некоторые сотрудники могут находиться в отпуске в течение некоторого периода реализации проекта. 4.3.1. Определение времени участия в проекте и максимальной загрузкиПо умолчанию все сотрудники, добавляемые в проект, считаются доступными для участия в работах в течение всего проекта. Если среди включенных в работу над проектом сотрудников есть те, кто не может участвовать в проекте на всем его протяжении, или те, кто не может тратить весь свой рабочий день на выполнение работ по проекту, то для них нужно определить время участия в проекте и процент максимальной загрузки. Это можно сделать на вкладке Общие диалогового окна Сведения о ресурсе. Окно открывается двойным кликом в любом поле строки ресурса. На этой вкладке редактируются общие сведения о ресурсе и, в частности, информация о его доступности в проекте. Для ввода этих данных предназначена таблица Доступность ресурса в левом нижнем углу диалогового окна. Таблица состоит из трех полей. В поле Доступен с вводится дата введения ресурса в проект, в поле Доступен до – дата выведения ресурса из проекта, в поле Единицы – максимальный процент загрузки ресурса за период между указанными датами. По умолчанию значением первого и второго полей является НД, а загрузка равна 100 %. Для того чтобы указать сроки участия в проекте, в первое поле нужно ввести дату ввода ресурса в проект, а во второе – дату вывода из проекта. При этом если одна из дат не определена, то вместо нее нужно ввести значение НД. 4.4. Создание назначенийДля выбора ресурсов, обеспечивающих выполнение задач, рекомендуется использовать представление Использование задач (меню Вид Использование задач). Для создания назначения нужно дважды щелкнуть по задаче в списке и в открывшемся диалоговом окне сведений о задаче перейти на вкладку Ресурсы, показанную на рис. 11.  Рис. 11. Назначение ресурсов на задачи В поле Название ресурса необходимо указать названия задействованных ресурсов (выбрать из справочника), а в поле Единицы – количество ресурсов, выделяемых на задачу. Затраты на использование ресурса рассчитываются автоматически. Если назначается материальный ресурс, то в поле Единицы вводится число, соответствующее единицам измерения данного ресурса. 5. Планирование стоимости проекта5.1. Цель работы
5.2. Методы планирования стоимости проектаСуществует несколько методик планирования стоимости проекта: по аналогии, сверху вниз, по параметрам и снизу вверх. Определение стоимости проекта по аналогии можно применять, когда планируемый проект аналогичен ряду других, выполнявшихся в организации ранее. В таком случае общая стоимость проекта определяется исходя из накопленного опыта, а затем общая стоимость распределяется между задачами. Эта методика наименее точна, но ее применение занимает меньше всего времени. Как правило, стоимость проекта оценивается таким образом только на начальном этапе планирования, когда объем работ еще окончательно не определен, а потому нельзя использовать более точные методики. Оценка стоимости проекта по параметрам – довольно популярная методика. Типичным примером является оценка стоимости строящегося дома по площади. Точность этой методики и соответственно трудозатраты на ее использование зависят от числа оцениваемых параметров. Для небольших проектов, особенно если накоплен определенный опыт их выполнения, достаточно оценки нескольких параметров. Для масштабных проектов требуется оценка большого числа параметров. В последнем случае точность этой методики значительно выше, но и времени на ее применение нужно больше. Методика оценки стоимости проекта снизу вверх заключается в расчете стоимости отдельных задач проекта и формировании общей стоимости проекта исходя из суммарной стоимости всех работ. Именно эта методика является наиболее точной и именно на нее ориентирован MS Project. Правда, для ее применения требуется больше всего времени, поскольку ее точность во многом зависит от степени детализации состава работ и ресурсов. Прямо противоположной ей является методика определения затрат сверху вниз, при которой определяются общие затраты на проект или фазу и, исходя из этого, возможные затраты на составляющие проекта или фазы. Обычно эта методика используется при ограничении проекта по бюджету либо в сочетании с методикой оценки по аналогии. 5.3. Планирование стоимости в Microsoft ProjectОбщая стоимость проекта складывается из фиксированной стоимости ресурсов и задач, а также стоимости назначений, которая, в свою очередь, определяется ставками ресурса, трудозатратами и стоимостью использования ресурса. Для каждого ресурса проекта можно определить почасовую ставку или стоимость за использование. Стоимость назначения определяется стоимостью ресурса, умноженной на длительность назначения (при почасовой ставке), либо фиксированной стоимостью ресурса. При назначении ресурса на задачу программа определяет его стоимость и стоимость задачи, складывая стоимость всех ее назначений и добавляя к ним фиксированную стоимость задачи, если она указана. Суммарная стоимость задач определяет стоимость проекта в целом. 5.3.1. Стоимость ресурсовСтоимость использования ресурса определяется на вкладке Затраты диалогового окна сведений о ресурсе. На этой вкладке в разделе Таблицы норм затрат расположены пять таблиц норм затрат с одинаковой структурой, переключать которые можно с помощью вкладок А, В, С, D и Е, как показано на рис. 12.  Рис. 12. Определение стоимости ресурса В таблице можно указать стандартную ставку ресурса, ставку за сверхурочную работу и стоимость его использования. Первая указывается в поле Стандартная ставка, вторая – в поле Ставка сверхурочных, третья – в поле Затраты на использование. Ставки вводятся в формате число/единица времени. Ставки определяют стоимость ресурса в зависимости от затраченного этим ресурсом времени. Затраты же на использование ресурса не зависят от того, сколько времени этот ресурс тратит на выполнение задачи. 5.3.2. Стоимость назначенийПри назначении ресурса на задачу его стоимость определяется автоматически, путем умножения ставки ресурса на трудозатраты и прибавлением к результату умножения затрат на использование ресурса. При этом данные о ставке ресурса берутся из таблицы норм затрат по умолчанию, то есть из таблицы А, расположенной на вкладке Затраты диалогового окна сведений о ресурсе (рис. 12). Изменить стоимость назначения можно, лишь указав другую таблицу норм затрат для нужного ресурса. Например, если ресурс работает на выезде, то у него могут быть особые командировочные ставки. В таком случае их нужно поместить в одну из таблиц норм затрат и выбирать эту таблицу при назначениях ресурса на задачи, связанные с командировками. Таблица норм затрат выбирается на вкладке Общие диалогового окна сведений о назначении, вызываемого щелчком по названию назначения в представлении Использование задач. Для выбора таблицы предназначен раскрывающийся список Таблица норм затрат, в котором, как показано на рис. 13, выбрана таблица В.  Рис. 13. Выбор таблицы норм затрат для назначения 5.3.3. Стоимость задачСтоимость задачи складывается из суммарной стоимости назначений и фиксированных затрат на неё. Фиксированные затраты на задачу – это затраты, не связанные с использованием проектных ресурсов. Для ввода фиксированных затрат используется поле Фиксированные затраты в таблице Затраты любого из представлений для работы с задачами. БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
СОДЕРЖАНИЕ1. Теоретические основы управления проектами 2 1.1 Понятие проекта. Признаки проекта как вида деятельности 2 1.2. Основные этапы жизненного цикла проекта 3 1.3. Участники проекта 5 2. Основы планирования и подготовка к составлению плана в MS Project 7 2.1. Цель работы 7 2.2. Составляющие проектного плана 7 2.3. Планирование проекта в MS Project 11 2.3.1. Определение проекта 11 2.3.2. Способ планирования и основные даты 12 2.3.3. Рабочее время 12 3. Планирование работ в MS Project 15 3.1. Цель работы 15 3.2. Определение состава работ 15 3.3. План работ 16 3.4. Определение длительности задач 17 3.5. Определение связей между задачами 18 3.5.1. Типы связей задач 19 3.5.2. Запаздывания и опережения 20 4. Планирование ресурсов и создание назначений 22 4.1. Цель работы 22 4.2. Составление списка людей, оборудования, статей затрат 22 4.3. Определение рабочего времени ресурсов 23 4.3.1. Определение времени участия в проекте и максимальной загрузки 23 4.4. Создание назначений 24 5. Планирование стоимости проекта 25 5.1. Цель работы 25 5.2. Методы планирования стоимости проекта 25 5.3. Планирование стоимости в Microsoft Project 26 5.3.1. Стоимость ресурсов 26 5.3.2. Стоимость назначений 27 5.3.3. Стоимость задач 28 СОДЕРЖАНИЕ 30 |